Tổ chức lễ khánh thành được xem là cột mốc đánh dấu cho một dự án, công trình của doanh nghiệp hoành thành đi vào hoạt động. Chính vì vậy, đây là sự kiện được đầu tư và tổ chức hoành tráng. Nhằm thể hiện hình ảnh, thương hiệu tốt đẹp đến đối tác, khách hàng và công chúng. Qua bài viết dưới đây, LuxEvent gửi bạn Tổ chức lễ khánh thành: Kế hoạch, quy trình và chi phí để bạn có thể tham khảo.
Lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một trong những sự kiện quan trọng trong lĩnh vực xây dựng. Từ “Khánh” được hiểu là niềm vui, vui mừng còn từ “Thành” ý chỉ sự hoàn thành của một dự án, công trình nào đó. Kết hợp vào với nhau mang ý nghĩa đánh dấu dự án chấm dứt thi công, bắt đầu đưa vào sử dụng. Ngoài ra, lễ khánh thành còn mang may mắn, hy vọng cho sự thuận lợi phát triển trong tương lai.
Lễ khánh thành luôn được tổ chức với nhiều hoạt động hoành tráng, long trọng và mang nhiều màu sắc truyền thông. Thông thường, buổi lễ khánh hành xuất nhiều tại các công trình bất động sản, kiến trúc, nhà xưởng hay các tòa kiến trúc. Với tiếng trống rộn rã, không khí vui mừng buổi lễ sẽ rất dễ thu hút người xem. Tạo nên sự tấp nập mà doanh nghiệp mong muốn tại buổi lễ.
Tổ chức lễ khánh thành cần chuẩn bị những gì?
Khi buổi lễ khánh thành được diễn ra. Chắc chắn, việc đón tiếp các quý đối tác, quý khách hàng là việc quan trọng và cần sự chu đáo. Vì thế, đòi hỏi bạn cần chuẩn bị tốt các hạng mục cần thiết cho lễ khánh thành gồm:
1. Hình thành ý tưởng cho lễ khánh thành
Ý tưởng luôn luôn là điều kiện tiên quyết cho một sự kiện được thành công trọn vẹn. Không những thế, nó còn thể hiện được thông điệp của buổi lễ mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Đảm bảo cho khách hàng những sự cảm nhận đúng nhất. Dưới đây là hạng mục nội dung cho việc sự kiện chính:
- Ấn phẩm thiết kế: Gồm backdrop, standee, giấy mời, băng rôn, dải băng đeo cho lễ tân,…
- Hoàn thành video clip, visual,…. ý tưởng trình chiếu cho quá trình các hạng mục xây dựng của doanh nghiệp.
2. Chuẩn bị nhân sự cho buổi lễ
Trước khi diễn ra buổi lễ khánh thành bạn cần bố trí và sắp xếp nhân sự để điều hành chương trình một cách hiệu quả nhất. Đảm bảo mỗi người phụ trách một mảng công việc. Đồng thời, có thể xử lý các sự cố xảy ra trong buổi lễ. Số lượng của nhân sự trong sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô, yêu cầu của buổi lễ. Nhân sự trong lễ khánh thành bao gồm:
- Ban tổ chức: Chịu trách nhiệm giám sát, quản lý toàn bộ khu vực diễn ra lễ khánh thành.
- Kỹ thuật viên: Đảm bảo các thiết bị chuyên dụng như âm thanh, ánh sáng, thảm đỏ, cổng hơi, sân khấu,…. được vận hành một cách tốt nhất.
- Hậu cần sự kiện: Vị trí đa năng từ trang trí sân khấu, set up khu vực ghế ngồi, dựng backdrop,… tất cả đều là nhiệm vụ của team hậu cần.
- Điều phối viên: Những người trực tiếp có mặt tại buổi lễ, kiểm soát tổng chương trình và đưa ra những quyết định về nhân sự. Cũng như ngăn ngừa các rủi ro xảy ra trong sự kiện kịp thời.
- Các vị trí nhân sự khác: MC, PG, lễ tân, cộng tác viên, vũ đoàn, ca sĩ,… khiến buổi lễ được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn.
3. Trang thiết bị hỗ trợ cho buổi lễ
Các trang thiết bị hỗ trợ cho buổi lễ cần được chuẩn bị thật tốt, và đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru. Số lượng cho các thiết bị sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện, sân khấu và khách mời tham gia. Đồng thời, đối với hạng mục trang thiết bị bạn cần set up ít nhất trước 1 ngày diễn ra buổi lễ. Sau đó, tiến hành tổng duyệt chương trình lần cuối cùng không để lại sạn cho buổi lễ. Một số trang thiết bị không thể thiếu trong chương trình gồm:
- Màn led sân khấu.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng.
- Hệ thống giàn treo sân khấu, bục sân khấu.
- Thảm đỏ trải đường đo.
- Bộ đàm vận hành chương trình.
- Pháo trang kim, pháo điện tạo hiệu ứng cho buổi lễ.
- Cổng hơi.
- Nhà giàn không gian.
4. Dịch vụ tiệc nhẹ cho lễ khánh thành
Trong buổi lễ khánh thành chắc chắn doanh nghiệp sẽ phải đón tiếp nhiều những quý vị đại biểu, đối tác, khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, các hạng mục tiệc nhẹ cũng có thể cân nhắc chuẩn bị để đối đãi. Một bàn tiệc bạn có thể tham khảo như: cooktail, bàn lễ tân, hoa tươi, rượu vang, bánh ngọt,…
5. Kịch bản hấp dẫn
Cuối cùng, để tổ chức lễ khánh thành công chắc chắn bạn không thể thiếu được kịch bản hấp dẫn. Việc này giúp bạn kiểm soát được sự kiện diễn ra tốt hơn. Đồng thời tránh để xảy ra tình trạng cháy timeline. Trong một kịch bản lễ khánh thành, thường sẽ có những hoạt động cơ bản sau đây:
- Đón tiếp và ổn định khách mời.
- Lễ khai mạc: Chào mừng, phát biểu chính thức.
- Nghi lễ cắt băng khánh thành.
- Múa lân sư rồng chúc mừng.
- Tham quan các khu vực quan trọng của dự án, công trình khánh thành.
- Biểu diễn nghệ thuật: Tăng thêm sự phấn khích, không khí vui tươi và tôn vinh cho sự kiện.
- Tiệc nhẹ: Một vài bữa tiệc để ăn mừng sự kiện.
- Hạng mục tri ân và khen thưởng: Tôn vinh những đóng góp, hỗ trợ của mọi người trong sự kiện.
- Bế mạc sự kiện: Gửi lời chào, tạm biệt đến khách mời. Sự kiện chính thức kết thúc.
Quy trình các bước tổ chức lễ khánh thành
Bằng việc tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp và chỉn chu. Cũng như gây được ấn tượng tốt của sự kiện đến với các khách mời tham dự. Chắc chắn, bạn không thể bỏ qua quy trình 7 bước tổ chức lễ khánh thành dưới đây:
Bước 1: Nghiên cứu thông tin chung của lễ khánh thành
Đến với bước đầu tiên, bạn cần nghiên cứu nhận ra tầm quan trọng cho việc nghiên cứu những thông tin sự kiện. Nắm rõ được những thông tin này, bạn sẽ vận hành buổi lễ khánh thành thành công như mong đợi. Những thông tin nghiên cứu tổ chức lễ khánh thành bao gồm:
- Mục tiêu chính của buổi lễ.
- Xác định chủ đề, thông điệp của lễ khánh thành.
- Thời gian, địa điểm tổ chức.
- Ngân sách cho buổi lễ.
- Thông tin về MC, chương trình văn nghệ, quà tặng, kịch bản timeline dự kiến,…
Bước 2: Xác định địa điểm, thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức lễ khai trương cần dựa vào số lượng khách mời dự kiến của bạn. Từ đó, tiến hành việc khảo sát địa điểm và lựa chọn sớm nhất. Bạn có thể đặt cọc trước để tiết hành phân chia khu vực, trang trí buổi lễ,… và làm các công tác chuẩn bị từ trước.
Ngoài ra, thời gian chuẩn bị tổ chức lễ khánh thành tối thiểu trước 2 tháng. Trong khoảng thời gian này bạn cần lên kế hoạch, kịch bản, ý tưởng,…. Chính vì vậy, cần tính toán thời gian thật kỹ càng. Sau đó ấn định thời gian tổ chức tốt nhất.
Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
Sau khi đã nắm vững những thông tin cần thiết cho buổi lễ. Bạn cần lập kế hoạch tổ chức chu đáo, chi tiết. Nếu lập kế hoạch càng rõ ràng thì lúc vận hành buổi lễ sẽ dễ dàng hơn. Thông thường, nội dung của một bản kế hoạch tổ chức khánh thành sẽ có hạng mục cơ bản sau:
- Check list các đầu mục công việc, cách thức thực hiện cùng với thời gian hoàn thành công việc.
- Danh sách nhân sự phụ trách cho sự kiện.
- Đưa ra các phương án giải quyết các tình huống phát sinh sự cố có thể xảy ra trong chương trình.
Bước 4: Lên kịch bản, timeline cho buổi lễ
Bên cạnh một bản kế hoạch chi tiết, bạn cũng cần lên kịch bản timeline rõ ràng. Việc này cần những yếu tố tạo ấn tượng, sáng tạo cho buổi lễ thu hút được lượng khách mời tham gia. Đảm bảo các hoạt động, tiết mục độc đáo, đặc sắc không gấp gáp cháy timeline. Trong một kịch bản hoàn thiện bạn sẽ cần đảm bảo một số hạng mục cơ bản. Ví dụ như: Giới thiệu các vị khách quý, khai mạc, giới thiệu chương trình, đại diện lãnh đạo phát biểu,… hay cắt băng khánh thành.
Bước 5: Thực hiện các công tác hậu cần
Tiếp theo, để thực hiện các ý tưởng của những bước trên. Bạn cần thực hiện hóa nhờ công tác của nhân sự hậu cần. Theo sát các đầu công việc trước khi sự kiện diễn ra. Đảm bảo trang thiết bị đầy đủ, điều phối nhân sự và nghiệm thu sau sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Bước 6: Truyền thông cho sự kiện khánh thành
Lễ khánh thành có sự xuất hiện của rất nhiều đơn vị đối tác, khách hàng và đơn vị báo chí truyền thông. Do đó, bạn cần đẩy mạnh việc truyền thông quảng bá hình ảnh buổi lễ khánh thành. Điều này cần thiết lập mục tiêu rõ ràng để đạt được hiệu quả chất lượng nhất.
Bạn có thể quảng cáo qua các trang mạng xã hội, phát tờ rơi, treo banner, băng rôn hay thậm chí tổ chức chiến dịch chạy roadshow. Chắc chắn, hạng mục này sẽ giúp cơ hội nhận diện thương hiệu đến với công chúng dễ dàng hơn.
Bước 7: Tổng duyệt chương trình lần cuối
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức lễ khánh thành bạn cần tổng duyệt chương trình lần cuối. Không chỉ khánh thành mà sự kiện nào cũng cần thực hiện bước này. Đây là yếu tố giúp bạn kiểm tra các công tác an toàn cho sự kiện lần cuối. Nếu như có sự cố, các vấn đề xảy ra đều có thể khắc phục trước khi buổi lễ khánh thành diễn ra. Đảm bảo tính chuyên nghiệp cho chương trình.
Các loại chi phí tổ chức lễ khánh thành
Để đề phòng các rủi ro xảy ra với ngân sách tổ chức lễ khánh thành cho doanh nghiệp. LuxEvent giúp bạn tham khảo 6 hạng mục chi phí cần thiết nhất trong một buổi lễ khánh thành cần có. Bao gồm:
1. Chi phí truyền thông
Lễ khánh thành được xem là “cơ hội vàng” để bạn quảng bá hình ảnh, giới thiệu thương hiệu đến với đối tác, khách hàng tiềm năng. Do đó, chi phí truyền thông cho sự kiện này rất cần thiết. Nó bao gồm như chi phí booking báo chí pr, chạy quảng cáo chiến dịch đa nền tảng dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Chi phí dịch vụ tiệc nhẹ
Những set menu tiệc nhẹ buffet hay teabreak cũng rất quan trọng. Vì đây là hình thức để cảm ơn, tri ân đến khách hàng dành thời gian tham gia sự kiện. Chi phí này cần tiêu chi hợp lý với số lượng khách mời tham gia. Tránh xảy ra tình trạng thừa, thiếu lãng phí tài nguyên.
3. Chi phí quà tặng khách mời
Để tạo thiện cảm tốt đẹp tới khách hàng sau khi bế mạc buổi lễ khánh thành. Bạn cần phân chia ngân sách hợp lý cho hạng mục quà tặng dành cho khách mời. Vì quà tặng sẽ chiếm một khoản tiền kha khá cho tổng ngân sách. Đồng thời nên nhớ quà tặng nên có thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này giúp khách hàng có thể gợi nhớ về thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả hơn.
4. Chi phí thuê trang thiết bị
Chắc chắn, hạng mục thuê trang thiết bị không thể thiếu trong một buổi lễ khánh thành. Trong các thiết bị không thể thiếu những yếu tố sau. Gồm cổng chào hơi, sân khấu, backdrop, hệ thống âm thanh ánh sáng,… hay các thiết bị khác. Do đó, mỗi loại thiết bị sẽ có đơn giá giao động khác nhau. Nếu bạn gặp khó khăn về vấn đề này hãy liên hệ với bên dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ tối ưu chi phí cho bạn từ A đến Z.
5. Chi phí cho nhân sự chạy sự kiện
Nhân sự được coi là mắt xích quan trọng trong lúc vận hành sự kiện. Chương trình có thành công hay không cũng dựa vào nhân sự rất nhiều. Tùy vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời và sự phân bổ nhân sự chạy sự kiện sẽ khác nhau. Từ đó, chi phí cho hạng mục này cũng biến đổi khác nhau.
6. Dự trù chi phí
Cuối cùng, ngoài những chi phí cơ bản bên trên bạn cũng có thể chi tiêu cho nhiều hạng mục con khác. Chính vì vậy, sau khi xác định tổng ngân sách bạn cần dự trù một khoản chi phí. Dao động của mức dự trù này sẽ từ 5 đến 10% cho tổng ngân sách. Đây là hạng mục cần thiết vì ước lượng được mỗi hạng mục cần những chi phí gì. Từ đó, chi tiêu một cách tiết kiệm cho sự kiện.
LuxEvent – Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
LuxEvent được biết đến là một đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín, chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. LuxEvent đảm bảo mỗi chương trình diễn ra đều thỏa mãn nhu cầu và làm hài lòng khách hàng tốt nhất.
Qua nhiều năm hoạt động, LuxEvent đã đồng hành hợp tác cùng nhiều đơn vị doanh nghiệp lớn, nhỏ trên khắp cả nước. Nhờ vào đó, niềm tin và sự an tâm được đặt vào LuxEvent rất nhiều. Một số doanh nghiệp mà LuxEvent từng hợp tác phải kể đến như: VPBank, Xanh SM, Viettel, Masan, MUJI, Phúc Long, Agribank,…
Đến với LuxEvent bạn sẽ được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm hỗ trợ cho bạn. Đồng thời, bạn sẽ có một số đặc quyền như:
- Xây dựng kịch bản, kế hoạch sáng tạo độc đáo.
- Set up sân khấu, chương trình nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Tối ưu chi phí phù hợp với ngân sách của khách hàng.
- Hỗ trợ các thiết bị chương trình chất lượng cao như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…
- Cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Media quay chụp, MC, PG, PB, lễ tân, múa lân sư rồng, vũ đoàn,…
- Luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Tổ chức nhiều sự kiện hấp dẫn khác như: Team building, hội nghị, hội thảo, giải chạy, ngày hội thể thao, festival doanh nghiệp,…
Vừa rồi là bài viết về Tổ chức lễ khánh thành: Kế hoạch, quy trình và chi phí được LuxEvent chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn một ngày tốt lành.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
