8 bước tổ chức khai trương chuyên nghiệp thành công

Tổ chức khai trương thuận lợi sẽ đem lại những khởi đầu tốt đẹp, may mắn và thành công của doanh nghiệp. Lễ khai trương là sự khởi đầu của doanh nghiệp cũng là để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Chính vì vậy việc tổ chức khai trương cần được đầu tư kỹ để tránh sai sót trong quá trình tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn hình dung được những bước tổ chức khai trương chuyên nghiệp. Hãy cùng nhau theo dõi nhé! 

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Tổ chức lễ khai trương là gì?

Tổ chức lễ khai trương là hoạt động được tổ chức thường xuyên trong năm. Chủ yếu diễn ra tại các doanh nghiệp trong ngành kinh doanh, giáo dục,… Mục đích của hoạt động này là mở rộng các chi nhánh, cửa hàng ra nhiều địa bàn khác. 

Tổ chức lễ khai trương được coi là sự khởi đầu may mắn của các doanh nghiệp trong ngày đầu hoạt động. Đồng thời còn giúp thu hút sự chú ý của những khách hàng xung quanh khu vực kinh doanh. Do vậy, tổ chức sự kiện lễ khai trương cần phải  đạt hiệu quả về cả truyền thông và chi phí. Đây là điều mà tất cả mọi doanh nghiệp cần cân nhắc khi triển khai. 

Tổ chức lễ khai trương là gì?
Tổ chức lễ khai trương là gì?

Xem thêm: Truyền thông sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Quy trình 8 bước tổ chức khai trương chuyên nghiệp 

Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và để lại được dấu ấn cho doanh nghiệp thì bạn cần phải có kế hoạch cụ thể. Nội dung cần phải chi tiết các nội dung như timeline, concept,… Nhờ vậy mà việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện sẽ được chỉn chu nhất. Đặc biệt, nội dung của sự kiện cần được tạo điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời và sự quan tâm của khách hàng.

1. Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương 

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức khai trương chính là xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Dựa vào mục đích chính bạn sẽ triển khai được các phần tiếp theo sao cho phù hợp và thu hút được khách hàng biết tới. Đa số các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều hướng tới mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp, dịch vụ của mình tới khách hàng. Đồng thời còn thể hiện được chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai. 

Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương 
Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương 

2. Đối tượng khách hàng mục tiêu

Mỗi một doanh nghiệp sẽ hướng tới những đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau. Việc xác định đối tượng thích hợp với doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả buổi lễ. Điều này cũng đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận nhanh nhất tới khách hàng. Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng doanh nghiệp cũng sẽ xây dựng được chủ đề và nội dung của buổi lễ. 

3. Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương

Khi đã xác định mục tiêu của sự kiện, chúng ta sẽ tiếp tục tiến hành đưa ra những concept và ý tưởng phù hợp khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến. Những ý tưởng sáng tạo chính là điểm nhấn để sự kiện khai trương trở nên thu hút hơn. Đồng thời dựa vào đó doanh nghiệp sẽ thấy tạo được sự khác biệt do với các đối thủ. Việc lựa chọn những ý tưởng độc lạ cũng là điểm cộng để chương trình diễn ra thành công hơn. Đây cũng chính là dấu ấn trong lòng khách mời. Nhờ đây cũng giúp doanh nghiệp truyền thông mạnh mẽ và giúp quảng bá sản phẩm doanh nghiệp hiệu quả nhất. 

Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương
Ý tưởng và chủ đề của sự kiện khai trương

4. Xác định thời gian và địa điểm

  • Thời gian

Việc lựa chọn thời gian và ngày diễn ra lễ khai trương là phần vô cùng quan trọng. Theo quan niệm thì lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ mang lại nhiều điều tốt. Đặc biệt là điều này sẽ giúp công việc kinh doanh trở nên suôn sẻ, thuận lợi và phát đạt. Để lựa chọn được thời gian khai trương thì doanh nghiệp cần tránh những ngày xấu để thu hút các khách mời tham dự. Bạn có thể tự lựa chọn ngày, tháng theo mong muốn hoặc nhờ các thầy tử vi tư vấn chọn ngày đẹp phù hợp. 

  • Địa điểm

Bên cạnh việc lựa chọn thời gian tổ chức thì lựa chọn địa điểm khai trương cũng là phần quan trọng. Khi lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ giúp chương trình diễn ra thuận lợi nhất. Đồng thời còn thể hiện được quy mô và tầm quan trọng của sự kiện với doanh nghiệp. Thường thì các lễ khai trương đều sẽ diễn ra tại nơi mà doanh nghiệp muốn khai trương. Do vậy, chúng ta cần phải khảo sát địa điểm, đo đạc cẩn thận và chính xác để chuẩn bị cho quá trình thiết kế, thi công và tổ chức. Điều này sẽ tránh được những rủi ro không đáng có trong khi chương trình diễn ra. 

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

5. Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện

Để thương hiệu doanh nghiệp tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng thì hoạt động marketing là vô cùng quan trọng và cần thiết. Việc đẩy mạnh truyền thông sẽ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Đồng thời thúc đẩy phát triển thương hiệu và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Thông qua hoạt động truyền thông còn sẽ tạo ra chỗ đứng cho doanh nghiệp từ đó lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp rộng rãi hơn. Tùy vào quy mô sự kiện, bạn có thể sử dụng những phương tiện truyền thông như truyền hình, báo chí để giới thiệu về sản phẩm và sự kiện của doanh nghiệp. 

6. Quản lý rủi ro trong sự kiện

Dù bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào đều sẽ có những rủi ro tiềm ẩn trong đó. Các yếu tố đó có thể xuất phát từ con người, thời tiết, chi phí, thiết bị,… Tất cả đều có nguy cơ cao gây ra rủi ro cho sự kiện. Chính vì thế, việc tính toán rủi ro trong khi tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp lường trước rủi ro. Từ đây giúp doanh nghiệp đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời tạo sự chủ động. Khi giải quyết chúng sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và liên tục. 

Quản lý rủi ro trong sự kiện
Quản lý rủi ro trong sự kiện

7. Tổ chức lễ khai trương

Tiếp theo chính là tổ chức lễ khai trương theo như kịch bản đã được chuẩn bị trước. MC sẽ là người dẫn dắt chương trình và giới thiệu các phần trong sự kiện. Trong phần này ban lãnh đạo sẽ cắt băng khai trương và phát biểu khai mạc sự kiện. 

8. Theo dõi và đánh giá

Sau khi sự kiện khai trương đã kết thúc thì doanh nghiệp cần phải tiến hành theo dõi và đánh giá hiệu quả của sự kiện. Thông qua việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm từ đó tổ chức được sự kiện thành công nhất. 

Theo dõi và đánh giá
Theo dõi và đánh giá

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Những lưu ý cần thiết khi tổ chức khai trương

1. Tránh việc tổ chức quá đơn giản hoặc quá phô trương

Khai trương là một sự kiện đặc biệt đại diện cho sức mạnh của công ty. Chính vì thế, người làm tổ chức khai trương cần phải đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra không quá đơn giản nhưng cũng không quá phô trương. Bạn cần biết văn hóa và mục đích của doanh nghiệp để tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu bạn tổ chức quá đơn giản, hời hợt sẽ khiến khách mời cảm thấy không được tôn trọng. Điều này sẽ làm xấu hình ảnh doanh nghiệp. Hơn thế còn có thể làm rạn nứt mối quan hệ hợp tác giữa hai bên. Nếu tổ chức quá phô trương mà không căn cứ vào tình tình của công ty là điều tồi tệ. Điều này sẽ khiến cho công việc kinh doanh sau này gặp phải nhiều khó khăn hơn. 

Tránh việc tổ chức quá đơn giản hoặc quá phô trương
Tránh việc tổ chức quá đơn giản hoặc quá phô trương

2. Tránh gửi thiệp mời quá muộn

Để tổ chức sự kiện thành công thì doanh nghiệp cần có kế hoạch tỉ mỉ. Và khâu thiết kế và gửi thiệp mời cũng cần được chú trọng. Với nhiều sự kiện mà doanh nghiệp tự tổ chức họ sẽ không có kinh nghiệm trong việc xác định thời gian gửi. Điều này dẫn tới việc gửi muộn khiến khách mời không thể sắp xếp được thời gian thăm gia. Chính vì vậy bạn cần phải căn chuẩn thời gian để chương trình diễn ra đúng tiến độ. Tốt nhất bạn nên gửi thiệp 7 ngày trước khi sự kiện được tổ chức. 

3. Sử dụng những màu sắc không phù hợp

Lễ khai trương là sự kiện đặc trưng cho doanh nghiệp. Chính vì thế, các thiết kế và tông màu được sử dụng cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc riêng. Một số sự kiện được doanh nghiệp tổ chức sẽ xảy ra những sai sót về phong cách thiết kế do màu sắc không phù hợp. Do vậy mà khách mời sẽ cảm thấy lạ lẫm. Đồng thời họ cũng cảm thấy sự thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đối với những công ty tổ chức chuyên nghiệp, đội ngũ thiết kế sẽ nghiên cứu về màu sắc và văn hóa doanh nghiệp. Điều này để đảm bảo thiết kế tuân thủ theo màu sắc của doanh nghiệp. 

Sử dụng những màu sắc không phù hợp
Sử dụng những màu sắc không phù hợp

4. Không tìm hiểu kỹ về ngày giờ tổ chức khai trương

Sự kiện khai trương có liên quan mật thiết tới các nghi thức và phong thủy. Vì vậy, để tổ chức thành công thì doanh nghiệp cần tìm hiểu chính xác ngày giờ tổ chức thích hợp. Bạn nên tránh chọn phải ngày giờ xấu.  Điều này ảnh hưởng tới khả năng phát triển của doanh nghiệp sau này. Bên cạnh đó chủ doanh nghiệp còn có khả năng gặp phải vận không may. Bạn nên chọn ngày, giờ theo mệnh của gia chủ để làm căn cứ tổ chức.  

5. Tránh các xung đột văn hóa của những khách mời tham dự

Yếu tố này cần được cân nhắc với những sự kiện khai trương mang tầm quốc tế. Khi các khách mời tới từ các vùng đất khác nhau. Ngoài vấn đề về ngôn ngữ thì doanh nghiệp tổ chức cần quan tâm tới văn hóa giữa các quốc gia. Bạn cần tìm ra điểm chung giữa các khách mời để tạo ra sự kiện thành công. 

Tránh các xung đột văn hóa của những khách mời tham dự
Tránh các xung đột văn hóa của những khách mời tham dự

LuxEvent – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện khai trương thành công, bạn cần tham khảo ý kiến của các đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp. Nhờ kinh nghiệm và kiến thức chuyện môn, họ sẽ tư vấn cho bạn những hạng mục tổ chức. Với đội ngũ nhân sự và hệ thống kho đồ, LuxEvent sẽ giúp bạn tổ chức lễ khai trương thành công nhất. Từ khi thành lập LuxEvent đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện. LuxEvent cam kết: 

  • Đem đến sự kiện thành công
  • Tổ chức sự kiện không có rủi ro
  • Không phụ thu các khoản phụ phí không minh bạch 
  • Đem đến sự kiện mới lạ, hấp dẫn. 

….
Trên đây là tất cả những thông tin về tổ chức khai trương mà LuxEvent muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công và hoành tráng nhất. Bạn muốn tổ chức lễ khai trương thành công nhất thì cần phải có đội ngũ hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp và nhiều ý tưởng sáng tạo. Hãy tới với LuxEvent chúng tôi là đơn vị đồng hành sẽ giúp bạn thực hiện tốt mọi yêu cầu mà bạn đưa ra. Bạn muốn được tư vấn miễn phí hãy để lại thông tin ngay bên dưới đây nhé. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Đánh giá page

Tin nổi bật

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666