Truyền thông sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Truyền thông sự kiện là hoạt động quảng bá thông tin liên quan đến sự kiện nhằm thu hút nhiều đối tượng tham gia. Mỗi sự kiện truyền thông thành công phụ thuộc rất nhiều đến kế hoạch xây dựng và sắp xếp chỉn chu. Để một chương trình sự kiện diễn ra thành công, việc lập kế hoạch truyền thông luôn cần tiến hành đầu tiên và dày công chuẩn bị để mang lại thành công và hiệu quả của hoạt động.Trong bài viết dưới đây, hãy đồng hành cùng LuxEvent tìm hiểu truyền thông sự kiện là gì? Cách xây dựng bản kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là chuỗi các hoạt động quảng bá hình ảnh, thông tin về một sự kiện để thu hút sự tham gia của công chúng vào thời điểm sự kiện sắp diễn ra và truyền tải thông điệp nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng khi sự kiện đã kết thúc.

Truyền thông cũng là cách để các doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng, đối tác và cũng chính là nhân viên của doanh nghiệp. Đây là một hạng mục nhất định phải có của tất cả các sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức. Truyền thông đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp:

• Mang lại thông tin chính xác, hữu ích cho các đối tượng nhận truyền thông
• Khơi dậy sự tò mò và mong muốn tham gia sự kiện
• Thu hút đông đảo người tham dự (đối với các sự kiện bán vé hoặc tuyên truyền)
• Quảng bá thương hiệu, xây dựng hình tượng thương hiệu
• Để lại ấn tượng, dấu ấn về doanh nghiệp trong lòng công chúng dễ dàng
• Tối ưu thời gian, chi phí quảng cáo
• Truyền tải thông điệp cho cả những người không tham dự

Ý nghĩa của việc truyền thông sự kiện

Hoạt động truyền thông mang nhiều ý nghĩa đến việc thu hút đông đảo đối tượng tham gia sự kiện. Và ở mỗi giai đoạn của sự kiện mà hoạt động truyền thông sẽ mang lại những ý nghĩa khác nhau.

1.Truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng và đối tác về sự hiện diện của doanh nghiệp, đồng thời thu hút những đối tượng mục tiêu chú ý quan tâm và đến tham dự sự kiện.

2. Truyền thông sau sự kiện

Doanh nghiệp không chỉ cần chú trọng đến truyền thông trước sự kiện mà ngay sau khi kết thúc sự kiện công tác truyền thông của sự kiện cũng cần được thực hiện. Việc truyền thông sau sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lưu giữ hoặc chỉ quảng bá hình ảnh liên quan đến sự kiện trong nội bộ công ty, điều đó sẽ làm giảm đi hiệu quả của sự kiện. 

Truyền thông sau sự kiện mang lại nhiều lợi ích và ý nghĩa cho doanh nghiệp:

• Truyền thông sau sự kiện nhằm giúp khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện
• Truyền thông sau sự kiện giúp khắc sâu nhấn mạnh thông điệp của sự kiện và tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm
• Quảng bá và tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm năng mới
• Gia tăng uy tín, vị thế về hình ảnh của thương hiệu trong tiềm thức khách hàng, đối tác

Các phương tiện truyền thông sự kiện tốt nhất

Với mỗi mục đích và nhu cầu của từng sự kiện, doanh nghiệp sẽ có những phương thức lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp và tốt nhất. Có nhiều phương thức truyền thông và với mỗi sự kiện doanh nghiệp có thể dùng một hoặc kết hợp nhiều phương tiện truyền thông với nhau để tạo ra hiệu ứng tốt nhất.

1. Ấn phẩm quảng cáo

Trong những chiến dịch truyền thông có những ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng như: poster, banner, tờ rơi, tờ gấp…

Đây là một trong những phương tiện truyền thông cơ bản và được sử dụng nhiều nhất cho bất kỳ sự kiện nào. Mỗi hình ảnh về thông tin sự kiện sẽ được thể hiện trên banner, poster và gửi đến công chúng. Phụ thuộc vào từng tính chất sự kiện, đối tượng hướng đến mà địa điểm treo, dán phát những ấn phẩm sẽ khác nhau.

Địa điểm tổ chức sự kiện thường được chọn để phát flyer là những nơi mà khách hàng thường qua lại, ví dụ như một roadshow thường sẽ quảng bá gần những trường đại học, trên tuyến phố lớn thì trong một event dành cho khách hàng nữ có thể quảng bá gần những khu văn phòng, câu lạc bộ…Việc treo poster, banner sẽ được ưu tiên thực hiện ở những tuyến đường lớn có lưu lượng người qua lại đông đúc để dễ dàng gây sự chú ý, quan tâm đến công chúng. .

2. Truyền thông đại chúng

Cách sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng là bao gồm sử dụng truyền hình, radio, báo giấy, các báo mạng xã hội…

Đối với báo giấy, để tiếp cận đúng với đối tượng mục tiêu và đạt được hiệu quả truyền thông, bạn cần tìm hiểu kỹ về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo mà bạn định sử dụng để truyền thông.

Còn với hình thức quảng cáo trên truyền hình, mặc dù sẽ dễ dàng tiếp cận đối tượng nhưng chi phí lên hình cho vài giây quảng cáo là rất tốn kém. Nên đây là phương tiện được ít doanh nghiệp lựa chọn. Và phương tiện này sẽ phù hợp với các sự kiện rất lớn đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia. 

Radio là một phương tiện quảng bá rẻ hơn trên truyền hình và các trang báo giấy, nhưng về mặt tiếp cận thì sẽ bị hạn chế. Bởi hiện tại, khách hàng rất ít khi nghe radio. Tuy nhiên đây vẫn là một phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện của bạn là những người thường xuyên nghe radio. Thường có thể là những người đàn ông có thói quen vừa lái xe vừa nghe radio.

3. Phương tiện công nghệ số ( báo điện tử, social media, SMS marketing, Email marketing) 

Hiện nay số lượng người dùng đang sử dụng Internet là rất lớn, đây là một lợi thế để sử dụng những phương tiện công nghệ số trong truyền thông của sự kiện. Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian sử dụng Internet thì nhà chức cần chú trọng công tác truyền thông trên Internet.

Quảng cáo banner trên các website, gửi email thông báo quảng bá về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến hiện nay. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền thông trên mạng xã hội, trên các diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landing page để thường xuyên đăng tải tin tức về sự kiện.

SMS Marketing cũng là một phương thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gửi spam tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận. Ví dụ khi người dùng nhận được tin nhắn, nếu sự kiện thu hút được người dùng, họ có thể lan truyền đến những người thân, bạn bè của họ.

4. Hoạt động Activation

Hình thức cơ bản nhất của Activation quảng bá cho sự kiện là những chương trình chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay những cuộc thi nhỏ liên quan đến sự kiện, được sử dụng phổ biến trong các sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm mới…

Hiện nay, những hoạt động tương tác trực tiếp với khách hàng mang lại sự thu hút đến nhiều đối tượng. Chúng ta có thể bắt gặp những đoàn roadshow chạy trên đường với những banner thông báo về sự kiện.

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của sự kiện. Vậy nên việc xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông hiệu quả là rất cần thiết và cần được thực hiện chỉnh chu. Đó là một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết với các hoạt động truyền thông, lịch trình cụ thể của từng hoạt động sẽ diễn ra. 

Hãy cùng đồng hành với LuxEvent khám phá mẫu kế hoạch truyền thông thông qua các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông

Để truyền thông một sự kiện hiệu quả chúng ta cần phải xác định được mục tiêu truyền thông trước tiên. Tùy vào mỗi loại mục tiêu truyền thông sẽ gắn với một loại hình tổ chức phù hợp.

Để xác định được mục tiêu truyền thông, bạn phải xác định được đâu là điều bạn muốn đạt được trong kế hoạch truyền thông của mình. Thông thường mục tiêu truyền thông là giới thiệu sản phẩm, thu hút sự ủng hộ của cung chúng…

Mỗi mục tiêu khác nhau sẽ cần một kế hoạch truyền thông phù hợp. Đặc biệt mỗi mục tiêu truyền thông cần đáp ứng được 5 tiêu chí trong mô hình SMART. Đó là Specific (cụ thể) – Measurable (có thể đo lường được) – Actionable (có thể thực hiện được) – Relevant (sự liên quan) – Time-Bound (thời gian đạt được mục tiêu).

Bước 2: Xác định đối tượng của truyền thông 

Tất cả các sự kiện truyền thông đều sẽ hướng đến những đối tượng cụ thể. Bạn cần phải hiểu được mức độ liên quan, đối tượng cần hướng đến để có mức thời gian, chi phí cũng như có chiến lược truyền thông phù hợp với đối tượng đó.

Để xác định được đối tượng mục tiêu bạn cần phải làm rõ những câu hỏi tại sao họ là đối tượng cần tiếp cận? vai trò của họ là gì? Các yếu tố như độ tuổi, nghề nghiệp, sở thích, nhu cầu của khách hàng đều cần được nắm rõ. Từ đó vẽ nên chân dung đối tượng mục tiêu, hành vi điển hình của họ để xây dựng kế hoạch tiếp cận.

Bước 3: Xác định các kênh truyền thông sẽ sử dụng

Phụ thuộc vào từng mục tiêu và đối tượng của truyền thông sự kiện mà bạn cần lựa chọn kênh truyền thông thích hợp nhất. Có rất nhiều kênh truyền thông đa dạng để bạn lựa chọn. Với mỗi kênh truyền thông đều có đặc điểm và cách thức sử dụng phù hợp với từng mục tiêu.

Các hoạt động của sự kiện diễn ra vào thời điểm nào, đối tượng hướng đến thường theo dõi kênh truyền thông nào là điều bạn cần xác định để lựa chọn cho phù hợp.

Hiện nay hầu hết khách hàng đều am hiểu về công nghệ, sử dụng nhiều thiết bị truy cập internet đa dạng và sở hữu mạng xã hội, biết về mọi kênh tin tức. Xác định được kênh truyền thông sẽ được sử dụng sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.

Bước 4: Sáng tạo ý tưởng và thông điệp truyền thông

Việc lên ý tưởng và thông điệp truyền thông cho sự kiện là rất cần thiết và quan trọng. Đây chính là lời kêu gọi hành động, là câu slogan mang lại dấu ấn mạnh mẽ với khách hàng.

Thông điệp truyền thông là những gì bạn muốn gửi đến với công chúng, cũng chính là những thứ mọi người ấn tượng và ghi nhớ về sự kiện của bạn

Một thông điệp truyền thông tốt phải đáp ứng được cá tiêu chí:

• Thông điệp phù hợp với mục tiêu
• Câu từ được sử dụng ngắn gọn, cuốn hút
• Truyền tải những điểm đặc biệt và mới lạ của sự kiện
• Có mối liên kết chặt chẽ với chủ đề và phù hợp văn hóa của đối tượng cần truyền thông.

Bước 5: Xác định chiến lược sử dụng 

Chiến lược chính là cách thức để bạn thực hiện kế hoạch. Để xây dựng chiến lược phù hợp bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Xác định công cụ sử dụng
• Cách thức truyền thông
• Quá trình tiếp cận

Chiến thuật tiến hành cần phải phù hợp với kế hoạch đã xây dựng. Hơn nữa, tùy vào từng hoàn cảnh mà bạn cần linh hoạt thay đổi chiến thuật để đạt được hiệu quả cao nhất.

Bước 6: Phân tích rủi ro

Không chỉ những kế hoạch  mà bất cứ một bản kế hoạch truyền thông nào cũng cần đánh giá, phân tích những rủi ro có thể phát sinh, từ đó đưa ra những kế hoạch dự phòng để khắc phục.

Việc phân tích rủi ro sẽ giúp bạn có thể ứng phó với những tình huống khẩn cấp. Từ đó gây dựng lên hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu quả của sự kiện

Bước 7: Dự trù kinh phí

Người tổ chức cần dự toán chi phí tổ chức sự kiện cụ thể cho kế hoạch truyền thông. Những hạng mục và con số cần được chi tiết sẽ giúp bạn cân đối giữa mục tiêu cần đạt được và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Bản dự trù cang chi tiết, cụ thể càng dễ dàng được phê duyệt. 

Bước 8: Xây dựng tiêu chí đánh giá

Hãy nhìn lại mục tiêu truyền thông bạn đã đề ra. Bạn cần đánh giá đo lường hiệu quả của kế hoạch truyền thông. Tất cả cần được đánh giá dựa trên những tiêu chí đã được xác định cụ thể. Tiêu chí đánh giá cần bám sát mục tiêu ban đầu đã đề ra.

Nếu kế hoạch truyền thông của bạn được chia thành nhiều giai đoạn thì quy trình đánh giá cũng sẽ được chia theo các giai đoạn tương ứng. Mỗi tiêu chí đánh giá phải được cụ thể hóa và có thể đo lường được.

Xem thêm: 10+ bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 2024

Hy vọng rằng với mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện mà LuxEvent đã gửi đến bạn sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện hoạt động truyền thông sự kiện cho doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội nghị, sự kiện, hãy liên hệ với LuxEvent để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé! LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.