Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện mà bạn nên biết

Chi phí tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định quy mô và sự thành công của chương trình sự kiện. Chính vì vậy, việc dự toán chi phí là rất cần thiết. Vậy bài viết dưới đây, LuxEvent sẽ giúp bạn giải đáp Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện mà bạn nên biết. Cùng tìm hiểu nhé!

Xem chi tiết: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào? Các bước để tổ chức sự kiện thành công

Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ tùy thuộc yêu cầu, thời gian và quy mô của sự kiện. Các loại chi phí phí sẽ bao gồm chi phí đặt cọc thuê địa điểm, chi phí bảo hiểm. Hoặc chi phí thuê bãi đỗ xe (Nếu có). Trong đó sẽ có hai loại chính:

• Địa điểm do doanh nghiệp tự chuẩn bị: Thông thường sẽ nằm trong phạm vi công ty đã xin phép được tổ chức địa điểm nào đó.
• Địa điểm cho thuê: Gồm các địa điểm phải trả phí để thuê ví dụ như nhà hàng, sảnh tiệc khách sạn,…

2. Chi phí thiết bị trang trí sự kiện

Hạng mục chi phí thiết bị trang trí sự kiện là một trong những khoản chi phí cần thiết. Ước tính khoản chi phí này được sử dụng khoảng 10 đến 20% tổng ngân sách. Vì có rất nhiều thiết bị sự kiện, vận dụng cần sử dụng trong việc trang trí. Đồng thời, chi phí này còn phụ thuộc vào nhà cung cấp. Do đó, bạn cần tham khảo thật kỹ lưỡng trước sử dụng ngân sách cho hạng mục này.

3. Chi phí setup sân khấu

Đối với chi phí setup thiết kế sân khấu sự kiện, thường sẽ chi cho các mục sau:

• Sân khấu.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
• Loa, micro.
• Màn hình LED, đèn sân khấu,…

Chi phí này sẽ còn phải phụ thuộc vào sự kiện của bạn đầu tư đến đâu. Nó có thể dao động từ vài triệu cho đến hàng trăm triệu đồng cho hạng mục setup sân khấu.

Theo dõi thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội được lựa chọn nhiều nhất

4. Chi phí thuê nhân sự chạy sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công chắc chắn không thể thiếu được đội ngũ nhân sự điều hành trong sự kiện. Trong đó bao gồm ban tổ chức sự kiện, MC, lễ tân, PG,… Việc thuê nhân sự sự kiện từ các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đem đến sự chuyên nghiệp.

5. Chi phí trình diễn tiết mục giải trí

Đối với các tiết mục trình diễn giải trí, bạn cần trao đổi trước với nhà tổ chức sự kiện về chi phí dành cho hạng mục này. Từ đó, các đơn vị tổ chức sẽ đưa ra những phương án tốt nhất cho bạn. Vì ca sĩ hạng A sẽ có phí booking cao hơn so với những ca sĩ chuyên hát sự kiện giá rẻ. 

6. Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý sự kiện là khoản để kiểm soát tất cả quá trình các công việc được diễn ra. Giúp đảm bảo tiến độ cho chương trình sự kiện và chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi vấn đề trong sự kiện. Khoản chi phí này thường chiếm khoảng 5 – 10% tổng ngân sách. 

7. Chi phí dự trù phát sinh

Không có gì là hoàn hảo, và sự kiện được tổ chức cũng chưa chắc có thể tránh được những rủi ro xảy đến bất chợt. Đương nhiên, không ai mong muốn điều này xảy ra. Chính vì vậy, hãy chuẩn bị trước một khoản dự trù phát sinh cho tổng ngân sách. Việc này sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều và xử lý dễ dàng hơn.

Đừng bỏ lỡ: Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết trong năm 2024

Một số lưu ý khi dự toán chi phí tổ chức sự kiện

Một số lưu ý khi dự toán chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần tìm hiểu thật kỹ gồm:

1. Xác định mục tiêu

Bạn cần xác định mục tiêu chính của sự kiện. Cũng như quy mô người tham dự và mức độ trang trọng của sự kiện ra sao. Việc này sẽ là bước đầu giúp bạn dự toán các khoản chi phí sao cho phù hợp nhất.

2. Lập danh sách các khoản chi phí cần thiết 

Một số các khoản chi phí cho các hạng mục quan trọng bao gồm:

• Thuê địa điểm tổ chức.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn led,…
• Đồ ăn, thức uống cho khách mời.
• Nhân sự chạy sự kiện: MC, lễ tân, PG,…
• Quà tặng cho khách mời, ban tổ chức,…
• Truyền thông, quảng cáo: Thiệp mời, banner hay quảng cáo xã hội.
• Các chi phí cần thiết khác.
  

3. Luôn so sánh chi phí

Bạn cần phải tham khảo và so sánh các chi phí với nhau trên thị trường. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách bỏ ra cho sự kiện hơn. Cũng khiến bạn đưa ra quyết định đúng đắn.

4. Thiết lập kỹ ngân sách dự phòng

Luôn luôn nhớ rằng lập một khoản chi phí dự phòng. Vì biết đâu bạn sẽ cần đến nó trong sự kiện. Cũng như các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra cho chương trình.

5. Theo dõi sát sao, điều chỉnh ngân sách

Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn cần thường xuyên theo dõi và điều chỉnh lại ngân sách. Việc này sẽ giúp bạn đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch sự kiện và chi phí được sử dụng một cách hợp lý không hoang phí.

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Các hạng mục quan trọng cần chuẩn bị

Vừa rồi là bài viết về Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện mà bạn nên biết do LuxEvent chia sẻ. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần làm việc tràn đầy năng lượng.

Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với LuxEvent theo thông tin liên hệ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ cho bạn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.