Event là gì? Tất tần tật thông tin về nghề tổ chức sự kiện

Event là gì? Cần sở hữu những kỹ năng để có thể dấn thân vào nghề tổ chức event này? Liệu tất cả các bạn đều đã hiểu rõ về khái niệm của event cũng như nghề tổ chức event? Nếu chưa thì bài viết hôm nay LuxEvent đem tới đây là dành cho bạn. 

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Event là gì? 

Event dịch ra tiếng Việt có nghĩa là sự kiện. Vậy bạn hiểu như nào về định nghĩa của sự kiện?

Sự kiện là một cuộc tụ họp, gặp gỡ với quy mô hợp lý đã được lên kế hoạch từ trước, được tổ chức bởi một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ. Mục tiêu của sự kiện là để kỷ niệm một sự kiện cụ thể nào đó hoặc nhằm mục đích trân trọng khoảnh khắc đáng nhớ với những người có liên quan.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức thì sự kiện là một hành động trong đó một số người thể hiện ra ngoài mối quan tâm liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức làm đăng cai của sự kiện. 

Trong một sự kiện của doanh nghiệp, nội dung và thông tin được giới thiệu và truyền tải có liên quan trực tiếp tới các hoạt động mà công ty thực hiện, sản xuất. Tất cả đều sẽ xoay quanh công ty và lĩnh vực của nó. Do đó, tổ chức sự kiện doanh nghiệp cũng như một các để marketing cho doanh nghiệp.

Có thể nói, việc tổ chức các sự kiện một cách hợp lý và có liên quan sẽ đóng vai trò quan trọng trong chiến lược quảng bá và xây dựng thương hiệu, tên tuổi của doanh nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp đến gần hơn với các khách hàng tiềm năng. 

Mục đích của việc tổ chức event

Sau khi đã hiểu được bản chất của buổi sự kiện, ta sẽ chuyển qua tìm hiểu đến mục đích tổ chức event, cụ thể ở đây là mục đích của tổ chức event đến các doanh nghiệp, tổ chức đăng cai sự kiện.

1. Định vị, mở rộng và nâng cao uy tín thương hiệu

Tổ chức một sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp công khai được tên tuổi và các gói dịch vụ đang phát triển của mình. Ngoài ra đây là một cơ hội tuyệt vời để kết nối với những người khác, đặc biệt là các khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Nhờ sự quảng bá thông qua sự kiện này có thể tác động tích cực đến nhận thức của người tham gia về thương hiệu. Qua đó, không chỉ có thể quảng bá thương hiệu và tiếp cận người mới, mà còn tăng độ nhận diện cũng như cải thiện danh tiếng của doanh nghiệp.

2. Gặp gỡ trực tiếp với các khách hàng tiềm năng

Một trong số những lợi thế lớn của việc tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp đó là tạo ra một không gian hoàn hảo để tiếp cận gần hơn với khách hàng. Tại sự kiện đều sẽ quy tụ cả những người đã, đang và dĩ nhiên là cả sẽ xem xét sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp trong tương lai. Đây chính là những đối tượng mà doanh nghiệp muốn nhắm đến. Nhờ có sự kiện, việc giao tiếp với nhau sẽ được diễn ra trong một không gian nhất định và tăng sự gắn kết đôi bên nhanh chóng hơn.

3. Nhận được sự tin tưởng từ phía nhân viên

Ngoài tiếp cận các khách hàng tiềm năng trong tương lai, thì các sự kiện được tổ chức ra cũng giúp cho doanh nghiệp có thêm cơ hội để truyền cảm hứng tới những người trực tiếp lao động tại doanh nghiệp. Và từ đó có thể xây dựng mối liên kết bền chặt với mọi người và giúp mọi người cảm thấy gần gũi và giá trị của mình đem lại cho doanh nghiệp đã giúp doanh nghiệp phát triển như thế nào.

4. Tạo dựng lòng trung thành tới từ phía khách hàng

Khi mọi khách hàng đã biết tới doanh nghiệp cũng như tự mình trải nghiệm các dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp, thì doanh nghiệp cần cố gắng thực hiện việc xây dựng lòng trung thành từ phía khách hàng. Thông qua tổ chức sự kiện, các tổ chức có cơ hội gặp gỡ và trao đổi với khách hàng. Đồng thời tại đó doanh nghiệp cũng có thể lắng nghe được những góp ý cũng như đề xuất của khách hàng về các dịch vụ đang được triển khai, từ đó có thể xem xét điều chỉnh, giúp khách hàng cảm thấy được lắng nghe và tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.

5. Cải thiện trải nghiệm về thương hiệu trong lòng khách hàng

Khác với các chiến dịch quảng bá  thương hiệu thông qua các phương tiện khác, việc tổ chức sự kiện có thể trực tiếp đánh tới mặt cảm xúc của khách hàng. Loại tương tác qua lại này được đánh giá đem lại hiệu quả cao và có thể phát triển về lâu dài so với những loại quảng bá khác. Từ đó xây dựng mối liên kết giữa khách hàng và doanh nghiệp ngày một bền chặt.

6. Tăng cường mối quan hệ với đối tác và các nhà cung ứng

Một sự kiện được tổ chức bởi doanh nghiệp là một cơ hội tuyệt vời để củng cố các mối quan hệ với đối tác hay nhà cung ứng, từ đó tạo ra những hợp tác lâu dài cho đôi bên. Nhờ vào sự gần gũi và thoải mái trao đổi trong event mà các kế hoạch hợp tác có thể được đi qua bước 1 một cách nhẹ nhàng.

7. Quảng bá văn hóa công ty

Nằm ở cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, một trong những lực ích chủ chốt của sự kiện đó là tạo ra một trong gian lý tưởng để cải thiện cũng như đổi mới văn hóa doanh nghiệp. Các sự kiện là cơ hội tuyệt vời để truyền tải các giá trị và thu hút sự tham gia của dàn nhân viên. Sâu trong đó sẽ được lồng ghép những thông điệp có mục đích, giúp nó lan tỏa và có thể chạm vào nội tâm của người lao động. 

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

Mô tả công việc của nghề event

Để tổ chức ra một sự kiện thành công, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều chọn sử dụng dịch vụ từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy công việc của người tổ chức sự kiện là gì? Họ sẽ làm gì giúp mình trong quá trình tổ chức sự kiện? Dưới đây sẽ là một số công việc chính mà một nhân viên tổ chức sự kiện thường phải thực hiện trong quá trình làm việc:

• Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng tới từ khách hàng sau đó tư vấn và lên ý tưởng phù hợp với sự kiện.
• Đánh giá quy mô tổ chức sự kiện, đề xuất bản kế hoạch tổ chức sự kiện cho khách hàng.
• Lập kế hoạch chi tiết cho tổ chức sự kiện, ước tính ngân sách cần dùng và ngân sách dự trù.
• Tìm kiếm địa điểm cũng như nhà cung ứng các dịch vụ cần thiết cho sự kiện.
• Phân chia không gian tổ chức sự kiện, vị trí ngồi của khách tham dự sự kiện sao cho hợp lý và khoa học nhất.
• Hợp tác cùng các bộ phận khác để sắp xếp, tổ chức sự kiện.
• Bảo mật thông tin của các sự kiện đang đảm nhiệm cũng như thông tin khách hàng đang hợp tác.
• Trực tiếp chỉ đạo các công việc ngày diễn ra sự kiện sao cho trơn tru, tránh xảy ra trường hợp bất ngờ.
• Xem xét đầy đủ các thiết bị hỗ trợ sự kiện trước khi sự kiện được diễn ra.
• Đóng góp ý tưởng cho các phần quà tặng và teabreak sau sự kiện cùng đối tác sao cho cân bằng được chi phí sự kiện. 
• Hỗ trợ giải quyết các trường hợp phát sinh tới từ đối tác cũng như người tham dự sự kiện.
• Đảm bảo theo sát sự kiện từ khâu lên ý tưởng cho tới khi kết thúc sự kiện.

Những yếu tố mà chuyên viên event cần có

Hiện nay, nghề tổ chức sự kiện đang có xu hướng trở thành một ngành nghề hot. Với mỗi ngành nghề đều có một sự đòi hỏi nhất định về ứng cử viên khi tham gia vào công việc. Vậy đối với nghề chuyên viên tổ chức sự kiện thì cần đòi hỏi những kỹ năng như nào? Theo LuxEvent, đây sẽ là những kỹ năng cần thiết nhất đối với một chuyên viên tổ chức sự kiện. Đó là:

1. Kỹ năng tổ chức và quản lý

Các chuyên viên tổ chức sự kiện muốn thành công thì nhất định cần sở hữu một kỹ năng tổ chức vượt trội. Họ cực kỳ chú trọng đến từng chi tiết, tuân thủ đúng trình tự và sẵn sàng chiến đấu hết mình để tạo ra một sự kiện thành công cho đối tác khách hàng. Họ cũng luôn cần đảm bảo được sự kết nối giữa từng bộ phận chịu trách nhiệm thi công sự kiện để tránh công việc bị lỡ dở.

Để thực hiện các dự án sự kiện quy mô lớn, chuyên viên tổ chức sự kiện thường phải sử dụng tới các phần mềm quản lý dự án để theo dõi thông tin sự kiện một cách cẩn thận nhất. Họ luôn dễ dàng để kết nối cũng như tìm ra được điểm hổng của các đối tác cũng như nhà cung ứng để dựa vào đó đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty.

Đối mặt với thời gian chuẩn bị sự kiện dồn dập, những chuyên viên tổ chức sự kiện cũng cần sở hữu khả năng quản lý thời gian tốt để đảm bảo mỗi phân đoạn trong sự kiện đều diễn ra suôn sẻ. Với rất nhiều công việc cần chỉ đạo và sắp xếp, chuyên viên cũng cần có khả năng giải quyết vấn đề siêu nhanh để không ảnh hưởng đến đến lịch trình sự kiện cũng như kinh phí tổ chức của đối tác đề ra.

2. Khả năng thích ứng và linh hoạt

Những chuyên viên tổ chức sự kiện luôn biết mọi việc đều có thể bất ngờ xảy ra ngoài dự liệu, vậy nên họ cần phải có khả năng thích ứng cao và nhanh chóng xoay sở với trường hợp bất ngờ này. Nếu đã quen dần với việc giải quyết các trường hợp xảy ra bất ngờ này thì chuyên viên sẽ càng có kinh nghiệm và dễ dàng đưa ra phương án giải quyết cho các sự kiện. 

Một chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là người chỉ đạo mà đôi khi họ còn cần trực tiếp bắt tay vào chuẩn bị cùng các bộ phận khác. Do đó, vị trí này cũng cần đòi hỏi sự linh hoạt về cảm xúc, tránh làm ảnh hưởng đến cảm xúc của những cá nhân khác trong bộ phận.

3. Hiểu biết về công nghệ

Trong thời buổi công nghệ số hóa như ngày nay, không chỉ ở các sự kiện trực tuyến mà ngay cả các sự kiện diễn ra offline cũng đòi hỏi những chuyên viên có kiến thức về công nghệ. Điều này sẽ giúp ích được rất nhiều trong quá trình tổ chức sự kiện dù là bất kỳ hình thức tổ chức nào. 

Ngoài ra, những chuyên viên này cũng cần biết các kiến thức sử dụng các trang thông tin điện tử, từ đó có thể tìm đối tác, nhân viên hay là các dịch vụ phù hợp với chương trình sự kiện.

4. Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ ở ngành nghề chuyên viên sự kiện này, mà ở tất cả mọi ngành nghề, kỹ năng giao tiếp tốt luôn được đánh giá cao. Với một công việc cần nhiều tới sự bàn bạc và trao đổi, truyền đạt ý kiến như tổ chức sự kiện, một kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp họ dễ dàng kết nối được với khách hàng, đối tác cũng như các người tham gia sự kiện.

• Cần có sự đồng cảm để có thể làm việc với nhiều kiểu tính cách với những cung bậc cảm xúc khi làm việc khác nhau.
• Cố gắng quản lý tốt các mối quan hệ và các kết nối qua mạng để có thể bắt tay vào hợp tác bất cứ lúc nào.
• Cần biết quản lý danh sách các nhà cung ứng để đưa ra mối quan hệ đối tác chiến lược, nằm tối đa hóa và tác động trực tiếp vào kinh phí của doanh nghiệp đăng cai sự kiện.

5. Tư duy sáng tạo

Những chuyên viên tổ chức sự kiện đòi một một tư duy sáng tạo cực kì cao, kể cả ở các chương trình trực tiếp hay chương trình ảo. Bằng cách trở thành người lập kế hoạch hoạch, những người có tư duy vượt trội và xem xét kỹ tất cả mọi khía cạnh sẽ có thể giúp tăng cơ hội thành công cho sự kiện. Từ đó có thể quảng bá danh tiếng công ty cũng như chính bản thân mình ra rộng rãi hơn trong thị trường tổ chức sự kiện.

Đối với những người giàu kinh nghiệm tổ chức các sự kiện offline, sự sáng tạo của họ thường thể hiện qua cách bài trí, hoạt động của sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, … Tuy nhiên, do sự phát triển của xã hội, sự sáng của ngành nghề còn cần được biểu hiện qua những chương trình trình chiếu online.

6. Tư duy phát triển 

Các chứng chỉ chứng minh khả năng tổ chức sự kiện cũng đề cập đến sự cần thiết của tư duy phát triển. Họ cần tự động phát triển và nâng cao bản thân để tránh bị tụt lại với những suy nghĩ chậm theo thời đại.

Sau sự kiện các chuyên viên cũng thường có thói quen tổng kết những việc chưa làm được và đã làm được, từ đó có thể sửa sai hoặc phát huy trong các sự kiện tiếp theo.

7. Phân tích dữ liệu

Một trong những yếu tố khác mà một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải có đó chính là kỹ năng phân tích dữ liệu. Các thông tin trong một chương trình sự kiện rất nhiều. Chính vì vậy mà nếu bạn không thể biết cách đọc dữ liệu và phân tích thì khó mà có thể trở thành một chuyên viên thực thụ. Nhìn vào các thông tin được đưa ra và từ đó phân tích cũng như đưa ra được các ý tưởng mới hoặc chỉ ra những sai sót nếu có. Đây là một kỹ năng đòi hỏi sự chính xác và chỉn chu chứ không phải dựa vào phán đoán trực giác. 

Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm bảo thành công tuyệt đối

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đến với công ty tổ chức sự kiện LuxEvent, bạn sẽ được trải nghiệm một môi trường hợp tác chuyên nghiệp và đầy sáng tạo. LuxEvent luôn không ngừng nỗ lực và thay đổi mình để mang đến cho khách hàng dịch vụ với chất lượng tốt nhất, chi phí hợp lý và đáp ứng những yêu cầu mà khách hàng đưa ra. LuxEvent cung cấp các dịch vụ trọn gói và dịch vụ riêng lẻ của sự kiện như: lên kế hoạch, kịch bản chi tiết, dịch vụ trang trí sự kiện đa dạng ấn tượng, thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng cao, dịch vụ cho thuê MC, ca sĩ, vũ công để mang đến sự sôi động cho sự kiện của bạn.

Trên đây là thông tin về định nghĩa của Event cũng như cũng các kỹ năng đòi hỏi nếu muốn trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi. Nếu như bạn không chắc mình có thể phụ trách sự kiện, hãy gọi ngay cho chúng tôi ngày hôm nay. Chúng tôi đảm bảo sẽ mang tới cho bạn một sự kiện vượt ngoài tầm mong đợi.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM