Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện phổ biến

Chi phí tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng được nhiều người quan tâm nhất. Vì không phải sự kiện nào cũng giống nhau. Dưới đây là Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện phổ biến. Cùng theo dõi bài viết ở dưới đây nhé!

Xem chi tiết: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện thành công

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện cơ bản

Để một sự kiện được diễn ra thành công, bạn cần chú trọng tới rất nhiều yếu tố. Trong đó, chi phí tổ chức sự kiện là một yếu tố bất di bất dịch quan trọng liên quan đến quy mô, đầu tư sự kiện. Để các bạn hiểu hơn về các hạng mục chi phí cho một sự kiện cơ bản. Dưới đây sẽ là 7 hạng mục chi phí cần thiết nhất trong một sự kiện diễn ra:

1. Chi phí địa điểm tổ chức

Thông thường địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được chia thành 2 loại hình chính:

  • Địa điểm do doanh nghiệp chuẩn bị: Thường các doanh nghiệp sẽ cung cấp hoặc xin phép tự thuê trên địa điểm nào đó.
  • Địa điểm thuê mất phí: Các địa điểm này thường là những nơi chuyên set-up tổ chức sự kiện mang lại nhiều tiện ích hơn so với địa điểm tự chuẩn bị.

Trong đó, chi phí thuê địa điểm sẽ bao gồm chi phí đặt cọc, bảo hiểm (lao động, an toàn tham gia sự kiện,…), chi phí về chỗ thuê gửi xe (nếu có). Đồng thời những chi phí phát sinh về địa điểm cũng nên được lưu ý, ghi rõ trong hợp đồng trước khi ký. Tránh các mâu thuẫn sau này xảy ra.

Chi phí địa điểm tổ chức
Chi phí địa điểm tổ chức

2. Chi phí thuê các thiết bị hỗ trợ 

Chi phí cho các thiết bị hỗ trợ sự kiện lúc nào cũng chiếm khoảng 10 đến 15% trên tổng chi phí của sự kiện. Các thiết bị hỗ trợ sẽ bao gồm hệ thống âm thanh ánh sáng, trang trí, setup sân khấu, trạm phát sóng wifi,… 

Chính vì vậy, việc phân bổ chi phí cho hạng mục này rất cần thiết. Bên cạnh đó, hãy chắc chắn rằng các thiết bị sự kiện có sự cần thiết sử dụng không. Vì một số thiết bị có giá thuê rất cao, nếu không dùng sẽ gây ra lãng phí.

Chi phí thuê các thiết bị hỗ trợ 
Chi phí thuê các thiết bị hỗ trợ 

3. Chi phí chuẩn bị trong sự kiện

Đối với chi phí chuẩn bị trong sự kiện sẽ tùy vào hình thức tổ chức hay yêu cầu của khách hàng vào sự kiện. Thường khoản chi phí này sẽ chiếm từ 35 đến 50% tổng ngân sách của chương trình sự kiện. Ví dụ với sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới, các chi phí sẽ bao gồm bàn ghế, tiệc buffet,…

Chi phí chuẩn bị trong sự kiện
Chi phí chuẩn bị trong sự kiện

4. Chi phí nhân sự chạy sự kiện

Nếu không muốn tốn quá nhiều chi phí vào nhân sự sự kiện như MC, PG,… bạn có thể tận dụng nhân viên của mình để đảm nhận vị trí đó. Tuy nhiên, trong các tình huống phát sinh sẽ có bất cập và không thể xử lý một cách chuyên nghiệp.

Chính vì vậy, tìm hiểu các bên cho thuê nhân sự từ các đơn vị ngoài. Vừa chuyên nghiệp lại còn tiết kiệm thời gian, công sức. Đồng thời, sẽ có bộ phận điều hành, kỹ thuật, thi công lắp đặt,… để sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

Chi phí nhân sự chạy sự kiện
Chi phí nhân sự chạy sự kiện

5. Chi phí tiết mục giải trí

Ngày nay, tổ chức sự kiện sẽ không thể không thiếu được các tiết mục trình diễn, giải trí. Đồng thời cũng là key moment giúp khách mời cảm nhận sự kiện thú vị, hấp dẫn hơn. Sẽ chẳng có ai muốn sự kiện của mình phải buồn chán, căng thẳng. Chính vì vậy, khoản chi phí cho hạng mục này sẽ chiếm khoảng 10 đến 20% trên một chương trình sự kiện.

Chi phí tiết mục giải trí
Chi phí tiết mục giải trí

6. Chi phí quản lý sự kiện

Để sự kiện hạn chế tối đa các rủi ro, phát sinh cũng như theo đúng tiến độ kế hoạch. Vì thế, chi phí quản lý sự kiện là hạng mục cần thiết, không thể bỏ qua. Thông thường khoản chi phí này sẽ chiếm từ 5 đến 10% cho tổng sự kiện.

Chi phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện

7. Chi phí dự trù phát sinh

Cuối cùng trong 7 hạng mục chi phí cần thiết cho một sự kiện là khoản chi phí dự trù phát sinh. Mọi sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch thế nào cũng không thể lường trước được các phát sinh bất ngờ xảy ra. Do đó, hãy cân đối ngân sách để hạng mục này chiếm ít nhất từ 5 đến 10% tổng ngân sách tổ chức. Lưu ý, chỉ dành cho sự kiện khi xảy ra rủi ro.

Chi phí dự trù phát sinh
Chi phí dự trù phát sinh

Gợi ý: Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện

Tham khảo 7 hạng mục chi phí về sự kiện chưa chắc bạn đã nắm rõ hết tất cả thông tin. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện mà bạn nên biết để lưu ý:

  • Kiểm tra kỹ càng thời tiết trước khi tổ chức sự kiện. Trường hợp xấu nhất khi sự kiện diễn ra trong thời tiết không cho phép. Hãy chuẩn bị trước kế hoạch dự bị kỹ càng.
  • Kiểm tra các thiết bị cho thuê sự kiện như âm thanh, ánh sáng, loa, đài,…. Vì bạn sẽ không muốn sự kiện của mình trở nên “rối loạn” và lãng phí vì thiết bị hỏng.
  • Lập bảng chi phí, dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để theo dõi chi tiết nhất.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện

Bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Để tối ưu cũng như tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả nhất. LuxEvent xin chia một số mẹo nhỏ về bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức chương trình sự kiện cho bạn tham khảo:

  • Lập danh sách các hạng mục chi phí, ưu tiên những chi phí quan trọng lên trước. Xem xét có thật sự cần thiết hay không. 
  • Cố gắng xác định ngày tổ chức sự kiện sớm để có thời gian lên kế hoạch tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn bớt chi phí thuê địa điểm hơn. Vì đặt cọc trước một thời gian, giá của địa điểm đó sẽ mềm hơn khi đặt không đặt trước.
  • Thông thường, khách mời tham gia sẽ không đầy đủ 100%. Do đó, về mặt tiệc hãy chuẩn bị phần tiệc ít hơn để tránh hao hụt ngân sách.
  • Ghi lại các chi phí đã chi trong suốt sự kiện diễn ra. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được ngân sách một cách hợp lý.
Bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện
Bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Tham khảo thêm: Các hạng mục dịch vụ tổ chức sự kiện quan trọng hàng đầu

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Vừa rồi là bài viết về Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện phổ biến được LuxEvent gửi bạn. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc nắm bắt các hạng mục chi phí cần chi trả cho một sự kiện. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn có một ngày tràn đầy năng lượng và vui vẻ.

Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện hãy đến với LuxEvent ngay hôm nay. Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng phục vụ bạn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

5/5 - (2 votes)

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666