Tổ chức lễ khai trương: Kế hoạch, kịch bản, lưu ý khi tổ chức

Tổ chức lễ khai trương được biết đến như một sự kiện lớn của doanh nghiệp, đánh dấu sự khởi đầu cho sự phát triển trong tương lai. Một khởi đầu suôn sẻ, thuận lợi sẽ mang đến nhiều may mắn cho hoạt động làm ăn, kinh doanh sau này. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của LuxEvent để được hướng dẫn chi tiết. 

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Tổ chức lễ khai trương là gì?

Tổ chức lễ khai trương (grand opening) là một sự kiện được tổ chức nhằm đánh dấu sự ra đời của một cửa hàng, doanh nghiệp, thương hiệu. Trong tiếng Hán, “khai” có nghĩa là khởi đầu, “trương” có nghĩa là lớn mạnh. Chính vì thế, khai trương được tổ chức như một sự kiện đánh dấu sự khởi đầu thuận lợi cho công việc kinh doanh. “Đầu xuôi đuôi lọt” – khi sự kiện khai trương tổ chức thành công, đó sẽ là bước đệm giúp cửa hàng, doanh nghiệp phát triển hơn nữa, ngày càng thành công, phát đạt. 

Thông thường, trong sự kiện khai trương sẽ có hoạt động múa lân rồng như một nghi thức để xua đuổi những điều xấu, cùng với đó là hoạt động cắt băng khai trương để mang đến điều may mắn cho hoạt động kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu, khả năng tài chính của chủ cửa hàng, doanh nghiệp mà sự kiện khai trương có thể được tổ chức lớn hoặc tổ chức đơn giản. Cũng từ đó, các hạng mục chuẩn bị cho sự kiện cũng được cân nhắc sao cho phù hợp với quy mô, tính chất sự kiện đó.

Kế hoạch quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp 

1. Xác định chủ đề 

Với mỗi sự kiện khai trương, trước khi có kế hoạch chuẩn bị cho việc triển khai các hoạt động khác, bạn cần xác định được chủ đề sự kiện. 

Đối với sự kiện khai trương hoặc các sự kiện thông thường khác, việc xác định chủ đề sự kiện rất quan trọng, đóng vai trò định hướng và ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động khác khi triển khai sự kiện. Thế nhưng, trên thực tế, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện lại không quan tâm đến chủ đề sự kiện, khiến cho sự kiện đó không có chủ đề riêng, không có màu sắc riêng và không gây được ấn tượng với khách mời tham gia sự kiện. Chính điều này sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện của bạn. 

Chủ đề sự kiện thường sẽ gắn liền với với văn hóa, với hình ảnh thương hiệu, với đặc trưng ngành nghề mà cửa hàng, doanh nghiệp đang hướng đến. Sự khác biệt đến từ trong văn hóa và cách nhìn nhận vấn đề của mỗi chủ doanh nghiệp. Và, chỉ khi có sự khác biệt, sự kiện khai trương mới có thể gây được ấn tượng, tiếng vang và trở thành một sự kiện marketing hiệu quả cho doanh nghiệp ngay từ ngày đầu tiên xuất hiện trên thị trường. 

2. Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức

Tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của một cửa hàng, doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua việc tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cũng mong muốn quảng bá hình ảnh thương hiệu nhằm thu hút sự chú ý, quan tâm của đối tượng khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, để làm được điều đó không phải dễ dàng. Bạn cần xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức sáng tạo, chuyên nghiệp và ấn tượng. 

• Ý tưởng tổ chức: Ý tưởng tổ chức sự kiện hay còn được gọi là concept sự kiện, cách triển khai hoạt động trong sự kiện một cách tối ưu nhất, sáng tạo nhất và chuyên nghiệp nhất. Khi tổ chức sự kiện, bạn phải xác định rõ ý tưởng để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện. Các hạng mục cần thực hiện khi lên ý tưởng tổ chức như sau: concept tổng thể chương trình là gì, tổ chức sự kiện như thế nào (Nội dung cơ bản, cách triển khai,…), trang trí sự kiện (sân khấu, không gian, backdrop,…). Càng xác định chi tiết, rõ ràng, càng giúp sự kiện dễ triển khai thành công hơn. 
• Kịch bản tổ chức: Kịch bản là xương sống, là linh hồn của một sự kiện khai trương. Kịch bản giúp định hướng phát triển các nội dung của một sự kiện, giúp tạo ra điểm nhấn thu hút khán giả, đồng thời giúp cho ekip dễ dàng theo dõi sự kiện, bám sát tiến trình sự kiện. 

3. Dự phòng rủi ro

Phương án dự phòng rủi ro được xác định từ trước giúp sự kiện được diễn ra một cách trơn tru hơn, thuận lợi hơn. Thế nhưng, trên thực tế, nhiều đơn vị khi tổ chức lễ khai trương lại chưa tính toán được vấn đề này. Chính vì thế mà khi có vấn đề xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện, công tác xử lý các vấn đề còn chậm chạp, thiếu tính chuyên nghiệp và gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia sự kiện. 

Những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện như: yếu tố thời tiết, mất điện, sự cố sân khấu, sự cố âm thanh, ánh sáng,..

Khi tổ chức sự kiện, bạn cần xây dựng kế hoạch với những phương án dự phòng rủi ro mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh hơn, nhạy bén hơn, quá trình khắc phục vấn đề cũng đơn giản và bớt lúng túng hơn. 

4. Ngày tổ chức 

Theo quan niệm của người phương Đông, việc chọn ngày để tổ chức sự kiện khai trương rất quan trọng. Ngày được chọn phải phù hợp với tuổi của chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhằm mang đến sự may mắn cho hoạt động kinh doanh sau này. 

Ngoài ra, những ngày: Tốc Hỷ (ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09), ngày Đại cát (mang lại điều tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ), ngày Đại an (ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài) sẽ phù hợp nhất để tổ chức sự kiện khai trương. Bên cạnh đó, có những ngày xấu, mang đến điều xui xẻo, nên tránh như: Tam Nương, Xích Khẩu, Không Vong. Cẩn thận hơn, bạn nên tham khảo ý kiến của thầy tử vi trước khi tiến hành chọn ngày tổ chức khai trương.

5. Kế hoạch truyền thông 

Để hoạt động truyền thông diễn ra hiệu quả, bạn cần xây dựng kế hoạch và thời gian cụ thể cho từng công việc. Tùy theo quy mô của từng sự kiện, việc triển khai kế hoạch sẽ khác nhau. Cụ thể, với hoạt động truyền thông cho sự kiện khai trương, bạn nên chia kế hoạch truyền thông làm 3 giai đoạn: Trước, trong và sau sự kiện.

• Trước sự kiện: triển khai truyền thông qua website, fanpage, phát tờ rơi, treo banner quảng cáo,…
• Trong sự kiện: Mời KOL đến tham dự sự kiện, livestream để thu hút sự quan tâm của công đồng
• Sau sự kiện: Đăng tải hình ảnh, video lên các trang mạng xã hội của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Truyền thông sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

6. Lên danh sách khách mời

Đối với việc lên danh sách khách mời, bạn cần triển khai sớm và gửi thư mời sớm nhất có thể. Để đảm bảo không bỏ sót khách mời quan trọng, bạn cần rà soát lại nhiều lần, kiểm tra lại danh sách. Khi đã chắc chắn không bỏ sót bất kỳ khách mời quan trọng nào. Đồng thời, để thu hút thêm khách hàng đến tham gia và trải nghiệm dịch vụ khi khai trương cửa hàng, bạn nên đăng tải giấy mời online, chạy quảng cáo kèm thêm ưu đãi hấp dẫn. 

7. Chuẩn bị lễ cúng khai trương

Đây là một nghi lễ không thể thiếu khi tổ chức sự kiện khai trương. Lễ cúng khai trương được chuẩn bị một cách đầy đủ, chu đáo. Các lễ vật cúng khai trương sẽ được bày biện chỉn chu trên mâm cỗ, đặt trên bàn kèm theo bát nhang và hoa lễ. Dưới đây là một số gợi ý về lễ vật cần chuẩn bị khi cúng khai trương:

Đây là các vật phẩm cần thiết cho một mâm cỗ cúng khai trương: 

• 3 nén nhang rồng phụng
• 2 cây nến/đèn cầy
• 1 lọ hoa cúc/đồng tiền
• Mâm ngũ quả
• 1 đĩa trầu cau
• 1 bộ vàng mã cúng khai trương
• 3 chén nước, 3 bát chè, 3 đĩa xôi
• Gà luộc/đầu heo/heo sữa quay
• 3 chén nước, 3 bát chè, 3 đĩa xôi
• Gà luộc/đầu heo/heo sữa quay
• 1 đĩa trầu cau
• 1 bộ vàng mã 
• 3 ly rượu trắng
• Bánh kẹo
• 1 đĩa gạo
• 1 đĩa muối trắng

Tùy theo khả năng kinh tế, tài chính của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp mà mâm lễ vật sẽ được chuẩn bị sẽ khác nhau. Không quan trọng ít hay nhiều, chỉ cần bạn thực sự thể hiện lòng thành của mình đối với bề trên. Mâm lễ vật được đặt ở ngay chính giữa cửa ra vào của cửa hàng, văn phòng. Đừng quên chuẩn bị văn khấn chu đáo để quá trình cúng khai trương diễn ra thuận lợi nhất. 

8. Tổ chức sự kiện khai trương

Theo phân công công việc từ trước, các bộ phận sẽ thực hiện setup và tổ chức chương trình. Quá trình này luôn được giám sát bởi điều hành sự kiện để đảm bảo cho mọi hoạt động được diễn ra thuận lợi nhất. Đồng thời, trong quá trình giám sát, nếu phát hiện những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, cần nhanh chóng đưa ra phương án xử lý, từ đó đảm bảo tiến độ sự kiện, mang đến sự kiện thành công như mong đợi. 

Khi sự kiện kết thúc, tất cả tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm. Sau 1-2 ngày, buổi họp tổng kết sẽ được thực hiện nhằm đánh giá mức độ thành công và nghiệm thu, giải ngân nếu có. 

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương

Kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm: kịch bản timeline, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật

1. Kịch bản timeline

Kịch bản timeline là dạng kịch bản tổng quát nhất, bao gồm: thời gian, các hoạt động diễn ra trong sự kiện, bộ phận chịu trách nhiệm, ghi chú,… để tất cả mọi người trong ekip nắm được thông tin về sự kiện khai trương. Các hoạt động thông thường cần có khi xây dựng kịch bản sự kiện khai trương bao gồm:

•  Đón tiếp khách mời
• Các tiết mục văn nghệ, giải trí
• Giới thiệu doanh nghiệp
• Giới thiệu thành phần tham dự
• Phát biểu khai mạc
• Cắt băng khai trương, múa lân 
• Văn nghệ, mini game và trò chơi bốc thăm trúng thưởng
• Chương trình trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
• Bế mạc chương trình, chụp ảnh lưu niệm
• Hướng dẫn khách ra về

2. Kịch bản MC

Khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện, bạn nên chuẩn bị phần lời dẫn cụ thể cho MC theo timeline đã xây dựng trước đó. Lời dẫn đi kèm với các hoạt động để MC dễ theo sát và thực hiện chuẩn xác hơn. 

3. Kịch bản kỹ thuật

Kịch bản này dành cho bộ phận kỹ thuật. Để xây dựng kịch bản này, cần có sự phối hợp ăn ý giữa người quản trị và bộ phận âm thanh ánh sáng. Nội dung của kịch bản này bao gồm: tên tiết mục, thời gian tiết mục, ân thanh – ánh sáng cho từng đoạn, màn hình trình chiếu, đạo cụ,…

Lưu ý gì khi tổ chức sự kiện khai trương

1. Nên có chương trình ưu đãi khai trương

Sự kiện khai trương là một trong những hoạt động đầu tiên của cửa hàng, doanh nghiệp. Do đó, hoạt động này càng tạo nên tiếng vang, càng thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng thì càng thành công. 

Vậy nên, để làm được điều đó, bạn có thể tạo chương trình ưu đãi khai trương, kèm theo những khuyến mãi, quà tặng hấp dẫn cho khách hàng đến tham gia sự kiện, trải nghiệm sản phẩm dịch vụ. Chương trình ưu đãi cần được lên kế hoạch sớm để tích hợp cùng hoạt động truyền thông, từ đó tạo ra hiệu ứng tốt hơn cho sự kiện khai trương. 

2. Xin giấy phép tổ chức

Khi tổ chức một sự kiện nào đó, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép tổ chức. Bởi lẽ, theo luật pháp Việt Nam, với sự kiện khai trương có sự tham gia của 3 người trở lên, được tổ chức ở không gian ngoài trời và có sự góp mặt của ca sĩ, nhóm nhạc biểu diễn thì phải xin giấy phép tổ chức từ Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. 

Trước sự kiện khoảng 10-20 ngày, bạn cần trình thủ tục xin giấy phép tổ chức. Thủ tục bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
• Kịch bản nội dung sự kiện.
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Lưu ý: 

• Nếu có chương trình bốc thăm trúng thưởng, cần được sự cho phép của Sở Công Thương
• Nếu mời ca sĩ từ nước ngoài về Việt Nam, cần phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sĩ
• Tất cả các loại giấy tờ phải có dấu giáp lai

3. Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp

Để có một sự kiện khai chương hoành tráng, chỉn chu và chuyên nghiệp, bạn cần lựa chọn địa chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi lẽ, khi mà bên phía doanh nghiệp, nhà hàng chưa có đội ngũ chuyên tổ chức sự kiện, rất khó để xây dựng kế hoạch, kịch bản và tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp. Thay vào đó, đội ngũ tổ chức dịch vụ từ các agency, với những nhân sự giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn có được một chương trình hoàn thiện nhất.

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện khai trương trọn gói chuyên nghiệp

LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện bao gồm tổ chức lễ khai trương. Trong suốt quá trình hoạt động, LuxEvent đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện khai trương co các doanh nghiệp trải dài từ những doanh vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp lớn trên khắp lãnh thổ Việt Nam. LuxEvent cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói bằng việc lập kế hoạch một cách chi tiết, kỹ lưỡng đảm bảo rằng mọi công đoạn đều được vận hành một cách khoa học để sự kiện của khách hàng diễn ra thành công và suôn sẻ. LuxEvent hiểu được tầm quan trọng của lễ khai trương, chính vì vậy mỗi sự kiện đều được chúng tôi chau chuốt, chỉn chu từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình.

LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp.

Bài viết trên đây là tất cả thông tin về tổ chức lễ khai trương bao gồm việc xây dựng kế hoạch và mẫu kịch bản để bạn có thể tham khảo cho sự kiện khai trương thành công hiệu quả. Nếu còn đang phân vân tìm kiếm một đơn vị tổ chức khai trương, bạn hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM