Tổ chức sự kiện online là gì? Quy trình tổ chức sự kiện online

Áp dụng công nghệ vào trong quá trình tổ chức sự kiện nhằm tạo ra hiệu ứng tốt truyền thông tốt nhất cho sự kiện. Một trong những cách mà các doanh nghiệp vẫn thường áp dụng, đó là tổ chức sự kiện online. Dưới đây là chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện online đơn giản chuyên nghiệp nhất tại LuxEvent.

Tham khảo ngay: Quy trình Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho công ty? 

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là livestream sự kiện. Sự kiện online được tổ chức như một cách để thanh thế cho các sự kiện thông thường nhằm giải quyết vấn đề còn hạn chế, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức một sự kiện truyền thống. Trong năm 2019, khi dịch Covid-19 bùng phát, cách li xã hội, mọi người được khuyến cáo hạn chế tụ tập đông người, tránh tiếp xúc với nhau. Đây cũng là lúc mà tổ chức sự kiện online trở nên thịnh hành nhất nhằm kết nối mọi người trong một tổ chức, một nhóm với nhau ngay cả khi bị hạn chế về mặt địa lý. 

Những người tham gia sự kiện online sẽ kết nối, tương tác với nhau thông qua nền tảng livestream trực tuyến trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hiện nay, có rất nhiều trang web, ứng dụng, mạng xã hội có thể livestream, thiết lập cuộc họp online như: zoom, team microsoft, Facebook, Zalo,… Những công cụ này đang hỗ trợ đắc lực cho quá trình tổ chức sự kiện online, là công cụ hỗ trợ tổ chức sự kiện online trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. 

Giờ đây, khi dịch Covid-19 đã được kiểm soát, hoạt động sinh hoạt vui chơi trở lại như bình thường thì việc tổ chức sự kiện online vẫn được ưa chuộng. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của việc tổ chức sự kiện online:

1. Khả năng tiếp cận cao

Các sự kiện online có thể tổ chức và cùng một lúc phát sóng thông qua nhiều nền tảng truyền thông khác nhau, kết nối được nhiều nhóm đối tượng, không chỉ tại Việt Nam mà còn cả trên nhiều quốc gia khác. Mặc dù không có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện, họ vẫn có thể tham gia tương tác với sự kiện.

2. Tiết kiệm chi phí tổ chức 

Một sự kiện được tổ chức offline tốn rất nhiều chi phí liên quan như: chi phí thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, sân khấu,..Tuy nhiên, khi tổ chức sự kiện online, đơn vị tổ chức sự kiện không cần phải cho quá nhiều tiền cho việc thuê địa điểm, làm sân khấu, chuẩn bị trang phục,…Một địa điểm nhỏ, đủ để setup máy quay, background, vị trí khách mời, diễn giả,…là đủ để tổ chức một sự kiện online chuyên nghiệp. Thông thường, địa điểm tổ chức sự kiện này sẽ là studio, trường quay,…

Một số chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu ý?

3. Tăng hiệu quả truyền thông 

Sự kiện được đầu tư bài bản, kỹ lưỡng sẽ tạo ra sức hút, hiệu ứng quả truyền thông tốt hơn, giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, chỉn chu trong mắt khách hàng. Thông qua màn hình điện thoại, máy tính, những khách mời tham dự sự kiện sẽ chỉ thấy được hình ảnh đẹp khi lên sóng – hình ảnh chỉn chu, chuyên nghiệp và có sự đầu tư. Điều này sẽ giúp người tham dự có thiện cảm hơn với doanh nghiệp. 

4. Tránh vấn đề rủi ro 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, sẽ có nhiều vấn đề xảy đến gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức sự kiện: yếu tố thời tiết (mưa, nắng, bão,…), dịch bệnh,….

Thông tin hữu ích: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z

Quy trình tổ chức sự kiện online đầy đủ

1. Lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện online

Nền tảng tổ chức sự kiện là yếu tố đầu tiên bạn cần chú ý tới trong quá trình tổ chức sự kiện. Đây là một trong những tiêu chí quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện đó. Thông qua nền tảng này, sự kiện phải tiếp cận được với nhiều người nhất, mang đến hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một số vấn đề bạn cần cân nhắc khi lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện online: 

1.1. Số lượng người tham gia 

Với những sự kiện tổ chức công khai, không giới hạn số lượng người tham gia, doanh nghiệp có thể lựa chọn nền tảng mạng xã hội để livestream trực tuyến nhằm tăng khả năng tiếp cận đông đảo khán giả quan tâm đến vấn đề liên quan đến sự kiện. Nếu sự kiện được tổ chức nhỏ, giới hạn số lượng, đối tượng người tham gia, bạn có thể tham khảo lựa chọn nền tảng như: google meet, zoom, teams microsoft,…

1.2. Phương thức tương tác với khán giả 

Tương tác với khán giả tham gia sự kiện cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá và lựa chọn nền tảng tổ chức phù hợp. Nếu bạn muốn khán giả được xem, được nói, được chia sẻ nội dung, tương tác với khán giả tham dự sự kiện, bạn có thể sử dụng Zoom Meeting hoặc bất kỳ nền tảng nào có thể trình chiếu, tương tác qua lại dễ dàng.

1.3. Độ thân thiện của nền tảng với thiết bị

Nhiều nền tảng tổ chức các sự kiện trực tuyến có tích hợp nhiều tính năng hữu ích nhưng lại không thân thiện với người dùng, khó sử dụng. Điều này gây ra những trải nghiệm không tốt đối với những khách mời tham dự sự kiện. Chính vì thế, giải pháp phù hợp lúc này là tìm kiếm nền tảng phù hợp với nhu cầu, thiết bị của đa số những khán giả tham dự sự kiện. 

1.4. Tích hợp với nền tảng khác 

Khi tổ chức sự kiện online, để tăng tính lan tỏa của sự kiện, doanh nghiệp thường muốn tích hợp phát sóng trên nhiều nền tảng khác nhau. Do đó, yêu cầu đặt ra lúc này là phần mềm được lựa chọn cần có khả năng tích hợp với nền tảng khác để tiếp cận được với nhiều người hơn.

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Những lưu ý quan trọng hàng đầu?

2. Xác định chủ đề sự kiện

Khi tổ chức, dù là sự kiện online hay offline, doanh nghiệp vẫn cần xác định chủ đề của sự kiện. Chủ đề sự kiện phải gắn liền với lĩnh vực, ngành nghề mà doanh nghiệp đang hướng đến. Giả sử, khi tổ chức hội thảo, vấn đề được đặt ra trong sự kiện thường xoay quanh sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoạt động. Đồng thời, chủ đề được lựa chọn này cũng là mối quan tâm của nhiều người, là điều mà khách hàng trăn trở. Vấn đề này được đặt ra nhằm thu hút sự quan tâm của nhiều người, tăng sức ảnh hưởng của sự kiện trước công chúng. Để xác định được chủ đề sự kiện phù hợp, bạn cần cân nhắc những yếu tố sau:

• Đối tượng mục tiêu sự kiện là ai? Hành vi, mối quan tâm của họ như thế nào?
• Doanh nghiệp định hướng phát triển sự kiện như thế nào, có kế hoạch gì khi triển khai sự kiện?
• Doanh nghiệp mong muốn mang đến trải nghiệm như thế nào cho khách mời tham dự sự kiện?
• Có kết hợp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp thông qua sự kiện không?

3. Xây dựng kịch bản

Khi tổ chức, việc xây dựng kịch bản chỉn chu, chuyên nghiệp là yếu tố then chốt làm nên thành công sự kiện đó. Nội dung kịch bản cần rõ ràng, cụ thể, lòng ghép những yếu tố bất ngờ, sắp xếp một cách hợp lý nhằm mang đến sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp. 

Thông thường, một sự kiện khi tổ chức online sẽ cần 3 loại kịch bản, bao gồm: Kịch bản timeline, kịch bản dẫn, kịch bản kỹ thuật. 

• Kịch bản timeline: Bao gồm thời gian tổ chức, các hoạt động tương tác, bộ phận chịu trách nhiệm, bộ phận hỗ trợ,…Kịch bản này như một kịch bản xương sống của sự kiện. Sau khi hoàn thiện, tất cả bộ phận đều được nhận kịch bản này để hiểu rõ hơn về quá trình triển khai các hoạt động trong sự kiện. 
• Kịch bản dẫn: dành riêng cho MC, Host của sự kiện. Kịch bản này được thực hiện nhằm giúp MC sự kiện dẫn dắt chương trình một cách trơn tru, đúng với mục tiêu, định hướng phát triển nội dung chương trình. MC khi nhận kịch bản có quyền thay đổi cách hành văn, diễn đạt nhưng không được phép thay đổi nội dung trong kịch bản.
• Kịch bản kỹ thuật: Kịch bản kỹ thuật dành riêng cho bộ phận hỗ trợ sự kiện như: Quay phim, âm thanh ánh sáng, hậu cần. Trong quá trình làm kịch bản, bộ phận nội dung sẽ kết hợp với những bộ phận này để xây dựng kịch bản một cách chỉn chu nhất để chạy chương trình mượt, chuyên nghiệp nhất có thể. 

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

4. Mời diễn giả, host

Diễn giả và host cho sự kiện phải được chọn lọc kỹ càng trước khi ký hợp đồng hợp tác và lên sóng. Bởi lẽ, với những chương trình online, rất khó để một diễn giả, một người dẫn chương trình giữ được năng lượng tích cực để cùng trao đổi, truyền tải thông điệp của sự kiện đến khán giả – những người đang xem chương trình trước màn hình máy tính, điện thoại. 

Chính vì thế, người được lựa chọn phải là những người thực sự chuyên nghiệp, có sức ảnh hưởng đến cộng đồng, luôn mang trong mình năng lượng tích cực và có khả năng truyền tải năng lượng. Điều này giúp cho họ luôn có một năng lượng tích cực, truyền tải năng lượng một cách mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của người xem. 

Bên cạnh đó, diễn giả và host phải là người có kiến thức trong lĩnh vực liên quan, hoạt ngôn, có khả năng làm chủ sân khấu. Điều này giúp những kiến thức chia sẻ trong sự kiện có chiều sâu hơn, tạo ra những giá trị hữu ích cho người xem.

5. Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện được nhiều người biết đến, trước khi tổ chức, cần có kế hoạch để truyền thông cho sự kiện nhằm lan tỏa những giá trị của sự kiện đến đông đảo công chúng. Dưới đây là một số cách truyền thông, quảng bá cho sự kiện online phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay:

• Tiếp thị qua email: Gửi thông tin về sự kiện qua email cho đối tượng khách mời tiềm năng. Thông tin email khách mời có thể lấy từ data mua hàng của khách. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thu hút sự quan tâm của khách hàng bằng cách tạo đăng ký để kiểm soát khách mời tham dự sự kiện thông qua email. 
• Viết bài đăng trên website doanh nghiệp: Thông tin sự kiện thông qua bài viết trên website, sử dụng từ khóa phù hợp để tăng lượng truy cập miễn phí của khách hàng đến bài viết này. Trong bài viết có chèn thêm link đăng kí để những ai quan tâm có thể tham dự sự kiện. 
• Truyền thông xã hội: Truyền thông thông qua việc đăng tải bài viết về thông tin sự kiện thông qua nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp, liên hệ hỗ trợ truyền thông từ các trang cộng đồng khác để lan tỏa thông tin về sự kiện một cách hiệu quả nhất.
• PR báo chí: Truyền thông bằng cách booking báo chí để tăng độ uy tín sự kiện, tăng khả năng tiếp cận khách mời tiềm năng tham dự sự kiện.    

Tham khảo thêm: Truyền thông sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

6. Triển khai các hạng mục liên quan

Dựa trên kế hoạch và kịch bản, bạn sẽ làm việc với các bộ phận liên quan để triển khai các hạng mục trong chiến dịch theo đúng trình tự và thời điểm. Ưu điểm lớn nhất của tổ chức sự kiện trực tuyến là giảm thiểu các công đoạn trang trí không gian sự kiện, phục vụ ăn uống,… trong quá trình triển khai. Theo đó, các nguồn lực sẽ được tập trung vào việc tuyên truyền chiến dịch và sản xuất nội dung cho chiến dịch.

7. Chọn thời điểm diễn ra sự kiện

Chọn ngày và giờ phù hợp cho sự kiện online của bạn là rất quan trọng. Bất kể bạn sẽ sử dụng nền tảng nào hoặc quy mô lớn như thế nào, mọi thứ đều phải triển khai một cách chỉn chu theo đúng kế hoạch. Trước khi chọn ngày tổ chức sự kiện, hãy thực hiện một số nghiên cứu, khảo sát đến khách mời tiềm năng nhằm đảm bảo không đặt ngày sự kiện của bạn trùng ngày với các sự kiện hoặc ngày lễ lớn khác.

Ngoài ra, hãy ghi nhớ sự khác biệt về múi giờ, điều này rất quan trọng đối với những người tham dự sự kiện nhưng sống ở các múi giờ khác nhau. Đặc biệt, với những sự kiện có quy mô toàn cầu, hãy chọn thời điểm phù hợp để đảm bảo càng nhiều người tham dự tiềm năng càng tốt.

Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp để tất cả mọi người cùng tham dự, bạn nên làm thế nào để đảm bảo nội dung của mình có thể truy cập được sau sự kiện để mọi người có thể xem lại. 

8. Đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm

Đánh giá hiệu quả sau một sự kiện là việc vô cùng cần thiết. Bởi qua đó bạn sẽ nắm được thêm nhiều vấn đề, rút ra các kinh nghiệm, từ đó sẽ giúp cho các chương trình lần sau của bạn tốt hơn nữa. Bạn cũng có thể sử dụng các dữ liệu thu thập được thông qua những người tham dự của chương trình và dựa vào các phản hồi cũng như những báo cáo và đánh giá của diễn giả để có thể nhìn nhận và đánh giá một cách tốt nhất về mức độ thành công của chương trình sự kiện vừa xong.

Ngoài ra thì mức độ tương tác của các khán giả đối với với nội dung trong sự kiện, hay sự ổn định của đường truyền internet xuyên suốt trong quá trình tổ chức sự kiện, cách thức triển khai và vận hành chương trình cũng sẽ là cơ sở để bạn có thể đánh giá được chất lượng chương trình một cách toàn diện và khách quan nhất.

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

LuxEvent là một đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức chương trình sự kiện, đã ghi dấu ấn mạnh mẽ và đạt được sự tin tưởng của hàng trăm đối tác, khách hàng trên cả nước. LuxEvent tự hào rằng đã có cơ hội hợp tác và làm việc cùng hàng trăm khách hàng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam. Sứ mệnh của LuxEvent là mang đến cho khách hàng những trải nghiệm không giới hạn, ấn tượng và thành công vượt sự mong đợi.

LuxEvent hiểu rằng tầm quan trọng của mỗi sự kiện mà khách hàng sẽ tổ chức, vì vậy chúng tôi cam kết cung cấp những dịch vụ với chất lượng tốt nhất. Với sự đam mê cùng cùng chuyên môn nghiệp vụ cao, LuxEvent chắc chắn sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Trên đây tổng hợp thông tin về tổ chức sự kiện online và một mẫu quy trình chuyên nghiệp để tổ chức một sự kiện online thành công, hy vọng qua bài viết trên bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về tổ chức sự kiện online. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.