25/12/2023 
Khi bạn có mẫu kế hoạch tổ chức Hội Nghị chi tiết chuyên nghiệp, bạn sẽ nắm được những điều cần làm để tổ chức nên Hội Nghị thành công. Trong bản kế hoạch sẽ đưa ra cho bạn những hạng mục bạn cần chuẩn bị, số lượng người tham gia,… Trong bài viết của LuxEvent sẽ có mẫu kế hoạch tổ chức Hội Nghị chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo. Đừng bỏ lỡ!
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Các bước lên kế hoạch tổ chức Hội Nghị
Để tổ chức hội nghị thành công thì bạn cần phải lên kế hoạch. Đây là phần quan trọng giúp cho sự kiện diễn ra thành công. Kế hoạch tổ chức sẽ giúp cho bạn định hướng được mục tiêu, nội dung, quy mô,… rõ ràng. Từ đây sẽ đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả như bạn mong muốn. Dưới đây là những bước cơ bản để lên kế hoạch hội nghị chi tiết:
Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức
Mục tiêu tổ chức hội nghị chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định tới toàn bộ kế hoạch tổ chức. Bạn cần phải xác định được mục tiêu của hội nghị là gì. Khi xác định được mục tiêu bạn sẽ xác định được các phần cụ thể trong kế hoạch. Bạn sẽ lên được nội dung chính, khách mời, hình thức tổ chức,…
Bước 2: Xác định chủ đề hội nghị
Chủ đề hội nghị được hiểu là nội dung chính của hội nghị. Chủ đề này sẽ giúp định hướng các hoạt động sẽ diễn ra trong hội nghị. Bạn cần lựa chọn chủ đề phù hợp với mục tiêu để hội nghị đạt được hiệu quả cao nhất.
Bước 3: Phác thảo ý tưởng tổ chức
Khi chủ đề và mục tiêu của hội nghị đã được xác định rõ việc tiếp theo bạn cần làm là phác thảo ý tưởng tổ chức. Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn hình dung ra tổng thể hội nghị. Từ đây bạn sẽ xây dựng ra kế hoạch cụ thể.
Bước 4: Xây dựng kịch bản tổ chức
Kịch bản tổ chức chính là bản kế hoạch chi tiết. Nội dung chính là những hoạt động sẽ diễn ra trong hội nghị. Một kịch bản hay là một kịch bản được xây dựng rõ ràng, logic và mạch lạc. Kịch bản càng khoa học bao nhiêu thì sự kiện sẽ diễn ra thành công bấy nhiêu.
Tham khảo: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ấn tượng nhất 2024
Bước 5: Lập danh sách khách mời
Khách mời là yếu tố không thể nào thiếu ảnh hưởng lớn tới sự thành công của hội nghị. Bạn cần phải xác định được đối tượng, số lượng khách mời,… Nhờ vào những thông tin này bạn sẽ lên được kế hoạch gửi lời mời tới khách mời hiệu quả.
Bước 6: Lựa chọn địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội nghị cũng là phần không thể nào thiếu trong tổ chức hội nghị. Địa điểm phù hợp cần phải đáp ứng được những nhu cầu về diện tích, trang thiết bị,… Đồng thời địa điểm cũng cần phù hợp với nội dung và quy mô hội nghị.
Bước 7: Lên kế hoạch truyền thông
Truyền thông là hoạt động cần thiết. Marketing sự kiện thực sự cần thiết bởi nó có thể quảng bá đưa hội nghị tới gần hơn với các khách hàng mục tiêu. Bạn cần có kế hoạch truyền thông cụ thể. Kế hoạch sẽ gồm có kênh truyền thông, nội dung truyền thông…
Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp nhất 2024
Bước 8: Lựa chọn đơn vị tổ chức
Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị thì bạn có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn thực hiện toàn bộ các hạng mục công việc. Đồng thời đơn vị uy tín họ còn đảm bảo được sự kiện của bạn diễn ra thành công.
Bước 9: Quản lý và điều hành hội nghị
Ở phần diễn ra hội nghị thì bạn cần phải có kế hoạch quản lý và điều hành chặt chẽ. Sở dĩ vậy là bởi hội nghị sẽ có rất nhiều hoạt động diễn ra. Nhờ vào kế hoạch quản lý và điều hành sẽ đảm bảo hội nghị có thể diễn ra đúng kế hoạch hạn chế sai sót.
Bước 10: Tổng kết hội nghị
Sau khi hội nghị kết thúc bạn cần phải tổng kết lại hiệu quả của hội nghị. Từ hoạt động này bạn sẽ rút ra được những kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo ấn tượng
Mẫu kế hoạch tổ chức Hội Nghị chuyên nghiệp
| STT | Thời gian | Phần | Nội dung | Yêu cầu |
| 1 | 7h30 | Đón khách | – Bộ phận lễ tân đón khách mời tại sảnh
– Phát poster thông tin về hội nghị – Hướng dẫn khách mời di chuyển tới khu vực check in và gửi thẻ tri ân cho họ – Hướng dẫn khách mời di chuyển tới đúng vị trí chỗ ngồi |
– Lễ tân mặc đồng phục hoặc trang phục lịch sự |
| 2 | 8h00 | Văn nghệ chào mừng | – Diễn ra các tiết mục nhảy sôi động của vũ đoàn hoặc ca sĩ | – Vũ đoàn, ca sĩ trình diễn
– Bộ phận âm thanh ánh sáng điều chỉnh nhạc và ánh sáng theo yêu cầu |
| 3 | 8h10 | Bắt đầu hội nghị | – MC giới thiệu mở đầu chương trình và tuyên bố lý do tổ chức buổi hội nghị | – Chuẩn bị Mic cho MC |
| 4 | 8h15 | MC giới thiệu | – MC giới thiệu khách mời tham dự, mời đại biểu lên khai mạc sự kiện | – Chuẩn bị Mic cho MC và khách mời |
| 5 | 8h20 | Phát biểu khai mạc hội nghị | – Đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị | – Chuẩn bị Mic |
| 6 | 8h30 | Thảo luận về chủ đề của hội nghị | – Đại diện doanh nghiệp và khách mời | – Chuẩn bị Mic |
| 7 | 9h45 | Tương tác với khán giả và khách mời | – Khán giả đặt các câu hỏi để trao đổi
– Khách mời/ ban lãnh đạo giải đáp thắc mắc |
– Chuẩn bị Mic |
| 8 | 10h00 | Quay số trúng thưởng | – Khách mời/ MC tương tác với khán giả, quay số may mắn bất kỳ
– Công bố mã số may mắn và mời nhân vật may mắn lên nhận quà từ ban tổ chức |
– Chuẩn bị Mic |
| 9 | 10h10 | Cảm ơn các diễn giả, khách mời | – Tặng quà lưu niệm và cảm ơn diễn giả/ khách mời | – Chuẩn bị các phần quà |
| 10 | 10h15 | Mời tiệc và văn nghệ | – MC giới thiệu chương trình bốc thăm trúng thưởng
– Mời một khách mời lên sân khấu và bốc số may mắn – Công bố mã số may mắn và mời nhân vật trúng thưởng lên sân khấu – Mời đại diện doanh nghiệp lên trao thưởng – Giao lưu với khách mời trúng giải |
|
| 11 | 10h30 | Bốc thăm trúng thưởng | – Khách mời tự do giao lưu trò chuyện, đối tác và ban lãnh đạo doanh nghiệp | |
| 12 | 11h00 | Tự do trò chuyện, giao lưu | – MC mời khách mời, Ban lãnh đạo doanh nghiệp lên giao lưu văn nghệ và chụp ảnh lưu niệm | |
| 13 | 11h15 | Chụp ảnh lưu niệm và kết thúc chương trình | MC thông báo khách mời nhận quà lưu niệm và tiễn khách mời ra về |
Đừng bỏ lỡ: Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Đơn vị tổ chức Hội Nghị hiệu quả
LuxEvent tự hào là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên khắp cả nước. Nếu như bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp hãy liên hệ tới LuxEvent. Chúng tôi cam kết sẽ mang tới cho bạn giá trị tốt nhất. Dịch vụ LuxEvent mang lại là trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín. Với đội ngũ nhân sự giàu nhiệt huyết và năng động. LuxEvent luôn cập nhật nhanh nhất xu hướng mới của thị trường. Chính những điều này sẽ mang lại sự kiện thành công nhất. Đến với chúng tôi bạn sẽ được:
- Phục vụ bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
- Tổ chức sự kiện với hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và hiện đại
- Chương trình đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
- Khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng
Hy vọng rằng với những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết bên trên bạn sẽ phần nào hiểu rõ về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong khi tổ chức hội nghị, sự kiện. Đừng chần chừ gọi ngay tới hotline của LuxEvent hoặc để lại thông tin để chúng tôi tư vấn.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
