Thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết

Giấy phép tổ chức sự kiện là tài liệu pháp lý cấp cho cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp để họ có quyền tổ chức, quảng bá và thực hiện các hoạt động sự kiện. Nội dung của giấy phép này thường gồm các thông tin liên quan đến sự kiện như tên sự kiện, địa điểm, ngày giờ tổ chức, mục đích và nội dung chính, quy mô dự kiến các hoạt động liên quan và các điều khoản khác. Giấy phép tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hợp pháp và tuân thủ các quy định của cơ quan chức năng. Vậy các sự kiện nào cần phải xin giấy phép và xin ở đâu? Hãy cùng LuxEvent đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi trên. 

Tim hiểu thêm: Các bước để tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

Tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng và cần thiết trong việc tổ chức các hoạt động sự kiện. Dưới đây là một số lý do: 

• Hợp pháp hóa hoạt động: Xin giấy phép tổ chức giúp đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức theo các quy định pháp luật và quy tắc của cơ quan chức năng. Điều này giúp tránh các vấn đề pháp lý và tiềm ẩn rủi ro về vi phạm pháp luật.
• Đảm bảo an toàn: Giấy phép tổ chức yêu cầu người tổ chức tuân thủ các quy định an toàn và bảo vệ công chúng.
• Quản lý và kiểm soát: Giúp cơ quan chức năng quản lý và kiểm soát các hoạt động của sự kiện.
• Quảng bá và xúc tiến: Giúp tạo niềm tin và sự tin tưởng từ công chúng, nhà tài trợ và đối tác, đồng thời thu hút đối tác và khách hàng tham dự.
• Quyền lợi và trách nhiệm: Tài liệu xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của người tổ chức chương trình sự kiện và cơ quan chức năng. 
• Kiểm soát tiếng ồn và ô nhiễm: Trong giấy phép có quy định về tuân thủ các quy định về tiếng ồn và ô nhiễm môi trường. 
• Quản lý tài chính: Quy định rõ về các khoản thuế, phí và các khoản chi phí khác liên quan đến sự kiện. Giúp bạn xác định được các khoản cần nộp và chi phí là bao nhiêu. 

Các sự kiện cần phải xin giấy phép

Các sự kiện cần phải xin giấy phép trước khi tổ chức là yêu cầu pháp lý quan trọng trong nhiều quốc gia trên thế giới. Dưới đây là một số sự kiện phổ biến mà cần phải xin giấy phép:

1. Hội chợ và triển lãm

Hội chợ và triển lãm là các sự kiện thương mại quy mô lớn, thu hút nhiều doanh nghiệp và công chúng. Xin giấy phép cho hội chợ và triển lãm giúp đảm bảo rằng tính chất hợp pháp và an toàn của sự kiện. Các quy định về không gian gian hàng, quảng cáo, an ninh, tiếng ồn và cấp phép kinh doanh thường được áp dụng.

2. Concert và liveshow

Concert và liveshow là các sự kiện giải trí với sự tham gia của nghệ sĩ và người hâm mộ. Cấp giấy phép cho các buổi biểu diễn âm nhạc đảm bảo sự an toàn cho khán giả và nghệ sĩ. Đồng thời quản lý về vấn đề an ninh, tiếng ồn, quảng cáo và pháp lý đến bản quyền âm nhạc. 

Gợi ý cho bạn: 15 ý tưởng decor sân khấu sự kiện chuyên nghiệp đẹp nhất

3. Festival và lễ hội

Festival và lễ hội địa phương hoặc quốc gia yêu cầu có giấy phép tổ chức. Quy định về không gian, an ninh, quản lý giao thông… được áp dụng để đảm bảo an toàn và trật tự cho cả người tham gia và người dân xung quanh. 

Bạn có biết: Festival doanh nghiệp là gì? Cách tổ chức festival cho doanh nghiệp

4. Sự kiện thể thao

Các sự kiện thể thao như giải đấu bóng đá, đua xe, golf, tennis và các môn thể thao khác cũng cần được cấp phép. Xin giấy phép cho các sự kiện thể thao để đảm bảo tính công bằng và chuyên nghiệp trong quy trình thi đấu, an toàn cho người chơi và khán giả. Tuân thủ về quy định về địa điểm và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. 

Xem chi tiết: Cách tổ chức ngày hội thể thao chuyên nghiệp

5. Các sự kiện công cộng 

Các sự kiện công cộng như lễ kỷ niệm, diễu hành,… cần xin giấy phép theo quy định để đảm bảo tính an toàn, quản lý giao thông và tính hợp pháp của hoạt động. 

6. Sự kiện từ thiện

Các sự kiện như bán đấu giá, gala từ thiện và chương trình quyên góp,… cần có giấy phép. Điều này đảm bảo tính minh bạch và mức độ uy tín trong việc tổ chức quyên góp và sử dụng tài trợ. Đồng thời tuân thủ quy định của nhà nước. 

7. Sự kiện liên quan đến hoạt động hoang dã

Các sự kiện liên quan đến động vật hoang dã như triển lãm động vật, buổi giới thiệu và quyên góp cho các tổ chức bảo vệ động vật thường cần giấy phép. Điều này nhằm đảm bảo rằng sự kiện không gây hại đến động vật, tuân thủ các quy định về bảo vệ động vật và đảm bảo an toàn cho người tham gia.

8. Sự kiện liên quan đến thực phẩm và đồ uống

Các sự kiện liên quan đến đến thực phẩm và đồ uống như festival ẩm thực, hội chợ rượu vang và cuộc thi nấu ăn cần phải xin giấy phép trước khi tổ chức. Điều này đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, tuân thủ các quy định về sức khỏe và quản lý các gian hàng kinh doanh. 

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

Các bước xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước hết hãy tìm hiểu về các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức hoạt động sự kiện trong khu vực mà bạn định tổ thức. Tiếp theo xác định cơ quan chức năng chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ cấp giấy phép tổ chức. Có thể liên hệ với cơ quan đó để tìm hiểu về quy trình và yêu cầu cụ thể, cũng như mẫu hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức. Tiến hành chuẩn bị hồ sơ đầy đủ các thông tin theo quy định và một số giấy tờ khác phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể. 

Bước 2: Nộp hồ sơ

Gửi hồ sơ xin cấp phép tổ chức chương trình sự kiện đến cơ quan chức năng theo quy định. Hồ sơ nên được gửi đúng thời hạn và đầy đủ theo yêu cầu. Có thể lựa chọn các hình thức nộp hồ sơ như sau:

•  Đến nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng có thẩm quyền
• Nộp qua đường Bưu Điện ( tùy thuộc vào từng cơ quan tại các địa phương có thể áp dụng hình thức này)
• Nộp qua cổng dịch vụ công ( hình thức này đang triển được triển khai rộng rãi tại các cơ quan tỉnh thành trên cả nước)

Bước 3: Xem xét và phê duyệt

Cơ quan chức năng sẽ xem xét hồ sơ và thực hiện quá trình đánh giá. Đối với một số sự kiện quy mô lớn, có thể có thêm giai đoạn xem xét chi tiết và gặp gỡ người trực tiếp người tổ chức chương trình.

Bước 4: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành cấp giấy phép tổ chức. Giấy phép này thường bao gồm thông tin về ngày tổ chức, địa điểm, quy định an toàn và các điều khoản cần tuân thủ. Sau khi nhận được giấy phép, người tổ chức phải tuân thủ tất cả các yêu được ghi trong giấy tờ. 

Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tại Việt Nam, cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận và xem xét hồ sơ xin giấy phép tổ chức là Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp thành phố, tùy thuộc vào địa điểm tổ chức. Cụ thể các cơ quan sau đây là những cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và xem xét giấy phép tổ chức:

• Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp tỉnh: Đây là cơ quan chịu trách nhiệm xem xét và cấp giấy phép tổ chức tại sự kiện mức địa phương. Tùy thuộc vào tỉnh, thành phố nơi sự kiện được tổ chức, ban tổ chức trực tiếp liên hệ với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp tỉnh để biết thêm thông tin chi tiết và yêu cầu hồ sơ cần thiết.
• Sở Văn hóa, Thể  thao và Du lịch cấp thành phố: Đối với các sự kiện được tổ chức tại các thành phố lớn như Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh và các thành phố lớn khác. Người làm sự kiện cần liên hệ với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp thành phố để nộp hồ sơ xin giấy phép. 

Trong quá trình nộp hồ sơ và xin giấy phép, người tổ chức nên tìm hiểu kỹ về quy trình, thủ tục và yêu cầu cụ thể của cơ quan chức năng địa phương. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác nhất, tăng khả năng nhận được giấy phép tổ chức một cách nhanh chóng và hợp pháp. 

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

LuxEvent là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này, LuxEvent cam kết mang đến những thiết kế độc đáo, sang trọng và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Với cơ hội được hợp tác với nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn trong nước đã giúp LuxEvent có thêm nhiều kinh nghiệm thực chiến. Với những lợi về mà LuxEvent đang có:

• Đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
• Trình tự làm việc đúng theo quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
• Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng. 
• Nhân viên trực tổng đài, sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Bài viết trên là thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết nhất mà LuxEvent muốn chia sẻ gửi đến bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tổ chức sự kiện hãy liên hệ với LuxEvent ngay để nhận tư vấn chi tiết nhé! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.