Roadshow là gì? Tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp

Roadshow là một trong những phương thức truyền thông đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Đây là một hình thức truyền tải sản phẩm bằng cách đưa sản phẩm đến gần với công chúng ở ngoài đường phố. Thời điểm vàng để các doanh nghiệp triển khai roadshow là trong các chiến dịch khai trương sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu, kích cầu thương mại hoặc trong những sự kiện đặc biệt… Một phương thức truyền thông đang được sử dụng rộng rãi nhưng cần một cách tổ chức chuyên nghiệp để đạt được hiệu quả tối đa. Hãy cùng LuxEvent khám phá về roadshow và cách để tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp tại bài viết này nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Roadshow là gì?

Roadshow là hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến đa số công chúng, đây là một trong những xu hướng quảng cáo đang được nhiều doanh nghiệp ưa thích áp dụng.

Hiểu rõ hơn, “Road” là đường và “Show” là biểu diễn. “Roadshow” chính là hoạt động biểu diễn lưu động trên đường phố cực kì ấn tượng. Roadshow có thể là một đoàn người mặc đồng phục lạ mắt cùng làm những hành động giống nhau để truyền tải một nội dung. Một nhóm người cùng di chuyển ngoài đường phố, có thể là một đoàn xe máy, một đoàn xe đạp hay kết hợp xe ô tô và các loại xe khác đều được gọi chung là roadshow.

Roadshow đã xuất hiện từ trước đây và vẫn đang được ưa chuộng cho đến ngày nay. Trong lĩnh vực marketing, Roadshow có thể được coi là một kênh quảng cáo ngoài trời (OOH) và được sử dụng với nhiều cách thức đa dạng nhằm phù hợp với những mục tiêu truyền thông đa dạng của nhãn hàng.

Mục đích của chương trình chạy roadshow

Roadshow thường được sử dụng trong các chiến dịch ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới, hoặc xây dựng nhận diện thương hiệu trong thời gian ngắn. Là một phương thức truyền thông phổ biến nên dù bạn đang là những thương hiệu hàng đầu thế giới hay là những thương hiệu vừa và nhỏ đều có thể triển khai Roadshow với những cách thức đa dạng.

Mỗi một chiến dịch roadshow sẽ có những mục đích cụ thể và riêng biệt. Nhưng tất cả đều được cấu thành từ một mục đích chính là để quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới hay sự kiện sắp diễn ra của doanh nghiệp đến cộng đồng dân chúng nhằm thu hút được sự quan tâm,chú ý của cộng đồng. Bởi roadshow có cách tiếp cận khách hàng một cách trực tiếp, từ đó gây được sự hiếu kỳ và quan tâm của khách hàng. 

Có rất nhiều mục đích khi chạy roadshow nhưng cần lưu ý đến những hiệu quả chính của chạy Roadshow:

• Thu hút sự quan tâm của công chúng bằng hiệu ứng ấn tượng, độc đáo như: sự đồng loạt về cách thức xuất hiện (quần áo, phương tiện di chuyển…)
• Xây dựng hình tượng thương hiệu
• Để lại ấn tượng, dấu ấn về doanh nghiệp trong lòng công chúng dễ dàng
• Tối ưu thời gian, chi phí quảng cáo

Các hình thức chạy roadshow phổ biến hiện nay

Với mỗi mục đích và nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ có những phương thức lựa chọn hình thức tổ chức khác nhau. Những hình thức chạy roadshow đang được sử dụng phổ biến và nhiều nhất hiện nay là: roadshow đi bộ, roadshow xe đạp và roadshow xe máy.

1. Roadshow đi bộ

Roadshow đi bộ là một trong những phương thức tổ chức Roadshow xuất hiện từ sớm tại Việt Nam. Được biết đến với tên gọi khác là Human Billboard, Roadshow đi bộ là hình thức triển khai mà không sử dụng phương tiện di chuyển.

Với hình thức tổ chức này, đoàn người thực hiện Roadshow sẽ di chuyển tại những địa điểm có lượng dân cư tấp nập với số lượng vừa đủ không quá đông đúc, sẽ khoảng từ 8-10 người. Từ đó thu hút sự chú ý của đông đảo mọi người khi họ di chuyển qua và nhìn thấy khu vực roadshow đang diễn ra.

Với hình thức tổ chức roadshow đi bộ sẽ có chi phí tiết kiệm nhất. Doanh nghiệp sẽ chỉ cần bỏ chi phí để chi trả thuê PG, PB mà không cần đầu tư vào phương tiện di chuyển. Tuy nhiên, đây chính là nhược điểm của hình thức vì sẽ không thể di chuyển được nhiều khu vực, và làm giảm đi sức lan tỏa đến mọi người, vậy nên đây là cách thức được rất ít doanh nghiệp áp dụng.

2. Roadshow xe đạp

Hình thức tổ chức Roadshow xe đạp là hình thức triển khai quảng bá bằng cách sử dụng những chiếc xe đạp cùng loại, được dán và trang trí cùng màu sắc với nhau tạo ra sự đồng bộ để diễu hành trên những con phố. Với mỗi chiếc xe đạp sẽ có những PG, PB có trang phục thu hút và đồng đều di chuyển.

Với hình thức tổ chức này, doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn tối thiểu là 10 xe cho một chiến dịch quảng cáo và không nên sử dụng quá 15 xe đạp. Roadshow xe đạp sẽ có tốc độ di chuyển tương đối chậm, nhằm tăng khả năng thu hút đến với công chúng. Từ đó hình ảnh quảng bá về sản phẩm, sự kiện sẽ được khách hàng ấn tượng sâu hơn và dễ dàng ghi nhớ.

Hiện nay hình thức tổ chức roadshow xe đạp đang được ưa chuộng và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất bởi những ưu điểm sau:

• Tiết kiệm được chi phí quảng bá
• Di chuyển với tốc độ chậm giúp khách hành nhận diện thương hiệu dễ dàng
• Sử dụng phương tiện thân thiện với môi trường
• Tiết kiệm nhiên liệu

Bên cạnh đó, hình thức tổ chức này vẫn sẽ có những nhược điểm nhất định:

• Di chuyển được ít tuyến điểm
• Phải có điểm dừng nghỉ chân cho đội
• Lộ trình bị gián đoạn vì mất thời gian di chuyển và nghỉ ngơi
• Không tối đa hóa được thời gian

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp chi tiết

3. Roadshow xe máy

Trong những năm gần đây, hình thức tổ chức Roadshow xe máy là một trong những hình thức triển khai quảng cáo đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Bằng cách sử dụng những chiếc xe máy cùng loại, được dán decal quảng cáo giống nhau hoặc gắn những lá cờ thương hiệu của doanh nghiệp di chuyển trên các con phố, đây là hình thức tiếp cận khách hàng rất hiệu quả. 

Roadshow xe máy sẽ được điều khiển bởi dàn PG, PB mặc đồng phục giống nhau giúp gây ấn tượng đồng bộ đến với khách hàng. Đặc biệt, việc di chuyển xe máy sẽ có tốc độ nhanh hơn so với xe đạp nên có thể di chuyển giữa nhiều tuyến phố giúp việc quảng bá hình ảnh được phủ rộng rãi và mang lại hiệu ứng mạnh mẽ.

Được sử dụng phổ biến với những ưu điểm lớn:

• Quảng bá hình ảnh trên phạm vi lớn
• Dễ dàng treo banner, cờ giúp dễ dàng nhận diện thương hiệu
• Tiết kiệm công sức và thời gian

Bên cạnh đó, hình thức tổ chức roadshow xe máy vẫn mang đến những nhược điểm:

• Tốn chi phí hơn những hình thức khác
• Tốc độ di chuyển nhanh, khách hàng sẽ khó quan sát và ghi nhớ

Ngoài những hình thức tổ chức phổ biến nêu trên, roadshow còn có những hình thức tổ chức khác như roadshow ô tô, roadshow xích lô, roadshow xe tải…. Với phương thức truyền thông này, những ý tưởng càng sáng tạo, càng độc đáo sẽ càng dễ dàng thu hút được sự quan tâm của số đông khách hàng khi họ di chuyển trên phố.

Quy trình tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp

Để mang đến hiệu quả ưu việt nhất, khi tổ chức chạy roadshow cần có một quy trình tổ chức chuyên nghiệp và linh hoạt. Để một buổi roadshow diễn ra thành công, việc có một quy trình tổ chức luôn cần tiến hành đầu tiên và dày công chuẩn bị để đảm bảo được hiệu quả của hoạt động. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp, chỉn chu đòi hỏi phải là một nhà tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn. Hãy cùng đồng hành cùng LuxEvent tìm hiểu quy trình tổ chức chạy roadshow chi tiết, cụ thể và chuyên nghiệp để mang lại thành công cho sự kiện.

Bước 1: Xác định mục tiêu của hoạt động

Để tổ chức một hoạt động roadshow hiệu quả chúng ta cần phải xác định được mục tiêu mà chúng ta hướng đến trước tiên. Tùy vào mỗi loại mục tiêu sẽ gắn với một loại hình tổ chức phù hợp. 

Sau khi đã xác định được mục tiêu chính mà hoạt động quảng bá hướng đến, bạn cần lập một bản trình tự để tiến hành. Doanh nghiệp cần lưu ý những việc cần làm ở bước này:

• Xây dựng lộ trình và kế hoạch thực hiện tương ứng với mục tiêu đã xác định
• Xây dựng tầm nhìn và chiến lược để tối ưu hóa mục tiêu

Bước 2: Khảo sát và xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn thời gian, địa điểm để tổ chức roadshow là việc cực kỳ quan trọng, và sẽ tác động trực tiếp đến chất lượng và quá trình diễn ra cũng như hiệu quả của sự kiện.

Bạn cần tiến hành theo một trình tự:

• Khảo sát những vùng và địa điểm mà roadshow sẽ diễn ra để xem sự phù hợp với mục tiêu quảng bá
• Khoanh vùng và xác định địa điểm tiềm năng sẽ thu hút được khách hàng. Thường sẽ là những tuyến phố đông đúc, nhiều người qua lại
• Lựa chọn lộ trình sẽ di chuyển
• Lựa chọn khoảng thời gian, thời điểm thích hợp. Thường sẽ là những ngày trong tuần và vào khoảng thời gian tan tầm hoặc vào những khoảng thời gian thuận lợi phù hợp với nội dung quảng bá.

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức 

Sau khi đã xác định được kế hoạch và phác thảo được lộ trình thời gian diễn ra roadshow, bạn cần lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

• Xây dựng nội dung truyền thông để thu hút công chúng
• Chuẩn bị nội dung muốn truyền tải thông qua xác định màu nhận diện, hình ảnh sẽ xuất hiện trong buổi roadshow
• Chuẩn bị phương tiện, trang phục và những vật dụng cần thiết cho buổi roadshow
• Thiết kế và phân chia thời gian hiệu quả và hợp lý khi roadshow diễn ra
• Lập danh sách nhân sự cho buổi roadshow
• Lập bảng dự trù chi phí 
• Marketing quảng bá cho buổi roadshow
• Để kế hoạch diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp của bạn bắt buộc phải có giấy phép thực hiện quảng cáo của Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch.

Bước 4: Tổ chức chạy Roadshow

Khi tổ chức chạy roadshow, người làm công tác tổ chức cần bám sát tuyến đường, timeline để chương trình diễn ra thành công.

Ngoài ra, cũng cần theo sát mọi hoạt động về tiến độ công việc và thái độ làm việc của đội ngũ PG, PB để mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Ngay khi phát hiện sai sót, cần đưa ra cách khắc phục ngay lập tức để không bị ảnh hưởng đến các hoạt động, nội dung khác.

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro: Trong quá trình tổ chức chạy roadshow, có thể sẽ phát sinh các rủi ro không lường trước được dẫn tới sự thất bại không đáng có. Những sự cố thường gặp như phương tiện di chuyển bị hư hỏng, đội PG, PB gặp vấn đề về sức khỏe, các tai nạn trên đường di chuyển. Và cần lập ra những kế hoạch để xử lý, khắc phục những rủi ro đó.

Ở đây có: 

• Dịch vụ cho thuê PB sự kiện
• Dịch vụ cho thuê PG sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình, đội ngũ tổ chức và thực hiện cần có một cuộc họp tổng kết sau sự kiện nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm sau chương trình. Thông qua cuộc họp này, ban tổ chức sẽ rút kinh nghiệm để tổ chức những chương trình chạy roadshow sau này sẽ chuyên nghiệp hơn. 

Bên cạnh đó, đội ngũ media tích cực quay video, chụp ảnh về buổi roadshow để cập nhật liên tục trên các trang thông tin của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể livestream hội nghị ngay trên fanpage trong thời gian diễn ra roadshow nhằm tạo ra một cộng đồng online khổng lồ cùng theo dõi.

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện roadshow chuyên nghiệp

LuxEvent tự hào là đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và trong đó có các sự kiện tổ chức roadshow. LuxEvent cung cấp dịch vụ tổ chức roadshow chuyên nghiệp với các loại hinh tổ chức khác nhau phù hợp với yêu cầu và ngân sách khách hàng đưa ra. LuxEvent cam kết mang đến cho doanh nghiệp chương trình roadshow thành công, hiệu quả và đạt năng suất cao, giúp quảng bá sản phẩm,dịch vụ của doanh nghiệp đến đông đảo người tiêu dùng.

Hy vọng rằng, với những chia sẻ trong bài viết trên đây, các bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về Roadshow và cách tổ chức chạy Roadshow chuyên nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội nghị, sự kiện, hãy liên hệ với LuxEvent để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé! LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.