Việc có sẵn một kịch bản khai trương chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo sự kiện của mình được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Lễ khai trương sẽ tạo tiền đề cho của bạn và qua đó đem tới ấn tượng tốt đối với khách hàng. Vậy nên bạn cần ghi điểm với khách hàng ngay từ ngày đầu tiên ngày khai trương. Thấu hiểu được tầm quan trọng của việc này, LuxEvent xin đem đến cho bạn những thông tin bổ ích về kịch bản khai trương cũng như cách để có một buổi khai trương thành công mỹ mãn.
Kịch bản khai trương là gì?
Một kịch bản khai trương đầy đủ sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ một cách chi tiết, từ quy trình tổ chức sự kiện đến nhân lực chịu trách nhiệm từng công việc. Nhờ đó, mọi việc diễn ra trơn tru, thuận lợi và hiệu quả hơn.
Việc xây dựng kịch bản khai trương không chỉ thú vị mà còn yêu cầu bạn lên kế hoạch cẩn thận để buổi lễ diễn ra thành công. Đây chỉ mới là bước khởi đầu của hành trình kinh doanh, vì vậy việc hiểu rõ cách hoàn thành từng công việc là rất quan trọng.
Bạn sẽ cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu khai trương: Quyết định cách bạn muốn buổi lễ diễn ra và những kết quả bạn mong muốn đạt được.
- Lắng nghe lời khuyên: Nhận gợi ý từ nhiều nguồn khác nhau về tầm quan trọng của khai trương, cách tổ chức, cách quảng bá.
- Chọn phương án phù hợp: Chọn những ý tưởng và chiến lược phù hợp nhất với của bạn, loại bỏ những điều không cần thiết.
- Hỗ trợ chuyên nghiệp: Nếu cảm thấy quá phức tạp, bạn có thể nhờ đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như LuxEvent, cam kết đem đến kết quả hoàn hảo, vượt cả sự mong đợi của bạn và khách mời.
Hướng dẫn lên kịch bản khai trương
Sau khi hiểu kịch bản khai trương, bước tiếp theo là lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:
Bước 1. Đặt ngân sách cho ý tưởng khai trương của bạn
Là chủ của một công ty, việc quản lý ngân sách hợp lý là điều cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn luôn được duy trì và ổn định. Nếu như đây là công ty đầu tiên của bạn, và bạn đang không có nhiều nguồn tiền sẵn, hãy chỉ chi tiêu cho những khoản thực sự cần thiết cho sự kiện khai trương lần này được. Hãy bắt đầu bằng cách tạo ra một bảng ngân sách cho buổi khai trương.
Một số khoản chi phí bạn có thể áng chừng và kiểm soát được bao gồm:
- Chi phí trang trí không gian buổi tiệc khai trương
- Quà tri ân dành cho khách mời và khách hàng
- Quà bốc thăm may mắn
- Sản phẩm mẫu dùng thử (tùy vào sản phẩm kinh doanh)
- Văn nghệ giải trí
- Chi phí quảng cáo, tăng độ nhận diện cho sự kiện
Nếu ngân sách của bạn không cho phép bạn thực hiện mọi điều mình muốn, hãy cố gắng ưu tiên các mục cần thiết hoặc nghĩ ra phương án thay thế tiết kiệm hơn.
- Mặc dù bạn không có khả năng thuê ca sĩ, diễn viên, KOL nổi tiếng, thế nhưng một ca sĩ tự do cũng là một phương án tối ưu dành cho bạn.
- Nếu như chi phí in quảng cáo, tờ rơi đắt đỏ thì hãy thử tìm đến những phương án quảng cáo kỹ thuật số hay kể cả là các phương pháp để được quảng cáo miễn phí.
Bước 2. Chọn ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương
Trọng tâm của sự kiện lần này là để cho phép khách hàng được trở thành những người sớm nhất trải nghiệm các sản phẩm ,dịch vụ mà bạn cung cấp. Ngoài ra, tại buổi tiệc khai trương cũng có các sự kiện bên lề nhằm thu hút mọi người cũng như để lại dấu ấn trong lòng khách hàng. Hãy xem xét các loại sự kiện nào phù hợp với công ty cũng như ngân sách của bạn. Một số ý tưởng khai trương cho sự kiện sắp tới chúng tôi đề xuất cho bạn bao gồm:
- Giảm giá sản phẩm
- Chuẩn bị các tiết mục giải trí
- Tea break
- Cắt băng khánh thành
- …
Bước 3. Lên lịch cho sự kiện khai trương
Sẽ thật hào hứng để có thể bắt tay vào công việc kinh doanh của mình, nên mọi người thường có tâm lý muốn ngày này đến hàng nhanh càng tốt. Nhưng đừng vội tổ chức nếu bạn vẫn chưa sẵn sàng cho chuỗi hoạt động hôm đó. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi chọn ngày diễn ra để kịp làm mọi thứ trước ngày khai trương.
- Khi bạn chọn một ngày quá sát, hãy dự đoán những công việc có thể bị ảnh hưởng do thời gian không đủ này. Đó có thể là chưa kịp quảng bá sự kiện, chưa thống nhất được với bên cung cấp tiệc,…
- Nếu như bạn thuê người thiết kế buổi khai trương từ các công ty thì hãy chắc chắn rằng bạn đã báo với họ ngày tổ chức trước khi ký kết hợp tác đôi bên.
Bước 4. Chuẩn bị nhân lực hỗ trợ sự kiện khai trương
Hãy tuyển dụng nhân viên trước khi doanh nghiệp được khai trương để bạn có thời gian đào tạo nhân sự của mình.
- Cung cấp, rèn luyện cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết để hỗ trợ công ty khi đi vào kinh doanh.
- Cho nhân viên một khoảng thời gian để tìm hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ bên bạn cũng như hiểu được cách thức sử dụng các thiết bị hỗ trợ công việc của mình.
Bước 5. Xin giấy phép hoạt động cần thiết
Ngay khi có ý tưởng cho việc kinh doanh, hãy chắc chắn rằng bạn đã có đầy đủ những giấy phép hoạt động cần thiết để vận hành doanh nghiệp của mình một cách hợp pháp.
Hãy tìm tới những cá nhân có kiến thức về mảng này để nhờ họ giúp đỡ bạn hoàn thành giấy tờ, thủ tục cần thiết. Từ đó đảm bảo đến ngày khai trương mọi thứ đều đã sẵn sàng và được chấp thuận hợp pháp. Nếu bạn không để tâm đến những giấy tờ này, thì sự kiện hay nghiêm trọng hơn đó là công ty của bạn có thể bị dẹp bỏ vì vi phạm luật.
Bước 6. Thiết kế không gian của sự kiện khai trương
Không gian của buổi tiệc khai trương nên được trang trí khác đi so với bình thường. Bạn cần đảm bảo được bằng mọi thứ đều được sắp xếp một cách khoa học, có tính thẩm mỹ trong sự kiện khai trương này.
- Xem xét về không gian lối đi phù hợp cho đoàn khách tham gia tiệc sao cho thuận tiện nhất.
- Vị trí đặt sân khấu, vị trí khách mời,… cũng cần được xem xét kỹ càng.
Thông thường sự kiện khai trương sẽ được tổ chức mở rộng ra khu vực vỉa hè, vậy nên hãy chắc rằng bạn đã thiết kế chỗ để xe phù hợp cho khách hàng. Đừng để đến lúc đó sự kiện bị ảnh hưởng chỉ vì hết chỗ để xe hay quá đáng hơn là khách phải tự tìm chỗ để xe.
Bước 7. Xác nhận số lượng hàng hóa
Điều ai cũng muốn vào ngày khai trương doanh nghiệp của mình chắc chắn là có thể bán được nhiều hàng nhất có thể.
- Hãy dự trù trước xem sẽ có bao nhiêu người tham gia vào buổi khai trương của bạn, từ đó chuẩn bị số lượng hàng hóa, nguyên liệu phù hợp.
- Đừng quên xem xét đến cả những thứ phụ bên ngoài như túi đựng hàng, biên lai hóa đơn, giấy ăn hay các vật dụng hỗ trợ cho mặt hàng của bạn.
- Bạn cần bố trí kho hàng của mình sao cho thật thông minh và hợp lý, nhằm giúp việc tìm kiếm hay bổ sung nguyên liệu có thể diễn ra trong thời gian ngắn nhất. Ngay trong ngày khai trương mà đã để khách đợi chờ thì quả thực đó là điều không nên đâu.
Bước 8. Lên các kế hoạch dự trù
Mỗi sự kiện đều có thể diễn ra khác với hoạch định ban đầu của bạn, dù cho bạn đã chuẩn bị tốt chắc chắn mọi khâu. Bởi đây là một sự kiện đông người, và bạn sẽ không thể ngăn chặn mọi sự việc ngoài mong đợi xảy ra. Nhưng việc lường trước các vấn đề có thể xảy ra sẽ giúp bạn tránh được rắc rối lớn hoặc nhanh chóng giải quyết vấn đề, tránh làm ảnh hưởng tới buổi lễ.
- Ví dụ, nếu như buổi khai trương của bạn tổ chức ngoài trời, hãy chắc rằng bạn đã xem xét tới vấn đề thời tiết ngộ nhỡ không như bạn mong muốn.
- Hay nếu sự kiện của bạn được sự đón nhận của nhiều người, gấp đôi số lượng bạn dự kiến thì bạn sẽ làm như nào.
Xem xét qua thử mọi trường hợp xảy ra dù xấu hay tốt và lên kế hoạch giải quyết chúng sẽ giúp sự kiện của bạn được đảm bảo sự trơn tru, đem lại thành công cho sự kiện.
Bước 9. Lên kế hoạch quảng bá khai trương
Cần cố gắng xây dựng, quảng bá thương hiệu cũng như về sự kiện khai trương lần này của bạn ra càng rộng rãi càng tốt.
- Có thể lựa chọn tuyên truyền trên trang web hay các nền tảng mạng xã hội tùy vào chi phí bạn có thể bỏ ra.
- Thường xuyên đăng tải những bức ảnh hậu trường của buổi khai trương cũng như quá trình thành lập công ty.
- Nếu như bạn mở nhà hàng, hãy thử úp mở về các món ăn mình sẽ phục vụ tại buổi khai trương. Qua đó giúp mọi người biết tới và quan tâm hơn tới sự kiện khai trương này của bạn. Hãy sáng tạo ra một câu slogan hoặc hashtag phù hợp cho sự kiện lần này của bạn và dùng nó xuyên suốt quá trình quảng bá sự kiện.
Bước 10. Triển khai cách thức tham gia
Những sự kiện khai trương đa số đều được mở cửa tự do tham gia, nhưng cũng có những sự kiện cần phải đăng ký trước. Tùy vào quy mô cũng như tính chất kinh doanh của doanh nghiệp mà hãy xem xét kỹ về vấn đề này.
- Bạn muốn sự kiện của mình được đảm bảo về khách tham dự, hay là bất cứ ai đều có thể tham dự? Điều này sẽ giúp bạn có được các bước để quản lý sự kiện tốt hơn.
- Việc mời người nổi tiếng hay những nhân vật được chú ý trong xã hội cũng sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên thu hút hơn với mọi người. Đôi khi việc mời người nổi tiếng đến sự kiện riêng tư cũng vẫn giúp bạn đem lại lợi ích quảng bá cao.
Bước 11. Chạy thử sự kiện khai trương
Hãy lên kế hoạch cho một buổi chạy thử chương trình khai trương của mình.
- Hãy cho nhau thay phiên đóng thành khách hàng và thử trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ tại công ty. Từ đó bạn có thể nhận ra những thiếu sót của nhân viên cũng như sự bất cập trong việc trang trí không gian sự kiện.
- Hãy để nhân viên của bạn được tham gia góp ý sửa đổi cùng. Từ đó bạn sẽ có được một sự kiện hợp ý mọi người nhưng cũng không đánh mất đi ý tưởng cá nhân nhất.
Mẫu kịch bản tổ chức khai trương ấn tượng
Dưới đây là mẫu kịch bản chi tiết, giữ nguyên các bước quan trọng nhưng có thể tùy chỉnh theo doanh nghiệp của bạn:
1. Chuẩn bị trước sự kiện
Lễ khai trương mang một ý nghĩa vô cùng đặc biệt, nó đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp hay dịch vụ nào đó. Và để buổi lễ khai trương diễn ra tốt đẹp thì khâu chuẩn bị trước sự kiện là điều cần thiết. Công tác chuẩn bị trước sự kiện bao gồm:
- Trang trí không gian: Tạo điểm nhất với gam màu chủ đạo của thương hiệu, bố trí bàn ghế, trang trí sân khấu cùng với những lẵng hoa tươi, tạo không gian sang trọng, đẹp mắt.
- Trang thiết bị sự kiện: Kiểm tra toàn bộ hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình LED (nếu có), nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và tránh những sự cố không đáng có.
- Dụng cụ cần thiết: Chuẩn bị dải băng khai trương, kéo, khay hoa và những dụng cụ cần thiết khác.
- Danh sách khách mời: Cần xác nhận sự tham gia của các đại biểu và khách quý quan trọng
- Khu vực đón tiếp: Sắp xếp nhân sự tiếp đón khách mời và trang trí khu vực tiếp đón, check-in.
2. Mẫu kịch bản chi tiết
Phần 1: Chào đón khách mời
Tạo không khí trang trọng với nhạc nền du dương mang âm hưởng nhẹ nhàng.
- Đội ngũ lễ tân tiếp đón nồng nhiệt bằng những cái bắt tay, lời chào mừng trân thành tạo nên sự ấm áp và gần gũi.
- Sau khi dẫn từng vị khách mời check-in, chụp ảnh lưu niệm thì nhân viên sẽ hướng dẫn khách mời vào vị trí ổn định để bắt đầu sự kiện.
Phần 2: Khai mạc chương trình
Người dẫn chương trình (MC) sẽ gửi lời chào và bắt đầu khai mạc buổi lễ khai trương trong tiếng vỗ tay nồng nhiệt của các khách mời.
Lời chào:
“Kính thưa quý vị đại biểu, quý vị khách quý! Lời đầu tiên, cho phép tôi [Tên MC] xin gửi lời chào, lời chúc sức khỏe tới quý vị đại biểu cùng toàn thể khách quý đã có mặt trong buổi lễ khai trương ngày hôm nay. Hôm nay, là một ngày đặc biệt, ngày đánh dấu bước khởi đầu đầy hứa hẹn của [Tên công ty/cửa hàng]. Chúng tôi vô cùng vị dự khi được quý vị đến chung vui trong giây phút quan trọng này. Và bây giờ, tôi xin phép buổi lễ khai mạc chính thức bắt đầu”.
Phần 3: Giới thiệu đại biểu
Sau màn khai mạc hoành tráng thì MC sẽ giới thiệu về các vị đại biểu cùng các vị khách mời đặc biệt đã góp phần tạo ra sự khởi đầu mới cho doanh nghiệp.
Lời giới thiệu:
“Chúng ta hãy dành một tràng pháo tay nồng nhiệt để chào đón ông/bà [Tên đại biểu], người sáng lập cũng như điều hành [Chức vụ trong công ty] – Thật vinh dự cho [Tên công ty] khi hôm nay có góp mặt của (cấp lãnh đạo của quận/huyện/thị xã) ông/bà [Tên lãnh đạo] – [Chức vụ trong quận/huyện/thị xã] – Và đặc biệt hơn nữa, buổi lễ có sự tham gia của các vị khách quý (nếu tên) cùng những đối tác quan trọng (nếu tên) đã luôn ủng hộ và đồng hành cùng [Tên công ty].
Phần 4: Cắt băng khai trương
Đây là nghi thức quan trọng, mang ý nghĩa sâu sắc và lớn lao. Các vị đại biểu cùng những vị khách quý sẽ lên sân khấu cùng thực hiện nghi thức quan trọng này.
Lời mời thực hiện nghi thức khai trương:
“Xin mời ông/bà [Tên đại biểu] – [Chức vụ], ông/bà [khách mời đặc biệt], tiến lên sân khấu để thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành”
“Mời mọi người hướng mắt về phía sân để chứng kiến giây phút quan trọng này. Quý vị hãy cùng tôi đếm ngược và hô vang : 3…2…1…KHAI TRƯƠNG HỒNG PHÁT” (Reo vui trong tiếng pháo, tiếng vỗ tay của mọi người).
“Chúc mừng [Tên công ty] chính thức được khai trương”
Phần 5: Các tiết mục văn nghệ
Tiếp tục buổi lễ khai trương bằng những tiếp mục văn nghệ đặc sắc, sôi động, tạo không gian vui vẻ cho mọi người giao lưu và gắn kết với nhau nhiều hơn.
- Có thể tổ chức một số trò chơi mini game đan xen với các tiết mục văn nghệ để giữ bầu không khí sôi động và tạo sự hào hứng cho toàn thể mọi người tham dự.
- Khách hàng cũng có thể đi tham quan gian hàng trưng bày và trải nghiệm công dựng của những sản phẩm hay dịch vụ của công ty/cửa hàng.
Phần 6: Bế mạc và lời cảm ơn
Kết thúc buổi lễ khai trương bằng lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới toàn thể khách quý đã đến chứng kiến và chung vui cùng công ty.
Lời cảm ơn:
“Buổi lễ khai trương của [Tên công ty/cửa hàng] chính thức khép lại tại đây. Một lần nữa, xin được gửi lời cảm ơn trân thành đến toàn thể quý khách đã tham dự buổi lễ khai trương ngày hôm nay. Sự ủng hộ của quý khách chính là nguồn động lực lớn lao cho chúng tôi. Hy vọng rằng, [Tên công ty/cửa hàng] sẽ ngày càng phát triển và đem đến những sản phẩm/dịch vụ chất lượng đến quý vị. Kính chúc quý vị sức khỏe, thành công, luôn vui vẻ và hẹn gặp lại!
Xin trân trọng cảm ơn”.
Mẫu kịch bản phát biểu khai trương ấn tượng chi tiết
“Chào mừng đến với ___________! Hôm nay chúng tôi tổ chức lễ khai trương cơ sở kinh doanh ___________ của chúng tôi. Chúng tôi rất biết ơn rất nhiều các bạn, những người đã đồng hành cùng chúng tôi trên mỗi bước đường, để cuối cùng ngày này cũng đến. Tên tôi là ___________, và tôi là chủ sở hữu của ___________.
Tôi muốn giới thiệu một vài người đặc biệt với bạn (có thể bao gồm bất kỳ ai bạn muốn như thành viên gia đình, nhân viên tiêu biểu, người nổi tiếng, lãnh đạo địa phương,…).
Tiếp theo trong chương trình khai trương của chúng tôi hôm nay là lễ cắt băng khánh thành, sau đó sẽ là chuyến tham quan và trải nghiệm dịch vụ tại cửa hàng của chúng tôi(có thể được hướng dẫn bởi một nhân viên của bạn hoặc tự hướng dẫn nếu thời gian của bạn có hạn.)
Thay mặt cho ___________, chúng tôi xin cảm ơn mỗi bạn đã dành thời gian trong lịch trình bận rộn của mình để đến chung vui với chung tôi ngày hôm nay. Mong rằng trong tương lai cửa hàng vẫn sẽ nhận được nhiều thật nhiều tình cảm từ phía quý vị.
Tôi xin chân thành cảm ơn.”
LuxEvent – Đối tác tin cậy cho buổi khai trương ấn tượng
Mỗi buổi khai trương không chỉ là dịp đánh dấu sự khởi đầu, mà còn là cơ hội để gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác. LuxEvent tự hào mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp, giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng và tạo nên một lễ khai trương đáng nhớ.
Dịch vụ Luxevent mang lại cho khách hàng:
- Lên ý tưởng và kịch bản chi tiết: Chúng tôi xây dựng kịch bản khai trương đầy đủ, từ nghi thức cắt băng đến các hoạt động giải trí, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo mọi hạng mục đều ấn tượng, từ trang trí, quà tặng tri ân đến các tiết mục văn nghệ.
- Trang trí không gian và thiết bị sự kiện: Sắp xếp sân khấu, khu vực đón tiếp, ánh sáng, âm thanh và các chi tiết trang trí tinh tế, phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Nhân lực chuyên nghiệp: Cung cấp đội ngũ MC, lễ tân, hỗ trợ kỹ thuật và nhân viên hướng dẫn, đảm bảo mọi khách mời đều được chăm sóc chu đáo.
- Quảng bá và truyền thông sự kiện: Hỗ trợ xây dựng chiến lược quảng bá trên mạng xã hội, website và các phương tiện truyền thông, giúp sự kiện được nhiều người biết đến và thu hút khách hàng tiềm năng.
- Dự phòng và xử lý tình huống: Lường trước mọi vấn đề phát sinh để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra trọn vẹn, kể cả khi có thay đổi bất ngờ.
Việc chuẩn bị một kịch bản khai trương chi tiết sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách trơn tru, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ ngày đầu tiên. Mỗi bước trong kế hoạch đều góp phần tạo nên thành công của buổi lễ và mở ra khởi đầu thuận lợi cho doanh nghiệp.
Hãy để Luxevent đồng hành cùng bạn trong ngày khai trương, biến ý tưởng thành hiện thực và tạo nên sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp từ A đến Z. Liên hệ ngay với Luxevent để lên kế hoạch khai trương hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://luxevent.net/
- Hotline: 0814.024.666
- Email: contact1@v-holdings.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
