Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết 2024

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp kiểm soát chi phí và doanh thu của bạn và đo lường sự thành công của hiệu suất cuộc họp hoặc sự kiện của bạn. Trong bài viết này, LuxEvent sẽ giúp bạn tìm hiểu cách tính toán ngân sách sự kiện của mình thông qua một vài bước đơn giản và tránh được chi phí sự kiện tăng vọt. Nào mình cùng bắt đầu thôi!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 2024

Tại sao cần tạo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Trước khi xây dựng kinh phí dự trù cho sự kiện, tốt nhất bạn nên xác định ảnh hưởng của tài chính đối với  sự kiện của bạn và cách bạn muốn điều ấy thể hiện ra ngoài như thế nào. Để có được điều này, bạn cần liệt kê tất cả các chi phí cũng như doanh thu có thể thu lại từ sự kiện của mình. Hãy luôn để ý đến cách dòng tiền của bạn vận hành trong suốt quá trình này. Hãy đảm bảo chúng vẫn luôn nằm trong tầm kiểm soát của mỗi hạng mục bạn đã đề ra.

Một trong những bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đó là chuẩn bị bảng ngân sách dự trù cho sự kiện và cố gắng dự đoán chính xác nhất kết quả của sự kiện sẽ lãi, lỗ hay là hòa vốn. Tuy nhiên, việc tính toán mức độ thành công của sự kiện cũng tùy thuộc vào cả loại hình cũng như mục tiêu hướng tới của sự kiện. Ví dụ như: các hội nghị của các lãnh đạo thì thường sẽ không thu lại lợi nhuận cho ban tổ chức, hay các sự kiện triển lãm thương mại sẽ kích cầu được độ chi tiền của khách tham gia nhất.

Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Để lập được một bảng dự trù kinh phí tối ưu nhất, điều cần cân nhắc nhiều nhất đó chính là hạng mục nào thì bạn sẽ hào phóng chi và đâu sẽ là cái cần chắt chiu tích cóp. Ngoài ra bạn cũng cần nhìn ra xem đâu sẽ là chi phí cố định và đâu là chi phí có thể bị biến đổi để dự đoán chính xác nhất số kinh phí bạn sẽ phải xuất ra.

1. Xác định chi phí cố định và chi phí biến đổi

Việc này rất quan trọng nên cần được ưu tiên làm đầu tiên. Sau khi đã liệt sơ bộ các danh mục cần chuẩn bị cho sự kiện, hãy cố gắng phân chúng thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó chi phí cố định là chi phí không thay đổi dựa trên quy mô cũng như số lượng người tham dự sự kiện, được quy định theo mức giá nhất định. Còn chi phí biến đổi là chi phí thay đổi theo đầu người tham gia sự kiện, được tính theo số lượng người. 

Ví dụ như bạn đang lên kế hoạch tổ chức một sự kiện cho 200 người. Vậy thì ngoài tiền thuê chi phí địa điểm đã chốt ra, thì tiền ăn, tiền trang trí hay các khoản khác đều có thể chênh lệch cho với giá ước lượng ban đầu. 

Xem ngay: Top 10 công việc cần lưu ý khi tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

2. Đối với các sự kiện trực tiếp

Theo kết quả khảo sát của Hiệp hội quản lý hội nghị chuyên nghiệp đã công bố, chiếm 36% trong tổng chi phí tổ chức sự kiện là chỉ để dành cho đồ ăn cũng như thức uống phục vụ khách mời. Qua đó ta cũng có thể nhận ra chi phí phổ biến nhất mà các sự kiện thường bỏ ra là cho danh mục nào. 

Các sự kiện tổ chức trực tiếp thường rất quan tâm đến trải nghiệm của người tham dự trong suốt quá trình. Vậy nên hãy đảm bảo số tiền mà bạn bỏ ra cho sự kiện tương xứng với cấp bậc cũng như hình tượng của các khách mời tham gia. Họ dường như sẽ không quan tâm đến cái giá mà bạn chi ra cho các danh mục phục vụ sự kiện. Cái mà họ quan tâm đó chính là trải nghiệm của họ trong sự kiện cũng như những cái mà họ nhận lại được sau đó. 

Vậy nên chúng tôi đề xuất bạn nên chi khoảng 45-50% tổng chi phí của mình cho việc phục vụ đồ ăn, thức uống cũng như các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn trong quá trình diễn ra sự kiện.

3. Chi phí cho các sự kiện trực tuyến

Đối với các sự kiện trực tuyến, có 3 khoản chi phí phổ biến mà người lập kế hoạch cần cân nhắc khi lập bảng ngân sách. Đó là

• Nền tảng online mà bạn sẽ tổ chức sự kiện
• Thiết kế không gian sự kiện trực tuyến
• Dịch vụ phát sóng trực tuyến bạn định hợp tác

Dựa vào những điều này bạn sẽ có thể xác định chi phí mà bạn sẽ phải bỏ ra cho nó. Trong nhiều trường hợp, bạn cũng có thể tự mình thiết kế không gian sự kiện cũng như phát triển nền tảng online mà bạn sử dụng thông qua các nền tảng hỗ trợ khác. Nếu như bạn dư dả kinh phí, bạn cũng có thể thuê luôn một đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp để support cho sự kiện vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

Có một số chi phí cố định đối với các sự kiện trực tuyến cần được cất nhắc trong tổng chi phí của bạn. Chi phí đó bao gồm:

• Thiết kế không gian sự kiện trực tuyến
• Đăng ký tham gia, bán vé tham dự
• Chi phí cho dịch vụ truyền phát
• Chi phí sản xuất (nếu cần)
• Chi phí sản xuất video và phát sóng trực tiếp (tùy vào tính chất sự kiện của bạn)

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện online là gì?

4. Chi phí cho các sự kiện kết hợp

Đây sẽ là chi phí đối với các sự kiện kết hợp cả 2 hình thức trực tiếp lẫn trực tuyến. Thông thường nó sẽ là sự kết hợp của cả 2 lưu ý bên trên chúng tôi đã đưa ra cho bạn. Nhưng ngoài ra, nó cũng có sự xuất hiện của một vài chi phí khác để nhằm hỗ trợ cả các khách mời tham dự trực tiếp lẫn trực tuyến. 

Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho các sự kiện kết hợp này sẽ cần xem xét ngân sách cho cả 2 hình thức sự kiện. Thông thường tại các sự kiện kết hợp này sẽ tích hợp cả hai hình thức thu phát. Một để hỗ trợ người tham dự trực tiếp trong khán phòng, một hỗ trợ người tham dự từ xa. Và chúng tôi khuyên bạn nên chia việc cho từng cá nhân chịu trách nhiệm 1 bộ phận riêng biệt để tránh bỏ sót bất kỳ rắc rối phát sinh nào.

Có riêng biệt 2 đội hỗ trợ cho 2 hình thức tổ chức sự kiện sẽ cho phép bạn đem đến trải nghiệm tốt nhất cho các khán giả của mình. Điều này đặc biệt quan trọng nếu như bạn muốn duy trì mối quan hệ cũng như sự tương tác nhiệt tình với phía tổ chức tới từ vị trí người tham dự.

Có thể bạn đang tìm kiếm: Cách tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp ấn tượng

5. Nguồn doanh thu

Để trang trải cho toàn bộ các chi phí cần dùng trong quá trình trước và sau sự kiện, bạn nên tận dụng toàn bộ nguồn thu có thể thu được. Ví dụ như doanh thu quảng cáo, phí chuyển nhượng nội dung, phí tài trợ,… đều có thể trở thành nguồn lực chủ chốt cho sự kiện của bạn. Đây vẫn chưa là tổng hợp đầy đủ các nguồn tiền bạn có thể thu, hãy cố gắng tìm ra càng nhiều nguồn tiền càng tốt.

Thông thường mọi người thường sử dụng Excel hoặc Google Trang tính để thống kê ngân sách cũng như bảng chi thu cho sự kiện. Hãy cố gắng thiết kế một bảng chi phí thật khoa học để dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin nếu cần. 

Ngoài ra, chúng tôi đề xuất bạn nên tạo thêm mục Chi phí thực tế bên cạnh cột chi phí dự trù để dễ dàng quản lý cũng như nhanh chóng phản ứng nếu có khoản chi vượt dự toán. Nếu như trước đây bạn chưa từng tổ chức sự kiện nào như này. Thì hãy cố gắng xin thông tin chi phí từ các nhà cung cấp chi tiết nhất có thể cũng như hỏi ý kiến tư vấn từ các người đi trước. Hãy luôn lưu lại hóa đơn sau mỗi lần thanh toán để thuận tiện cho việc chốt chi phí sau khi sự kiện kết thúc. 

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

Sau khi đã xác định được những khoản chi phí sẽ xuất hiện trong quá trình tổ chức sự kiện. Bạn có thể bắt đầu xây dựng chi tiêu ngân sách theo cách mình muốn. Cách chúng tôi gợi ý cho bạn dễ dàng thực hiện công việc này nhất đó là sắp xếp chúng vào một cái bảng như mẫu mà chúng tôi đề xuất dưới đây:

Trong ví dụ về ngân sách dự trù của sự kiện này, bạn thấy bạn đều có lãi và lợi nhuận của bạn sẽ tăng lên khi bạn thu hút được nhiều người tham dự hơn. 

Tuy nhiên, đây chỉ là ví dụ minh họa mà chúng tôi đem tới cho bạn. Thực tế đôi khi không được như những con số minh họa kia. Để tránh tình trạng thiệt hại vốn quá nhiều sau khi tổ chức sự kiện, chúng tôi khuyên bạn nên:

• Đầu tư hơn vào khâu tiếp thị sự kiện
• Đặt địa chỉ tổ chức sự kiện ở những nơi hợp lý
• Tìm kiếm càng nhiều nhà tài trợ càng tốt
• Điều chỉnh giá vé tùy theo nội dung sự kiện

Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm cho mình đơn vị hỗ trợ, mà ở đó họ có thể giúp bạn lo chu toàn mọi việc thì LuxEvent là sự lựa chọn tuyệt vời nhất dành cho bạn. Đến với LuxEvent, chúng tôi đảm bảo sẽ phục vụ bạn hết mình bằng:

• Đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
• Quy trình làm việc theo tiêu chuẩn và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
• Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng.
• Sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Trên đây là những chia sẻ về cách lập chi phí dự trù để tổ chức và mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết. Mong rằng qua bài viết ở trên sẽ giúp cho bạn hình dung được những chi phí cơ bản mà một sự kiện cần có. Nếu như bạn vẫn không tự tin có thể tự mình thực hiện, hãy đến với chúng tôi – LuxEvent chúng tôi được tạo ra để giúp đỡ tất cả mọi người.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.