27/01/2023 
Chi phí tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: thời gian, địa điểm, quy mô, số lượng khách mời, trang thiết bị sự kiện,…Vậy nên, các sự kiện khi tổ chức sẽ có mức chi phí tổ chức khác nhau. Nếu bạn đang làm phương án dự trù chi phí cho chương trình sự kiện, dưới đây là tổng hợp chi tiết về chi phí tổ chức một sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp của LuxEvent.
Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện chi tiết
1. Chi phí thuê địa điểm
Khoản chi phí đầu tiên mà doanh nghiệp cần quan tâm đến khi tổ chức sự kiện, đó chính là chi phí thuê địa điểm tổ chức. Tùy theo quy mô của từng sự kiện, ngân sách của sự kiện đó mà địa điểm được thuê sẽ được lựa chọn cho phù hợp.
Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần khảo sát địa điểm đó xem không gian, diện tích, dịch vụ đã phù hợp với mức giá cho thuê hay chưa. Thông thường, những sự kiện lớn, có quy mô cao và tổ chức ngoài trời sẽ có chi phí thuê cao hơn so với những địa điểm sự kiện trong nhà.
Trong quá trình tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp, người làm sự kiện thường ưu tiên lựa chọn những nơi có sẵn chỗ gửi xe phù hợp, không mất phí để khách hàng cảm thấy thoải mái nhất khi đến tham dự sự kiện.
Khi thuê địa điểm, bạn cần đặt cọc trước chi phí. Sau khi sự kiện kết thúc, phần kinh phí còn lại sẽ được thanh toán cùng lúc bàn giao lại địa điểm.
2. Chi phí thiết bị, vật dụng
Chi phí cho việc thuê thiết bị, chuẩn bị các vật dụng chiếm phần lớn chi phí tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số hạng mục cần chú ý:
2.1. Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng
Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng rất quan trọng khi tổ chức sự kiện. Với những sự kiện có quy mô càng lớn, doanh nghiệp càng chú trọng đầu tư cho âm thanh ánh sáng. Bởi lẽ, thiết bị càng tốt, càng hiện đại, càng chất lượng thì càng hạn chế được lỗi kỹ thuật, đảm bảo mang đến sự kiện bùng nổ với âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
Thiết bị âm thanh ánh sáng thường có nhiều phân loại khác nhau, cùng liên kết với nhau, hỗ trợ nhau để tạo ra hiệu ứng tốt nhất. Chính vì khi dự trù kinh phí thuê âm thanh ánh sáng, bạn cần liệt kê rõ thiết bị cần thuê, số lượng để dễ dàng quản lý ngân sách. Nếu chưa thực sự hiểu rõ về thiết bị âm thanh ánh sáng, bạn có thể nhờ đến sự tư vấn của đơn vị cho thuê.
Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng hiện đại giá tốt hiện nay?
2.2. Chi phí trang trí sự kiện
Trang trí sự kiện bao gồm: khu vực khách mời, khu vực check in và cổng đón khách. Các chi phí cụ thể cần chi trả cho mỗi hạng mục liên quan đến trang trí sự kiện bao gồm:
- Khu vực sân khấu: Chi phí thiết kế sân khấu sự kiện, thi công sân khấu, in ấn backdrop sự kiện, các phụ kiện khác (hoa, bục phát biểu, pháo bông, thảm đỏ,…)
- Khu vực check in: Chi phí in ấn photobooth, hashtag cầm tay, đèn chiếu sáng, khung dựng photobooth…
- Khu vực cổng đón khách: Cổng hơi, cổng bóng bay, standee, băng rôn, hoa chào mừng,…
- Khu vực khác mời: Trang trí khu vực bàn tiệc, trang trí không gian xung quanh…
- Chi phí mua sắm, thuê các thiết bị, vật dụng cần thiết
Các vật dụng khác cần mua sắm, thuê dịch vụ khi tổ chức sự kiện bao gồm:
- Bàn ghế sự kiện
- Thiết bị trình chiếu, màn led
- Thảm đỏ sự kiện
- Nhà bạt, ô dù
- ….
3. Chi phí thuê MC
Chi phí thuê MC sự kiện cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức. Bởi lẽ, MC là người dẫn chương trình trong sự kiện và với bất kỳ sự kiện nào cũng cần có MC. Hay nói cách khác, MC là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện, đóng vai trò rất quan trọng trong sự kiện. Vì vậy, khi tìm kiếm MC cho sự kiện, bạn cần xem profile MC, xem những chương trình MC đó đã từng dẫn để đánh giá chính xác năng lực của MC, từ đó lựa chọn MC phù hợp cho chương trình của mình.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
4. Chi phí thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, DJ,..
Để chương trình sự kiện thêm phần hấp dẫn, các doanh nghiệp thường lựa chọn thuê thêm nhóm nhảy, vũ đoàn, DJ,… để mang đến tiết mục văn nghệ đặc sắc, hấp dẫn. Tùy theo quy mô của sự kiện, nguồn ngân sách của sự kiện đó mà chi phí cho việc thuê vũ đoàn, nhóm nhảy, ca sĩ, DJ,…sẽ khác nhau. Có ca sĩ, nhóm nhạc, DJ hạng A, hạng B, hạng C,…để bạn thoải mái lựa chọn.
Họ đều là những nghệ sĩ chuyên nghiệp, có năng lực và có khả năng làm chủ sân khấu tốt, đảm bảo mang đến sự chuyên nghiệp cho sự kiện của doanh nghiệp. Do vậy, trong checklist những hạng mục cần thuê khi tổ chức, hãy cân nhắc, giới hạn một khoản chi phí nhất định cho hoạt động này nhằm cân đối, lựa chọn dịch vụ phù hợp cho quá trình tổ chức sự kiện.
Ở đây có: Cho thuê nhóm múa vũ đoàn chuyên nghiệp
5. Chi phí thuê nhân sự phục vụ
Để tổ chức một sự kiện thành công, không thể không kể đến những nhân sự phục vụ sự kiện. Họ là những người có năng lực tổ chức, hỗ trợ sự kiện một cách chuyên nghiệp. Dưới đây là một số bộ phận phục vụ, hỗ trợ điều phối sự kiện:
- Điều hành, giám sát sự kiện
- Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
- Lễ tân sự kiện
- Bảo vệ, an ninh sự kiện
- Nhân viên phục vụ
Ngoài ra, với sự kiện có quy mô lớn, bạn có thể thuê thêm một số nhân sự hỗ trợ sự kiện để đảm bảo tính chuyên nghiệp cho sự kiện như:
- Quản lí dịch vụ ăn uống
- Trợ lí sự kiện
- Quản lí dịch vụ khách hàng,…
Khi thuê nhân sự phục vụ sự kiện, bạn không nên thuê lẻ từng bộ phận mà nên book dịch vụ nhân sự tại đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Bởi lẽ, mỗi nhóm nhân sự sẽ có một cách làm việc riêng, có văn hóa riêng. Việc book lẻ các nhóm nhân sự dễ gây ra bất đồng quan điểm trong cách tổ chức, vận hành sự kiện.
Xem thêm: Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện chuyên nghiệp giá tốt
6. Chi phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện là khoản phí bạn cần chi trả có đơn vị tổ chức sự kiện. Khi bạn thuê dịch vụ tổ chức sự kiện từ các agency, các đơn vị đó sẽ theo sát tiến trình sự kiện, hỗ trợ khách hàng tối đa cả trước, trong và sau sự kiện để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Hay nói cách khác, chi phí quản lý sự kiện chính là “phí bảo hành”, đảm bảo cho chương trình diễn ra thành công.
7. Chi phí thuê media
Khi tổ chức sự kiện, để lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ, để tạo ra hình ảnh truyền thông doanh nghiệp, việc thuê media quay chụp sự kiện là điều tất yếu. Thông thường, các đơn vị cung cấp dịch vụ media sẽ có gói dịch vụ giúp doanh nghiệp tối ưu, tiết kiệm chi phí. Chi phí cho media bao gồm:
- Thiết bị quay chụp
- Nhân sự quay chụp
- Chi phí đi lại
- Chi phí ăn uống (nếu có)
Tham khảo: Dịch vụ chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp giá tốt nhất
8. Chi phí xin giấy phép tổ chức
Khi tổ chức, đơn vị sự kiện phải xin giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Thủ tục hồ sơ xin phép đã được quy định rõ trong điều luật của Việt Nam. Việc xin phép tổ chức mất khá nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết những giấy tờ để xin phép tổ chức sự kiện cần thiết. Điều này gây ra những khó khăn cho quá trình thực hiện xin giấy phép. Vậy nên, thông thường, doanh nghiệp vẫn tìm đến văn phòng luật, đơn vị chuyên thực hiện công tác xin giấy phép để được hỗ trợ. Tất nhiên, sẽ mất một khoản chi phí cho việc thuê dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện.
9. Chi phí quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là khoản chi phí dự trù để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, sự kiện dù có chuẩn bị kỹ đến đâu, đầu tư như thế nào cũng rất khó để tránh được một số vấn đề phát sinh. Chi phí này nhằm kịp thời hỗ trợ cho các bộ phận trong trường hợp có phát sinh thêm các khoản phí mua sắm, khắc phục vấn đề trong quá trình tổ chức một cách nhanh chóng, hiệu quả, hạn chế tối đa việc gây ảnh hưởng đến khách mời tham dự sự kiện.
10. Chi phí khác
Để hỗ trợ công tác trang trí sự kiện, đừng quên chuẩn bị thêm một số đồ dùng khác như: tua vít, băng keo, dây ruy băng, kéo, dao rọc giấy,…Những vật dụng này nhỏ lẻ nhưng không thể thiếu để hỗ trợ cho công tác chuẩn bị cho sự kiện.
Bên canh đó, có một số hạng mục cần chi tiền trong quá trình tổ chức sự kiện như: chi phí truyền thông sự kiện, chi phí tổ chức tiệc,…
Tùy theo quy mô của từng sự kiện, từng địa điểm tổ chức mà những chi phí này sẽ khác nhua. Để thuận tiện hơn, bạn cần tạo checklist rõ ràng với đầy đủ các thiết bị cần thiết để hỗ trợ đắc lực cho sự kiện. Việc mua sắm, chuẩn bị thiết bị được tính toán kỹ để tránh trường hợp mua thừa/thiếu gây ảnh hưởng đến quá trình setup, thi công tổ chức.
Bảng giá chi phí tổ chức sự kiện trọn gói
Như đã nói ở trên, chi phí tổ chức sự kiện không cố định. Mỗi chương trình có một đặc điểm khác nhau, sử dụng dịch vụ sự kiện khác nhau và hướng đến một mục tiêu riêng. Vậy nên, từ việc trang trí, setup, nhân sự hỗ trợ sự kiện của mỗi chương trình cũng có chi phí khác nhau. Do đó, việc đưa ra bảng giá tổ chức chung chung là điều không thể xảy ra.
Khách hàng khi có nhu cầu tổ chức sự kiện nên liên hệ với các đơn vị chuyên nghiệp, đưa ra những yêu cầu cụ thể và nhận báo giá cụ thể. Điều này sẽ giúp báo giá sát nhất với điều kiện, yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Nếu khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, liên hệ với LuxEvent để nhân báo giá chi tiết nhé!
Gợi ý cho bạn: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo nhất
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent tự hào là một trong những đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trên khắp cả nước. Trong quá trình hoạt động và phát triển, chúng tôi luôn không ngừng nỗ lực và sẵn sàng thay đổi để có thể đạp ứng mọi yêu cầu mà khách hàng đưa ra, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện từ các chương trình trọn gói đến các dịch vụ riêng lẻ cho từng hạng mục trong sự kiện như: cho thuê thiết bị kỹ thuật sự kiện, tráng trí, cho thuê nhân sự sự kiện,… và các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng .
Chính vì thế, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent tự tin cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng cao, thành công cùng những trải nghiệm tốt nhất.
Bài viết trên đây là tổng hợp tất tần tật những chi phí quan trọng cần có để tổ chức một sự kiện LuxEvent chia sẻ mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện của mình. Nếu bạn đang tìm một đơn vị tổ chức uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay cho LuxEvent theo thông tin dưới đây để được tư vấn và báo giá chi tiết.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
