Hội nghị khách hàng là gì? 8 bước tổ chức hội nghị khách hàng

Có thể nói hội nghị khách hàng là một trong những chìa khóa vàng giúp thúc đẩy doanh số bán hàng cũng như tri ân khách hàng. Sự kiện quan trọng này được diễn ra thường niên tại các doanh nghiệp. Để tổ chức thành công buổi hội nghị này bạn cần hiểu tường tận những khái niệm cũng như quy trình thực hiện. Đừng bỏ lỡ bài viết chia sẻ các vấn đề về hội nghị khách hàng trong bài viết ngay bên dưới đây của LuxEvent nhé!

Tìm hiểu ngay: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết

Hội nghị khách hàng là gì?

Thường được tổ chức hằng năm hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng với các doanh nghiệp. Khách mời chính của sự kiện là các khách hàng và đối tác chiến lược. Sự kiện này thường được tổ chức vào thời điểm giữa năm hoặc cuối năm. Những lợi ích mà sự kiện này là vô cùng to lớn gồm tri ân khách hàng, tạo mối quan hệ, thúc đẩy doanh số bán hàng. Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời cảm ơn chân thành nhất tới các khách hàng.

Cảm ơn bởi họ đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu và lắng nghe phản hồi của khách hàng. Từ những phản hồi này doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn mong muốn và nhu cầu khách hàng để cải thiện dịch vụ, sản phẩm. Đồng thời doanh nghiệp có thể tận dụng sự kiện này để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và những ưu đãi hấp dẫn. Từ đó doanh nghiệp sẽ thúc đẩy được doanh số bán hàng. 

Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị khách hàng

1. Đối với doanh nghiệp 

Hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp sẽ dễ dàng gửi những lời tri ân chân thành tới các khách hàng. Những lời tri ân dành cho họ bởi đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Đây là hoạt động cần thiết và ý nghĩa bởi nó giúp doanh nghiệp xây dựng được sợi dây kết nối bền chặt với khách hàng. Không chỉ vậy, hội nghị khách hàng còn là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và thiết lập mối quan hệ mới với các khách hàng tiềm năng. Từ đây doanh nghiệp sẽ mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai. Chưa dừng lại ở đó, hội nghị còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, quảng bá hình ảnh và tạo ra nét đặc trưng riêng. 

2. Đối với khách hàng

Không chỉ mang những ý nghĩa đặc biệt tới doanh nghiệp mà hội nghị khách hàng còn với khách hàng. Nhân dịp này khách hàng có thể tiếp cận quy trình doanh nghiệp tạo ra sản phẩm. Bên cạnh đó còn là dịp để khách hàng hiểu cách thức mà doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ tới với khách hàng. Ngoài ra, khi tới tham dự khách mời còn biết thêm nhiều những thông tin bổ ích khác. Từ những hiểu biết này niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp sẽ được củng cố. 

Xem chi tiết:  Hội nghị tri ân khách hàng: Kịch bản, kế hoạch và chi phí

Quy trình 8 bước tổ chức hội nghị khách hàng

1. Xác định mục đích sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chính là xác định mục tiêu của hội nghị. Để định hình rõ mục tiêu, doanh nghiệp cần phải xác định ngay từ ban đầu xem họ hướng tới đối tượng nào? Ý nghĩa sự kiện là gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?

2. Lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp

Địa điểm và thời gian là hai yếu tố quan trọng khi tổ chức sự kiện. Trong quy trình tổ chức doanh nghiệp cần xác định thời điểm cụ thể. Bạn nên chọn buổi tối hoặc ngày nghỉ để thuận tiện nhất cho khách mời tham dự. Bên cạnh đó, bạn cần chọn được địa điểm phù hợp với mục đích sự kiện.

3. Xin giấy phép thực hiện

Mọi sự kiện lớn nhỏ đều cần phải được cấp phép hoạt động. Chính vì thế mà bạn cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương. Đặc biệt là những sự kiện có treo băng rôn quảng cáo và tổ chức ngoài trời. Để thuận tiện hơn trong quá trình tổ chức bạn nên xin cấp phép ngay sau khi lựa chọn được địa điểm. 

4. Xây dựng kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết là những nội dung chính sẽ diễn ra trong sự kiện. Đây là phần ảnh hưởng nhiều nhất tới thành công của sự kiện. Trong quy trình tổ chức thì đây là bước cần phải được chú trọng và đầu tư. Trong kịch bản sẽ gồm có các hoạt động, phân công nhân sự, … Các hoạt động càng chi tiết sẽ càng dễ thực hiện. 

Gợi ý: Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng ấn tượng mới nhất 2024

5. Phân công và điều phối nhân sự

Việc phân công nhân sự phụ trách sẽ nằm trong kịch bản chi tiết. Tuy nhiên, bạn cũng cần điều phối công việc sao cho hợp lý. Đồng thời cần có bộ phận hỗ trợ và giám sát lẫn nhau để sự kiện diễn ra thành công nhất. 

6. Gửi thư mời

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức chính là gửi thư mời. Thư mời được gửi với mục đích là thông báo thời gian, địa điểm tổ chức. Đồng thời thư mời còn thể hiện sự tôn trọng của đơn vị tổ chức với khách mời.  Bạn nên gửi thư mời sớm tới khách mời. Tốt nhất bạn nên gửi trước khi diễn ra sự kiện 2 tuần. Gửi sớm để khách mời xác nhận tham gia hoặc không tham gia.

7. Công tác chuẩn bị trước chương trình

Bước tiếp theo là chuẩn bị trước chương trình. Khâu set up này gồm có dựng âm thanh, sân khấu, trang trí,… Trước khi chính thức diễn ra sự kiện bạn cần chạy thử chương trình và kiểm tra lại các hạng mục. Nếu trong quá trình chạy thử có những bất cập gì bạn cần khắc phục ngay để tránh sai sót. Nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kịch bản thì bước này là vô cùng cần thiết.

8. Chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình

Chăm sóc khách hàng là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được xem mục đích đề ra có đạt được hay không. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để bạn thể hiện sự quan tâm của mình với các khách hàng. Đồng thời nhân đây cũng để lại ấn tượng tốt thu hút các khách hàng. 

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ấn tượng nhất 2024

Một số lưu ý trước khi tổ chức hội nghị khách hàng

1. Chủ đề của sự kiện

Chủ đề sẽ góp phần tạo ra tổng thể toàn diện hướng tới mục tiêu đã đề ra. Khi tổ chức hội nghị khách hàng thì chủ đề sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới thành công của sự kiện. Yêu cầu đặt ra với chủ đề hội thảo đó là súc tích, ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo được thông điệp và mục đích. Nhờ vậy giúp du khách tham gia có thể tiếp cận gần hơn tới mục đích sự kiện.

2. Sự xuất hiện của khách mời đặc biệt

Để làm tăng sự tin tưởng cho các khách mời và tăng sự hấp dẫn cho sự kiện thì hội nghị nên có sự hiện diện của những khách mời đặc biệt. Khách mời có thể là diễn viên, KOL, ca sĩ,.. Muốn tăng sự uy tin bạn nên mời những người nổi tiếng trong lĩnh vực của mình. Điều này khi được truyền thông sẽ giúp nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Để mọi người có thể phối hợp ăn ý nhất thì bạn cần lên danh sách câu hỏi riêng đúng chuyên ngành cho họ.

3. Địa điểm tổ chức cùng các tiện ích đi kèm

Trong suốt quá trình chuẩn bị hội nghị khách hàng thì bạn cần lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời tại đây phải có đủ các dịch vụ phục vụ sự kiện. Không gian tổ chức không cần quá lớn nhưng cũng không được quá nhỏ để đảm bảo đáp ứng được quy mô hội nghị. Nếu không gian quá nhỏ sẽ làm ảnh hưởng tới không khí hội nghị. Trong các dịch vụ tiện ích cần có sân khấu, ánh sáng, màn chiếu,… Những hạng mục này sẽ giúp bạn dự trù kinh phí chính xác nhất. 

Có thể bạn quan tâm: Top 20 trung tâm tổ chức hội nghị sang trọng 2024

4. Hoạt động truyền thông cho hội nghị

Công tác truyền thông cho sự kiện là yếu tố không thể nào thiếu để sự kiện tiếp cận nhiều khách hàng hơn. Thời gian truyền thông sự kiện không nên quá sớm bởi điều này sẽ khiến sự kiện bớt nóng hơn. Thế nhưng bạn cũng không nên truyền thông quá gần ngày tổ chức. Điều này sẽ gây ra khó khăn trong việc sắp xếp khách mời tham dự. Các hoạt động truyền thông cần được diễn ra trước 1 – 2 tuần. Để làm tốt điều này bạn cần chia sẻ liên tục lên các kênh truyền thông để tiếp cận tới khách hàng mục tiêu.

5. Nắm bắt thông tin khách tham dự

Tổ chức hội nghị khách hàng thường có mục đích là tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp. Đồng thời là tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Do vậy mà bạn cần lưu ý thu thập thông tin của khách mời tham dự. Có rất nhiều cách để tiếp cận được thông tin khách hàng. Một số hình thức bạn có thể sử dụng như: đăng ký qua email, điền form online, sử dụng thẻ thành viên,..

Xem chi tiết: Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ

LuxEvent – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

LuxEvent là đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp với chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường. Chúng tôi đảm nhận toàn bộ các khâu từ lên ý tưởng, tổ chức cho tới cung cấp trang thiết bị sự kiện. Tất cả đều đảm bảo mang tới sự kiện tốt nhất. LuxEvent cam kết mang tới cho khách hàng sự kiện ý nghĩa, sang trọng và tạo ấn tượng sâu sắc. Sở hữu đội nghị nhân sự có kinh nghiệm, chuyên nghiệp và tận tình. Chắc chắn bạn sẽ phải ấn tượng bởi chúng tôi. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức thành công hội nghị khách hàng. 

Bài viết trên đây của LuxEvent là những chia sẻ chi tiết về tổ chức hội nghị khách hàng. Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng để gắn kết doanh nghiệp với khách hàng. Nếu như bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Đừng ngần ngại để lại thông tin nhân sự LuxEvent sẽ tư vấn cho bạn ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.