Tổ chức lễ khởi công là một sự kiện mang ý nghĩa quan trọng cho một nền móng công trình. Tùy vào công trình lớn hay bé mà việc tổ chức lễ khởi công sẽ diễn ra với quy mô khác nhau. Vậy quy trình tổ chức diễn ra như thế nào? Dưới đây là bài viết về tổ chức lễ khởi công: kế hoạch, quy trình chuyên nghiệp mà LuxEvent muốn gửi đến bạn. Cùng tìm hiểu nhé!
Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp
Lễ khởi công là gì?
Lễ khởi công (Groundbreaking Ceremony) là một buổi lễ được tổ chức trước khi bắt đầu thi công, xây dựng một công trình. Đối với người Á Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng, tâm linh là một yếu tố quan trọng, được chú trọng và thực hiện cẩn thận trước khi bắt đầu một công việc gì đó: xây nhà, trường học, công trình chung cư,…
Chính vì thế, dù là việc lớn hay nhỏ đều có những ảnh hưởng tới Thổ địa – Thổ công cai trị trên vùng đất đó. Vậy nên, lễ khởi công được tổ chức thường đặt yếu tố tâm linh lên hàng đầu nhằm xin phép vị thần cai quản tại vùng đất này cho phép những công việc thực hiện trên mảnh đất này được hanh thông, may mắn, thuận lợi.
Ngoài yếu tố tâm linh, lễ khởi công còn như một sự kiện để doanh nghiệp khẳng định sức mạnh, quy mô, sự chu đáo của mình với đối tác, khách hàng tiềm năng và công chúng. Sự bài bản và chuyên nghiệp trong cách tổ chức sự kiện khởi công là cách hữu hiệu để thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng tầm giá trị thương hiệu.
Tổ chức lễ khởi công cần những gì?
Để tổ chức lễ khởi công, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo. Dưới đây là những thứ cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện quan trọng này:
1. Ngân sách
Ngân sách tổ chức sự kiện lễ khởi công là yếu tố quan trọng đầu tiên mà mỗi khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp luôn cần có sự chuẩn bị. Bởi lẽ, không có ngân sách, sự kiện không thể triển khai. Đặc biệt là với những sự kiện quan trọng như lễ khởi công, việc chuẩn bị nguồn ngân sách càng trở nên quan trọng. Từ ngân sách hiện có, phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp, bộ phận chịu trách nhiệm tiến hành bóc tách, phân chia, dự trù các khoản tiền một cách hợp lý nhất. Cũng từ nguồn ngân sách này, bộ phận tổ chức sự kiện mới dễ dàng xác định được quy mô sự kiện.
2. Tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện
Không phải tự nhiên mà trong các dịp lễ khởi công, các đơn vị thầu dự án, chủ doanh nghiệp lại sẵn sàng chi tiền để tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện outsource. Theo đó, sự kiện lễ khởi công có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng đến danh tiếng và đóng vai trò như một buổi lễ lớn để xin phép thần linh thổ địa.
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tập hợp những nhân sự có kinh nghiệm, kỹ năng trong quá trình tổ chức sự kiện. Họ hiểu cách một sự kiện vận hành, biết được một chương trình sự kiện cơ bản sẽ cần những yếu tố gì. Do đó, các hoạt động được triển khai sẽ đơn giản nhưng lại đạt được hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, chi phí thuê trọn gói dịch vụ tổ chức lễ khởi công từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, nguồn lực.
Khi chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, bạn sẽ cần mất rất nhiều thời gian để tìm thuê dịch vụ: sân khấu, thiết kế backdrop, standee, bàn ghế, trang trí, văn nghệ,..Trong trường hợp tính toán chưa hợp lý do thiếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện, chi phí tổ chức sự kiện vô tình bị đội lên cao hơn, tốn kém hơn so với mức dự tính ban đầu. Do đó, thay vì tự tổ chức, thuê dịch vụ tổ chức outsource vẫn là giải pháp tối ưu nhất.
3. Xin giấy phép tổ chức
Khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là sự kiện ngoài trời, có quy mô lớn, doanh nghiệp cần xin giấy phép tổ chức của cơ quan ban ngành có liên quan như: chính quyền địa phương, Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch, sở ngoại thương,…Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà bạn cần trình giấy phép đến đúng cơ quan ban ngành.
Bên cạnh đó, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện cũng cần được thực hiện càng sớm càng tốt do các thủ tục xin giấy phép khá phức tạp, thời gian chờ đợi lâu. Trong trường hợp đến ngày tổ chức mà cơ quan liên quan chưa phản hồi, việc tổ chức lễ khởi công sẽ không thể diễn ra.
Dưới đây là một số trường hợp bị phạt liên quan đến xin giấy phép:
- Không gửi văn bản, giấy tờ đến cơ quan ban ngành
- Không thông báo, gửi thông báo chậm trễ hoặc gửi thông báo không không kèm theo hồ sơ liên quan
- Gửi thông báo nhưng thiếu thông tin như: tên, địa chỉ liên lạc, tên công trình, địa điểm xây dựng, quy mô công trình, tiến độ thi công dự kiến,…
4. Chuẩn bị mâm cúng khởi công
Lễ khởi công mang một ý nghĩa như một sự kiện để xin phép, khai báo các vị thần linh, Thổ địa, Thổ công để được xây dựng, phát triển dự án một cách thuận lợi, suôn sẻ trên mảnh đất này. Chính vì thế, trước khi tổ chức sự kiện, lễ cúng khởi công sẽ được thực hiện để dâng lên các vị thần linh cai quản vùng đất này. Dưới đây là chi tiết về các lễ vật cần chuẩn bị khi cúng lễ khởi công:
- Một bộ tam sinh chuyên dùng để cúng Thần Tài và Thổ Địa
- Tiền vàng cúng Thần Tài và Thổ Địa
- Tiền vàng cúng chúng sinh, vong linh
- Bình rượu trắng
- Một bó hoa to
- Bao thuốc, lạng chè
- 1 bát gạo
- 1 đĩa muối
- Gà luộc nguyên con
- 1 đĩa xôi nếp
- 1 chiếc bánh chưng
- 1 bát nước lọc
- 5 cặp trầu cau
- 1 mâm ngũ quả (quả tươi ngon, tránh các loại quả có gai)
- 9 bông hoa hồng đỏ tươi
- 1 đĩa muối trộn với gạo
Hướng dẫn chuẩn bị lễ khởi công động thổ chi tiết 2024
Kế hoạch tổ chức lễ khởi công
1. Xây dựng ý tưởng kịch bản
Mỗi chủ dự án, doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều mong muốn sự kiện đó mang màu sắc, tinh thần của doanh nghiệp đó nhằm tạo ra dấu ấn riêng, sự khác biệt, từ đó gây ấn tượng với nhà đầu tư, đối tác và khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, ý tưởng kịch bản lễ khởi công cũng cần rõ ràng, mạch lạc, khoa học với 3 loại kịch bản khác nhau: Kịch bản timeline tổng quan, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật:
- Kịch bản timeline: dành cho tất cả bộ phận. Loại kịch bản này giúp cho tất cả mọi người trong ekip hiểu được các hoạt động sẽ diễn ra trong quá trình tổ chức, triển khai sự kiện.
- Kịch bản MC: dành riêng cho MC và bộ phận nội dung, giúp MC diễn đạt lưu loát, trôi chảy khi dẫn chương trình.
- Kịch bản kỹ thuật: Dành cho đội ngũ kỹ thuật âm thanh – ánh sáng và hậu cần, giúp mọi người biết được nhiệm vụ của mình để tổ chức một sự kiện hoàn thiện, thành công.
2. Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức sự kiện được xác định dựa trên nhiều yếu tố. Tuy nhiên, trong đó, yếu tố quan trọng nhất cần xét đến, đó chính là yếu tố tâm linh. Tiếp theo sau đó mới là yếu tố thời tiết, ngày cuối tuần,…
Về chọn ngày theo yếu tố tâm linh, ngày lành tháng tốt sẽ giúp mọi việc được suôn sẻ, thuận lợi. Xét theo Ngũ hành, chọn ngày giờ cúng lễ khởi công vô cùng quan trọng. Bạn nên chọn những ngày tốt như Hoàng đạo, Sinh khí, Lộc mã, Giải thần và tránh tổ chức vào ngày xấu: Hắc đạo, Sát chủ, Thổ cấm, Trùng tang, Hùng phụ. Bên cạnh chọn ngày, bạn cũng cần chọn giờ để tiến hành lễ khởi công một cách thuận lợi nhất.
Về yếu tố thời tiết: bạn cần theo dõi thời tiết, lựa chọn một ngày đẹp trời để tổ chức lễ khởi công.
Có thể bạn quan tâm: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp ấn tượng 2024
3. Khách mời tham dự sự kiện
Tùy theo quy mô tổ chức sự kiện mà số lượng khách mời cũng cần được cân nhắc, chọn lọc cho phù hợp. Nếu sự kiện quy mô nhỏ, khách mời tham dự sự kiện là những đối tác lớn, chủ dự án, khách hàng tiềm năng nhất. Bên cạnh đó, nếu sự kiện có quy mô lớn hơn, bạn có thể mở thêm đăng ký để những người quan tâm đến sự kiện, quan tâm đến dự án được đến và tìm hiểu thêm thông tin về dự án đó.
4. Dự trù kinh phí tổ chức
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện lễ khởi công cần bám sát nguồn ngân sách hiện có của sự kiện và cần có sự khảo sát trước khi dự trù. Giả sử, bạn muốn thuê dịch vụ âm thanh – ánh sáng sự kiện, bạn cần xin báo giá từ các đơn vị cung cấp, lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ âm thanh ánh sáng phù hợp, với mức chi phí phải chăng nhất. Khảo sát giá từ trước giúp cho việc dự trù kinh phí được chuẩn xác nhất, hạn chế việc phát sinh thêm chi phí trong quá trình tổ chức, triển khai.
Tuy nhiên, bạn vẫn cần dự trù thêm một khoản kinh phí dự phòng rủi ro. Chi phí này để chi cho hạng mục phát sinh, không có trong checklist hoặc để xử lý các vấn đề rủi ro khác khi tổ chức sự kiện.
5. Setup sự kiện
Có 3 khu vực quan trọng cần chú trọng khi setup sự kiện, bao gồm:
- Khu vực cổng vào
Tại khu vực cổng, bạn có thể setup cổng chào bằng hơi, trải thảm đỏ dẫn đến sảnh tổ chức sự kiện, treo banner, đặt standee,…
- Khu vực sân khấu
Tại khu vực sân khấu, cần có bục cao, treo backdrop, trải thảm, bậc thang lên xuống sân khấu, trang trí sân khấu với bóng bay, giỏ hoa,…Bên cạnh đó, âm thanh – ánh sáng cũng được setup để phục vụ cho công việc tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị thêm khay cát để phục vụ cho hoạt động khởi công.
- Khu vực khách mời
Tại khu vực này, BTC cần setup đầy đủ ghế ngồi, bàn ghế khu đại biểu,…Đồng thời, nền đất cũng cần được trải thảm để đảm bảo tính thẩm mĩ. Trong trường hợp trời mưa, cần setup thêm nhà giàn.
6. Tổ chức sự kiện
Sau khi mọi thứ đã được setup chỉn chu, sự kiện sẽ được diễn ra theo dự kiến. Khi đó, tất cả ekip đều tập trung thực hiện phần việc của mình đúng như bảng phân công công việc và phải luôn theo sát timeline sự kiện. Trong quá trình tổ chức, nếu có xảy ra vấn đề phát sinh, các bộ phận cần báo với điều hành để được chỉ đạo xử lý kịp thời.
Quá trình tổ chức sự kiện diễn ra theo tiến trình sau:
- Đón khách
- Biểu diễn khai mạc chương trình
- Phát biểu khai mạc
- Giới thiệu khách mời
- Đại diện chủ đầu tư phát biển
- Đại diện đơn vị thi công phát biển
- Đại diện đại biểu phát biển
- Chương trình văn nghệ
- Nghi lễ khởi công
- Tham quan công trình
- Tổ chức tiệc (nếu có)
- Bế mạc
Tham khảo: Mẫu bài phát biểu lễ khởi công ấn tượng ý nghĩa nhất
7. Kết thúc sự kiện
Sự kiện kết thúc, toàn bộ ekip tiến hành thu dọn, tháo dỡ đồ đạc, dọn dẹp hiện trường. Sau 1- 2 ngày, tiến hành nghiệm thu, rút kinh nghiệm và quyết toán toàn bộ chi phí. Công việc này được thực hiện bởi đại diện phía doanh nghiệp và đại diện đơn vị tổ chức sự kiện.
Quy trình tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp
Muốn tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp thì phải làm thế nào? Đối với những người không có chuyên môn, chắc chắn đây sẽ là thử thách rất lớn. Tuy nhiên, đây không phải là điều khó khăn nhất vì LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức lễ khởi công ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Hãy theo dõi ở dưới đây nhé:
Bước 1: Thực hiện khảo sát địa điểm
Đầu tiên trong quá trình tổ chức lễ khởi công, bạn cần thực hiện quá trình khảo sát địa điểm. Đây sẽ là bước quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình diễn ra chương trình. Chính vì vậy, khi khảo sát địa điểm bạn cần quan tâm đến các yếu tố sau:
- Mặt bằng có bằng phẳng không? Nếu không cần được xử lý như thế nào?
- Kiểm tra thời tiết để có những phương án xử lý mặt bằng phù hợp cho ngày diễn ra lễ khởi công.
- Địa điểm có nguồn điện để phục vụ chương trình không? Hay cần thuê máy phát điện?
- Diện tích cần sử dụng cho lễ khởi công. (Ví dụ như: khu vực để xe, khu vực check in, khu vực nhà vệ sinh,…)
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi đã hoàn thành khảo sát địa điểm tổ chức ổn thỏa. Bước tiếp theo bạn cần xây dựng kế hoạch tổ chức cho buổi lễ khởi công. Trong đó sẽ bao gồm các công việc như: lên ý tưởng, hạng mục, chi phí, thiết kế ấn phẩm, kịch bản, kế hoạch truyền thông,…. cần phải thực hiện chi tiết. Đây được coi như bước “xương sống” tạo nên một buổi lễ hoàn hảo.
Bước 3: Chuẩn bị thủ tục giấy phép tổ chức
Để đảm bảo buổi lễ được diễn ra thuận lợi và thành công, bạn cần chuẩn bị các thủ tục giấy tờ, giấy phép tổ chức từ trước. Việc này bạn sẽ làm với các chính quyền địa phương để xin phép giấy tờ tổ chức. Giấy tờ tổ chức này khác với giấy phép xây dựng công trình. Do đó, bạn cần lưu ý tránh nhầm lẫn cũng như ảnh hưởng tới tiến độ tổ chức.
Đồng thời, việc xin giấy phép tổ chức lễ khởi công sẽ giúp buổi lễ được diễn ra dễ dàng. Giúp việc quản lý, điều kiện giao thông, an ninh,… được suôn sẻ hơn. Ngoài ra, buổi lễ cũng có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Do đó, việc có giấy phép cũng thể hiện sự chu đáo, cẩn thận hơn.
Bước 4: Chuẩn bị các thiết bị cho buổi lễ khởi công
Việc chuẩn bị cho buổi lễ khởi công rất cần thiết vì nó đảm bảo đầy đủ tiện nghi cho một chương trình sự kiện. Các thiết bị hỗ trợ cho buổi lễ sẽ bao gồm:
- Timeline, kịch bản chương trình chi tiết.
- Lập danh sách khách mời và gửi thư mời đúng lúc.
- Chuẩn bị các thiết bị lắp đặt: Sân khấu, nhà bạt, bàn ghế, âm thanh ánh sáng, màn hình led, dụng cụ khởi công,…
- Nhân sự chạy sự kiện: MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG, lễ tân, đội múa lân sư rồng,….
- Phân chia nhiệm vụ rõ ràng trong chương trình.
- Bàn tiệc buffet nhẹ (Nếu có).
Bước 5: Tổ chức lễ khởi công
Sau khi đã thực hiện được các bước trên, chúng ta sẽ vào bước tổ chức lễ khởi công. Trong bước này cần bám sát vào kế hoạch, kịch bản để tránh xảy ra sai sót là có thể tự tin 90% sự kiện diễn ra thành công. Các hạng mục tổ chức sẽ bao gồm các hạng mục cơ bản sau:
- Đón tiếp đại biểu, khách mời tham dự.
- Văn nghệ biểu diễn chào mừng.
- Khai mạc buổi lễ: Chủ đầu từ, nhà thầu phát biểu, trao chứng nhận,…
- Nghi thức khởi công.
- Bế mạc buổi lễ.
Bước 6: Nghiệm thu sau sự kiện
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức lễ khởi công là nghiệm thu sau sự kiện. Bạn sẽ cần bàn giao lại các thiết bị, cơ sở vật chất hỗ trợ sự kiện cho bên tổ chức. Đồng thời, báo cáo và thực hiện các công tác truyền thông sau sự kiện.
LuxEvent – Đơn vị tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp
LuxEvent là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với kinh nghiệm được tích lũy trong suốt một thập kỷ, kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực này, LuxEvent cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất trong đó có các sự kiện lễ khởi công và động thổ. Chúng tôi hiểu rằng tổ chức lễ khởi công cần sự chu đáo, cẩn thận trong khâu chuẩn bị và tổ chức để sự kiện diễn ra suôn sẻ và đảm bảo sự thành công cho toàn bộ dự án. Vì vậy LuxEvent luôn đầu tư một cách chỉnh chu và hoàn thiện khâu tổ chức một cách tốt nhất để công trình xây dựng diễn ra thành công tốt đẹp.
Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khởi công chi tiết mà LuxEvent chia sẻ dành riêng cho bạn. LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện lễ khởi công chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
