Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Tổ chức sự kiện là một cách giúp doanh nghiệp xây dựng, quảng bá hình ảnh, tạo ra hoạt động kết nối để tăng tính gắn kết giữa các nhân sự công ty, để tri ân khách hàng đối tác,… Thế nhưng, để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng. Vậy nên, trong bài viết này, hãy cùng LuxEvent tìm hiểu chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện hoàn hảo nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event management hoặc event organization) được hiểu là hoạt động có chủ đích của con người diễn ra tại một địa điểm, trong một thời điểm nhất định. Hoạt động này thường tập trung vào ý tưởng, nguồn lực để truyền đạt chính xác một thông điệp vào đó đến đối tượng tham gia chương trình. Thông qua sự kiện, những người thuộc ekip sản xuất mong muốn tạo được sự chú ý, thu hút, quan tâm của công chúng. 

Một sự kiện có thể được tổ chức cho những hoạt động lớn, mang tính cộng đồng như:  World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…Liên quan đến hoạt động thương mại, marketing:  hội nghị, hội thảo, lễ tri ân khách hàng, lễ khai trương…Hay đơn giản là những chương trình mang tính cá nhân, nhỏ lẻ, gắn liền với đời sống hàng ngày như: sinh nhật, đám cưới, đám hỏi,…Mỗi chương trình được tổ chức đều nhằm một mục đích riêng, hướng tới một nhóm đối tượng công chúng nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản, thông qua sự kiện, đơn vị thực hiện luôn muốn truyền tải một thông điệp đến công chúng của mình. 

Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, các đơn vị thực hiện cần phải xây dựng kế hoạch bài bản nhằm theo dõi và để đảm bảo cho các phần của chương trình được diễn ra một cách hoàn xảo, suôn sẻ nhất. Ngay từ khi xây dựng ý tưởng kịch bản, triển khai hoạt động chuẩn bị cho sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc, đơn vị thực hiện cần luôn đảm bảo làm theo đúng kế hoạch, đúng theo cam kết để chương trình đó được diễn ra đúng như dự tính và đạt được hiệu quả tích cực. 

Vai trò của tổ chức sự kiện

1. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Tổ chức chương trình giúp doanh nghiệp quảng hình ảnh một cách hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp tổ chức một chương trình chủ yếu để đánh bóng tên tuổi, quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến đối tượng khách hàng tiềm năng. Thông qua mỗi chương trình, khách hàng biết đến doanh nghiệp ngày càng nhiều hơn nhờ lan tỏa thông tin sự kiện một cách mạnh mẽ. Một số hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả có thể kể đến như: lễ ra mắt sản phẩm, sinh nhật công ty, tri ân khách hàng,…

2. Tạo dựng uy tín thương hiệu

Để tạo dựng uy tín thương hiệu, đưa hình ảnh thương hiệu đến gần hơn với tệp khách hàng cũ, lan tỏa rộng rãi đến đối tượng tiềm năng, doanh nghiệp chọn tổ chức các chương trình lớn để thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng. Tùy theo quy mô chương trình và tính độc đáo, hấp dẫn của sự kiện đó mà sức lan tỏa của sự kiện càng lớn hơn, uy tín thương hiệu càng được cải thiện trong mắt khách hàng, đối tác.

3. Tư liệu truyền thông doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện cũng là cách để doanh nghiệp tạo ra tư liệu truyền thông hiệu quả. Khi doanh nghiệp tổ chức chương trình, doanh nghiệp thường sẽ sử dụng thêm dịch vụ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp để lưu lại hình ảnh, thước phim sống động về sự kiện. Sau khi kết thúc, hình ảnh, video này sẽ được đăng tải trên các trang mạng xã hội, website của doanh nghiệp. Điều này giúp truyền thông mạnh mẽ hình ảnh doanh nghiệp đến hàng hàng. Đồng thời, những tư liệu này cũng sẽ được lưu lại, tái sử dụng để làm sản sản banner, popup, profile doanh nghiệp. Ngoài ra, tư liệu liên quan đến sự kiện còn được lưu hành nội bộ nhằm truyền thông văn hóa doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty. 

4. Tăng tính kết nối

Một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau, hướng tới nhóm đối tượng nhất định.

Ví dụ đơn giản, khi tổ chức chương trình tri ân khách hàng, year end party, hội nghị khách hàng,… nhóm đối tượng chính là khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Thông qua sự kiện này, doanh nghiệp thường gửi lời cảm ơn đến những khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp, tặng cho họ những phần quà và bày tỏ mong muốn về sự hợp tác tiếp theo trong thời gian tới. Cũng thông qua chương trình này, doanh nghiệp và cả đối tác, khách hàng có thời gian được trò chuyện, để thấu hiểu và thông cảm cho nhau hơn, từ đó tăng khả năng kết nối chặt chẽ hơn giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình. 

Những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến

Do mỗi sự kiện được tổ chức thường nhằm một mục đích khác nhau, hướng đến nhóm đối tượng khác nhau và phục vụ nhiều lĩnh vực đời sống nên các loại hình tổ chức chương trình sự kiện cũng vô cùng đa dạng. Dưới đây là 4 loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay, phân theo mục đích:

1. Sự kiện kỷ niệm 

Anniversary event bao gồm những sự kiện mang tính chất, mục đích kỷ niệm. Đây có thể là hoạt động được tổ chức bởi cá nhân, doanh nghiệp hoặc cộng đồng. Những sự kiện này bao gồm: lễ hội truyền thống, kỷ niệm thành lập, kỷ niệm ngày lễ trong năm, sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới,…

2. Sự kiện giáo dục

Educational event là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền tải thông tin mang tính chất bàn luận, giáo dục, tranh luận. Một số sự kiện này trong nhóm này bao gồm: hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ khai giảng,…

3. Sự kiện tiếp thị

Marketing event là những sự kiện được triển khai nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu, tiếp thị sản phẩm, thu hút sự quan tâm chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Bao gồm: lễ ra mắt sản phẩm, hội chợ, lễ khai trương, khánh thành, lễ khởi công,….

4. Sự kiện tri ân, khen thưởng

Gratitude event được tổ chức nhằm vinh danh những tập thể, cá nhân xuất sắc đã có đóng góp lớn cho tổ chức, doanh nghiệp. Thông thường, những sự kiện nằm trong nhóm này thường là lễ tưởng niệm, lễ trao giải, lễ tri ân,…

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Hoàn Hảo

Quy trình tổ chức chương trình sự kiện được xem là yếu tố then chốt, giúp người quản lý bao quát toàn bộ quá trình triển khai thực hiện, đồng thời giúp cho các bộ phận trong ekip tổ chức sản xuất phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với nhau hơn khi triển khai thực hiện. Mỗi chương trình khác nhau lại có một cách thức tổ chức riêng, nhằm làm nổi bật một ý tưởng riêng và nhắm đến đối tượng chuyên biệt. Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình để tổ ch  ức một sự kiện sẽ vẫn bao gồm những bước sau:

1. Tiếp nhận thông tin sự kiện

Trước tiên, bạn cần tiếp nhận những yêu cầu, thông tin về sự kiện. Bởi lẽ, thông tin, yêu cầu đặt ra cho sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng ý tưởng, concept chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Chính vì thế, trước khi tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng những thông tin sau:

• Sự kiện tổ chức nhằm mục đích gì? 
• Quy mô tổ chức, loại hình sự kiện?
• Đối tượng, số lượng khách mời
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Ngân sách 

2. Xây dựng ý tưởng

Ý tưởng tổ chức chương trình ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình triển khai sự kiện. Ý tưởng càng hay, độc đáo càng dễ thu hút sự chú ý của khách hàng. Chính vì thế, việc xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện rất quan trọng và cần được đầu tư chỉn chu. Để có được một ý tưởng chương trình độc đáo, sáng tạo, phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu mà bạn đang hướng đến, bạn cần nghiên cứu insight, tìm hiểu về thị hiếu, mong muốn của họ, sau đó mới tiến hành đưa ra concept triển khai phù hợp cho sự kiện. 

3. Xây dựng kịch bản

Kịch bản triển khai phải luôn bám sát vào ý tưởng, concept đã thống nhất ban đầu. Mỗi kịch bản cũng cần phải ứng với từng loại hình sự kiện khác nhau để truyền tải đúng, đủ và mạnh mẽ đến khách hàng. Sự chỉn chu trong việc xây dựng kịch bản chương trình không đơn thuần là vạch ra hướng triển khai sự kiện. Thêm vào đó, kịch bản chương trình cần phải đảm bảo có những thông tin sau: kịch bản timeline, kịch bản MC, phân công công việc, thiết bị cần chuẩn bị, âm thanh ánh sáng,… Đặc biệt, ngoài kịch bản chính, bạn cần xây dựng kịch bản dự phòng rủi ro nhằm xử lý nhanh chóng, hiệu quả những vấn đề phát sinh trong khi diễn ra sự kiện. 

Tham khảo: Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

4. Dự trù kinh phí

Để dự trù kinh phí được chuẩn xác nhất, bạn cần lập một bảng checklist với hàng loạt các hạng mục cần chi trả để tổ chức chương trình. Dự trù kinh phí càng chi tiết, càng giúp bạn focus chuẩn những chi phí thực tế khi tổ chức sự kiện, hạn chế tối đa việc phát sinh thêm chi phí khác sau chương trình.

5. Thi công trước sự kiện

Dựa trên timeline sự kiện và phân công công việc đã thực hiện trước đó, mỗi nhân sự được phân công sẽ tiến hành chuẩn bị những hạng mục cần thiết, hoàn thành nhiệm vụ được phân công, nhiệm vụ phát sinh (nếu có) để đảm bảo mọi thứ được diễn ra thuận lợi nhất trước thời điểm diễn ra sự kiện. Một số hạng mục quan trọng, cần thiết nhất khi chuẩn bị trước sự kiện cơ bản bao gồm:

• Dàn dựng sân khấu
• Trang trí sự kiện
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
• Xin giấy phép tổ chức
• Gửi thiệp mời đến khách hàng
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

6. Tiến hành tổ chức sự kiện

Trong quá trình tiến hành triển khai, những người nhận nhiệm vụ quản lý, điều hành sự kiện sẽ luôn cần phải xác định, kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc, theo sát timeline trương trình để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất và hạn chế tối đa những rủi ro, sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức. Điều này nhằm giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp của sự kiện, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ nhất. Bên cạnh đó, nếu trong quá trình tổ chức, nếu có xảy ra sự cố vấn đề phát sinh, cần có phương án xử lý kịp thời dựa trên kịch bản dự phòng rủi ro đã thực hiện trước đó. 

Các hoạt động tiến hành tổ chức chương trình cơ bản bao gồm:

• Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
• Khai mạc sự kiện
• Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản 
• Phục vụ ăn uống (nếu có)
• Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshow, bốc thăm trúng thưởng….

7. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, đội ngũ ekip sản xuất sẽ tiến hành dọn dẹp vệ sinh, thu dọn đồ đạc, tháo dỡ thiết bị sự kiện và bàn giao địa điểm. Công việc này chỉ được thực hiện sau khi khách mời đã ra về hết để đảm bảo không gây ảnh hưởng đến khách hàng trong quá trình thu dọn. 

8. Quyết toán chi phí

Chi phí tổ chức sự kiện được quyết toán, hoàn tất sau khi kết thúc chương trình. Ngoài một phần chi phí đã thanh toán trước đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán những khoản phí còn lại, đồng thời giải ngân chi phí phát sinh khác trong quá trình tổ chức chương trình.

9. Nghiệm thu

Để đánh giá, nghiệm thu sự kiện chuẩn nhất, bạn nên gửi phiếu đánh giá đến từng khách mời để khảo sát về cảm nhận của họ khi tham gia sự kiện. Sau đó, toàn bộ ekip cần họp lại, đánh giá lại toàn bộ quá trình tổ chức sản xuất, về những gì đã làm được và chưa làm được để rút kinh nghiệm. 

Lý do nên tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Đảm bảo chất lượng sự kiện

Để triển khai một chương trình chuyên nghiệp, hoàn hảo nhất, bạn cần xây dựng quy trình chi tiết, ngay từ khâu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện. Để làm được điều đó, yêu cầu toàn bộ những người trong ban tổ chức phải là người hiểu, có chuyên môn tổ chức chương trình. Do đó, các doanh nghiệp nên lựa chọn thuê đơn vị tổ chức chương trình chuyên nghiệp để được hỗ trợ tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất. 

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có đội ngũ chuyên sáng tạo ý tưởng, xây dựng kịch bản và thi công riêng biệt. Họ là những người có nghiệp vụ, chuyên môn, có kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình. Do đó, họ hiểu, biết cách để mang đến cho bạn dịch vụ tổ chức chương trình chuyên nghiệp nhất với mức chi phí phù hợp nhất. 

Đồng thời, quy trình tổ chức chương trình của các đơn vị chuyên nghiệp khá khắt khe. Chính vì thế, các bộ phận làm việc rất nhanh, đảm bảo tiến độ, đúng quy trình. Điều này sẽ giúp cho sự kiện của bạn luôn đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng theo như kế hoạch ban đầu.

2. Tiết kiệm thời gian

Lựa chọn dịch vụ tổ chức chương trình chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Các hạng mục, đầu việc liên quan đến tổ chức chương trình nhiều vô kể. Do đó, những vấn đề phát sinh, nằm ngoài dự tính là điều khó có thể tránh khỏi. Thế nhưng, với dịch vụ tổ chức chương trình chuyên nghiệp, các đơn vị này luôn đảm bảo cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình trọn gói từ A-Z, giúp bạn tiết kiệm thời gian, không cần phải tìm kiếm, liên hệ, làm việc với từng nhà cung cấp. Đồng thời, với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, các vấn đề phát sinh đa phần sẽ đều được dự tính từ trước đó. Chính vì vậy, cách họ giải quyết vấn đề cũng nhanh chóng, gọn gàng và vô cùng chuyên nghiệp. 

3. Tiết kiệm chi phí

Trên thực tế, việc bạn bỏ công sức để tìm kiếm, lựa chọn đối tác cung cấp từng dịch vụ trong sự kiện không chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian. Việc lựa chọn sai nhà cung cấp cũng khiến bạn tốn nhiều chi phí, hiệu quả đạt được lại không cao. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ tổ chức chương trình trọn gói từ các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức và đặc biệt là tiết kiệm chi phí. 

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện tốt nhất

LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sự kiện. Trong suốt quá trình hoạt động, chúng tôi đã có cơ hội làm việc, hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ, cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình chuyên nghiệp với mức chi phí phù hợp nhất. Chính vì thế, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện ấn tượng và thành công nhất:

• Ý tưởng sáng tạo, concept độc lạ
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại
• Thiết kế 3D, thi công sân khấu theo yêu cầu
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7

LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM