Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là yếu tố giúp quá trình chạy sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công hơn. Vậy hãy cùng LuxEvent khám phá bài viết Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z ở dưới đây nhé!

Theo dõi ngay: Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói chi tiết thành công

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Lợi ích của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các chi tiết các hạng mục công việc cần thiết của sự kiện một cách rõ ràng. Cụ thể gồm các trình tự nhất định dựa vào chủ đề, mục tiêu của sự kiện. Đảm bảo ba giai đoạn trong sự kiện được liền mạch một cách chặt chẽ. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích như:

  • Giúp ban tổ chức sự kiện hình dung được hệ thống vận hành chi tiết các hạng mục công việc.
  • Điều phối, sử dụng tối ưu các nhân sự chạy sự kiện một cách hiệu quả.
  • Xác định được tiến trình thực hiện, triển khai các công việc. Từ đó, đảm bảo tiến độ chương trình sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.
  • Giúp xác định rõ ràng trách nhiệm từng bộ phận nên đó chính là cơ sở để đánh giá chất lượng công việc, sự kiện.
  • Việc lập kế hoạch từ trước cũng giúp những tình huống phát sinh được xử lý nhanh chóng, linh hoạt hơn.
  • Cuối cùng, giúp việc dự trù, tính toán ngân sách cho sự kiện một cách chính xác hơn.
Lợi ích của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lợi ích của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z

1. Xác định mục tiêu và chủ đề sự kiện

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau được tổ chức theo mục đích riêng. Tuy nhiên, mỗi loại hình đều sẽ có mục tiêu và chủ đề riêng biệt. Từ đó, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch một cách chính xác nhất. Tiết kiệm được thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo được mục đích cuối.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là kết nối các thành viên trong công ty lại với nhau. Cùng với chủ đề “Warrior – Đấu trường rực lửa”, bạn có thể lựa chọn hình thức team building kết hợp giải chạy để tổ chức cho công ty.

Xác định mục tiêu và chủ đề sự kiện
Xác định mục tiêu và chủ đề sự kiện

2. Xác định đối tượng tham gia

Tùy vào các hình thức tổ chức sự kiện mà bạn cần xác định rõ ràng các đối tượng mục tiêu tham gia. Điều này sẽ giúp bạn gửi thư mời, chốt danh sách khách mời tham gia một cách nhanh chóng. Từ đó, có thể xây dựng nội dung kịch bản phù hợp cho sự kiện. 

Ví dụ: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Bạn có thể xác định đối tượng tham gia là các đối tác, nhà phân phối và các khách hàng tin dùng sản phẩm của thương hiệu.

Xác định đối tượng tham gia
Xác định đối tượng tham gia

3. Lên ý tưởng, concept cho sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào cũng vậy, đều cần ý tưởng và concept hay thông điệp chính cho toàn bộ sự kiện. Nó có vai trò tạo nên “linh hồn” cho chương trình sự kiện. Một ý tưởng tốt sẽ giúp sự kiện được diễn ra đúng hướng, đạt được hiệu quả truyền thông, quảng bá tốt nhất.

Lên ý tưởng, concept cho sự kiện
Lên ý tưởng, concept cho sự kiện

Đừng bỏ lỡ: 15 ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo đột phá

4. Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Bước lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và thời gian tổ chức là bước quan trọng và không thể bỏ qua trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện. Đồng thời các yếu tố dịch vụ tiện ích, không gian,… sẽ quyết định việc lựa chọn địa điểm tổ chức. 

Về thời gian tổ chức cần lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho những người tham gia và khách mời. Ví dụ các sự kiện gala dinner hay year end party thường được tổ chức vào khoảng chiều tối của cuối tuần. Ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến những công việc khác của các khách mời.

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức
Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức

5. Lên timeline, nội dung kịch bản cho sự kiện

Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần đảm bảo 2 yếu tố timeline và kịch bản chương trình. Cụ thể:

  • Timeline: Thông thường trong các sự kiện sẽ chia thành 3 giai đoạn chính gồm khai mạc, sự kiện chính và bế mạc. Mỗi giai đoạn bạn cần lựa chọn những hoạt động phù hợp để truyền tải thông điệp rõ ràng đến khách mời.
  • Kịch bản: Sẽ có 2 loại kịch bản để bạn lên kế hoạch tổ chức

+) Kịch bản tổng quát: Bao gồm toàn bộ công việc từ nội dung, timeline, phân công nhân sự phụ trách.

+) Kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết: Bao gồm lời dẫn chương trình của MC tuy nhiên bạn cần trau chuốt nội dung và ngôn từ sao cho thu hút người nghe.

Lên timeline, nội dung kịch bản cho sự kiện
Lên timeline, nội dung kịch bản cho sự kiện

6. Dự trù ngân sách

Việc dự trù ngân sách sẽ giúp bạn tránh sử dụng chi phí một cách mất kiểm soát. Tiêu chi có kế hoạch hơn khi bạn đã xác định được các hạng mục cần chi ưu tiên từ cao đến thấp. Đồng thời, bạn cũng cần đi tham khảo hay khảo sát giá để có bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện tốt nhất. Từ đó, hạn chế tối thiểu các sai sót để đảm bảo chất lượng cũng như hiệu quả của sự kiện.

Dự trù ngân sách
Dự trù ngân sách

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn hiện nay

7. Tìm kiếm nhà tài trợ

Đối với những sự kiện có quy mô lớn có sự đầu tư “khủng”. Chắc hẳn bạn cần tìm kiếm những nhà tài trợ để san sẻ gánh nặng chi phí. Cũng như giúp bạn tiết kiệm một khoản nhỏ. Điều này được thông qua việc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hoặc các trang thiết bị. 

Ngoài ra, các đơn vị có thương hiệu tốt sẽ giúp sự kiện của bạn tăng hiệu quả truyền thông. Đồng thời thể hiện được độ chuyên nghiệp của sự kiện tới mọi người.

Tìm kiếm nhà tài trợ
Tìm kiếm nhà tài trợ

8. Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện

Truyền thông, quảng bá sự kiện là bước quan trọng để truyền tải thông điệp sự kiện đến công chúng hiệu quả. Tùy vào loại hình sự kiện bạn sẽ có những kế hoạch, chiến dịch quảng bá, truyền thông khác nhau. Một số kênh truyền thông mà bạn có thể tham khảo như:

  • Mạng xã hội: Facebook, TikTok, Instagram,…
  • Quảng cáo qua email, báo điện tử.
  • Áp phích, tờ rơi. billboard ngoài trời,…
Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện
Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện

9. Thực hiện tổ chức sự kiện

Để quyết định mức độ thành công của sự kiện đến đâu 90% sẽ dựa vào bước thực hiện tổ chức sự kiện. Bạn sẽ cần phải đảm bảo tất cả các hạng mục công việc đều phải diễn ra đúng tiến độ kế hoạch. Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cũng cần tổng duyệt và kiểm tra chương trình lại một lần. Điều này sẽ giúp bạn làm quen với kịch bản chương trình và tránh được những phát sinh sự cố. 

Thực hiện tổ chức sự kiện
Thực hiện tổ chức sự kiện

10. Nghiệm thu, đánh giá sự kiện

Cuối cùng trong 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần kiểm tra, báo cáo toàn bộ quá trình sự kiện. Đặc biệt, bạn nên đánh giá sự kiện để rút ra những kinh nghiệm tổ chức cho những chương trình sau. Đồng thời, nâng cao chất lượng sự kiện và cải thiện sự chuyên nghiệp cho công ty.

Nghiệm thu, đánh giá sự kiện
Nghiệm thu, đánh giá sự kiện

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện cần những gì? Chuẩn bị đầy đủ các hạng mục sự kiện

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Kinh nghiệm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà LuxEvent muốn chia sẻ cho bạn trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

  • Nội dung chương trình sự kiện nên có sự độc đáo và pha chút bất ngờ. Hoặc có dấu ấn tạo khoảnh khắc đáng nhớ cho người xem. 
  • Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức phải thực sự phù hợp với quy mô và mục tiêu của sự kiện.
  • Các ấn phẩm, visual truyền thông tại sự kiện cần hấp dẫn người tham dự. 
  • Giám sát kỹ khâu đón tiếp, phục vụ khác mời để mọi người có thể thoải mái tham gia sự kiện.
  • Luôn lập sẵn các phương án phòng tránh những trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.
Kinh nghiệm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Vừa rồi là bài viết về Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z được LuxEvent tổng hợp gửi bạn. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn có một tuần làm việc vui vẻ và tràn đầy năng lượng.

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với LuxEvent theo thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn bạn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Đánh giá post

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666