Tổ chức hội thảo là một trong những cách hữu hiệu giúp thúc đẩy phát triển, hợp tác của một doanh nghiệp. Để tổ chức được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, đòi hỏi phải cần nhiều hạng mục công việc cũng như kế hoạch chi tiết. Vậy làm thế nào để tổ chức một cách hiệu quả? LuxEvent gửi bạn bài viết Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp ở dưới đây. Cùng tham khảo nhé!
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là quá trình triển khai một sự kiện, thảo luận về một vấn đề chuyên sâu của lĩnh vực cụ thể nào đó. Thông thường, hội thảo sẽ được dẫn dắt bởi những chuyên gia có kinh nghiệm, kiến thức dẫn dắt thảo luận. Đặc biệt, hội thảo thường có thời gian tổ chức ngắn trong khoảng vài giờ.
Việc tổ chức hội thảo sẽ có thể mang tính trang trọng hoặc không trang trọng. Điều này còn phụ thuộc vào mục tiêu, quy mô hay chủ đề thảo luận. Chính vì vậy, các địa điểm tổ chức hội thảo cũng sẽ linh hoạt hơn. Ví dụ tại các doanh nghiệp, hội trường lớn, trung tâm cộng đồng hoặc trường đại học.
Mục đích của việc tổ chức hội thảo là tạo cơ hội cho mọi người có thể trao đổi kiến thức, học hỏi lẫn nhau. Đặc biệt, kích thích khả năng tranh luận của mỗi người. Kết nối với chuyên gia để khám phá những kỹ năng mới. Không những vậy, khi tổ chức hội thảo cũng giúp thu hút khách hàng tiềm năng, nâng cao giá trị hình ảnh cho các doanh nghiệp.
Tổ chức hội thảo cần chuẩn bị những gì?
Bạn đang lên kế hoạch tổ chức hội thảo nhưng chưa biết phải chuẩn bị những gì? Để bạn không phải chờ lâu. LuxEvent chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các yếu tố giúp buổi hội thảo diễn ra thành công nhất. Cùng tìm hiểu ở dưới đây:
1. Giấy phép tổ chức
Trong mọi loại sự kiện, bạn hãy nhớ rằng giấy phép tổ chức được ví như bản thông hành giúp sự kiện diễn ra thuận lợi. Chính vì vậy, việc tổ chức hội nghị cũng không ngoại lệ. Khi chuẩn bị các loại giấy tờ liên quan, đây cũng là biểu hiện của sự tôn trọng doanh nghiệp hay các chính quyền địa phương. Nếu trong trường hợp có những sự cố không may xảy ra, việc có giấy phép sẽ giúp bạn giải quyết ổn thỏa ngay tức khắc.
Có hai hình thức xin giấy phép tổ chức hội thảo mà bạn nên biết:
- Hội thảo cấp thấp như trường, công ty hoặc nội bộ: Chỉ cần có bản quyết định và chữ ký của lãnh đạo cấp cao nhất.
- Hội thảo cấp cao như phường, quận hoặc quốc gia: Xin cấp giấy phép tại các cơ quan ban ngành có thẩm quyền.
2. Chuẩn bị tài liệu
Trong một buổi hội thảo sẽ có rất nhiều người tham gia. Chính vì vậy, để có thể truyền đạt những thông tin hữu ích đến người tham dự một cách tốt nhất. Hãy chuẩn bị các tài liệu liên quan đến buổi thảo luận. Tài liệu cần sắp xếp theo timeline buổi họp, rõ ràng và logic. Điều này giúp người tham gia có thể theo dõi tốt hơn trong buổi hội nghị.
3. Làm việc với nhân sự
Trước khi buổi hội thảo được bắt đầu, bạn nên làm việc trước với MC, diễn giả hay điều phối viên sự kiện. Đây là những người quan trọng và không thể thiếu mặt trong buổi lễ. Ngoài ra, bạn nên gửi thiệp mời từ sớm cho các khách mời cũng như thông báo cho đội ngũ nhân sự. Điều này sẽ giúp giảm bớt sự bất đồng giữa hai bên
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Đối với địa điểm tổ chức hội thảo sẽ không quá khó để bạn tìm kiếm. Tuy nhiên, nó sẽ phụ thuộc vào số lượng quy mô, ngân sách hay mục tiêu của doanh nghiệp đưa ra. Để tìm hiểu kỹ hơn, LuxEvent giới thiệu cho bạn 4 địa điểm tổ chức hội thảo cơ bản nhất ở dưới đây:
- Phòng họp doanh nghiệp: Lựa chọn tiết kiệm cho chi phí tổ chức tại doanh nghiệp.
- Trung tâm hội nghị, hội thảo: Các trung tâm hội thảo, hội nghị thường gần trung tâm tiện cho việc đi lại. Đồng thời, nó có nhiều tiện ích kèm theo mà bạn không phải lăn tăn suy nghĩ.
- Các khu nghỉ dưỡng resort: Không chỉ là địa điểm nghỉ dưỡng nơi đây cũng có các phòng hội nghị, hội thảo để tổ chức thảo luận. Cùng với đó, tại đây bạn còn được thư giãn sau buổi tham gia sự kiện hội thảo.
- Các khu du lịch sinh thái: Nếu doanh nghiệp của bạn có thời gian và điều kiện nhỉnh hơn. Chắc chắn, khu du lịch là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn tổ chức hội nghị.
5. Các thiết bị hạng mục chính trong sự kiện
Việc chuẩn bị các hạng mục chính trong sự kiện sẽ giúp bạn ngăn nắp hơn. Hơn hết, những đồ mà chúng ta cần chuẩn bị phục vụ cho buổi hội thảo gồm:
- Sân khấu, hội trường sự kiện.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng,…
- Nhân sự chạy sự kiện: MC, lễ tân, điều hành, ekip chạy chương trình…
- Thiết kế các ấn phẩm cho sự kiện: backdrop, banner, standee, thiệp mời khách (Nếu cần),….
- Tài liệu về cuộc họp.
- Media quay chụp.
- Tiệc trà teabreak giữa giờ giải lao.
6. Truyền thông hội thảo
Cuối cùng, để hoàn thành tổ chức hội thảo thuận lợi và thành công bạn cần chuẩn bị chiến dịch truyền thông thật tốt. Nếu hội thảo mang tính bắt buộc, chắc chắn trong phạm vi nhất định ai ai cũng phải biết. Tuy nhiên, với hội thảo mang tính chất linh hoạt. Bạn cần phải lên kế hoạch truyền thông một cách rõ ràng. Thể hiện mục đích, ý nghĩa và truyền tải ý nghĩa sự kiện được lan tỏa rộng rãi nhất. Trong một chiến dịch truyền thông, bạn cần thực hiện qua ba giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Trước sự kiện hội thảo.
- Giai đoạn 2: Trong sự kiện hội thảo.
- Giai đoạn 3: Sau sự kiện hội thảo.
Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Sau khi đã nắm được các hạng mục chuẩn bị cần thiết cho việc tổ chức hội thảo. Dưới đây là quy trình 6 bước chi tiết và rõ ràng, giúp bạn tổ chức hội thảo một cách chuyên nghiệp và thành công hơn:
1. Xác định mục tiêu, chủ đề hội thảo
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu chính cho hội thảo. Bạn có thể đặt mục tiêu như nhận thức về thương hiệu, chia sẻ kiến thức chuyên sâu,… hay tạo dựng mối quan hệ thúc đẩy doanh số bán hàng. Từ đó, bạn có thể dễ dàng lựa chọn chủ đề liên quan đến mục tiêu. Việc này sẽ giúp các hoạt động của hội thảo được tập chung xuyên suốt một chủ đề nhất định.
2. Lên kịch bản hội thảo chi tiết
Tổ chức hội thảo là một sự kiện quan trọng, việc này cần chuẩn bị kịch bản thật kỹ lưỡng và chi tiết. Kịch bản không chỉ giúp ban tổ chức kiểm soát, quản lý sự kiện một cách dễ dàng. Nó còn đảm bảo các hoạt động trong hội thảo được diễn ra mạch lạc, có chủ đích và không cháy timeline.
Hơn hết, kịch bản trong hội thảo cần được nêu bật những diễn biến từng bước của các hoạt động diễn ra. Một kịch bản hội thảo thông thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:
- Nội dung chính của buổi hội thảo.
- Thời gian, địa điểm tổ chức.
- Ngân sách cho việc tổ chức hội thảo.
- Đơn vị tổ chức.
- Danh sách các khách mời tham gia.
3. Triển khai các hạng mục công việc
Bước tiếp theo để bạn thực hiện hóa các hoạt động trong hội thảo là triển khai các hạng mục công việc. Sau đây là một vài công việc nổi bật mà bạn cần triển khai mà không thể thiếu:
- Lựa chọn địa điểm tổ chức: Nên chọn các địa điểm rộng rãi, có vị trí thuận lợi cho việc tìm kiếm và di chuyển. Đồng thời, đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cơ bản đi kèm. Ví dụ như: âm thanh ánh sáng, màn hình led, mic,…
- Chuẩn bị các tài liệu quan trọng: Xác định quy mô khách mời tham gia. Từ đó, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần có cho buổi hội thảo. Đảm bảo diễn ra tốt đẹp, đầy đủ thay vì xảy ra tình trạng thừa, thiếu.
- Lựa chọn MC, chuyên gia chia sẻ: Tỷ lệ hội thảo thành công cũng phụ thuộc vào việc lựa chọn MC, chuyên gia chia sẻ phù hợp. Chính vì vậy, hãy chọn những người có khả năng truyền đạt trôi chảy, chuyên nghiệp. Gây dấu ấn mạnh mẽ cho người tham dự.
4. Khai mạc chương trình hội thảo
Tiếp theo, bạn cần khai mạc chương trình hội thảo. Để gây ấn tượng hãy tạo bầu không khí thoải mái, thân thiện khiến người tham gia cảm thấy dễ chịu. Đồng thời, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng về trang thiết bị, âm thanh sáng sáng. Nhằm mang lại sự đồng đều, giúp khách mời và diễn giả, MC có cơ hội tương tác tích cực với nhau.
Bạn có thể sử dụng video mở đầu để bớt nhàm chán. Hoặc mở màn bằng một tiết mục trình diễn đặc sắc để thu hút sự quan tâm từ mọi người trong khán phòng.
5. Bế mạc chương trình hội thảo
Việc bế mạc chương trình hội thảo cũng đòi hỏi sự tinh tế và chuyên nghiệp không kém gì khai mạc. Việc bạn kết thúc chương trình hội thảo sẽ dẫn đến quyết định cảm nhận cuối cùng của khách mời tham dự. Chính vì vậy, bạn có thể sử dụng một bài phát biểu cảm xúc hay màn trình diễn lắng đọng để tạo ra dấu ấn mạnh mẽ. Điều này sẽ giúp hội thảo của bạn ghi điểm trong lòng khách mời nhanh hơn.
6. Đánh giá, nghiệm thu sự kiện
Sau khi bế mạc chương trình hội thảo, chắc chắn bạn cần thu thập các phản hồi từ khách mời tham dự. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá sự thành công của chương trình nhanh chóng hơn. Đồng thời khiến bạn biết được mình đang có những điểm mạnh, điểm yếu nào trong khâu tổ chức. Từ đó, rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu suất cho các chương trình sau. Cuối cùng, nghiệm thu sự kiện đầy đủ trước khi kết thúc hội thảo.
Một số lưu ý khi tổ chức hội thảo
Ngoài biết được quy trình khi tổ chức hội thảo diễn ra như thế nào. Bạn cũng cần lưu ý một số các yếu tố dưới đây:
1. Xác định thời gian tổ chức hội thảo
Để đảm bảo các khách mời tham dự được đầy đủ, bạn cần lựa chọn thời gian tổ chức hội thảo hợp lý. Lý tưởng nhất nên chọn khoảng thời gian cuối tuần. Vì đây là lúc mọi người có thể thảnh thơi, nhiều thời gian tham gia hội thảo. Đặc biệt hơn, khung giờ hợp lý nên tổ chức thường được bắt đầu từ 14h00 hoặc 16h00 chiều. Tránh các khung giờ buổi sáng.
2. Địa điểm tổ chức hội thảo
Việc lựa chọn địa điểm nên lưu ý đến các yếu tố: thuận tiện giao thông, dễ tìm, cung cấp đầy đủ các thiết bị dịch vụ cần thiết. Đồng thời cũng cần xem xét số lượng người tham gia để chọn không gian phù hợp. Ngoài ra, địa điểm cần khiến khách mời tham gia thoải mái không bị gò bó, ngột ngạt.
3. Kịch bản không được sơ sài
Để một chương trình hội thảo diễn ra thành công, chắc chắn kịch bản không thể có nội dung sơ sài. Nếu bạn không muốn hội thảo của mình vây quanh sự chán ngắt, khách mời không tập trung và khâu tổ chức thiếu chuyên nghiệp. Chính vì vậy, cần đầu tư vào kịch bản để tạo điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời. Đồng thời truyền tải được thông điệp rộng rãi nhất.
4. Điều phối nhân sự, công việc
Một điều cần lưu ý trong khâu tổ chức hội thảo là bạn cần điều phối nhân sự và công việc một cách hài hòa, hợp lý. Hãy phân công nhiệm vụ rõ ràng và lập kế hoạch tiến độ để dễ dàng kiểm soát.
5. Tổng duyệt chương trình
Yếu tố cuối cùng mà bạn cần lưu ý là cần tổng duyệt chương trình. Bất kỳ sự kiện nào cũng vậy và hội thảo cũng không ngoại lệ. Hãy tổng duyệt chương trình ít nhất trước 1 ngày diễn ra chương trình. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra các rủi ro, vấn đề không may xảy ra. Từ đó, giải quyết xử lý nhanh chóng.
LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo uy tín
LuxEvent được biết đến là một trong những công ty tổ chức hội thảo uy tín nhất cả nước. Nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. LuxEvent đã và đang trở thành đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam. Tổ chức những sự kiện hoành tráng, phải kể đến những đơn vị chúng tôi từng hợp tác như: Vietinbank, VPBank, Napas, TH True Milk,…..
Để mang tới những chương trình chất lượng, chúng tôi luôn đặt khách hàng lên hàng đầu. Cho khách hàng cảm nhận được sự phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp. Đến với LuxEvent bạn sẽ nhận được những đặc quyền ưu đãi sau:
- Xây dựng kế hoạch, kịch bản, timeline sáng tạo độc đáo.
- Cung cấp các trang thiết bị hiện đại, tân tiến nhất.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: MC, PG, lễ tân, vũ đoàn, ca sỹ,…
- Cung cấp dịch vụ media quay chụp chất lượng cao.
- Tư vấn thiết kế, hỗ trợ in ấn các ấn phẩm truyền thông như backdrop, banner, standee,…
- Setup sân khấu hoành tráng.
- Luôn có nhân sự trực hotline 24/7 hỗ trợ khách hàng nhiệt tình.
Vừa rồi là bài viết về Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được LuxEvent chia sẻ tới bạn. Hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức hội thảo. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn một ngày tốt lành!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
