Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo nhất

Kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là tiền đề để làm nên một chương trình sự kiện thành công. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện vẫn còn loay hoay, chưa biết phải xây dựng kế hoạch như thế nào để chương trình sự kiện được diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp. Vậy nên, trong bài viết này, LuxEvent sẽ gợi ý đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.  

Tìm hiểu ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Mẫu lên kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, điều quan trọng nhất mà người làm sự kiện cần lưu ý, đó là xây dựng một kế hoạch tổ chức bài bản, chuyên nghiệp với đầy đủ hạng mục cần thiết cho quá trình tổ chức. Với bản kế hoạch chi tiết, quá trình triển khai các công việc liên quan đến sự kiện sẽ diễn ra một cách trơn tru, thuận lợi hơn, hạn chế phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn. Dưới đây là chi tiết về mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

1. Xác định loại hình sự kiện

Trước tiên, khi có ý định tổ chức một sự kiện, bạn cần xác định được loại hình sự kiện cần tổ chức. Đó là sự kiện lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm thành lập công ty hay chương trình tri ân khách hàng,… Mỗi chương trình này có cách thức tổ chức khác nhau, quy trình triển khai các đầu mục công việc liên quan cũng khác nhau. Do đó, loại hình sự kiện là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần xác định khi tổ chức một chương trình sự kiện. 

2. Xác định mục tiêu tổ chức 

Tiếp theo, bạn cần xác định được mục tiêu của sự kiện. Một sự kiện được tổ chức với những mục tiêu rõ ràng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với những sự kiện tổ chức ngẫu hứng, không có kế hoạch, không xác định rõ ràng mục đích tổ chức chương trình. 

Thông thường, chương trình sự kiện được tổ chức sẽ gắn liền với một chiến dịch truyền thông, một dấu mốc gắn liền với sự phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì thế, thông qua sự kiện, doanh nghiệp thường hướng đến mục tiêu sau:

• Tạo ra sân chơi mang đậm màu sắc văn hóa doanh nghiệp
• Khẳng định tiềm lực, vị thế của doanh nghiệp
• Tạo ra dấu ấn khác biệt trong sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp
• Tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín trong mắt khách hàng, đối tác,…

3. Thời gian và địa điểm tổ chức 

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần được xác định càng sớm càng tốt. Với thời gian và địa điểm rõ ràng, việc xây dựng kế hoạch, triển khai các hạng mục công việc khác sẽ dễ dàng hơn. 

Thông thường, khi tổ chức những sự kiện có quy mô lớn, doanh nghiệp thường xem ngày, giờ tổ chức rất kỹ theo ngũ hành. Theo quan niệm dân gian Việt Nam, ngày lành tháng tốt, làm gì cũng suôn sẻ và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc chọn ngày tổ chức cũng liên quan đến yếu tố thời tiết. Trong quá trình chọn ngày, ngoài để tâm đến vấn đề ngày lành tháng tốt, doanh nghiệp còn xem thời tiết, chọn ngày trời đẹp để tổ chức để chương trình được diễn ra thuận lợi. 

Chọn địa điểm tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố: ngân sách, số lượng khách mời dự kiến, quy mô, tính chất sự kiện,…. Chỉ khi xác định rõ ràng những vấn đề này, việc chọn lọc địa điểm tổ chức mới dễ dàng hơn, thuận lợi hơn. Đồng thời, khoảng cách từ địa điểm làm việc đến địa điểm diễn ra sự kiện cũng được quan tâm trong quá trình tìm kiếm nơi tổ chức. Thông thường, với sự kiện tổ chức trong ngày, địa điểm tổ chức được ưu tiên là gần trung tâm, thuận tiện cho việc đi lại. 

Tham khảo ngay: Tổng hợp 25 địa điểm tổ chức sự kiện đẹp nhất 2024

4. Lên ý tưởng, xác định chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện thường gắn liền với doanh nghiệp, mang văn hóa, màu sắc doanh nghiệp. Bởi lẽ, khi tổ chức một sự kiện nào đó, mục tiêu doanh nghiệp hướng đến là tạo ra một chương trình độc đáo mà ở đó, tất cả khách mời tham dự sự kiện sẽ được hòa mình vào một không gian sự kiện độc đáo, khác biệt, nổi bật được thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua sự kiện

Ý tưởng tổ chức sự kiện phải làm nổi bật được chủ đề sự kiện một cách độc đáo sáng tạo và chuyên nghiệp. Với ý tưởng này, việc xây dựng kịch bản, triển khai các hạng mục thi công, trang trí sự kiện cũng thuận lợi và dễ dàng hơn. 

5. Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình sự kiện sẽ được triển khai với 3 loại, bao gồm: kịch bản timeline (tổng quan), kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật. 

• Kịch bản timeline tổng quan: Kịch bản tổng quan này được xây dựng theo dạng bảng, liệt kê các hoạt động diễn ra trong chương trình với thời gian cụ thể, người chịu trách nhiệm, nội dung của hoạt động đó,…Kịch bản này sẽ được chuyển cho tất cả bộ phận thuộc ekip sự kiện để mọi người nắm được thông tin về sự kiện, từ đó thực hiện các công việc được giao sao cho đảm bảo đúng tiến độ, thời gian diễn ra chương trình. 
• Kịch bản MC: Kịch bản MC được viết để dành riêng cho người dẫn chương trình. Kịch bản này sẽ do bộ phận làm nội dung chương trình kết hợp với MC để triển khai sao cho lời dẫn được chỉn chu nhất, phù hợp với phong cách dẫn của MC nhưng vẫn làm nổi bật được chủ đề sự kiện.
• Kịch bản kỹ thuật: Kịch bản kỹ thuật dành riêng cho bộ phận sản xuất, bao gồm: hiệu ứng âm thanh ánh sáng, hỗ trợ đạo cụ,…Kịch bản này giúp cho bộ phận này nắm được công việc của mình nhằm giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

6. Danh sách khách mời

Danh sách khách mời cần được lên càng sớm càng tốt và cần được kiểm tra lại nhiều lần trước khi chốt lại danh sách. Bởi lẽ, trong quá trình lên danh sách, không tránh được thiếu sót, bỏ quên khách mời. Việc lên danh sách từ sớm giúp bạn có thời gian để tiếp tục rà soát lại danh sách, từ đó hạn chế tối đa việc bỏ quên khách mời. Danh sách khách mời sẽ được chốt lại và in thành thiệp mời để gửi đến từng vị khách tham gia chương trình. Trong trường hợp không thể gửi thiệp trực tiếp, bạn có thể gửi thiệp online nhưng với thái độ chân thành, hy vọng khách mời sẽ đến tham dự sự kiện.

7. Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là công việc quan trọng, không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức chương trình. Chi phí dự trù này phải phù hợp với nguồn ngân sách ban đầu hiện có nhằm hạn chế tối đa việc đội chi phí tổ chức sự kiện lên quá cao so với khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc dự trù kinh phí tổ chức cũng là một cách để kiểm soát hoạt động chi tiêu cho sự kiện. Khi các hạng mục chi tiêu đã được liệt kê cụ thể chi tiết sẽ hạn chế được việc gian lận trong quá trình mua sắm thiết bị, thuê hạng mục đồ cho chương trình, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí cho quá trình tổ chức. 

Bạn có biết: 10 loại chi phí tổ chức sự kiện quan trọng hàng đầu hiện nay

8. Kế hoạch truyền thông sự kiện

Hiện nay, các doanh nghiệp tổ chức chương trình sự kiện đều mong muốn có một chương trình sự kiện thành công, có sức lan tỏa lớn đến cộng đồng. Chính vì thế, việc truyền thông cho sự kiện là rất quan trọng. Có 2 hình thức truyền thông phổ biến được kết hợp với nhau để tạo hiệu quả truyền thông tốt nhất như sau:

• Truyền thông online: Doanh nghiệp có thể thông tin về sự kiện bằng cách đăng tải lên mạng xã hội, email marketing, website, booking KOL, báo chí,…
• Truyền thông offline: Thông tin về sự kiện qua tờ rơi, áp phích,…

9. Chuẩn bị trước sự kiện

Sau khi đã có kế hoạch cụ thể cho những vấn đề nêu trên, việc tiếp theo cần làm, đó là triển khai chuẩn bị những hạng mục trước sự kiện: 

• Trang trí không gian sự kiện: trang trí sự kiện theo đúng tone màu, concept chủ đạo của sự kiện. Để làm được điều đó, các đồ dùng trang trí, hoa, đạo cụ,…đều sẽ mang màu sắc của concept đó. Tùy theo chủ đề của từng sự kiện mà bạn cần lựa chọn cho mình phong cách trang trí sự kiện phù hợp.
• Setup hệ thống thiết bị kỹ thuật: Các hạng mục liên quan đến kỹ thuật như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, photobooth sẽ được lắp đặt chắc chắn, đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ các hoạt động diễn ra trong chương trình. 
• Chuẩn bị tài liệu tiếp thị: tài liệu tiếp thị giúp khách mời tham gia sự kiện nắm được những thông tin quan trọng của chương trình. Các hạng mục tài liệu cần chuẩn bị cho sự kiện có thể kể đến như: standee, tờ rơi, băng rôn,…
• Chuẩn bị quà tặng: quà tặng được chuẩn bị để cảm ơn khách mời, đại biểu đã tới tham dự sự kiện. Quà cần chuẩn bị có thể là hoa, kỷ niệm chương, móc khóa, sổ tay, cốc,…Những món quà nhỏ nhưng lại mang giá trị tinh thần lớn, giúp những người tham dự ấn tượng hơn về sự kiện. 

Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì mà bạn cần quan tâm?

10. Tổng duyệt chương trình

Trước khi sự kiện chính thức được diễn ra, ekip cần tổng duyệt sự kiện để kiểm tra những vấn đề có thể phát sinh và để kịp thời có kế hoạch, phương án xử lý. Quá trình tổng duyệt chương trình sẽ giúp mọi người quen với “nhịp” của các hoạt động diễn ra trong chương trình, nắm bắt được vấn đề để hạn chế tối đa những sai sót, lỗi kỹ thuật có thể xảy đến trong quá trình tổ chức. 

11. Tiến hành tổ chức chương trình

Trong quá trình diễn ra sự kiện, các bộ phận sẽ kết nối với nhau, làm việc với nhau thông qua bộ đàm. Điều hành sự kiện sẽ là người nắm toàn bộ sự kiện, điều phối toàn bộ hoạt động diễn ra trong sự kiện, giám sát chặt chẽ mọi hoạt động nhằm đảo bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch đã đặt ra. 

12. Đo lường, đánh giá

Sau sự kiện, nên có một buổi họp để đánh giá chất lượng sự kiện và rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Đồng thời, trong trường hợp có phát sinh thêm chi phí khi tổ chức, hóa đơn sẽ được tổng hợp lại để báo cáo lại kế toán để xác minh và giải ngân. 

Thông tin hữu ích: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z

LuxEvent – Công ty lên kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất

LuxEvent là đơn vị uy tín hàng đầu được hàng ngàn khách hàng tin tưởng hợp tác trong lĩnh vực sự kiện. Trong suốt chặng đường xây dựng hoạt động và không ngừng hoàn thiện tốt hơn, LuxEvent đã có cơ hội làm việc và hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với mức chi phí phù hợp với từng nguồn ngân sách mà khách hàng đưa ra.

Chính vì vậy, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ sự kiện chất lượng và đạt hiệu quả cao. Chúng tôi tự tin với đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, kỹ năng nghiệp vụ cao chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những sản phẩm với chất lượng hàng đầu.

Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết mà LuxEvent chia sẻ đến bạn, hy vọng rằng thông tin ở trên đã cung cấp cho bạn nguồn tài liệu hữu ích để có thể phục vụ cho hoạt động sự kiện sắp tới của công ty mình. Nếu bạn còn đang tìm kiếm một đơn vị  sự kiện chuyên nghiệp và phù hợp, hãy liên hệ ngay cho LuxEvent để được tư vấn và báo giá nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.