Tổ chức Hội Nghị là tổ chức sự kiện quen thuộc và thường được diễn ra thường niên mỗi năm. Tổ chức Hội Nghị mang tới nhiều lợi ích của doanh nghiệp. Đặc biệt là sự kiện này còn giúp doanh nghiệp đưa ra những giải pháp để phát triển doanh nghiệp. Vậy để có một hội nghị thành công nhất thì bạn cần phải chuẩn bị những gì? Hãy cùng theo dõi bài viết chia sẻ quy trình tổ chức Hội Nghị của LuxEvent ngay bên dưới đây nhé!
Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức chương trình thành công 100%
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Tổ chức Hội Nghị là gì?
Tổ chức Hội Nghị là quá trình thực hiện và chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng. Cuộc họp được tổ chức bài bản để bàn bạc về chủ đề hoặc công việc cụ thể nào đó. Hội nghị thường được các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, đoàn thể,.. tổ chức. Mục địch cụ thể thường sẽ gồm:
- Bàn luận, trao đổi về những vấn đề quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan, đoàn thể
- Tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian qua. Đồng thời rút kinh nghiệm và đưa ra những định hướng mới trong tương lai.
- Tạo cơ hội giao lưu, gặp gỡ và kết nối giữa các bên liên quan
- Quảng bá hình ảnh thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp
Quy trình 8 bước tổ chức Hội Nghị chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị
Trước khi bắt vào vào việc lên kế hoạch tổ chức chúng ta cần xác định chủ đề của hội nghị. Dựa vào những vấn đề đang có và các mong muốn diễn ra sau hội thảo để bạn xác định chủ đề và hình thức tổ chức hội thảo.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức
Sau khi đã hình dung được chủ đề của hội nghị việc tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch tổ chức hội nghị. Bạn cần phải dựa vào tính chất sự kiện, địa điểm, không gian, thời gian tổ chức,… để lên kế hoạch cho phù hợp.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị
Sau khi lên kế hoạch tổ chức bước tiếp theo bạn cần làm là lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị. Những hạng mục nào cần thời gian chuẩn bị nhiều thì ưu tiên chuẩn bị trước. Mỗi hạng mục đều cần được chuẩn bị kịp thời trước khi diễn ra chương trình. Sau khi đã chuẩn bị các hạng mục bạn cần phải kiểm tra lại để chắc chắn rằng các hạng mục cần được chuẩn bị tốt để tránh sai sót.
Tham khảo: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng chi tiết nhất
Bước 4. Chạy thử chương trình
Bất kỳ hội nghị có quy mô như thế nào thì đều phải có bước chạy thử chương trình để tránh sai sót vượt quá dự tính ban đầu. Để tránh mất thời gian chuẩn bị thì bạn hãy cho từng bộ phận chạy thử. Việc chạy thử sẽ giúp điều chỉnh lại kế hoạch sao cho phù hợp và giải quyết các phát sinh cho phù hợp. Bạn nên tính sẵn những tình huống phát sinh có thể xảy ra để các bộ phận biết cần làm gì nếu có phát sinh xảy ra.
Bước 5: Tổ chức hội nghị
Hội nghị sẽ được tổ chức theo đúng timeline và kế hoạch chi tiết đã được đặt ra. Trong quá trình diễn ra hội nghị sẽ có những nhân sự hỗ trợ để tổ chức chương trình. Đồng thời những nhân sự cũng sẽ xử lý các vấn đề phát sinh để đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.
Bước 6: Kết thúc chương trình hội nghị
Sau khi chương trình kết thúc các thông tin quan trọng trong chương trình cần phải được lưu giữ lại. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần có cơ chế chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên. Điều này để giúp lưu giữ các mối quan hệ tốt từ đó mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Thông tin hữu ích: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị ấn tượng chi tiết
Bước 7: Xử lý thông tin hội nghị
Sau khi kết thúc chương trình. Ban tổ chức sẽ tổng hợp lại các thông tin và dữ liệu để trong buổi hội nghị đưa ra bản báo cáo tổng kết sau chương trình. Báo cáo này sẽ nêu ra được những ưu điểm, vướng mắc, nhược điểm và hướng giải quyết trong tương lai. Doanh nghiệp có thể dựa vào đây để định hướng phát triển trong tương lai.
Bước 8: Đánh giá hiệu quả hội nghị
Sau khi đã xử lý thông tin thì bước tiếp theo chính là đánh giá hiệu quả của hội nghị. Các chương trình hội nghị càng có sự tương tác cao, lấy được nhiều thông tin thì càng được đánh giá cao. Bên cạnh đó, hiệu quả của hội nghị cũng được đánh giá qua việc trao đổi và đưa ra những định hướng phát triển tốt cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Kinh nghiệm tổ chức tổ chức Hội Nghị từ A – Z
1. Lên danh sách và nắm số lượng khách mời
Điều đầu tiên mà bạn cần phải lưu ý khi tổ chức chương trình hội nghị chính là xác định rõ được số lượng khách mời. Việc nắm rõ số lượng khách mời tham dự sẽ giúp bạn dễ dàng trong hoạt động lên kế hoạch và dự trù kinh phí. Bạn nên tìm hiểu và nắm rõ các đối tượng khách mời theo tính cách và yêu cầu của họ để lên kế hoạch tổ chức tiết kiệm và phù hợp.
2. Lên concept và khảo sát địa điểm tổ chức
Sau khi đã xác định và thống kê số lượng khách mời thì điều tiếp theo bạn cần chú ý là lựa chọn concept phù hợp. Việc chọn concept phù hợp vừa tạo ấn tượng tốt với khách mời. Đồng thời cũng tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện. Khi đã lựa chọn concept phù hợp bạn cần chọn địa điểm tổ chức thích hợp nhất. Khi chọn địa điểm bạn nên tới địa điểm này để khảo sát trước.
Địa điểm thích hợp là địa điểm nằm ở vị trí thuận lợi. Đồng thời hệ thống giao thông thuận tiện để khách mời dễ dàng di chuyển. Nếu như hội nghị có số lượng khách mời đồng bạn cần đảm bảo khu vực trông giữ xe có thể đáp ứng nhu cầu của khách mời tham dự.
Gợi ý: Top 20 trung tâm tổ chức hội nghị tốt nhất tại Hà Nội
3. Xác định cụ thể thời gian tổ chức
Tùy thuộc vào đối tượng khách mời bạn cần lựa chọn thời gian tổ chức thích hợp. Việc xác định thời gian tổ chức phù hợp sẽ giúp hạn chế số lượng khách mời không tới dự. Đồng thời giúp bạn phân bố sắp xếp hội nghị linh hoạt hơn khi có yêu cầu.
4. Lập bảng phân công chi tiết công việc
Một trong những lỗi cơ bản khi tổ chức sự kiện chính là không lập bảng phân công chi tiết cho các bộ phận. Nếu các bộ phận không nắm rõ được công việc mà mình cần phải làm sẽ khiến quá trình tổ chức gặp vấn đề. Khi họ làm lẫn công việc của nhau sẽ khiến chương trình diễn ra không trơn tru và thiếu sót. Điều này sẽ làm mất đi thiện cảm của khách mời với sự kiện. Hãy đảm bảo kế hoạch công việc được gửi tới nhân sự từ sớm. Nếu như có thay đổi thì bạn cũng cần phải thông báo tới họ ngay lập tức. Ngoài ra bạn cũng nên chuẩn bị một danh sách tiến độ thực hiện và thường xuyên theo dõi để tránh sai sót.
5. Thường xuyên kiểm tra thiết bị sử dụng trong hội nghị
Việc các trang thiết bị gặp phải sự cố trong quá trình tổ chức sẽ khiến sự kiện bị gián đoạn. Đồng thời sự phối hợp không ăn ý giữa các thiết bị sân khấu là chuyện không hề hiếm gặp. Chình vì vậy mà bạn cần đảm bảo các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau để họ chạy thử các thiết bị trước khi chương trình diễn ra. Điều này đảm bảo mọi thứ có thể diễn ra trơn tru nhất.
6. Có nhân sự và trang thiết bị y tế túc trực sẵn sàng
Khi tổ chức sự kiện bất kỳ đặc biệt là hội nghị dành cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp thì bạn cần phải chuẩn bị sẵn trang thiết bị y tế. Bên cạnh đó là những nhân sự có kiến thức về sơ cứu hoặc nhân viên y tế. Bạn cũng cần bố trí các thiết bị y tế và nhân sự liên quan ở các vị trí để tránh làm mất thời gian.
Xem chi tiết: Quy trình 8 bước tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức Hội Nghị uy tín
LuxEvent là một trong những công ty tổ chức hội nghị uy tín hàng đầu tại Việt Nam. LuxEvent đã tổ chức thành công hàng nghìn hội nghị cho các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. LuxEvent sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nhiệt tình. Đội ngũ nhân viên của LuxEvent luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ khâu lên kế hoạch, tổ chức đến triển khai hội nghị.
LuxEvent cung cấp đa dạng các dịch vụ hội nghị, bao gồm:
- Tổ chức hội nghị, hội thảo: LuxEvent cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Tổ chức team building: LuxEvent cung cấp dịch vụ tổ chức team building sáng tạo, giúp tăng cường tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các thành viên trong công ty.
- Tổ chức sự kiện: LuxEvent cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mang lại thành công cho sự kiện của khách hàng.
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về tổ chức hội nghị mà LuxEvent muốn gửi tới bạn. Hy vọng với bài viết trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp tổ chức được hội nghị chuyên nghiệp và thành công. Nếu bạn muốn tổ chức đơn vị đồng hành tổ chức uy tín hoặc cần được tư vấn các thông tin về tổ chức hội nghị. Đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay tới LuxEvent để được hỗ trợ 24/7 nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
