18/07/2023 
Tổ chức sự kiện cần những gì? Đây là câu hỏi của rất nhiều người khi bắt đầu kế hoạch tổ chức chương trình sự kiện. Để có một sự kiện hoàn hảo, thành công không phải điều dễ dàng mà ai cũng có thể làm được. Đằng sau đó là một ê kíp với rất nhiều kĩ năng và tâm huyết. Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước với nhiều bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp và đem lại hiệu quả như mong muốn. Tuy nhiên với những người chưa có kinh nghiệm sẽ không tránh khỏi khó khăn và bỡ ngỡ. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, LuxEvent sẽ chia sẻ chi tiết công việc cần làm khi tổ chức một sự kiện.
Tìm hiểu thêm: Tất tần tật về tổ chức sự kiện và các loại hình tổ chức
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
10 Công việc cần làm khi tổ chức sự kiện
1. Xác định mục đích sự kiện
Đây là bước đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào việc tổ chức. Việc xác định mục đích của tổ chức sự kiện có ảnh hưởng quan trọng tới tất cả các khâu khác trong quá trình tổ chức chương trình sự kiện.
Mục đích của sự kiện cũng sẽ quyết định đến quy mô, chất lượng và yêu cầu của sự kiện. Ngoài ra, mục đích cũng là nền tảng để phát triển ý tưởng và khái niệm cho sự kiện một cách phù hợp và sáng tạo.
Ví dụ: Mục đích của sự kiện kỷ niệm thành lập công ty để ghi nhận một cột mốc quan trọng và đáng kính trong lịch sử của công ty. Sự kiện cũng nhằm tôn vinh sự đóng góp và sự gắn kết của cán bộ và nhân viên trong công ty, đồng thời xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ và góp phần vào công tác quảng bá và xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.
Với những mục đích này, tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty được coi là một sự kiện quan trọng, có quy mô lớn và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình tổ chức.
2. Xác định các thành phần tham dự
Sau khi đã xác định được mục đích của sự kiện, thì việc tiếp theo bạn nên làm đó là xác định các thành phần tham dự của sự kiện. Cụ thể hơn và lên danh sách các khách mời sẽ đến tham dự. Đây là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng vì bạn cần nắm được đối tượng tham gia để có thể xây dựng chương trình phù hợp. Tùy theo từng đối tượng tham gia sẽ có những yêu cầu khác nhau mà bạn có thể dựa vào đó để điều chương trình sao cho phù hợp nhất.
Ví dụ, nếu sự kiện dành cho trẻ nhỏ, bạn cần thiết kế một sự kiện sinh động, hài hước và thú vị. Ngược lại, nếu đối tượng tham gia là doanh nhân hoặc công ty, bạn cần tổ chức những sự kiện trang trọng, chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo nhất
3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức
Ở bước tiếp theo, bạn cần làm đó là tìm địa điểm và chốt thời gian cho sự kiện. Để xác định được 2 yếu tố này, đơn vị tổ chức cần lưu ý:
Khi đề xuất thời gian, tùy theo tính chất của loại hình sự kiện để lựa chọn thời gian phù hợp và thuận lợi nhất:
– Với các sự kiện khác như dịp lễ trọng đại, ngày thành lập, hội thảo, việc chọn một ngày trong tuần làm sự kiện sẽ thu hút được sự tham gia của đông đảo thành viên nhất.
– Đối với các sự kiện lớn như buổi hòa nhạc, giải trí âm nhạc, nên tổ chức vào thời gian rảnh rỗi như buổi tối hoặc cuối tuần.
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần xem xét các yếu tố sau đây để đảm bảo tính tiện ích và tiết kiệm chi phí:
– Tính chất sự kiện: Địa điểm phải đáp ứng được yêu cầu đặc thù của sự kiện.
– Sức chứa: Địa điểm phải có khả năng chứa đựng số lượng người tham gia dự kiến mà không gây cảm giác chật chội hoặc không thoải mái cho khách hàng.
– Dịch vụ đi kèm: Nếu sự kiện kéo dài trong thời gian dài hoặc yêu cầu chỗ ở qua đêm, địa điểm cần cung cấp các dịch vụ đi kèm như phòng nghỉ, phòng ăn, phòng chờ để đảm bảo sự tiện nghi và thoải mái cho khách hàng.
– Vị trí và tiện ích: Địa điểm nên nằm ở vị trí dễ tìm, có giao thông thuận tiện và đủ chỗ đậu xe để phục vụ số lượng khách.
4. Thành lập đội ngũ nhân sự cho sự kiện
Để triển khai một sự kiện thành công, một đội ngũ nhân sự phải được hình thành. Đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí lao động và tránh các thiếu sót không mong muốn. Thông thường, để tổ chức một sự kiện theo quy trình chuẩn, cần có ba nhóm nhân sự phụ trách như sau:
Nhóm ý tưởng và kịch bản: Đây là đội ngũ nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai chiến dịch truyền thông cho sự kiện. Các nhiệm vụ chính của nhóm này bao gồm: sáng tạo chủ đề, kịch bản, ý tưởng concept, và các khoảnh khắc quan trọng trong toàn bộ sự kiện. Họ cũng đảm nhận việc sản xuất quà tặng, thiết kế backdrop – poster, và chuẩn bị các phần quà.
Nhóm hậu cần: Bộ phận này có trách nhiệm xử lý các vấn đề sau sự kiện, bao gồm: ăn uống, thiết bị âm thanh – ánh sáng, và nhân sự phục vụ.
Nhóm giám sát và quản lý: Nhóm này có nhiệm vụ điều phối và giám sát tiến độ công việc của tất cả các nhóm khác. Ngoài ra, nhóm này còn phụ trách quản lý rủi ro và xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan đến sự kiện.
Xem thêm: Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, nhiệt tình
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
5. Lên kịch bản và timeline cho sự kiện
Ở bước này bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Kế hoạch này sẽ bao gồm các công việc cần làm và deadline hoàn thành.
Các công việc chính như đặt địa điểm tổ chức, thu xếp vấn đề hỗ trợ kỹ thuật, xác định và liên hệ với các nhà tài trợ hoặc đối tác, quảng bá sự kiện, và xử lý các yêu cầu pháp lý và giấy tờ liên quan.
Ngoài ra, bạn cũng cần xây dựng một kịch bản tổng quát cho sự kiện với một timeline chi tiết phù hợp với nội dung chương trình. Kịch bản này sẽ bao gồm các hoạt động, buổi diễn, bài giảng, phân đoạn thời gian cho các trò chơi hoặc hoạt động tương tác, và các hoạt động giải trí khác.
Bên cạnh đó, nhà tổ chức sẽ xây dựng kịch bản cho MC (người dẫn chương trình) bao gồm thông tin về các phần chương trình, lời chào, thông báo, phần tổ chức và điều hành chương trình.
Cuối cùng, là phần xây dựng kịch bản kỹ thuật cho sự kiện, bao gồm các yêu cầu âm thanh, ánh sáng, trang trí, thiết bị kỹ thuật và bất kỳ yêu cầu kỹ thuật nào khác để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết
6. Dự trù ngân sách
Đây là bước bạn cũng cần lưu ý trong các công việc tổ chức. Bởi nếu không có sự trù kinh phí, sẽ không thể tránh khỏi việc phát sinh chi phí sự kiện ngoài tầm kiểm soát cũng như gây khó khăn trong các khâu chuẩn bị. Bản chi phí này sẽ phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục trong kế hoạch. Bạn cũng nên dành ra một khoản dư để nhỡ có các phát sinh xảy ra, bạn vẫn có khả năng chi trả.
7. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Nếu bạn chỉ lặng lặng tổ chức mà không có truyền thông rộng rãi thì sẽ rất khó để thu hút được nhiều người quan tâm và tham dự. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới thành công của sự kiện. Do đó việc lập kế hoạch truyền thông là điều cần thiết để tổ chức chương trình hiệu quả. Đầu tiên, bạn cần xác định đối tượng truyền thông, sau đó lên kế hoạch cụ thể về thời gian, phương tiện truyền thông. Mỗi sự kiện sẽ có tính chất và mục đích khác nhau sẽ cần sử dụng các kênh truyền thông khác nhau, bạn sẽ cần căn cứ vào đó để lập kế hoạch cho phù hợp.
8. Dự trù rủi ro cho sự kiện
Trước thềm sự kiện gần diễn ra, để đảm bảo chắc chắn, bạn nên ngồi rà soát lại và đưa ra những rủi ro mà sự kiện sẽ gặp phải. Việc làm này chính là “quản trị rủi ro” cho sự kiện bởi bạn biết đấy trong bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có sự cố phát sinh nếu không biết cách giải quyết thì rất dễ đổ bể. Vậy nên càng đưa ra được những rủi ro và cách giải quyết thì khi sự kiện tới bạn sẽ bình tĩnh và xử lý được mọi tình huống.
Tham khảo thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
9. Triển khai tổ chức chương trình
Công tác vận hành sự kiện tại giai đoạn này trở nên cực kỳ quan trọng. Đầu tiên, việc cần làm là setup địa điểm tổ chức. Thời gian thực hiện nhiệm vụ này thường dao động từ nửa ngày đến 2 ngày, phụ thuộc vào tính chất và độ phức tạp của sự kiện. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị, âm thanh, ánh sáng để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra.
Tiếp theo, bước cuối cùng trước ngày sự kiện diễn ra, bạn sẽ tiến hành tổng duyệt chương trình và bước vào giai đoạn triển khai, điều phối và giám sát toàn bộ chương trình. Hãy cẩn thận và tỉ mỉ ở mọi công đoạn để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và trơn tru.
10. Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện thì chưa phải là hết đâu nhé, lúc này bạn cần phải họp lại cùng toàn bộ nhân sự để xem lại từng hạng mục và đánh giá những điểm được và chưa được. Đây là bước rất quan trọng để hoàn thiện kỹ năng và trau dồi thêm kinh nghiệm cho nhà tổ chức, góp phần thành công hơn cho những sự kiện sau.
Trên đây là những kinh nghiệm về tổ chức sự kiện cần những gì và các công việc trong tổ chức sự kiện. Nếu quý khách đang phân vân về việc tổ chức bất kỳ sự kiện nào, liên hệ ngay với LuxEvent để có ý tưởng, kịch bản và địa điểm tổ chức hoành tráng và chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.
Tham khảo: Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
