Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ A – Z thành công

Làm thế nào tổ chức sự kiện thành công mà chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện? Đừng lo lắng, ở bài viết dưới đây LuxEvent sẽ giải đáp cho bạn tất tần tật về Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ A – Z thành công. Cùng theo dõi và tìm hiểu nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức sự kiện thành công hiện nay

Các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện

Là một trong những đơn vị hàng đầu về tổ chức sự kiện và đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong nước. Với kinh nghiệm của LuxEvent, chúng tôi hiểu rõ để tổ chức một sự kiện cần chuẩn bị những gì. Dưới đây là các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện được LuxEvent chia sẻ mà bạn có thể tham khảo. 

1. Giai đoạn trước sự kiện

1.1 Xác định mục tiêu của sự kiện

Việc tổ chức sự kiện là bao hàm nhiều các lĩnh vực từ kinh doanh, doanh nghiệp đến họp báo, khách hàng hoặc nhiều hình thức khác. Do đó, mỗi sự kiện đều có mục tiêu và chủ đề riêng biệt. Chính vì vậy, bước đầu tiên trong giai đoạn trước sự kiện bạn cần xác định rõ cốt lõi của sự kiện hướng đến. Bên cạnh đó checklist những hạng mục công việc cần thực hiện, bao gồm như:

• Lựa chọn hình thức, quy mô sự kiện. (Ví dụ: Lễ khai trương, year end party,…)
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.
• Xác định thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi đến công chúng thông qua sự kiện của mình.
• Dự trù ngân sách đầu tư dành cho sự kiện.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, thời gian tổ chức.
• Xác định chủ đề, concept chính cho sự kiện.

1.2 Lựa chọn ý tưởng cho sự kiện

Trong việc tổ chức sự kiện, bạn cần xây dựng và lựa chọn ý tưởng chính cho sự kiện. Vì đây được ví như “linh hồn” của sự kiện, nó ảnh hưởng đến trực tiếp đến concept, trang trí, thông điệp,… cho chương trình. Do đó, việc này đòi hỏi sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như mục tiêu của sự kiện.

Với bước này, bạn cần khái quát nhanh các ý tưởng tổ chức sự kiện sau đó phân tích kỹ càng xem có phù hợp cho sự kiện hay không. Tiếp đó, lọc và chọn ra những ý tưởng tốt nhất, hài hòa cho các mảnh chi tiết trong sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng cần có tính sáng tạo để sự kiện của mình trở nên độc đáo hơn. Tránh trùng lặp các ý tưởng vì nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện cũng như bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp và ban tổ chức chương trình.

1.3 Phân công nhiệm vụ 

Để một sự kiện được vận hành suôn sẻ và thành công, chắc hẳn sẽ không thể thiếu được những nhân sự đắc lực tại mỗi công đoạn. Việc này đòi hỏi bạn phải phân chia nhân sự đồng đều cho các hạng mục. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá chất lượng từng bộ phận mình trách nhiệm. Đồng thời, giúp kiểm soát được sự kiện hiệu quả hơn. Ví dụ như:

• Bộ phận thiết kế phụ trách: Thiết kế đồ họa, sân khấu, thiệp mời,….
• Bộ phận kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,….
• Bộ phận quản lý, giám sát.
• Cộng tác viên chạy sự kiện.

2. Giai đoạn trong sự kiện

2.1 Triển khai sự kiện theo kế hoạch

Sau khi đã lên kế hoạch kỹ càng ở giai đoạn đầu, bạn cần thực hiện và triển khai đúng trong kế hoạch. Các bộ phận đảm nhận sẽ phải làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng đến sự kiện. Ngoài ra, cùng nhau đẩy tiến độ, phối hợp và linh hoạt hỗ trợ cùng nhau. 

2.2 Chuẩn bị setup các hạng mục cần thiết

Đây là bước chiếm nhiều thời gian và mang tính quyết định cho sự thành công của chương trình sự kiện nhiều nhất. Đối với khâu này, bạn cần dành ít nhất từ 1 đến 2 ngày để hoàn thiện các hạng mục và chạy thử sự kiện. Nếu có sai sót trong lúc chạy thử bạn còn có thể điều chỉnh, kiểm tra lại. Giúp tránh xảy ra các tình huống xấu xảy ra và để chương trình vận hành một cách trơn tru, mượt mà hơn. Các hạng mục cần chuẩn bị sớm sẽ bao gồm như:

• Thiết kế, in ấn và setup các banner sự kiện, standee, backdrop, visual,….
• Trang phục.
• Thuê nhân sự: MC, PG, đội múa/ nhảy,….
• Thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện: Hệ thống âm thanh ánh sáng,…
• Gửi thư mời tham dự sự kiện, thông báo,…
• Setup sân khấu.
• Test hiệu ứng chương trình.

2.3 Chính thức tổ chức sự kiện

Sau khi xong hết tất cả các hạng mục cần thiết, bạn tiến hành chính thức tổ chức sự kiện dựa trên kế hoạch cũng như quy trình tổ chức. Mỗi giai đoạn của chương trình đều cần phải được theo dõi, giám sát dựa vào timeline chương trình và checklist công việc. Nếu như xảy ra các sự cố ngoài ý muốn, bạn có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

3. Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần tiến hành thu gom các vận dụng, thiết bị hỗ trợ sự kiện. Đồng thời dọn dẹp sạch sẽ hiện trường. Tiếp đó, các bộ phận sẽ tổng kết và báo cáo công việc trong sự kiện diễn ra gồm 3 giai đoạn. Từ đó, rút được kinh nghiệm cho bản thân và hoàn thiện hơn khâu tổ chức sao cho ngày một chuyên nghiệp.

Gợi ý: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết ấn tượng dành cho bạn

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công

Bên cạnh nắm bắt được các giai đoạn cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu và tham khảo một số kinh nghiệm hay các mẹo để tổ chức sự kiện thành công. Dưới đây là một số kinh nghiệm mà LuxEvent đã đúc rút từ nhiều sự kiện gửi đến bạn:

1. Khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công. Để chọn được địa điểm phù hợp, bạn cần xác định rõ quy mô số lượng khách mời. Sau đó hãy đi khảo sát địa điểm để đảm bảo không gian được tổ chức một cách cẩn thận, tỉ mỉ. Đồng thời làm rõ hợp đồng thuê, các thủ tục giấy tờ liên quan cần xử lý.

2. Gửi thiệp mời từ sớm

Thiệp mời hay thông báo đều sẽ là yếu tố khiến khách mời ấn tượng và thu hút người tham gia hơn. Do đó, bạn cần chú trọng làm nổi bật từ phần nội dung đến hình ảnh. Trong thiệp mời cần đảm bảo các yếu tố như thời gian, địa điểm và các thông tin đính kèm cần thiết.

3. Luôn bám sát vào kế hoạch

Hãy luôn bám sát và triển khai các hạng mục theo kế hoạch đã được lập sẵn. Mọi chi tiết công việc đều cần đảm bảo tiến độ, hạn chế xảy ra những sai sót không đáng có.

4. Lập kế hoạch dự phòng

Tại mỗi sự kiện bạn đều nên lập sẵn những kế hoạch dự phòng. Vì đôi khi bạn sẽ không thể lường trước được thời tiết xấu, thiên tai, nhân vật quan trọng đến muộn,… Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải chuẩn bị tinh thần và kịch bản xử lý khủng hoảng nếu tổ chức một sự kiện mang tính đặc thù cao.

5. Luôn quan tâm khách mời xuyên suốt sự kiện

Việc quan tâm khách mời là điều kiện giúp sự kiện trở nên thành công. Bạn cần duy trì không khí hài hòa, biểu đạt sự quan tâm giữa khách mời và chương trình. Trước sự kiện, hãy liên hệ với khách mời để xác nhận sự hiện diện của họ. Còn đối với giai đoạn sau sự kiện, nên gửi lời cảm ơn đến những khách mời tham gia và cả những người không có mặt trong sự kiện. Điều này sẽ tạo ra thiện cảm tốt cho mọi người về thương hiệu doanh nghiệp.

6. Dự trù ngân sách kỹ càng

Cuối cùng, bạn cần dự trù ngân sách một cách cẩn thận và kỹ càng. Đây cũng là một trong những yếu tố đánh giá quy mô và sự thành công của sự kiện. Hãy liệt kê những hạng mục công việc cần thiết để ưu tiên chi trước. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách một cách tốt hơn. Đồng thời tránh xảy ra những khoản chi phí phát sinh không đáng có cho chương trình sự kiện.

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Theo dõi ngay

Những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiện sẽ luôn được đầu tư và thực hiện đúng theo kế hoạch. Tuy nhiên sẽ có nhiều sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện mà bạn có thể lưu ý và nên tránh:

1. Quản lý thời gian tổ chức không tốt

Bạn có thể mắc vào sai lầm này nếu như không nghiên cứu kỹ thời lượng sự kiện cũng như ngày giờ tổ chức. Ví dụ nếu sự kiện của bạn trùng với sự kiện khác diễn ra cùng ngày, nổi bật và có sức hút hơn. Chắc chắn, chương trình sự kiện của bạn sẽ bị lép về mặt truyền thông cũng như số lượng người tham dự.

2. Không khảo sát, chọn lựa kỹ địa điểm tổ chức

Nếu như không khảo sát, chọn lựa kỹ càng địa điểm, trung tâm tổ chức sự kiện. Rất có thể bạn sẽ khiến cho những khách mời của mình trở nên không thoải mái mà không gian mang lại. Nó có thể là không gian quá chật hoặc không gian quá rộng, không đáp ứng được nhu cầu cũng như số lượng người tham gia. Do đó, hãy lựa chọn và khảo sát kỹ càng để góp phần tạo ấn tượng cho khách mời tham dự.

3. Lựa chọn ý tưởng sự kiện nhàm chán

Việc chọn ý tưởng, sự kiện lỗi thời hay nhàm chán sẽ không thể tránh khỏi mang đến sự thất bại cho chương trình sự kiện. Chính vì vậy, để thu hút và tạo ấn tượng cho người tham gia. Bạn cần đổi mới, sáng tạo những ý tưởng để phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp mình.

4. Điểm nhấn của sự kiện mờ nhạt

Một trong những yếu tố tạo dấu ấn đặc biệt đến sự kiện đó chính là điểm nhấn hay còn gọi là key moment. Đây sẽ giúp khoảnh khắc đặc biệt của sự kiện mang ấn tượng tốt cho khách mời hơn. Để được như vậy, bạn cần thêm sự sáng tạo cùng sự liên kết chặt chẽ với concept tổng thể của chương trình. Như vậy, mới có thể làm nổi bật mục tiêu và ý nghĩa của sự kiện.

5. Phân bổ ngân sách chưa phù hợp

Đây chắc hẳn là tình trạng của nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện hay gặp phải. Việc vượt quá ngân sách sẽ gây nhiều bất lợi cho sự thành công của sự kiện. Luôn kiểm soát để đảm bảo những lợi ích chi phí doanh nghiệp mà vẫn có thể đặt mục tiêu ra. Bên cạnh đó, phát triển kỹ năng thương lượng với nhà cung cấp thiết bị nên được tối ưu hóa và cải thiện chất lượng sản phẩm.

6. Không kiểm soát lượng khách mời chặt chẽ

Một trong những sai lầm lớn nhất trong sự kiện đó chính là không kiểm soát được số lượng khách mời. Bạn nên tạo những chiếc thiệp mời độc đáo, tình cảm thì sẽ hút được khách hàng tới mua hơn. Điều này cũng giúp được bạn điều chỉnh kế hoạch cũng như nguồn lực một cách hiệu quả.

Thông tin về giấy phép tổ chức sự kiện mà bạn cần quan tâm

Xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất

Tổ chức sự kiện hiện nay đang ngày càng được nhiều các doanh nghiệp, công ty quan tâm. Đồng thời coi nó như một chiến lược truyền thông của mình. Dưới đây LuxEvent ra đã cập nhật cho bạn biết mẫu “hot hit” về xu hướng thời gian trong tháng này.

1. Tổ chức team building kết hợp tổ chức sự kiện

Chắc hẳn, bạn không thể quên được xu hướng tổ chức sự kiện kết hợp team building. Vì đây là những hoạt động năng động, giúp người chơi nâng cao tinh thần đồng đội. Đồng thời, bạn cũng nên tạo không khí vui vẻ, sáng tạo để mọi người tận hưởng sự kiện mang lại. Ngoài ra, nhờ vào team building đây cũng là cơ hội để các thành viên hưởng ứng nhiệt tình.

2. Tổ chức sự kiện bằng hình thức livestream

Từ lâu, livestream đã là một trong những hình thức phổ biết. Ngày nay càng nổi tiếng với nhưng sự kiện xu hướng, thu hút được nhiêu người biết đến. Đồng thời, đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp chọn lựa vì dễ dàng cũng như có ưu nhược điểm để khai triển khai dễ hơn. 

3. Xu hướng sự kiện áp dụng công nghệ cao 

Có thể nói với xu hướng sự kiện áp dụng công nghệ cao đang ngày càng được ưa chuộng với nhiều doanh nghiệp. Những tính năng tiên tiến, công nghệ 3D, VR,…. màn hình LED sẽ là điểm nhấn, ứng dụng xuyên suốt cho sự kiện. Tuy nhiên, nếu muốn theo xu hướng tổ chức sự kiện này bạn sẽ phải chuẩn bị một khoản ngân sách lớn để đầu tư. Từ đó, chất lượng sự kiện sẽ tạo được dấu ấn và lan tỏa mạnh mẽ đến người tham dự hơn.

4. Xu hướng trải nghiệm không gian sự kiện đặc biệt, sân khấu sáng tạo

Các sự kiện ngày nay càng được chăm chút, đầu tư kỹ lưỡng hơn. Từ khâu thiết kế, tạo hình đến không gian tổ chức phải khác biệt. Ngoài ra, sân khấu cũng là bộ mặt của sự kiện. Do đó, hãy làm nổi bật và sáng tạo phá cách để mang lại dấu ấn riêng cho thương hiệu của mình.

Có thể bạn sẽ cần: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện nay gồm những gì?

Vừa rồi là bài viết về Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ A – Z thành công được LuxEvent chia sẻ tới bạn. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn có một tuần làm việc tràn đầy năng lượng. 

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với LuxEvent ngay hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ cho bạn nhiệt tình 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.