Báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói tốt nhất 2024

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào là hợp lý nhất? Mỗi doanh nghiệp khi được hỏi về chi phí dự trù trong kế hoạch, phương án tổ chức chương trình đều rất băn khoăn. Bởi trên thực tế để có thể tổ chức được một sự kiện hội nghị tri ân khách hàng thì cần phải chi trả khá nhiều khoản phí cho các hạng mục khác nhau. Mỗi chương trình sẽ có những khoản chi nhất định mà không phải sự kiện nào cũng giống sự kiện nào. Và để giải đáp được vấn đề khó này thì LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn về các loại chi phí trong tổ chức hội nghị khách hàng ở bài viết bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp 2024

Các loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Với mỗi quy mô và sự kiện khác nhau mang mục đích khác nhau mà các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chọn cho mình một địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Thông thường những sự kiện hội nghị quy mô lớn thường sẽ chọn các nhà hàng, trung tâm hội nghị để tổ chức các chương trình này làm nơi tổ chức. Tại nơi tổ chức sự kiện mà đơn vị bạn muốn chọn cần phải đáp ứng được những yêu cầu như sau: 

• Không gian tổ chức cần phải rộng rãi và đáp ứng được chỗ ngồi cho toàn bộ khách mời tới tham gia. 
• Nằm ở vị trí thuận lợi để khách mời dễ dàng tới được đây. 
• Có chỗ để xe để đảm bảo khi khách mời tới sẽ có nơi để đỗ xe. 
• Có đầy đủ trang thiết bị tiện nghi hiện đại để phục vụ cho sự kiện. 

Chi phí được dùng cho địa điểm tổ chức sự kiện sẽ rơi vào khoảng từ 10 triệu trở lên. Tuy nhiên, đối với những địa điểm mang đẳng cấp quốc tế và chất lượng dịch vụ cao cấp thì đương nhiên là chi phí sẽ cao hơn so với những địa điểm bình dân khác. 

Tham khảo: Top 25 địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội đẹp lý tưởng nhất

2. Chi phí thuê thiết bị tổ chức hội nghị khách hàng 

Sau chi phí thuê địa điểm thì chương trình hội nghị sẽ cần phải thuê cả các thiết bị hỗ trợ. Các loại thiết bị hỗ trợ gồm: Âm thanh, loa đài, mic, backdrop, sân khấu, màn chiếu, bục sân khấu,… Với những sự kiện có số lượng khách mời dưới 50 khách thì không cần phải có dàn âm thanh công suất lớn mà chỉ cần loa kéo là được. Tuy nhiên, chương trình cần phải có chất lượng tốt chính vì thế mà để đáp ứng được chất lượng chương trình thì cần có loa chuyên dụng.

Mức chi phí được dành cho các thiết bị sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng sẽ tối thiểu từ 15 triệu trở lên. Quy mô tổ chức sự kiện càng lớn thì càng phải chuẩn bị đầy đủ các hạng mục cho dù là hạng mục nhỏ nhất. Điều này là để đảm bảo quá trình sự kiện diễn ra suôn sẻ đúng với quy trình đã đề ra.

3. Chi phí thuê nhân sự tổ chức chương trình

Một chương trình nếu như muốn diễn ra trọn vẹn thì cần phải chọn được đội ngũ nhân sự cho chuyên môn trong lĩnh vực để vận hành tốt chương trình. Bên cạnh đó để thuận tiện cho việc vận hành thì cần phải chia được đầu công việc rõ ràng. Nhờ vào bản phân công công việc thì người quản lý sẽ kiểm soát được chất lượng cũng như tiến độ công việc đang diễn ra. Nhân sự sự kiện cần phải có trong sự kiện gồm: PG, PB, MC, nhân sự kỹ thuật, điều hành,… 

Chi phí thuê nhân sự hỗ trợ sự kiện sẽ còn phụ thuộc vào ban tổ chức và thương hiệu cá nhân của nhân sự. Ví dụ như MC là những người hạng A đã có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề thì chi phí cho họ sẽ cao hơn so với những người ít kinh nghiệm hoặc mới vào nghề. Đối với những sự kiện có yêu cầu cao về ngoại hình và sự ảnh hưởng thì chi phí nhân sự sẽ khác.

4. Chi phí quay chụp sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng 

Dịch vụ quay chụp ảnh hội nghị là một trong những hoạt động cần thiết mà mỗi sự kiện chuyên nghiệp đều cần phải có. Mục đích của phần quay chụp sự kiện này chính là lưu lại những hình ảnh hỗ trợ cho việc quảng bá hình ảnh thương hiệu và các hoạt động của doanh nghiệp tới khách hàng, đối tác thân thiết. Việc truyền tải hình ảnh về các hoạt động trong sự kiện sẽ giúp cho các doanh nghiệp tạo được niềm tin với khách hàng thân thiết đồng thời tạo mối quan hệ mới với các khách hàng tiềm năng.

Từ đây mà doanh nghiệp sẽ thiết lập được rất nhiều mối quan hệ hợp tác lâu dài từ đó đưa ra được những chiến lược phát triển mới cho doanh nghiệp. Chi phí cho một buổi quay chụp sự kiện sẽ tối thiểu là 3 triệu/máy. 

Tham khảo: Dịch vụ chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp giá tốt nhất

5. Chi phí mua quà tặng khách mời tham dự

Thông thường những sự kiện hội nghị khách hàng sẽ có chương trình tặng quà tri ân cho khách hàng tham dự. Hoặc thêm nữa là tặng những sản phẩm mới cho khách hàng với mục đích là giới thiệu các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh hoặc đang sắp ra mắt. Đây là một cách khôn khéo để quảng cáo sản phẩm một cách hiệu quả. Phần quà được gửi tới tay khách hàng cần phải được đóng gói cẩn thận, tỉ mỉ thể hiện được sự chau chuốt và tấm lòng chân thành mà doanh nghiệp muốn mang tới khách hàng của mình. Chi phí mua quà tặng sẽ dựa vào số lượng khách mời. Hạng mục này tùy thuộc vào doanh nghiệp mà giá trị từ vài trăm ngàn lên tới vài trăm triệu đồng. 

6. Chi phí trang trí chương trình 

Chuẩn bị tổ chức chương trình hội nghị hoành tráng và chỉn chu nhất thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo được sự thẩm mĩ, lựa chọn được những hạng mục trang trí cần thiết. Điều này nhằm tô điểm thêm cho không gian sự kiện trở nên nổi bật và ấn tượng hơn. Những phần trang trí tiêu biểu như sân khấu, backdrop, hoa trang trí sự kiện,… Mức chi phí của hạng mục này sẽ từ vài triệu đến vài trăm triệu với những thiết kế đặc thù thì chi phí sẽ cao hơn. 

7. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển sẽ được dùng để chi trả cho việc đưa đón khách mời tới địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra, còn có các chi phí khác như chi phí vận chuyển, trang thiết bị, âm thanh, bàn ghế,… Tùy thuộc vào khoảng cách của địa điểm diễn ra sự kiện và điểm hẹn đón khách mời mà chi phí di chuyển sẽ khác nhau. 

8. Chi phí ăn uống

Khi chương trình kết thúc thì bạn sẽ có thể lồng ghép các hoạt động ăn uống để chúc mừng cho hội nghị. Phần chi phí ăn uống này là phần chi phí quan trọng không thể thiếu. Tùy thuộc vào sự đầu tư và quy mô của sự kiện mà chi phí ăn uống sẽ khác nhau. Mức chi phí thông thường để chi trả cho khoản này là 40%. 

9. Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện

Một chương trình hội nghị cần được đầu tư kỹ lưỡng để mang lại sự ấn tượng cho khách mời. Doanh nghiệp bạn nên thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng và uy tín để giúp bạn tổ chức chương trình. Nhờ đơn vị tổ chức chuyên nghiệp bạn sẽ không cần phải lo về các vấn đề như: xây dựng kịch bản, trang trí, địa điểm tổ chức, nhân sự,… Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và những thông điệp mà bạn muốn truyền tài đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tất cả những phần việc còn lại. 

Tham khảo thêm: 10 loại chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần quan tâm

Báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói

Doanh nghiệp đang cần phải chọn cho mình một đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng uy tín, chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ trọn gói thì LuxEvent là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. LuxEvent đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, cung cấp cho doanh nghiệp trọn gói dịch vụ tổ chức sự kiện. Nhằm đáp ứng được nhu cầu của tổ chức sự kiện mà chúng tôi đưa tới cho bạn bản báo giá cơ bản để bạn tham khảo như sau: 

Lưu ý: 

– Báo giá trên chỉ là báo giá tham khảo chưa bao gồm VAT, nếu quý khách yêu cầu xuất hóa đơn vui lòng nhân thêm 10%

– Báo giá được xây dựng trên tính chất tham khảo, chi phí trong báo giá có thể thay đổi tùy vào thời gian và quy mô của sự kiện. Quý khách vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ xây dựng chương trình.  

Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

LuxEvent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trọn gói chuyên nghiệp nhất mà bạn hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn làm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Đội ngũ nhân sự của chúng tôi là những nhân sự được đào tạo bài bản đã thực hiện rất nhiều chương trình cho hàng trăm khách hàng, đối tác. LuxEvent cam kết với sự kỷ luật trong công việc, không ngừng cập nhật những xu hướng mới nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để đáp ứng những nhu cầu không ngừng tay đổi của khách hàng. Ngoài việc tổ chức sự kiện, LuxEvent còn cung cấp cho khách hàng, đối tác dịch vụ về tổ chức team building, gala dinner, ngày hội gia đình, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Trên đây là tổng hợp những chi phí mà bạn phải lưu ý để có thể tổ chức thành công hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp của mình, cùng đó là bảng báo giá tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói mà LuxEvent chia sẻ đến bạn. Nếu bạn còn đang đắn đo lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện với chi phí tiết kiệm, Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo giá cụ thể 24/7 nhé

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.