Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng chi tiết nhất

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Đây là một trong những sự kiện quan trọng mà hầu hết doanh nghiệp cần phải tổ chức. Sự kiện này được tổ chức ra nhằm để gia tăng sự tin tưởng của khách hàng với doanh nghiệp cũng như tạo sợi dây kết nối bền chặt hơn trong mối quan hệ cung cầu này. Chính vì là một sự kiện quan trọng vậy đơn vị tổ chức cần phải lên kế hoạch về tất cả các khâu trong sự kiện hội nghị khách hàng. Thế nhưng việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là không hề dễ dàng. Hãy theo dõi bài viết ngay bên dưới đây của LuxEvent để tìm hiểu về mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất nhé!

Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp 2024

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

1. Kế hoạch phải chi tiết, phân công công việc rõ ràng

Kế hoạch tổ chức được hiểu là linh hồn của chương trình hội nghị khách hàng. Nhằm tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công và chuyên nghiệp thì bạn nên xây dựng cho mình một kế hoạch tổ chức hội nghị thật rõ ràng, chi tiết. Bên cạnh đó trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng bạn luôn phải có phần nhân sự nào được phân công vào công việc nào thật cụ thể.

Nhân sự sẽ được chia thành nhân sự thực hiện setup, nhân sự quản lý, nhân sự điều hành và nhân sự giám sát. Việc phân công công việc cụ thể sẽ góp phần giúp cho các nhân sự có trách nhiệm hơn với công việc mà mình đã được giao từ đó tránh được trường hợp nhân sự này đùn đẩy trách nhiệm cho nhân sự kia gây cản trở tiến độ hoàn thành công việc. 

Công việc được phân phải đúng với chuyên môn và bộ phận.Trong trường hợp các bộ phận tiếp nhận công việc nhưng lại làm việc hời hợt thì bộ phận giám sát sẽ đôn đốc họ thực hiện công việc. Trong trường hợp họ không hợp tác thì có thể sử dụng các biện pháp kỷ luật răn đe để sốc lại tinh thần của các thành viên. Điều này sẽ đảm bảo công việc được hoàn thành đúng như tiến độ và hạn chế rủi ro phát sinh trong chương trình hội nghị khách hàng.

2. Khi lập kế hoạch không nên bỏ qua bước nào 

Kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị khách hàng được coi là linh hồn và xương sống của sự kiện. Chính vì điều này mà nếu kế hoạch bị mất đi 1 phần cũng giống như xương sống mất đi một đốt sống vậy. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng của hội nghị. Chẳng hạn, thực hiện lên kế hoạch tổ chức hội nghị nhưng bạn lại bỏ qua bước rà soát khách mời vì bạn nghĩ rằng bước này tốn thời gian và không quan trọng. Thế nhưng sau đó người quản lý lại kiểm tra và phát hiện rằng bỏ xót vài khách mời quan trọng.

Trong trường hợp như thế này thì lỗi là do trong bản kế hoạch của bạn không có bước rà soát dẫn tới những thiếu sót không đáng có. Qua đây có thể thấy nếu như bạn bỏ qua bất kỳ một phần nào trong kế hoạch thì cũng sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng rất nhiều tới sự kiện. Trong trường hợp bạn được phân công thế nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng thì bạn nên tìm cho mình đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để giúp bạn làm được điều này. Họ sẽ đưa ra cho bạn kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ, chi tiết nhất.

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

3. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng để hạn chế tối đa rủi ro

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã tổ chức hàng trăm, hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ và lời khuyên mà chúng tôi dành cho bạn đó là ngoài kế hoạch A đã được lên sẵn thì bạn cũng nên lên thêm những kế hoạch khác nữa. Các kế hoạch này được dùng để giải quyết các tình huống bất ngờ sẽ xảy ra khi sự kiện bắt đầu. 

Trong quá trình chuẩn bị cũng như tổ chức sự kiện sẽ có các tình huống phát sinh ra mà ta không thể lường trước được. Những sự cố mà các sự kiện thường gặp sẽ là mất điện, sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên các sự cố này cũng chỉ là một phần nhỏ rủi ro có thể xảy đến vậy nên các kế hoạch rủi ro chính là khắc phục chúng.

Bản kế hoạch sự phòng này sẽ dự tính toàn bộ các trường hợp có thể xảy ra từ đó mang tới các phương án xử lý phù hợp. Nếu sự cố có bị phát sinh thật thì dựa vào bảng kế hoạch và các giải pháp đã định trước ban tổ chức dễ dàng khắc phục hơn. Nếu không xây dựng bản kế hoạch này thì các tình huống diễn ra sẽ không thể xử lý nhanh chóng được gây mất thời gian.

4. Note lại các công việc ưu tiên trong kế hoạch

Trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện thì có vô vàn các công việc mà bắt buộc phải làm. Có những công việc trong đó sẽ phải được thực hiện song song một lúc để làm sao đảm bảo được tiến độ của sự kiện. Cũng có một số công việc mà bạn phải ưu tiền và dồn toàn lực để cùng nhau thực hiện công việc này. Các công việc ưu tiên này phải được note lại trong bản kế hoạch. Những công việc này đều là những công việc quan trọng mà bạn cần phải làm trong các bước đó. 

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng: Quy trình, kịch bản, ý tưởng độc đáo

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

1. Xác định rõ mục tiêu của hội nghị

Việc đầu tiên mà bạn cần phải làm đó chính là xác định được mục tiêu của hội nghị khách hàng là gì? Mục đích của hội nghị khách hàng đó chính là xây dựng nên thông điệp và gửi những lời tri ân tới khách hàng đã và đang tin tưởng sử dụng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào mục đích thì một số hội nghị khách hàng sẽ được kết hợp với các hoạt động khác. Bạn cần phải lên ý tưởng tập trung vào những mục đích chính nhưng vẫn có thể làm người ta nhớ đến cả những mục đích phụ khác nữa. 

Thông thường tại các sự kiện hội nghị khách hàng thì các sản phẩm mới sẽ được ra mắt luôn trong dịp này. Lồng ghép vào nhằm mục đích vừa thể hiện mục đích chính là tri ân khách hàng còn mục đích phụ đó là giới thiệu sản phẩm mới tới với khách hàng. Chính vì thế, người lập kế hoạch tổ chức sẽ cần phải lên kịch bản sao cho làm nổi bật sự kiện tri ân khách hàng từ đó thu hút họ chú ý tới sự kiện nhiều hơn.

2. Đối tượng tham gia sự kiện

Không chỉ hội nghị tri ân khách hàng mà mỗi sự kiện khi được tổ chức ra đều sẽ nhắm tới đối tượng khách mời nhất định. Và việc của bạn đó chính là cần phải nghiên cứu rõ về đặc điểm của nhóm khách hàng để từ đó vạch ra cho mình một chương trình phù hợp đạt tới được trái tim của khách hàng. Bạn sẽ có thể xác định tệp khách hàng dựa vào những yếu tố sau: 

• Khách hàng tham gia có độ tuổi là bao nhiêu? Họ là nam hay nữ 
• Nghề nghiệp chính của họ là gì? 
• Điều mà họ quan tâm nhất khi tới với sự kiện? 

Càng nắm được nhiều thông tin về đối tượng tham gia vào sự kiện thì bạn sẽ có thể dễ dàng lên kế hoạch cũng như kịch bản của chương trình. Khi kịch bản hay thì chương trình sẽ diễn ra chỉn chu, tinh tế có thể giữ chân được khách mời tham gia hết chương trình. 

Đưng bỏ lỡ: Kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết

3. Dự trù kinh phí tổ chức

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính là một trong những bước quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc lên kế hoạch sẽ giúp cho đơn vị tổ chức dễ dàng quản lý chi tiêu của các hạng mục từ đó có thể tổ chức chương trình sao cho hiệu quả hơn. Nhờ vào chi tiêu hợp lý có kế hoạch mà bạn có thể tránh được những khoản chi tiêu phát sinh ngoài ý muốn. Để lập nên được một kế hoạch kinh phí dự trù hiệu quả thì bạn cần phải liệt kê được các hạng mục chi tiêu và sắp xếp chúng theo các thứ tự ưu tiên từ mục lớn đến mục nhỏ. Những hạng mục chi tiêu  mà bạn cần phải quan tâm đó chính là: 

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị và chi phí thuê thiết kế. 
• MC dẫn dắt sự kiện, ca sĩ, vũ đoàn, nhóm nhảy,…
• Backdrop, banner,…
• Thư mời, poster,…
• Quà tặng, hoa tri ân
• ….

Xem ngay: Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện trọn gói tốt nhất 2024

4. Chọn ngày và thời gian tổ chức hợp lý 

Thời gian tổ chức sự kiện tri ân khách hàng cần phải được lựa chọn một cách hợp lý để tạo sự thuận lợi cho người tham gia. Mốc sự kiện quan trọng này nên được diễn ra vào những ngày cuối tuần và vào buổi tối bởi lúc này mọi người đã được nghỉ ngơi ít vướng bận công việc. Thời gian hợp lý sẽ giúp cho khách mời có thể sắp xếp được thời gian tham gia vào chương trình sự kiện của bạn. 

Bạn phải cần ít nhất là 1 tháng trước sự kiện để chuẩn bị các hạng mục của chương trình. Những thứ bạn cần làm đó là sáng tạo, lên ý tưởng, thi công các thiết kế, điều chỉnh các hạng mục,… Do vậy nên bạn cần phải lựa chọn được địa điểm tổ chức là những trung tâm hội nghị uy tín để đảm bảo chương trình hội nghị khách hàng sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra. 

5. Tìm kiếm trung tâm hội nghị phù hợp 

Rất nhiều doanh nghiệp tìm được những địa điểm tổ chức uy tín thế nhưng chưa kịp bàn bạc và ký hợp đồng giao dịch thì đã bị đơn vị khách thuê mất. Để tránh không gặp phải tình huống tương tự như vậy thì bạn sẽ cần phải tìm được ít nhất là 2 – 3 trung tâm hội nghị và đặt ra nhiều phương án về thời gian tổ chức khác nhau để khi gặp phải các tình huống rủi ro thì doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi. Một vài lưu ý khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng mà bạn cần phải biết như sau: 

• Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phải có vị trí thuận tiện để khách mời có thể tới dễ dàng và dễ tìm được địa điểm này. 
• Không gian sảnh tiệc có diện tích bao nhiêu, sức chứa của mỗi sảnh, có bãi đỗ xe cho khách mời hay không. 
• Chất lượng món ăn và phong cách phục vụ nhiệt tình không
• Hệ thống trang thiết bị được đầu tư hiện đại. 

Tham khảo: Top 15 trung tâm tổ chức hội nghị sang trọng tại Hà Nội

6. Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Có rất nhiều ý tưởng để tổ chức hội nghị khách hàng thế nhưng cho dù là ý tưởng nào thì cũng cần phải đảm bảo được các yếu tố cơ bản như sau:

• Ý tưởng cần truyền tải được thông điệp, ý nghĩa mà chương trình muốn truyền tải.
• Giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp. 
• Ý tưởng mới lạ và ấn tượng tốt đẹp mà doanh nghiệp muốn để lại trong lòng khách mời tham gia. 

Concept chương trình hội nghị khách hàng được coi như linh hồn của sự kiện. Concept này cần được thể hiện và làm nổi bật lên chủ đề thông qua việc bày trí, ấn phẩm truyền thông cho tới kịch bản xuyên suốt chương trình. 

7. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện 

Một trong những yếu tố nữa để tạo nên sự thành công cho sự kiện thì kế hoạch truyền thông dành cho sự kiện giữ một vai trò quan trọng nhằm thu hút được sự quan tâm của công chúng dành cho doanh nghiệp. Bạn nên chọn thuê các đơn vị quay chụp chuyên nghiệp, mời các đơn vị báo chí tới để họ viết bài cho sự kiện. Bạn cần phải đưa ra được những yêu cầu về thời lượng, khoảnh khắc cần lưu trữ và góc quay. Nếu như sử dụng các đơn vị truyền thông điện tử thì cần phải có được sự kiểm duyệt để tránh việc nội dung vị sai lệch không khớp với nội dung, thời gian và vị trí mà bài viết hiển thị.

Mời bạn đọc tham khảo: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

8. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bạn nhất định không được quên việc xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu như không muốn sự kiện của bạn bị hủy bỏ hoặc hoãn bất cứ lúc nào. Bạn cần phải hoàn thiện kế hoạch tổ chức chương trình cũng như hoàn thiện được hồ sơ cấp phép tổ chức rồi nộp lên cơ quan có thẩm quyền cho họ xét duyệt. 

9. Quà tặng cho khách hàng

Quà tặng gửi tới tay khách hàng như một lời cảm ơn, tri ân đầy tinh tế và chu đáo. Từ sự tinh tế này mà khách hàng sẽ luôn nhớ tới doanh nghiệp bạn. Bạn cần phải quan tâm tới những công dụng mà món quà tri ân khách hàng mang lại để sao cho món quà đó phù hợp và khách hàng luôn nhớ sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn.

10. Tổng kết, đánh giá hoạt động tổ chức hội nghị

Sau khi chương trình kết thúc thì bạn cần phải đánh giá và tổng kết để xem mình đã làm được gì và chưa làm được gì. Trong sự kiện đó doanh nghiệp có thể rút ra được những kinh nghiệm quý báu để tạo nên được sự thành công cho sự kiện lần sau. Bạn có thể khảo sát khách hàng để biết được đột thành công của sự kiện.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 100%

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

 LuxEvent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trọn gói chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn làm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệp, chuyên nghiệp, nhiệt tình và sáng tạo luôn nỗ lực không ngừng để đảm bảo rằng sự kiện của bạn đạt được thành công và gây ấn tượng mạnh với khách hàng của bạn.

Mục tiêu hàng đầu của LuxEvent là mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện khác biệt, nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, LuxEvent còn cung cấp cho khách hàng, đối tác dịch vụ tổ chức team building, gala dinner, ngày hội gia đình, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết LuxEvent chia sẻ mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện sắp tới của doanh nghiệp mình. Bạn đang tìm kiếm công ty tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của mình với chi phí tiết kiệm? Liên hệ ngay cho LuxEvent theo thông tin dưới đây: 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.