Tổ chức lễ khánh thành: Ý nghĩa, kế hoạch, kịch bản chi tiết 2023

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng đối với tổ chức, cá nhân hoặc một doanh nghiệp. Không chỉ có ý nghĩa về mặt tâm linh, lễ khánh thành còn được tổ chức nhằm mục đích ra mắt công trình đến các đối tác, khách hàng tiềm năng, gây tiếng vang nhằm thu hút sự quan tâm, chú ý của đông đảo công chúng. Vậy tổ chức lễ khánh thành thế nào cho chuyên nghiệp? Tham khảo bài viết dưới đây của LuxEvent để hiểu rõ hơn về sự kiện này nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp 

Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức để đánh dấu việc một dự án, một công trình đã được hoàn thiện, có thể đi vào hoạt động sau khi khánh thành. Buổi lễ như một sự đánh dấu cho kết thúc của một quá trình vất vả xây dựng, hoàn thiện và mở ra một khởi đầu mới thuận lợi, đầy may mắn. Đồng thời, sự kiện lễ khánh thành cũng như một lời khẳng định, thông báo của chủ đầu tư tới cách đơn vị, tổ chức có liên quan rằng công trình đã hoàn thiện, cũng như để quảng bá hình ảnh, khẳng định vị thế doanh nghiệp, nâng tầm vị thế của công trình. 

Thông thường, các sự kiện lễ khánh thành thường được tổ chức bởi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng, bất động sản,…

Ý nghĩa tổ chức lễ khánh thành

1. Về mặt tâm linh

Tín ngưỡng tâm linh đóng một vai trò rất quan trọng trong đời sống của con người, đặc biệt là người Á Đông. Tại mỗi quốc gia Phương Đông, người ta vẫn quan niệm rằng, các vị thần linh có mặt ở khắp mọi nơi, mỗi nơi lại được cai quản bởi một vị thần riêng. Do vậy, việc thực hiện các nghi lễ tâm linh trong ngày lễ khánh thành đóng vai trò quan trọng, như một cách để xin phép các vị thần cho phép dự án chính thức được đi vào khai thác, hoạt động và cầu mong sự suôn sẻ, những điều may mắn sẽ đến.

Bên cạnh đó,theo quan niệm của người Á Đông, rằng chỉ khi đầu xuôi thì đuôi mới lọt. Sự kiện lễ khánh thành được tổ chức thuận lợi giúp mang lại những điều may mắn, vượng khí, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách thành công, thịnh vượng hơn. 

2. Về kinh tế

Xét về mặt kinh tế, lễ khánh thành được tổ chức với quy mô lớn sẽ tạo được sự ảnh hưởng, tạo được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp, chủ đầu tư có thể quảng bá hình ảnh, sản phẩm dịch vụ đến công chúng, từ đó tiếp cận và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

Ngoài ra, tổ chức sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp cũng là cách để doanh nghiệp nâng tầm vị thế, khẳng định sức mạnh của thương hiệu đó trong thị trường ngành. 

Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Để sự kiện được tổ chức một cách chỉn chu, chuyên nghiệp và sáng tạo nhất, bạn cần phải lên kế hoạch tổ chức chi tiết, rõ ràng từng hạng mục. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh chi tiết, đầy đủ nhất.

1. Xác định chủ đề

Để có một chương trình sự kiện lễ khánh thành độc đáo, mang màu sắc riêng, bạn cần xác định được chủ đề sự kiện. Thông thường, chủ đề sự kiện thường gắn liền với màu sắc thương hiệu, với đặc điểm liên quan đến công trình được khánh thành. Việc xác định chủ đề sự kiện giúp những hoạt động khác của sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và hướng đến một mục tiêu chung, đó là làm nổi bật chủ đề.

2. Ý tưởng tổ chức

Ý tưởng tổ chức sự kiện là concept chương trình, hướng triển khai các hoạt động, cách trang trí sự kiện,…Ý tưởng càng độc đáo, sáng tạo, càng giúp sự kiện của bạn trở nên nổi bật hơn, hấp dẫn hơn và thu hút hơn. Tuy nhiên, việc sáng tạo ý tưởng tổ chức chương trình cần phải bám sát vào chủ đề sự kiện, làm nổi bật chủ đề như đã nói ở trên. 

3. Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình lễ khánh thành được triển khai gồm 3 loại kịch bản khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận, bao gồm:

• Kịch bản timeline: kịch bản dạng tổng quan, giúp các bộ phận nắm được tổ thể một chương trình sự kiện lễ khánh thành
• Kịch bản MC: dành riêng cho MC dẫn chương trình, bao gồm các hoạt động trong chương trình và lời dẫn MC
• Kịch bản kỹ thuật: Dành cho bộ phận hỗ trợ sự kiện, bộ phận âm thanh ánh sáng

Đồng thời, kịch bản chương trình cũng cần phải triển khai một cách sáng tạo nhưng vẫn phải đầy đủ nội dung cơ bản sau đây: 

• Đón khách
• Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng
• Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu
• Đại diện phát biểu
• Nghi thức cắt băng khánh thành
• Tiệc chào mừng 
• Tham quan nhà máy, công trình
• Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật
• Kết thúc buổi lễ

4. Danh sách khách mời

Đừng quên liệt kê danh sách khách mời khi lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Để không bỏ sót khách mời khi thực hiện lên danh sách, bạn cần chia khách mời theo những tiêu chí như: nhóm đối tác, nhóm chủ đầu tư, nhóm doanh nghiệp,…Với việc phân chia một cách khoa học theo các nhóm đối tượng khác nhau, bạn sẽ dễ dàng rà soát, kiểm tra lại danh sách hoặc bổ sung thêm khách mời. 

Khi chắc chắn doanh sách khách mời đã đầy đủ tất cả những khách mời quan trọng, việc cần làm tiếp theo là in thiệp mời, gửi đi. Bên cạnh đó, với những khách mời ở xa, không thể gửi thiệp trực tiếp, cần thiết kế thiệp online và gửi đi sớm để khách mời sắp xếp thời gian đến tham dự sự kiện. 

5. Địa điểm, thời gian tổ chức

Thông thường, với sự kiện lễ khánh thành, địa điểm tổ chức sẽ là ngay tại công trình. Bên cạnh đó, về thời gian tổ chức, doanh nghiệp cần xem xét, cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng. Với sự kiện lớn như lễ khánh thành, ngoài chọn một ngày đẹp trời, các chủ dự án, doanh nghiệp còn rất quan tâm đến việc chọn ngày hoàng đạo. Những ngày được xem là hoàng đạo cần phù hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp như ngày Tốc Hỷ (ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09), ngày Đại cát (mang lại điều tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ), ngày Đại an (ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài) và tránh những ngày xui xẻo: Tam Nương, Xích Khẩu, Không Vong,…

6. Dự trù kinh phí

Dự trù kinh cũng là một công việc quan trọng, không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khánh thành. 

Thông thường, mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi tổ chức một sự kiện đều đã có một mức ngân sách nhất định cho sự kiện. Do đó, khi dự trù kinh phí tổ chức, bạn cần cân nhắc các khoản phí sao cho phù hợp với mức ngân sách đó, đảm bảo chi phí tổ chức sự kiện lễ khánh thành không bị đội lên quá cao so với nguồn tài chính của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần dự trù khoản chi phí phát sinh cho sự kiện. Bởi, chi phí dự trù so với chi phí thực tế có thể chênh lệch nhau, đồng thời, trong quá trình tổ chức sự kiện, sẽ có những hạng mục mua sắm phát sinh cần thiết không có trong khoản đã dự trù. Vậy nên, khoản dự trù cho chi phí phát sinh lúc này sẽ chi trả cho tất cả những hạng mục này. 

7. Xin giấy phép

Đừng quên xin giấy phép tổ chức sự kiện lễ khánh thành. Các sự kiện tập trung đông người khi tổ chức đều phải xin phép cơ quan ban ngành có liên quan. Việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ để xin giấy phép tổ chức tương đối nhiều nên bạn cần tìm hiểu kỹ để đảm bảo quá trình xin giấy phép tổ chức sự kiện diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, quá trình xin giấy phép mất rất nhiều thời gian. Vậy nên, bạn cần thực hiện xin giấy phép tổ chức càng sớm càng tốt. 

8. Chuẩn bị trước sự kiện

Với sự kiện lớn, việc chuẩn bị cho sự kiện được tiến hành từ rất sớm, trước ngày diễn ra sự kiện khánh thành khoảng từ 20 – 30 ngày. Lúc này, đơn vị tổ chức sẽ phối hợp với phía doanh nghiệp để thi công các vật dụng trang trí, chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…cho sự kiện. 

Trước ngày diễn ra sự kiện khoảng 1- 2 hôm là lúc sự kiện bắt đầu được setup. Lúc này, mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm một công việc tại các khu vực:

• Cổng sự kiện: cổng chào, thảm đỏ, hoa trang trí, băng rôn, standee, photo booth check in sự kiện
• Không gian xung quanh: trang trí hoa, treo cờ, trưng bày sản phẩm,…
• Khu vực sân khấu: backdrop sự kiện, thiết bị âm thanh ánh sáng, pháo điện, trang trí sân khấu, hệ thống điện,…
• Dưới sân khấu: bàn ghế, đồ uống, tiệc teabreak (nếu có)

9. Tổ chức sự kiện

Các hoạt động trong sự kiện được diễn ra theo như kịch bản và phân công công việc đã thống nhất trước đó. Trong quá tổ chức, điều hành sự kiện liên tục giám sát, nhắc nhở qua bộ đàm về công việc với từng bộ phận để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, đúng dự kiến ban đầu. Nếu có sự cố, các bộ phận nhanh chóng báo cáo với điều hành để kịp thời có phương án xử lý, tránh làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời khi đến tham dự sự kiện. 

10. Kết thúc và nghiệm thu

Sau khi sự kiện kết thúc, khách mời đã ra về hết, ekip sản xuất tiến hành thu dọn đồ đạc, thiết bị. Sau 1-3 ngày, tiến hành nghiệm thu, giải ngân quyết toán toàn bộ chi phí. 

Kịch bản tổ chức lễ khánh thành độc đáo nhất

Kịch bản tổ chức lễ khánh thành cơ bản sẽ bao gồm những nội dung sau đây:

1. Đón tiếp khách mời

• Thời gian: 15-30 phút

Đây là hoạt động đầu tiên và rất quan trọng trong một sự kiện lễ khánh thành. Việc đón tiếp khách mời một cách chu đáo chính là cách ghi điểm đầu tiên trong mắt khách mời, tạo ấn tượng khi khách mời đến với sự kiện. 

Thông thường, để việc đón tiếp khách mời được chu đáo nhất, tại sự kiện sẽ được chia thành các bộ phận đảm nhiệm các công việc như: xếp xe, chào đón khách tại cổng sự kiện, hướng dẫn khách đi vào phía trong khu vực sự kiện, sắp xếp chỗ ngồi, chụp ảnh checkin,….Nếu chu đáo, đại diện doanh nghiệp có thể cùng xuất hiện tại khu vực cổng sự kiện để cùng đón khách mời, thể hiện sự tôn trọng đối với những vị khách đã dành thời gian đến tham dự sự kiện. 

2. Khai mạc

• Thời gian: 10-15 phút

Đầu tiên, mở màn cho một sự kiện thường là tiết mục văn nghệ sôi động, hấp dẫn để khuấy động khu vực sân khấu, thu hút sự chú ý của mọi người. Đây vừa là tiết mục chào mừng dành cho những vị khách đã có mặt tại sự kiện hôm đó, vừa là để nhắc nhở mọi người sự kiện đã chính thức bắt đầu. 

Sau khi tiết mục kết thúc, MC sẽ ra sân khấu chào mọi người, đồng thời tuyên bố lý do tổ chức sự kiện khánh thành này. 

3. Nội dung chính

• Thời gian: 1,5 đến 2 tiếng

Mỗi chương trình lễ khánh thành sẽ có một nội dung khác nhau, mỗi hoạt động tại sự kiện lại có thời gian khác nhau. Do đó, tùy từng chương trình, quy mô sự kiện mà thời gian dành cho phần này cũng khác nhau. 

Tại mục nội dung chính thông thường sẽ bao gồm các hoạt động như: phát biển của đại diện chủ dự án/doanh nghiệp, nghi thức cắt băng khánh thành, tiệc teabreak (hoặc tiệc giao lưu), trò chơi, tiết mục văn nghệ, tham quan công trình, tặng quà,….

4. Kết thúc 

Khi sự kiện kết thúc, lễ tân sẽ trực sẵn tại khu vực cổng chào để tiễn khách ra về. Ngoài ra, để thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp của chương trình, lãnh đạo doanh nghiệp có thể kết hợp, cùng lễ tân tiễn khách, gửi lời cảm ơn sâu sắc đến khách mời đã tham gia chương trình. 

Phía bên trong sự kiện, bộ phận ekip sản xuất, hậu cần tiến hành thu dọn đồ đạc, tháo dỡ sân khấu.

Dưới đây là mẫu kịch bản timeline tổ chức sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp:

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện lễ khánh thành uy tín chuyên nghiệp

LuxEvent là một trong những đơn vị hàng đầu lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện khánh thành, khai trương cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi tự tin cam kết đáp ứng yêu cầu mà khách hàng đưa ra. Chúng tôi không ngừng đổi mới và hoàn thiện quy trình tổ chức cùng với đó là đào tạo nhân sự để không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng.Chúng tôi hiểu rằng mối ự kiện là một cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp mình và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, đối tác và nhân viên, vì vậy LuxEvent không ngừng nỗ lực mang đến cho khách hàng những sự kiện khánh thành hoàn hảo nhất.

Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch và kịch bản tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp. LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM