Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một cách giúp doanh nghiệp xây dựng, quảng bá hình ảnh, tạo ra hoạt động kết nối để tăng tính gắn kết giữa các nhân sự công ty, để tri ân khách hàng đối tác,… Thế nhưng, để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải là điều dễ dàng. Vậy nên, trong bài viết này, hãy cùng LuxEvent tìm hiểu chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện hoàn hảo nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event management hoặc event organization) được hiểu là hoạt động có chủ đích của con người diễn ra tại một địa điểm, trong một thời điểm nhất định. Hoạt động này thường tập trung vào ý tưởng, nguồn lực để truyền đạt chính xác một thông điệp vào đó đến đối tượng tham gia chương trình. Thông qua sự kiện, những người thuộc ekip sản xuất mong muốn tạo được sự chú ý, thu hút, quan tâm của công chúng. 

Một sự kiện có thể được tổ chức cho những hoạt động lớn, mang tính cộng đồng như:  World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…Liên quan đến hoạt động thương mại, marketing:  hội nghị, hội thảo, lễ tri ân khách hàng, lễ khai trương…Hay đơn giản là những chương trình mang tính cá nhân, nhỏ lẻ, gắn liền với đời sống hàng ngày như: sinh nhật, đám cưới, đám hỏi,…Mỗi chương trình được tổ chức đều nhằm một mục đích riêng, hướng tới một nhóm đối tượng công chúng nhất định. 

Vai trò của tổ chức sự kiện

1. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Tổ chức chương trình giúp doanh nghiệp quảng hình ảnh một cách hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp tổ chức một chương trình chủ yếu để đánh bóng tên tuổi, quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến đối tượng khách hàng tiềm năng. Thông qua mỗi chương trình, khách hàng biết đến doanh nghiệp ngày càng nhiều hơn nhờ lan tỏa thông tin sự kiện một cách mạnh mẽ. Một số hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả có thể kể đến như: lễ ra mắt sản phẩm, sinh nhật công ty, tri ân khách hàng,…

2. Tạo dựng uy tín thương hiệu

Để tạo dựng uy tín thương hiệu, đưa hình ảnh thương hiệu đến gần hơn với tệp khách hàng cũ, lan tỏa rộng rãi đến đối tượng tiềm năng, doanh nghiệp chọn tổ chức các chương trình lớn để thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng. Tùy theo quy mô chương trình và tính độc đáo, hấp dẫn của sự kiện đó mà sức lan tỏa của sự kiện càng lớn hơn, uy tín thương hiệu càng được cải thiện trong mắt khách hàng, đối tác.

Bạn có biết: Mục đích và ý nghĩa của tổ chức sự kiện là gì?

3. Tư liệu truyền thông doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện cũng là cách để doanh nghiệp tạo ra tư liệu truyền thông hiệu quả. Khi doanh nghiệp tổ chức chương trình, doanh nghiệp thường sẽ sử dụng thêm dịch vụ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp để lưu lại hình ảnh, thước phim sống động về sự kiện. Sau khi kết thúc, hình ảnh, video này sẽ được đăng tải trên các trang mạng xã hội, website của doanh nghiệp. Điều này giúp truyền thông mạnh mẽ hình ảnh doanh nghiệp đến hàng hàng.

Đồng thời, những tư liệu này cũng sẽ được lưu lại, tái sử dụng để làm sản sản banner, popup, profile doanh nghiệp. Ngoài ra, tư liệu liên quan đến sự kiện còn được lưu hành nội bộ nhằm truyền thông văn hóa doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp đến gần hơn với mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty. 

4. Tăng tính kết nối

Một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức sẽ nhằm nhiều mục đích khác nhau, hướng tới nhóm đối tượng nhất định.

Ví dụ đơn giản, khi tổ chức chương trình tri ân khách hàng, year end party, hội nghị khách hàng,… nhóm đối tượng chính là khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Thông qua sự kiện này, doanh nghiệp thường gửi lời cảm ơn đến những khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp, tặng cho họ những phần quà và bày tỏ mong muốn về sự hợp tác tiếp theo trong thời gian tới. Cũng thông qua chương trình này, doanh nghiệp và cả đối tác, khách hàng có thời gian được trò chuyện, để thấu hiểu và thông cảm cho nhau hơn, từ đó tăng khả năng kết nối chặt chẽ hơn giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình. 

Xem ngay: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

Những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến

Do mỗi sự kiện được tổ chức thường nhằm một mục đích khác nhau, hướng đến nhóm đối tượng khác nhau và phục vụ nhiều lĩnh vực đời sống nên các loại hình tổ chức chương trình sự kiện cũng vô cùng đa dạng. Dưới đây là 4 loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay, phân theo mục đích:

1. Sự kiện kỷ niệm 

Anniversary event bao gồm những sự kiện mang tính chất, mục đích kỷ niệm. Đây có thể là hoạt động được tổ chức bởi cá nhân, doanh nghiệp hoặc cộng đồng. Những sự kiện này bao gồm: lễ hội truyền thống, kỷ niệm thành lập, kỷ niệm ngày lễ trong năm, sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới,…

2. Sự kiện giáo dục

Educational event là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền tải thông tin mang tính chất bàn luận, giáo dục, tranh luận. Một số sự kiện này trong nhóm này bao gồm: hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ khai giảng,…

3. Sự kiện tiếp thị

Marketing event là những sự kiện được triển khai nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu, tiếp thị sản phẩm, thu hút sự quan tâm chú ý và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Bao gồm: lễ ra mắt sản phẩm, hội chợ, lễ khai trương, khánh thành, lễ khởi công,….

4. Sự kiện tri ân, khen thưởng

Gratitude event được tổ chức nhằm vinh danh những tập thể, cá nhân xuất sắc đã có đóng góp lớn cho tổ chức, doanh nghiệp. Thông thường, những sự kiện nằm trong nhóm này thường là lễ tưởng niệm, lễ trao giải, lễ tri ân,…

Tìm hiểu thêm: Kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo

Quy trình tổ chức chương trình sự kiện được xem là yếu tố then chốt, giúp người quản lý bao quát toàn bộ quá trình triển khai thực hiện, đồng thời giúp cho các bộ phận trong ekip tổ chức sản xuất phối hợp ăn ý, nhịp nhàng với nhau hơn khi triển khai thực hiện. Mỗi chương trình khác nhau lại có một cách thức tổ chức riêng, nhằm làm nổi bật một ý tưởng riêng và nhắm đến đối tượng chuyên biệt. Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình để tổ chức một sự kiện sẽ vẫn bao gồm những bước sau:

1. Xác định thông tin sự kiện

Việc xác định thông tin sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi khi biết thông tin về sự kiện thì sẽ giúp cho đơn vị tổ chức những công đoạn sau như lên kế hoạch, ý tưởng, chủ đề cho toàn bộ chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khác nhau thì sẽ có những đặc trưng, mục tiêu và yêu cầu riêng chính vì thế mà trước khi đó cần phải tìm kiếm những thông tin của sự kiện cụ thể là những thông tin như sau: 

• Loại hình sự kiện là gì? Quy mô sự kiện như thế nào? 
• Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì? 
• Đối tượng khách mời tham gia sự kiện là những ai và số lượng khách mời tham gia là bao nhiêu?
• Thời gian tổ chức là vào lúc nào? 
• Địa điểm được chọn tổ chức là địa điểm nào?
• Ngân sách mà ban tổ chức đưa ra cho chương trình sự kiện này là gì?

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng sự kiện được coi là linh hồn của sự kiện đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Yếu tố này sẽ góp phần vào sự thành công của chương trình. Khi có ý tưởng độc đáo mới lạ và khác biệt với những ý tưởng cũ sẽ tạo những ấn tượng mạnh mẽ cho các khách mời tham dự sự kiện. Đương nhiên khi sự kiện tạo được ấn tượng sẽ tạo được sự thành công và tạo được tiếng vang với các khách mời tham gia và những khách hàng tiếp cận nhờ hoạt động truyền thông sau này. Một số ý tưởng tổ chức sự kiện hay mà bạn có thể tham khảo gồm: 

• Ý tưởng sự kiện theo phong cách Pool party
• Ý tưởng sự kiện theo phong cách bãi biển
• Ý tưởng tổ chức theo phong cách Lễ trao giải
• Ý tưởng tổ chức theo phong cách Dạ tiệc sang trọng
• Ý tưởng sự kiện theo phong cách tiệc teabreak
• Ý tưởng sự kiện theo phong cách Bữa tiệc ánh sáng
• Ý tưởng tổ chức theo phong cách Lễ ra mắt sản phẩm
• Ý tưởng tổ chức theo phong cách Ca nhạc
• Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách team building kết hợp gala dinner

Đừng bỏ lỡ: Top 15 ý tưởng sự kiện sáng tạo ấn tượng HOT nhất 2024

3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Nếu như ý tưởng chính là linh hồn của chương trình sự kiện thì những kịch bản chính là yếu tố cốt lõi giống như xương sống để mọi hoạt động diễn ra theo khung đó đều suôn sẻ đúng quy trình. Kịch bản chương trình hấp dẫn sẽ lôi cuốn được những người khách mời muốn tham gia ngay từ những phút giây đầu tiên. Chính vì thế mà người viết kịch bản cần phải mang vào đó sự sáng tạo đồng thời nằm bắt được thông điệp chính xuyên suốt tổng thể chương trình.

Trong đó cũng cần xác định được những rủi ro sẽ có thể xảy ra và cách xử lý sao cho linh hoạt nhất. Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện thường sẽ có tinh chất và mục đích khác nhau điều này có nghĩa là mỗi loại hình cần phải có một kịch bản khác nhau phù hợp nhất với chương trình. Các kịch bản sẽ có kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt, kịch bản sản phẩm, kịch bản tổ chức tất niên, kịch bản tri ân khách hàng,… nên bạn sẽ cần phải linh hoạt để tạo được điểm nhấn cũng như cách triển khai công việc một cách hiệu quả nhất. 

4. Lập bảng phân chia nhân sự

Bước quan trọng để giải quyết hết những công việc diễn ra trong sự kiện một cách hiệu quả nhất thì bạn sẽ cần phải đưa ra được một bảng phân công công việc cụ thể nhất dành cho nhân sự. Nhân sự sẽ cần được phân công những công việc phù hợp nhất để tăng hiệu quả cho công việc. Bạn sẽ cần phải yêu cầu nhân sự thực hiện theo đúng với bảng phân công công việc một cách nghiêm túc đồng thời phải có trách nhiệm với công việc. Bảng phân công công việc sẽ gồm có: nhân sự thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, MC, điều hành,…

5. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Sau khi đã có kịch bản cũng như bản phân công công việc cụ thể thì sẽ tới bước là thi công các hạng mục chuẩn bị trước sự kiện. Mỗi hạng mục mà nhân sự phụ trách sẽ cần phải được hoàn thành thật tốt tránh những sai sót không đáng có. Đồng thời trước khi tiến hành thi công cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho mỗi hạng mục. Các thiết bị cơ bản gồm có: 

• Thiết bị dàn dựng sân khấu
• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại 
• Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy khuấy động sự kiện 
• Xin giấy phép tổ chức
• Gửi thiệp mời đến khách mời
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

6. Chạy thử các hạng mục

Sau khi đã setup sân khấu thì sẽ tới công đoạn chạy thử chương trình. Việc chạy thử các công việc sẽ giúp cho ban tổ chức phát hiện ra những sai sót để giải quyết ngay trước khi chương trình thực sự diễn ra. Các hoạt động diễn ra theo đúng như những gì trong kịch bản như chương trình đang diễn ra. Trong lúc này khi có những vấn đề xảy ra hãy giải quyết nhanh chóng nhất nhé.

7. Tiến hành

Khi đã đảm bảo rằng chương trình đã có thể diễn ra thì sẽ tới lúc chương trình thực sự diễn ra gồm có: 

• Tổ chức tiếp đón khách mời và mời họ check-in sự kiện 
• Khai mạc sự kiện 
• Điều hành các hoạt động diễn ra theo đúng như kịch bản
• Phục vụ ăn uống (nếu có) 
• Hỗ trợ các hoạt động trò chơi, gameshow, bốc thăm trúng thưởng,..

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì bạn cần phải theo sát tiến độ thực hiện cũng như kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian diễn ra, đảm bảo an toàn vệ sinh để sự kiện có thể diễn ra thành công mà hạn chế được sự cố xảy ra. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ giúp tạo sự thành công và gây được ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu như trong suốt quá trình thi công sẽ có phương án thay thế kịp thời.

8. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình sự kiện đã hoàn toàn kết thúc và khách mời đã ra về hết thì đội ngũ nhân sự tổ chức đã được phân công sẽ tiến hành dọn dẹp, thu dọn vật dụng, đồ đạc và bàn giao lại địa điểm tổ chức cho nhà cung cấp. 

9. Quyết toán các chi phí trong và phát sinh

Sau khi sự kiện kết thúc và thu dọn toàn bộ cũng là lúc cần phải quyết toán chi phí cho các nhà cung cấp, đối tác, giải quyết chi phí phát sinh và công tác phí cho toàn bộ nhân sự hỗ trợ sự kiện.

10. Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn nên chuẩn bị một số phiếu đánh giá dành cho những khách mời tham gia sự kiện. Bạn hãy tổng kết và xem xét những phản hồi từ phía khách hàng để có thể nắm được những điều đã làm tốt và chưa làm tốt. Từ đây có thể đánh giá được chương trình có diễn ra hoàn hảo chưa tiến được tới mục tiêu đã đạt ra được chưa từ đó sẽ rút ra những kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện tiếp theo. 

Tham khảo thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Những lưu ý trước khi tổ chức sự kiện

1. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là vấn đề cực kỳ quan trọng thậm chí là quan trọng nhất mà khi tổ chức chương trình sự kiện cần phải lưu ý. Bạn nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện gần với công ty, doanh nghiệp để đảm bảo rằng khách mời có thể tới tham dự một cách dễ dàng. Đồng thời cũng cần phải đảm bảo cơ sở vật chất và an ninh của địa điểm nó đáp ứng được nhu cầu và sự an toàn cho sự kiện. Những nhân sự của địa điểm đó cũng sẽ cần phải chuyên nghiệp để phục vụ cho sự kiện tốt nhất. Đặc biệt điều quan trọng nhất là địa điểm tổ chức sẽ phải có chỗ để xe rộng rãi cho các khách mời tham dự sự kiện.

2. Thời gian setup sự kiện

Sau khi tổ chức sự kiện thì bạn sẽ cần phải quan tâm tới thời gian setup hạng mục sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Thường thì những đơn vị cung cấp địa điểm sẽ cho chúng ta tới trước khoảng nửa ngày tới 1 ngày để setup và trang trí các hạng mục. Tuy nhiên hãy cố gắng tới sớm nhất để có thể có nhiều thời gian tổ chức để tránh việc tới quá gần sẽ khiến thời gian setup bị vội vàng. Chính vì thế hãy luôn chủ động hỏi trước đơn vị thuê địa điểm để tránh trường hợp vội vàng không kịp setup bạn nhé.

3. Điều kiện thời tiết khi diễn ra sự kiện

Thời tiết là yếu tố ảnh hưởng vô cùng lớn tới sự kiện bởi nếu thời tiết xấu sẽ khiến sự kiện bị thất bại. Ngoài ra nếu tổ chức sự kiện vào trời mưa hoặc trời lạnh thì tốt nhất không nên tổ chức những sự kiện ngoài trời. Điều mà bạn cần phải làm khi tổ chức sự kiện trong các mùa có thời tiết không tốt thì trong thời điểm này bạn hãy cố gắng tìm kiếm một địa điểm tổ chức trong nhà hoặc những địa điểm có mái che để đảm bảo các sự kiện có thể diễn ra mà không gặp những khó khăn.

Bên cạnh đó cũng nên theo dõi thời tiết để lựa chọn được ngày tổ chức sự kiện khác phòng hờ ngày trước đó gặp phải bất lợi. Nên mang theo một số dụng cụ bảo vệ để giúp bảo vệ những thiết bị phục vụ chương trình.

4. Cơ sở vật chất của nơi tổ chức sự kiện

Cơ sở vật chất cũng là một trong những lưu ý mà khi tổ chức sự kiện bạn cần phải quan tâm nó cũng ảnh hưởng rất nhiều tới sự thành công cho sự kiện đó nhé. Chính vì vậy mà trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn sẽ cần phải liên hệ trước với những địa điểm thuê để khảo sát trước các dịch vụ trước khi quyết định chọn. Bạn sẽ có thể nắm được cơ sở vật chất và có phương án dự phòng phù hợp. 

5. Sự phối hợp giữa các bộ phận 

Sự phối hợp đồng bộ giữa tất cả các bộ phận tổ chức sự kiện sẽ làm cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Chính vì vậy mà để sự kiện có thể diễn ra thành công nhất thì từ bộ phận âm thành, đạo diễn, sân khấu, người dẫn chương trình,… phải phối hợp một cách nhuần nhuyễn nhất. Cách truyền đạt thông tin giữa các bộ phận đó là “bộ đàm”. Bạn có thể chia cho các trưởng bộ phận những chiếc bộ đàm để họ tiện trao đổi với sự trơn tru trong các hoạt động sự kiện.

6. Người nổi tiếng tham gia sự kiện

Sự có mặt của những người có sức ảnh hưởng trong sự kiện sẽ góp phần giúp cho sự kiện thêm phần hấp dẫn và thu hút hơn đồng thời còn có thể dễ dàng làm tăng sự ấn tượng đối với những khách mời tham dự. Tuy nhiên, người nổi tiếng họ sẽ có lịch trình làm việc khá bận rộn vậy nên các đơn vị tổ chức cần phải liên hệ trước để tránh được trường hợp không mời được họ. Tình trạng người nổi tiếng tới muộn hoặc tới quá giờ biểu diễn hoặc không thực hiện giống như trao đổi ban đầu cực kỳ dễ xảy ra. Chính vì thế mà cần phải dự trù trước được những tình huống có thể xảy ra để xử lý kịp thời nhất. 

7. Chuẩn bị rủi ro

Ngoài những lưu ý khi tổ chức sự kiện nêu trên, bạn cần phải nghĩ tới những phương án giải quyết rủi ro. Bạn cũng cần phải phòng trừ tất cả những trường hợp để có thể giải quyết sự cố nhanh chóng nhất. Bạn không được xem nhẹ bất kể một chi tiết nào trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Bởi có thứ tưởng chừng như đơn giản thế nhưng lại ảnh hưởng cực kỳ lớn tới sự thành bại của sự kiện. Đây là một trong những điều mà ai cũng cần phải lưu ý. Để sự kiện diễn ra thành công mà bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng mọi thứ. Ngoài việc dự đoán trước những rủi ro bạn cần phải đưa ra những phương án khắc phục và để kiểm soát tình hình tốt hơn.

Bạn có biết: Top 10 công ty tổ chức sự kiện HCM uy tín nhất hiện nay

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện tốt nhất

LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sự kiện. Trong suốt quá trình hoạt động, chúng tôi đã có cơ hội làm việc, hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ, cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình chuyên nghiệp với mức chi phí phù hợp nhất. Chính vì thế, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện ấn tượng và thành công nhất:

• Ý tưởng sáng tạo, concept độc lạ
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại
• Thiết kế 3D, thi công sân khấu theo yêu cầu
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7

LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM