Tổ chức hội nghị là gì? Cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp 2023

Tổ chức hội nghị được tổ chức phổ biến ở các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước nhằm nhiều mục đích khác nhau. Đây không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp phát triển mối quan hệ với khách hàng mà còn để thu hút khách hàng tiềm năng. Dưới đây là thông tin chi tiết về cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. 

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị là gì?

Hội nghị là một chương trình được tổ chức theo hình thức như một cuộc họp nhằm bàn bạc, thảo luận, trao đổi về một vấn đề cụ thể. Mục đích của việc tổ chức chương trình hội nghị thường là để tìm ra giải pháp để giải quyết các vấn đề cụ thể, dựa trên cơ sở tham khảo và tổng kết các ý kiến tại hội nghị. 

Tuy nhiên, giờ đây, việc tổ chức hội nghị ở các doanh nghiệp không đơn thuần chỉ để trao đổi, bàn bạc mà được phát triển đa dạng, sáng tạo với nhiều cách thức tổ chức khác nhau, nhằm nhiều mục đích khác nhau. Tại các doanh nghiệp, hội nghị được tổ chức đa số là hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết, hội nghị ra mắt sản phẩm, workshop,..

Thông qua các chương trình hội nghị, doanh nghiệp vừa quảng bá được hình ảnh, vừa kết nối mối quan hệ đối tác khách hàng, vừa giúp tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Do đó, việc tổ chức hội nghị giờ đây như một hoạt động thường niên, mang lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp. 

Ý nghĩa của việc tổ chức Hội Nghị

1. Quảng bá hình ảnh 

Đây là một trong những tiêu chí đầu tiên mà các tổ chức, doanh nghiệp vẫn luôn hướng đến khi tổ chức hội nghị. 

Với các sự kiện lớn, mang tầm cỡ quốc gia quốc tế, tổ chức hội nghị như một cách để quảng bá hình ảnh đất nước, nâng cao vị thế quốc gia. Đơn cử như sự kiện hội nghị thượng đỉnh Mỹ Triều được tổ chức tại Việt Nam năm 2019. Thông qua sự kiện này, hình ảnh đất nước Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế không chỉ là một quốc gia an toàn, văn minh mà còn là địa điểm du lịch đẹp, đáng trải nghiệm ở khu vực Đông Nam Á. 

Đối với doanh nghiệp, sự kiện hội nghị được tổ chức thường xuyên nhằm đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, gắn kết mối quan hệ với khách hàng, đối tác và gia tăng khả năng bán hàng. 

2. Tri ân khách hàng, đối tác

Hoạt động tổ chức hội nghị là một trong những hình thức phổ biến được các doanh nghiệp tổ chức nhằm tri ân khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua. Tại chương trình hội nghị, doanh nghiệp thể hiện thái độ chân thành, dành những lời cảm ơn trân thành đến quý khách hàng, đối tác, đồng thời thể hiện mong muốn được hợp tác lâu dài hơn nữa trong thời gian tiếp theo. Trong quá trình tổ chức, doanh nghiệp sẽ vinh danh những đối tác, khách hàng có đóng góp tích cực cho doanh nghiệp, đồng thời trao tặng những món quà ý nghĩa như một lời tri ân. 

3. Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Tổ chức hội nghị cũng là một hình thức giới thiệu, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới trước công chúng. Việc giới thiệu sản phẩm thông qua chương trình hội nghị giúp doanh nghiệp có nhiều quỹ thời gian để giới thiệu chi tiết về quy trình sản xuất, công dụng sản phẩm, những ưu điểm nổi bật của sản phẩm so với những sản phẩm khác,…Thông qua đó, doanh nghiệp có thể kích thích nhu cầu mua hàng, thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng đến sản phẩm dịch vụ. 

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới: Hình thức, kế hoạch, kịch bản

4. Phát triển quan hệ hợp tác hữu nghị

Quan hệ hợp tác hữu nghị được xây dựng trên sự hợp tác, thống nhất giữa các quốc gia với nhau. Do đó, chỉ tại các hội nghị cao cấp, có sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia như hội nghị thượng đỉnh thì sự kiện đó mới mang lại ý nghĩa này. Tại sự kiện, các nguyên thủ quốc gia thường đưa ra các vấn đề để cùng nhau đàm phán, trao đổi và đi đến thống nhất, ký kết hiệp định để hợp tác cùng phát triển. Khi hiệp định ký kết thành công tại hội nghị, mối quan hệ hữu nghị giữa các quốc gia được mở rộng, hợp tác lâu dài, vị thế quốc gia cũng được khẳng định trên trường quốc tế. 

Các chương trình tổ chức Hội Nghị phổ biến

1. Tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức thường niên, đa phần vào dịp cuối năm nhằm tri ân khách hàng, đối tác đã tin tưởng sử dụng dịch vụ, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Tại sự kiện, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng để cải thiện dịch vụ, cải thiện chất lượng sản phẩm để phục vụ khách hàng tốt hơn. Đồng thời, trong sự kiện, doanh nghiệp sẽ gửi đến đối tác phần quà thay lời tri ân, vinh danh những đối tác lớn, tặng kèm kỷ niệm chương. Thông qua đó, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng cũng được cải thiện.

Tham khảo: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng chi tiết nhất

2. Tổ chức hội nghị khoa học

Hội nghị khoa học được tổ chức nhằm thảo luận hoặc nhằm công bố những kết quả nghiên cứu của tổ chức, cá nhân hoặc của một doanh nghiệp. Tại hội nghị, những chuyên gia đầu ngành, những người trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu sẽ trình bày những vấn đề liên quan đến chủ đề sự kiện để cùng nhau thảo luận. Các sự kiện này thường chỉ thu hút một nhóm đối tượng công chúng là những người có kiến thức về lĩnh vực, mang tính khoa học và không mang lại nhiều hiệu quả truyền thông.

3. Tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm

Các doanh nghiệp hiện nay thường lựa chọn tổ chức để ra mắt sản phẩm. Mục đích của việc tổ chức này là nhằm công bố, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp trước khi chính thức tung ra thị trường. Đây là một sự kiện quan trọng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng một cách rầm rộ hơn, phủ sóng rộng rãi trên thị trường. 

Với các doanh nghiệp, sự kiện hội nghị ra mắt sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong chiến lược marketing sản phẩm mới, giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, khẳng định giá trị sản phẩm. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ kết hợp quảng bá rầm rộ với truyền thông online nhằm lan tỏa hình ảnh sản phẩm, thương hiệu đến đông đảo công chúng. 

4. Tổ chức hội nghị workshop

Workshop cũng là một trong những hình thức tổ chức hội nghị phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay. Mục đích của buổi workshop này là để chia sẻ kiến thức về một lĩnh vực nhất định, thường liên quan đến ngành, nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Trong buổi workshop này, tất cả mọi người tham gia sẽ lĩnh hội kiến thức, cải thiện kỹ năng và có thêm những người bạn đồng hành mới trên chặng đường phát triển bản thân. 

5. Tổ chức hội nghị tổng kết

Tổ chức hội nghị tổng kết được doanh nghiệp tổ chức thường niên, vào thời điểm hết tháng, hết quý hoặc hết năm. Sự kiện được tổ chức nhằm. Trong hội nghị tổng kết, doanh nghiệp sẽ có hình thức vinh danh cá nhân, bộ phận có đóng góp tích cực; kiểm điểm rút kinh nghiệm, vạch ra kế hoạch mới để phát triển hơn nữa trong thời gian tiếp theo. 

6. Tổ chức hội nghị thượng đỉnh

Đây là một hội nghị cấp cao, thường có sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia. Vấn đề được đưa ra bàn bạc, thảo luận trong sự kiện đều là những vấn đề lớn, có tính vĩ mô như: kinh tế, xã hội, chính trị, an ninh – quốc phòng,… có sự ảnh hưởng đến sự phát triển của đất nước. Do đó, những sự kiện này được chuẩn bị vô cùng chu đáo, take care nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho những người tham gia sự kiện. 

Cách tổ chức chương trình Hội nghị thành công

1. Xác định mục tiêu tổ chức 

Để một chương trình hội nghị được tổ chức hiệu quả, đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì. Mỗi doanh nghiệp, mỗi thời điểm, mục tiêu tổ chức sẽ khác nhau, phù hợp với từng loại hình hội nghị khác nhau. 

Khi đã xác định rõ mục đích tổ chức hội nghị, loại hình tổ chức ngay lập tức được xác định. Từ đó, các hoạt động trong sự kiện hội nghị sẽ được triển khai một cách có chủ đích nhằm làm nổi bật được mục tiêu ban đầu. 

2. Xác định chủ đề hội nghị

Chủ đề tổ chức thường gắn liền với hình ảnh của doanh nghiệp. Bởi lẽ, mỗi một doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều mong muốn tạo dựng một concept riêng, mang dấu ấn, màu sắc thương hiệu. Và, để làm được điều đó, bộ phận xây dựng kế hoạch, nội dung sự kiện phải sáng tạo chủ đề phù hợp, gắn liền với định hướng phát triển doanh nghiệp, với văn hóa, màu sắc doanh nghiệp. 

Khi có chủ đề, tất cả những hoạt động khác khi được triển khai đều phải tuân thủ, đảm bảo phù hợp với concept, mang đậm nét đặc trưng riêng của thương hiệu. Chủ đề càng độc đáo, càng dễ gây ấn tượng, thu hút sự quan tâm, chú ý của khách mời. 

3. Xây dựng kịch bản tổ chức

Một sự kiện hội nghị muốn thu hút sự quan tâm chú ý, tạo được ấn tượng với khách mời thì chương trình phải độc đáo, sáng tạo và khác biệt. Do đó, kịch bản tổ chức chương trình phải đảm bảo sáng tạo, có những nét riêng biệt để mang đến sự thú vị, mới lạ, đồng thời tạo dấu ấn doanh nghiệp mạnh mẽ thông qua sự kiện. 

Một kịch bản hội nghị thông thường sẽ được phát triển theo dạng timeline chi tiết, kịch bản MC, kèm với đó bảng phân công công việc. Dưới đây là những hạng mục thường xuất hiện trong một kịch bản hội nghị cơ bản:

• Đón tiếp khách mời
• Giới thiệu thành phần tham gia sự kiện
• Tuyên bố khai mạc
• Nội dung chính: giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, tổng kết, chia sẻ kiến thức,…
• Văn nghệ, Mini game, khai tiệc (nếu có)
• Bế mạc

Tùy theo quy mô của từng sự kiện, tính chất và hình thức tổ chức mà kịch bản tổ chức sự kiện sẽ thay đổi một số hoạt động để tạo ra sự độc đáo, mới lạ trong cách thức tổ chức.

4. Danh sách khách mời

Danh sách khách mời cần được doanh nghiệp chú trọng nhằm đảm bảo mời đúng người, đủ những vị khách quan trọng. Trong quá trình lên danh sách, cần rà soát loại nhiều lần trước khi in ấn thiệp mời. Trong trường hợp danh sách có thiết sót, cần ngay lập tức bổ sung, cho in thêm giấy mời để kịp thời “chữa cháy” và không làm mất lòng khách mời. 

5. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm tổ chức hội nghị thường là trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, khách sạn, resort,…có sức chứa lớn, phù hợp với số lượng khách mời của chương trình. Thông thường, các đơn vị này cung cấp đa dạng phòng hội nghị, với số lượng ghế ngồi khác nhau nhằm phục vụ sự kiện có quy mô khác nhau. 

Bên cạnh đó, nếu sự kiện nhỏ, tổ chức nội bộ, doanh nghiệp có thể tổ chức ngay tại phòng họp, trong văn phòng làm việc. 

6. Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện hội nghị cần được lựa chọn cẩn trọng bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. 

Bạn nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian, công việc để đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, “ngày lành, tháng tốt” cũng là một tiêu chí khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Do đó, khi lựa chọn này tổ chức, bạn nên cân nhắc cả hai yếu tố này để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi nhất, suôn sẻ nhất. 

7. Dự trù kinh phí

Dự trù ngân sách cho sự kiện là việc quan trọng mà doanh nghiệp luôn chú trọng khi tổ chức sự kiện. Trước khi tổ chức, doanh nghiệp đã có một mức ngân sách nhất định dành cho việc tổ chức sự kiện. Do đó, việc dự trù kinh phí, chi tiêu cho sự kiện cũng phải phù hợp với ngân sách ban đầu. 

Tuy nhiên, việc dự trù chính xác kinh phí tổ chức sự kiện là điều không thể. Ngoài các hạng mục cố định, trong quá trình tổ chức sẽ phát sinh thêm nhiều vấn đề nhỏ lẻ khác, cần chi tiền để xử lý vấn đề. Đó cũng chính là lý do trong quá trình dự trù, doanh nghiệp luôn có một khoản tiền, gọi là dự trù chi phí phát sinh. 

Xem thêm: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết 2023

8. Phương án truyền thông

Phương án truyền thông sự kiện cần được thực hiện cả trước, trong và sau sự kiện. Điều này giúp thông tin sự kiện được lan tỏa rộng rãi nhằm thu hút hút sự quan tâm, theo dõi của những đối tượng công chúng tiềm năng. Tùy theo từng sự kiện, cách thức truyền thông cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, đối với những sự kiện do doanh nghiệp tổ chức, đa phần đều cần truyền thông, quảng bá rộng rãi trên khắp các nền tảng truyền thông đại chúng, bao gồm cả truyền thông online (Facebook, zalo, website, báo mạng,…) và truyền thông offline (banner, biển bảng quảng cáo, popup…)

9. Tổ chức hội nghị

Trong quá trình tổ chức, điều hành sự kiện sẽ theo sát timeline và bảng phân công công việc để có những chỉ đạo chính xác, giám sát chặt chẽ các hoạt động của ekip sản xuất nhằm mang đến sự kiện chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, việc đôn đốc, thúc giục các bộ phận cũng cần được chú trọng trong quá trình tổ chức nhằm đảm bảo tất cả công việc được hoàn thành một cách thuận lợi nhất. 

10. Kết thúc hội nghị 

Sau khi hội nghị kết thúc, ban tổ chức bố trí đội lễ tân hướng dẫn khách ra về, cảm ơn khách mời đã đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, chỉ khi khách hàng ra về hết, ekip mới tiến hành thu dọn đồ đạc thiết bị, bàn giao địa điểm để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng khi tham gia sự kiện. 

11. Đánh giá hiệu quả hội nghị

Cuối cùng, sau khi sự kiện hội nghị kết thúc, ekip sẽ tổ chức cuộc họp tổng kết để đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm. Trong cuộc họp, mỗi bộ phận sẽ tự báo cáo, đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Sau đó, điều hành sẽ tiến hành đưa ra ý kiến, nêu những điểm đã làm được và chưa làm được, từ đó rút kinh nghiệm. 

Bên cạnh đó, nếu bạn thuê dịch vụ tổ chức hội nghị outsource, họp đánh giá hiệu quả sẽ được thực hiện giữa điều hành sự kiện phía agency và bên đại diện doanh nghiệp. Đây được xem là cuộc họp nghiệm thu trước khi tiến hành thanh toán toàn bộ chi phí tổ chức sự kiện.  

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trong suốt quá trình hoạt động, chúng tôi đã có cơ hội làm việc, hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp cùng chi phí hợp lý với mức ngân sách mà khách hàng đưa ra. Chính vì thế, LuxEvent tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu suất tốt nhất. LuxEvent hy vọng rằng được khách hàng tin tưởng lưa chọn để có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện hội nghị thành công hiệu quả nhất.

Bài viết trên đây là tổng hợp những thông tin về tổ chức hội nghị LuxEvent chia sẻ mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện của mình. Nếu bạn còn đang đắn đo lựa chọn đơn vị hợp tác. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM