Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một sự kiện quan trọng được doanh nghiệp chú trọng tổ chức để nhằm quảng bá dịch vụ, sản phẩm và cũng tạo mối quan hệ thân thiết đối với các đối tác và khách hàng ngoài kia. Sự kiện này thường được tổ chức vào giữa hoặc gần cuối năm và được truyền thông. Để hiểu rõ hơn hãy cùng LuxEvent tìm hiểu hội nghị khách hàng là gì và quy trình tổ chức chi tiết nhất trong bài viết bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết nhất 

Hội nghị khách hàng là gì? 

Hội nghị khách hàng là gì? khách hàng tiềm năng, khách hàng quen của doanh nghiệp. Sự kiện này diễn ra để doanh nghiệp gửi những lời tri ân tới các khách hàng và đối tác thân thiết đã luôn ủng hộ và quan tâm tới sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua chương trình mà doanh nghiệp có thể quảng bá các sản phẩm, dịch vụ tới gần hơn với mọi người. Từ đó doanh nghiệp có thể làm gia tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng góp phần củng cố sức mạnh của doanh nghiệp. Một trong số những phương thức tri ân khách hàng tốt nhất và phổ biến nhất hiện nay đó chính là tổ chức hội nghị khách hàng. 

Vai trò của hội nghị khách hàng

1. Vai trò đối với doanh nghiệp 

Tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể dễ dàng tri ân và gửi những lời cảm ơn tới với các đối tác và khách hàng đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian qua. Dường như đây là sự kiện vô cùng ý nghĩa có thể giúp làm cho sợi dây kết nối bền chặt giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đồng thời cũng tạo cơ hội để thiết lập mối quan hệ mới cho doanh nghiệp và các khách hàng tiềm năng trong tương lai. Từ sự thiết lập mới này có thể giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động. Chưa dừng lại ở đó, sự kiện này còn góp phần giúp thúc đẩy hình ảnh thương hiệu cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp và làm nổi bật những nét đặc trưng của doanh nghiệp công ty. 

2. Đối với khách hàng

Bên cạnh những ý nghĩa tuyệt vời đối với doanh nghiệp thì sự kiện này cũng mang tới cho khách hàng những giá trị tuyệt vời. Lý do là bởi đây chính là dịp để khách hàng có thể tiếp cận gần hơn với quy trình và cách mà doanh nghiệp vận hành để tạo ra sản phẩm. Ngoài ra khi tham gia vào sự kiện thì khách hàng có thể biết thêm được nhiều thông tin bổ ích. Khi họ biết rõ về quy trình tạo ra sản phẩm họ niềm tin trong họ sẽ được xây dựng vững chắc. Ngoài ra, tham gia sự kiện này khách hàng còn có cơ hội nhận về cho mình những voucher giảm giá, món quà tri ân,…

Xem chi tiết Hội nghị tri ân khách hàng: Kịch bản, kế hoạch và chi phí

Mục đích của tổ chức hội nghị khách hàng

Từng doanh nghiệp sẽ có các định hướng khác nhau cho mục tiêu tổ chức sự kiện. Thế nhưng nhìn chung họ đều có một số mục đích chung muốn hướng tới đó chính là: 

• Nhân sự kiện này chính là cơ hội để doanh nghiệp gửi những lời cảm ơn, tri ân tới sự ủng hộ của khách hàng, đối tác với các dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. 
• Thông qua sự kiện doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu tới gần hơn tới các khách hàng tiềm năng và đối tác ngoài kia. Điều này có thể giúp cho họ hiểu hơn về các thông tin của sản phẩm. Khi đó doanh nghiệp có thể củng cố được sự uy tín của bản thân với đối tác và khách hàng. 
• Các hội nghị khách hàng của doanh nghiệp sẽ có thể hiểu rõ hơn nhu cầu, mong muốn của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ. Từ sự hiểu biết này sẽ đưa ra được nhiều thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi cho các đối tác, khách hàng thân thiết. 
• Mục đích cuối cũng là mục đích quan trọng đó là thông qua hội nghị để quảng bá thương hiệu hình ảnh, tên tuổi doanh nghiệp tới gần hơn với cộng đồng. Nhờ vào đó mà doanh nghiệp sẽ thu hút được các khách hàng tiềm năng mới. 

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Khi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thì đơn vị tổ chức bắt buộc phải tuân thủ tuyệt đối những yêu cầu trong quá trình thực hiện. Các bước cơ bản sẽ có trong quy trình như sau: 

1. Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị

Điều đầu tiên bạn cần phải làm trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp đó chính là xác định mục đích mà hội nghị hướng đến là gì? Từ đó có thể lên kế hoạch các khâu như xây dựng hình thức và nội dung hội nghị sao cho phù hợp nhất. Mục đích mà hội nghị hướng tới có thể là tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng hay ra mắt sản phẩm mới,… Khi đã xác định được mục đích mà sự kiện hướng tới thì bạn sẽ có thể đề ra mục tiêu mà mình mong muốn sau khi sự kiện kết thúc. Dường  như đây chính là thước đo đánh giá hiệu quả và chính xác nhất về sự thành công của hội  nghị. 

2. Lên danh sách khách mời 

Bước quan trọng tiếp theo mà bạn phải làm đó chính là lên danh sách khách mời sẽ tham gia vào sự kiện. Để xác định được chân dung khách mời thì ban tổ chức sẽ dựa trên những thông tin cần thiết về sự kiện để vẽ được chính xác đối tượng khách mời mà doanh nghiệp muốn và lên một danh sách đầy đủ nhất. Sau khi đã lên được danh sách khách mời thì doanh nghiệp sẽ cần phải tiến hành gửi những tấm thư mời tới với khách mời trước thời gian tổ chức khoảng 3 ngày tới 1 tuần. 

Báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói tốt nhất 2023

3. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức 

Thời gian tổ chức của hội nghị cần phải được cân nhắc sao cho phù hợp với lịch trình cũng  như kế hoạch của doanh nghiệp, khách mời. Điều này quan trọng để đảm bảo sự có mặt của khách mời tham gia sự kiện. Ngoài ra, để tạo nên được sự thành công cho sự kiện thì yếu tố quan trọng nữa đó chính là địa điểm tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức sẽ tìm kiếm và lựa chọn cho khách hàng địa điểm tổ chức phù hợp dựa vào thời gian tổ chức và danh sách khách mời đã được lên sẵn. Thường thì địa điểm mà đơn vị tổ chức thường chọn sẽ là các phòng hội nghị của các khách sạn hay trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Điểm chung của các địa điểm này đó chính là có cơ sở vật chất hiện đại tiện nghi cùng đội ngũ dày dặn kinh nghiệm sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cùng với sự phát triển đa dạng của dịch vụ tổ chức sự kiện, hiện nay khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức sự kiện. Nếu như bạn đang tìm kiếm địa điểm tổ chức có vị trí đẹp với quy mô đáp ứng mọi sự kiện hãy liên hệ LuxEvent để được tư vấn nhé. 

4. Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị 

Kịch bản và ý tưởng của hội nghị cần phải được xây dựng sao cho chủ đề của sự kiện phải cụ thể và phù hợp với mục đích ban đầu sự kiện đề ra. Đây là một trong những điều cần thiết để giúp cho hội nghị có sự mạch lạc thống nhất. Khi hội nghị diễn ra trôi chảy thì sẽ tạo được sức hấp dẫn đối với khách mời cũng như công chúng theo dõi ngoài kia. Thông thường thì các đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp sẽ được khách hàng tin tưởng bàn giao cho công việc lên ý tưởng và kịch bản chương trình. Giao trọng trách cho họ là bởi các công ty chuyên nghiệp họ đã có kinh nghiệm cũng như đội ngũ chuyên viên trẻ luôn sáng tạo và nhạy bén. Bạn sẽ được tư vấn những ý tưởng tổ chức hội nghị độc đáo, mới lạ chuyên nghiệp. Bạn sẽ chẳng phải đau đầu nghĩ ý tưởng mà chỉ cần lên checklist danh sách bao gồm các yêu cầu về công việc cần chuẩn bị cho sự kiện để có thể kiểm tra lại, chi tiết và cẩn thận nhất có thể. Ngoài ra, việc kiểm tra cẩn thận các hạng mục công việc sẽ giúp ích rất nhiều trong xử lý công việc. Ngoài ra, hay đưa ra các kịch bản dự phòng cùng các phương án xử lý rủi ro để tránh làm ảnh hưởng tới sự kiện nhé!

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ấn tượng nhất 2023

5. Quảng bá sự kiện

Để tăng độ nhận diện cho sự kiện thì đơn vị tổ chức cần phải tạo được một chiến dịch quảng bá nhằm thông báo cho khách hàng, đối tác, đơn vị truyền thông về sự kiện. Để quảng bá sự kiện đơn vị tổ chức có thể sử dụng các kênh truyền thống như email marketing, mạng xã hội, trang web, cơ sở dữ liệu khách hàng để gọi điện thông báo. 

6. Chạy thử sự kiện 

Phần cuối trong quy trình tổ chức sự kiện đó chính là chạy thử sự kiện nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như đảm bảo rằng các hạng mục như ánh sáng, âm thanh,… không gặp vấn đề gì. Và chạy thử cũng là để giải quyết những vấn đề đó cho sự kiện có thể diễn ra hoàn hảo nhất. 

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm cho mình đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp thì LuxEvent là một trong những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trọn gói hàng đầu mang đến sự yên tâm tuyệt đối cho khách hàng lựa chọn làm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Sở hữu đội ngũ nhân sự đầy kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu. LuxEvent đã tổ chức thành công hàng trăm chương trình cho các doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước. LuxEvent hiểu rằng hội nghị là một cơ hội quý giá để tạo ấn tượng mạnh mẽ đến với khách hàng của mình, vì vậy  chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, cam kết đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu  và tối ưu hóa chi phí một cách tốt nhất cho chương trình của bạn.

Trên đây là những thông tin đầy đủ về hội nghị khách hàng và quy trình tổ chức hội nghị khách hàng mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện sắp tới của mình. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp với nhu cầu của mình, hãy liên hệ ngay cho LuxEvent để được báo giá và tư vấn cụ thể nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM