Tổ chức hội thảo là một hoạt động được tổ chức phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp và hướng đến nhiều mục đích khác nhau, xoay quanh chủ đề liên quan đến giáo dục – khoa học – chia sẻ kinh nghiệm. Vậy tổ chức hội thảo thế nào cho chuyên nghiệp? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của LuxEvent nhé!
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo như một cuộc gặp gỡ giữa một nhóm người cùng chung tư tưởng, cùng quan tâm đến một vấn đề, tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích tranh luận, bàn bạc về một vấn đề nhất định mà tất cả mọi người đều đang quan tâm.
Chương trình hội thảo thông thường sẽ đặt ra vấn đề để mọi người cùng nhau đưa ra ý kiến, cùng nhau thảo luận về một vấn đề, ngành nghề, khoa học hoặc đơn thuần chỉ được tổ chức như một buổi tập huấn chuyên môn. Tại các doanh nghiệp, hội thảo được tổ chức như một sự kiện quan trọng nhằm đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, giúp doanh nghiệp tiếp cận hiệu quả với đối tượng khách hàng tiềm năng, đồng thời phát triển hình ảnh thương hiệu, khẳng định vị thế doanh nghiệp trên thị trường ngành.
Ý nghĩa của việc tổ chức Hội Thảo
1. Quảng bá hình ảnh
Sự kiện hội thảo được tổ chức thường xuyên tại các tổ chức, doanh nghiệp với nhiều hình thức khác nhau và nhằm tạo ra giá trị riêng.
Cụ thể, với các doanh nghiệp, nhãn hàng, việc tổ chức sự kiện hội thảo như một cách để quảng bá hình ảnh thương hiệu, tạo dựng uy tín. Với những hội thảo mang tầm cỡ quốc gia, quốc tế thì việc tổ chức sự kiện hội thảo lại càng mang lại giá trị lớn lao hơn, đó là khẳng định vị thế, quảng bá hình ảnh quốc gia, nâng tầm quốc gia trên trường quốc tế.
Với doanh nghiệp, tổ chức chương trình sự kiện hội thảo thường sẽ thuộc một kế hoạch marketing nhất định. Hay nói cách khách, hội thảo là một hoạt động truyền thông trong một chuỗi các sự kiện được tổ chức nhằm quảng bá, tạo hattrick, viral cho chiến dịch marketing.
Với kế hoạch tổ chức chương trình được đầu tư bài bản, chuyên nghiệp, các doanh nghiệp tận dụng tối đa khả năng lan tỏa của sự kiện nhằm đưa doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Đó cũng chính là cơ hội để doanh nghiệp mở rộng tệp đối tượng khách hàng tiềm năng.
2. Tri ân
Sự kiện hội thảo còn là cơ hội để doanh nghiệp tri ân khách hàng, đối tác. Ý nghĩa này thường được thấy rõ nhất khi các doanh nghiệp tổ chức chương trình sự kiện hội thảo tri ân khách hàng. Sự kiện này được tổ chức với mục đích hướng tới khách hàng, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất trong sự kiện. Ngoài gửi một lời tri ân sâu sắc đến đối tác, khách mời đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua thì tại sự kiện, doanh nghiệp cũng muốn cùng đối tác, khách hàng của mình chia sẻ câu chuyện, những vấn đề xảy đến trong quá trình hợp tác để đôi bên hiểu nhau hơn, thông cảm và thấu hiểu hơn.
3. Phát triển mối quan hệ hợp tác hữu nghị
Hội thảo phát triển mối quan hệ hữu nghị thường là hội thảo kết nối doanh nghiệp hoặc hội thảo quốc tế. Các chương trình sự kiện này được tổ chức một cách vô cùng chỉn cho do tính chất trang trọng của hội thảo.
Thông qua sự kiện, các đơn vị tham dự sẽ cùng nhau thảo luận về một vấn đề chung nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng trong một lĩnh vực nhất định. Đây sẽ là cơ hội để quốc gia, tổ chức hoặc doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ, trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.
4. Giải quyết vấn đề nội bộ
Các vấn đề tồn đọng tại doanh nghiệp sẽ được giải quyết thông qua việc tổ chức chương trình hội thảo. Vấn đề tồn đọng tại các tổ chức, doanh nghiệp thường mang tính chuyên biệt và có ảnh hưởng đến sự phát triển của đơn vị đó. Do vậy, thông qua sự kiện, các vấn đề cấp bách hoặc tồn đọng này sẽ được đưa ra trong hội thảo để mọi người cùng nhau nêu lên ý kiến, đưa ra hướng giải quyết vấn đề phù hợp.
5. Giáo dục – huấn luyện
Hội thảo được tổ chức nhằm tạo ra giá trị về tri thức, về phát triển kỹ năng. Điều này thể hiện rõ nhất trong các sự kiện hội thảo chuyên đề, hội thảo khoa học hay hội thảo tập huấn. Chương trình hội thảo được tổ chức nhằm mục đích nhất định như: đổi kiến thức kỹ năng, tập huấn chuyên đề,…
Các chương trình tổ chức Hội Thảo phổ biến
1. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn
Hội thảo chuyên đề được xem như một buổi bàn bạc xoay quanh một vấn đề chính, thường chỉ có duy nhất một diễn giả trong buổi hội thảo. Người diễn giả là chuyên gia trong ngành, có kiến thức và kinh nghiệm. Thông qua hội thảo chuyên đề, các vấn đề thực tiễn, vấn đề đang gặp trở ngại, hoặc có liên quan đến doanh nghiệp để cùng nhau giải quyết. Các vấn đề này thường liên quan đến công việc, cơ sở lí luận cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Hội thảo khoa học
Hội thảo khoa học tổ chức thường niên nhất tại các trường đại học, viện nghiên cứu và các trung tâm công nghệ. Hội thảo như một một buổi gặp gỡ, giao lưu và trao đổi kiến thức giữa các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Tại hội thảo, tất cả mọi người sẽ cùng nhau nêu lên quan điểm cá nhân về một nghiên cứu, sự kiện, sự vật vào đó và cùng nhau thảo luận, cuối cùng là đi đến một kết luận chung.
Khách mời tham dự thường là những người có kinh nghiệm trọng ngành và cả những người trẻ, non kinh nghiệm đến tham dự để lĩnh hội kiến thức liên quan đến lĩnh vực mà mình đang quan tâm. Từ sự am hiểu ngành nghề của mình, những chuyên gia sẽ có những chia sẻ bổ ích, giúp mọi người hiểu hơn về lĩnh vực, ngành nghề đó.
3. Hội thảo du học
Hội thảo du học được tổ chức ở các trung tâm đào tạo, hướng nghiệp nhằm tư vấn, định hướng nghề nghiệp cho các bạn trẻ đang quan tâm đến chương trình du học. Với chương trình này, những người tham gia sự kiện sẽ được truyền đạt thông tin, kiến thức có liên quan đến việc du học, đồng thời lắng nghe chia sẻ về quá trình du học từ những diễn giả có kinh nghiệm.
Các chương trình hội thảo du học được tổ chức nhằm mục đích tiếp thị chương trình du lịch, thu hút sự quan tâm của những người trẻ đến chương trình này của trung tâm. Thông qua đó, trung tâm vừa định hướng đúng đắn về con đường phát triển của các bạn trẻ trong tương lai, vừa giúp tạo sự uy tín của trung tâm, thu hút bạn trẻ tham gia học tại trung tâm để chờ ngày được đi du học.
4. Hội thảo tập huấn
Hội thảo tập huấn được tổ chức tại các tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, nhân viên về những vấn đề có liên quan trực tiếp đến đơn vị đó. Chương trình này được tổ chức nhằm mục đích nâng cao kỹ năng, nhận thức của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Qua đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp muốn phát triển chuyên nghiệp hơn về kiến thức, kỹ năng cho nhân sự công ty.
Trong quá trình tổ chức hội thảo tập huấn, diễn giả sẽ là lãnh đạo doanh nghiệp hoặc bộ phận đào tạo, người tham gia là cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Cách tổ chức chương trình Hội Thảo thành công
Để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và thành công nhất, bạn cần định hướng xây dựng quy trình tổ chức cụ thể và khoa học. Dưới đây là các bước tổ chức cơ bản, không thể bỏ qua khi tổ chức một chương trình hội thảo.
1. Xác định mục đích tổ chức
Đầu tiên, khi tổ chức một chương trình hội thảo, bạn phải xác định được mục đích tổ chức sự kiện đó. Xác định rõ mục đích giúp bạn lựa chọn loại hình tổ chức phù hợp và triển khai công việc cho sự kiện được chuẩn xác nhất, đúng mục đích đã đặt ra ban đầu.
Về cơ bản, khi tổ chức một chương trình hội thảo, ban tổ chức sẽ hướng đến một mục tiêu riêng. Ngoài chia sẻ kiến thức hay thảo luận về một vấn đề, doanh nghiệp còn muốn tận dụng để làm hình ảnh cho doanh nghiệp, như một hoạt động để quảng bá truyền thông cho doanh nghiệp. Chính vì thế, thông qua việc tổ chức sự kiện hội thảo, doanh nghiệp không chỉ mang đến kiến thức bổ ích cho những người đến tham dự mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện danh tiếng, hình ảnh, nhận được nhiều sự quan tâm, chú ý của nhiều người.
Với mục đích đã được đặt ra trước đó, bạn sẽ có căn cứ để xây dựng, triển khai những hoạt động phù hợp, từ đó phát triển để đạt được mục tiêu.
2. Xác định chủ đề hội thảo
Chủ đề hội thảo thường gắn liền với đặc trưng ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp hoặc có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Với việc xác định chủ đề hội thảo, doanh nghiệp sẽ tạo ra nét riêng, độc đáo cho chương trình, tạo ra sự khác biệt. Để làm được điều đó, từ phong cách trang trí sự kiện, nội dung sự kiện đều phải làm nổi bật được chủ đề này. Bên cạnh đó, cũng căn cứ vào chủ đề hội thảo, ban tổ chức mới lựa chọn đề tài hội thảo phù hợp nhưng vẫn thu thú sự quan tâm, chú ý của đông đảo công chúng.
3. Xác định hình thức tổ chức
Việc xác định hình thức tổ chức dựa trên mục đích tổ chức ban đầu đã đặt ra. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức chương trình sự kiện hội thảo nhằm bàn bạc về những thông tin liên quan đến nghiên cứu mới của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu thực tế và ứng dụng vào quá trình sản xuất nhằm phát triển doanh nghiệp. Chính vì thế, xác định hình thức tổ chức sẽ quyết định đến việc đảm bảo cho chương trình được diễn ra đúng như dự tính và mục đích đã đề ra trước đó.
4. Xây dựng kịch bản
Khi xây dựng kịch bản tổ chức hội thảo, bạn cần chú ý làm sao cho kịch bản đó phải làm nổi bật được chủ đề của sự kiện. Bên cạnh đó, kịch bản cũng cần được đầu tư, sáng tạo để thu hút sự chú ý, tạo ra sự hào hứng cho những người tham gia.
Không những thế, kịch bản chương trình hội thảo còn cần đảo bảo cụ thể, chi tiết và đầy đủ thông tin cần thiết như: thời gian diễn ra sự kiện, lời dẫn MC, đạo cụ, hiệu ứng âm thanh ánh sáng, bộ phận chịu trách nhiệm,…để MC và những người làm sự kiện nắm rõ được nội dung, từ đó tạo nên một chương trình hội thảo chỉn chu và chuyên nghiệp nhất.
5. Thành phần tham gia
Các thành phần tham gia sự kiện hội thảo phải được xác định, lên danh sách từ trước để công tác in, gửi thư mời, đón tiếp khách được thực hiện chu đáo nhất.
Thành phần tham dự hội thảo thông thường bao gồm:
- Ban tổ chức: Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và những người chịu trách nhiệm về chương trình bên phía doanh nghiệp.
- Khách mời: là những người được mời đến tham dự sự kiện. Họ là nhân vật chính của sự kiện, đóng vai trò then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện hội thảo.
- Thành phần tham dự: là những người sẽ tham gia sự kiện. Thông thường, với những sự kiện mang tính mở rộng, người tham dự sẽ đăng ký theo form của ban tổ chức. Khi số người đăng kí đạt đến con số giới hạn, ban tổ chức sẽ đóng phiếu đăng kí. Bên cạnh đó, với chương trình hội thảo tổ chức nội bộ, thành phần tham dự là một bộ phận hoặc toàn thể cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Với số lượng người tham gia được xác định từ trước, việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cũng được thuận lợi hơn.
6. Thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức hội thảo thường là vào ngày cuối tuần để người tham gia sự kiện có thể dễ dàng sắp xếp công việc, thời gian để đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, các sự kiện hội thảo cũng được lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp theo “ngày hoàng đạo” để mọi thứ diễn ra tại sự kiện được thuận lợi nhất.
7. Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội thảo được lựa chọn tùy theo quy mô của sự kiện đó. Các sự kiện có quy mô nhỏ, tổ chức nội bộ thì địa điểm tổ chức có thể tại cơ sở làm việc. Tuy nhiên, nếu tổ chức có quy mô hơn, khách mới đa dạng, đông đảo, các trung tâm hội nghị, quán cà phê, khách sạn,…là sự lựa chọn phù hợp nhất. Tại các địa điểm này, không gian tổ sự kiện có diện tích từ 30 trở lên tùy từng nơi. Để lựa chọn địa điểm phù hợp nhất, bạn cần cân nhắc dựa vào số lượng người tham dự chương trình, sau đó mới tính toán đến chi phí thuê mặt bằng, các tiện ích đi kèm khác: âm thanh ánh sáng, sân khấu,…
8. Dự trù chi phí
Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, mỗi doanh nghiệp đã có một mức ngân sách cố định dành cho sự kiện đó. Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện hội thảo, doanh nghiệp cần có dự trù kinh phí nhất định dựa trên ngân sách đó để đảm bảo hạn chế tối đa việc đội chi phí quá cao so với mức dự chi ban đầu.
Bên cạnh đó, thông qua bảng dự trù kinh phí, các hoạt động chi tiêu, mua sắm thiết bị chuẩn bị cho sự kiện hội thảo cũng được kiểm soát, hạn chế việc gian lận, đội chi phí để vụ lợi cá nhân.
9. Tổ chức hội thảo
Tổ chức hội thảo bao gồm các hoạt động:
- Đón tiếp khách mời: 15-30 phút
- Khai mạc: 15 phút
- Thảo luận: 2 – 3 tiếng
- Bế mạc, tiễn khách ra về: 15 – 30 phút
Trong thời gian diễn ra hội thảo, điều hành sự kiện cần theo sát mọi hoạt động, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo đúng timeline, kịch bản và phân công công việc. Trong trường hợp phát sinh tình huống ngoài ý muốn, cần có giải pháp nhanh chóng để kịp thời xử lý, tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
10. Kết thúc hội thảo
Toàn bộ ekip sản xuất tiến hàng dọn dẹp, thu dọn, kiểm tra đồ đạc, thiết bị máy móc. Hoạt động này diễn ra sau khi khách mời đã ra về hết nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, đồng thời không gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng khi đến với sự kiện.
11. Tổng kết sau hội thảo
Ban tổ chức có cuộc họp tổng kết để quyết toán, giải ngân phần chi phí tổ chức sự kiện còn lại, đồng thời đánh giá chất lượng buổi hội thảo.
Nếu chương trình hội thảo tự tổ chức, các bộ phận sẽ tự đánh giá, kiểm điểm, rút kinh nghiệm. Bên cạnh đó, nếu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài, đại diện phía doanh nghiệp sẽ làm việc với đại diện bên thi công tổ chức chương trình để làm rõ các vấn đề liên quan, tiến tới thống nhất thông tin, sau đó mới tiến hành thanh lý hợp đồng, hoàn tất các chi phí tổ chức.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức hội Thảo chuyên nghiệp
Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trong đó có tổ chức hội thảo. LuxEvent sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo chu đáo về nghiệp vụ tổ chức sự kiện, tâm huyết và kiến thức sâu rộng về ngành, LuxEvent luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Với sự đầu tư mạnh mẽ về trang thiết bị và cơ sở vật chất sự kiện hiện đại, luôn đảm bảo rằng sự kiện của khách hàng diễn ra đạt hiệu suất cao nhất. Chính vì thế, LuxEvent tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tốt nhất.LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp.
Bài viết trên đây là những chia sẻ của LuxEvent về tổ chức hội thảo dành riêng cho bạn. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
