Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cần có những gì? Tổ chức sự kiện không phải là một việc quá khó khăn nhưng để sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và để lại ấn tượng đẹp cho người tham dự thì không phải ai cũng làm được. Vậy làm thế nào để xây dựng một sự kiện được hoàn hảo? Nếu bạn đang cảm thấy khó khăn trong các bước tổ chức thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của LuxEvent sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm thực tế hữu ích trong việc tổ chức sự kiện.

Khám phá ngay: Tổ chức sự kiện như thế nào? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Thông qua sự kiện đó, các doanh nghiệp có cơ hội tiếp xúc, giao lưu với đối tác, khách hàng đồng thời quảng bá văn hóa doanh nghiệp tới nhân viên nội bộ và hình ảnh tới khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây là một phương pháp truyền thông giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn.

1. Giúp phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Đầu tiên phải kể đến vai trò chính giúp công ty, doanh nghiệp phát triển thương hiệu của mình. Nó có khả năng quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp một cách rộng rãi, tiếp xúc trực tiếp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp vừa có thể truyền thông hình ảnh tổ chức của công ty, tạo niềm tin tới khách hàng vừa giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

2. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng

Tổ chức sự kiện giúp cho dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Thay vì họ chỉ có thể thấy sản phẩm của bạn qua hình ảnh, video quảng cáo thì việc sự kiện giúp khách hàng có cái nhìn thực tế, được trải nghiệm sản phẩm trực tiếp từ đó tạo ấn tượng tốt với họ hơn. Vậy nên đừng bỏ lỡ cơ hội này để ghi điểm trong mắt người tiêu dùng. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp còn có cơ hội được mở rộng mối quan hệ, tìm kiếm được khách hàng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ.

3. Truyền thông văn hóa doanh nghiệp nội bộ

Không chỉ gây ấn tượng với khách hàng, đối tác, thông qua tổ chức các sự kiện doanh nghiệp còn được lòng nhân viên, giúp quảng bá hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp tới nhân viên nội bộ. Đồng thời thu hút nhân tài tới công ty.

Bạn có biết: Truyền thông sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Các yếu tố để tổ chức sự kiện thành công

1. Chủ đề chính của sự kiện 

Một trong những yếu tố làm nên sự thành công của tổ chức sự kiện chính là chủ đề của sự kiện đó. Khi được đồng ý tổ chức, tức là sự kiện đó đóng vai trò quan trọng đối với công ty. Chính vì vậy cần căn cứ vào mục đích và ý nghĩa tổ chức để chọn những yếu tố toát lên chủ đề chính của sự kiện như một hình ảnh đại diện xuyên suốt thời gian trước và sau sự kiện, một tên gọi gợi nhớ và một cây slogan ý nghĩa, ấn tượng. Đây chính là yếu tố cốt lõi để bạn có thể phát triển kịch bản, bám sát vào chủ đề để toát lên được ý nghĩa của sự kiện đó. 

Sự kiện quan trọng thường chỉ diễn ra một vài lần trong năm, do đó việc tạo chủ đề độc đáo mới lạ và ý nghĩa sẽ để lại ấn tượng đẹp cho mọi người tới tham dự.

Tùy vào từng thời điểm, mục đích của sự kiện sẽ có chủ đề khác nhau, song vẫn phải tạo được không khí và ý nghĩa khi mọi người đặt chân tới dự tiệc.

2. Màu sắc chủ đạo

Để cụ thể hóa concept một cách rõ ràng, bạn cần lên ý tưởng chọn hình ảnh và màu sắc cụ thể. Bất cứ sự kiện hay bữa tiệc nào cũng cần có tông màu chủ đạo, để bạn có thể phát triển kịch bản, thiết kế và trang trí không gian bữa tiệc.

Khi lựa chọn màu sắc chủ đạo cho bữa tiệc bạn cần lưu ý một số điều sau:

– Màu sắc chính phải phù hợp với chủ đề của sự kiện

– Màu sắc phối cùng phải hài hòa, phù hợp với màu chủ đạo

– Màu sắc phụ không nên quá nhiều và không bị nổi bật quá so với màu chủ đạo

– Nhất quán màu sắc trong việc chọn đồ trang trí, những vật dụng trong bữa tiệc

Theo dõi ngay: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng sáng tạo HOT nhất 2024

3. Đối tượng tham gia chương trình

Thành phần đối tượng tham dự cũng quan trọng không kém trong sự kiện. Cần lên danh sách thành phần tham dự, ban lãnh đạo, phòng ban, các khách mời để có thể sắp xếp vị trí hợp lý. Cần đảm bảo sự có mặt của các bộ phận sau:

– Ban lãnh đạo của công ty: Giám đốc, quản lý cấp cao, cổ đông

– Các bộ phận phòng ban trong công ty

– Đối tác của công ty

– Khách mời của công ty

– Nhân sự thực hiện chương trình gồm: MC, PG, Media

4. Địa điểm tổ chức sự kiện

Dựa vào số lượng người tham dự, kinh phí tổ chức sự kiện bạn sẽ xác định được quy mô sự kiện sẽ tổ chức. Để có thể lựa chọn được địa điểm phù hợp bạn cần lưu ý một số yếu tố sau đây:

– Diện tích không gian rộng rãi, thoải mái chứa số lượng người tham gia sự kiện

– Không gian bài trí trong và ngoài của địa điểm phù hợp với kịch bản của sự kiện

– Bố cục của địa điểm phù hợp với các hoạt động diễn ra trong sự kiện

– Trang thiết bị hiện đại, cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu của sự kiện, mỹ quan đẹp mắt

– Lối ra vào rộng rãi, có cửa thoát hiểm, thiết bị chữa cháy đầy đủ

– Có bãi đỗ xe rộng rãi, phù hợp với nhu cầu của người tham dự

Xem thêm: 25 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội đẹp nhất 2024

5. Thời gian và thời lượng diễn ra chương trình

Để tổ chức được  một sự kiện hoàn hảo, bạn cần ước lượng thời gian diễn ra sự kiện. Cũng như thông báo cho người tham dự nắm được thời gian bắt đầu và sự kiện kết thúc. Ngoài ra bạn cần dự trù thời gian để làm việc với bên cho thuê địa điểm cũng như dự trù thời gian setup, vận chuyển và ký hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm. 

Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công, đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải có nhiều hiểu biết và kinh nghiệm trong lĩnh vực.. Có thể kể đến một số yếu tố sau:

1. Những yếu tố then chốt

– Kịch bản tổ chức sự kiện phải có nội dung hấp dẫn, sáng tạo, có điểm nhấn và gây hứng thú cho người tham dự. Không copy kịch bản, chương trình đã cũ, quá quen thuộc với người tham dự vì như vậy sẽ gây nhàm chán cho họ.

– Địa điểm và thời gian phải phù hợp với mọi đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện.Không nên chọn địa điểm quá xa trung tâm vì không thuận tiện cho mọi người đi lại và không gây ấn tượng cho mọi người.

– Yếu tố hình ảnh sự kiện cũng rất quan trọng. Cái nhìn đầu tiên chính là hình ảnh bắt mắt, gây ấn tượng sẽ thu hút khách tham dự và gây hứng thú suốt bữa tiệc cho họ. Chính vì vậy cần lựa chọn thiết kế, tạo dựng những hình ảnh độc đáo ấn tượng cho sự kiện.

– Các dịch vụ tốt chất lượng cũng là một yếu tố rất quan trọng. Dịch vụ kém chất lượng sẽ mất điểm trong mắt khách tham dự và ảnh hưởng tâm trạng của bữa tiệc của họ chính vì vậy phải giám sát kĩ các khâu, từ đón tiếp đến khâu phục vụ.

2. Một nhà tổ chức sự kiện cần làm những gì?

– Nắm bắt thông tin, số lượng khách tham dự

– Đề xuất và tư vấn việc chọn địa điểm phù hợp, nhân sự hỗ trợ, trang thiết bị. Lên báo giá chi tiết các hạng mục

– Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và kịch bản chi tiết, tham vấn timeline cho khách hàng

– Rà soát, kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hạng mục đạt yêu cầu trước ngày diễn ra ( địa điểm, trang thiết bị, nhân sự, ẩm thực,….)

– Hỗ trợ, đồng hành và phối hợp cùng đơn vị cung ứng dịch vụ khác như âm thanh, ánh sáng, nhóm nhảy,….

– Các hóa đơn xem xét kĩ lưỡng, thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc sự kiện

Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

Bài viết trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện đầy đủ nhất mà LuxEvent dành riêng cho bạn, hy vọng qua thong tin trên bạn có thể có cho mình những lưu ý cần note lại để có thể tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu như bạn còn chưa chắc chắn có thể tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh, hãy liên hệ ngay cho LuxEvent để được tư vấn chi tiết và báo giá cụ thể nhé! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.