22/05/2023 
Tổ chức họp báo chính là tổ chức một buổi thông cáo báo chí nhằm đưa một thông tin về sự kiện nào đó tới để nhiều người biết. Mục đích mà tổ chức họp báo muốn chính là cho công chúng biết thông tin quan trọng về những sự kiện mà họ đang quan tâm. Họp báo là phương thức mà doanh nghiệp thường lựa chọn để tạo sự gắn kết với cộng đồng và truyền thông. Ở thời đại công nghệ 4.0 các sự kiện họp báo được tổ chức dưới nhiều hình thức đa dạng. Ở bài viết ngay bên dưới đây của LuxEvent sẽ cho bạn thấy được tổ chức họp báo là gì, quy trình, kế hoạch và chi phí trọn gói để tổ chức hãy theo dõi ngay!
Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Tổ chức họp báo là gì?
Tổ chức họp báo hay còn có tên tiếng anh là Press Conferences đây là phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn để làm cầu nối doanh nghiệp, truyền thông và cộng đồng với nhau. Hiện nay các sự kiện họp báo được rất nhiều doanh nghiệp chọn lựa và đã trở thành phương thức không xa lạ. Đặc biệt là các sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm, ra mắt công nghệ mới,…
Mỗi buổi họp báo với tên gọi khác nhau sẽ mang ý nghĩa khác nhau. Nhưng nhìn chung các chương trình họp báo đều muốn giới thiệu nhanh nhất các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình tới với các khách hàng đối tượng khách hàng tiềm năng ngoài kia. Chính vì điều này nên bạn cần phải tạo nên một buổi họp báo thật ấn tượng.
Lên kế hoạch tổ chức họp báo chi tiết
1. Xác định mục đích của buổi họp báo
Trước khi lên kế hoạch tổ chức họp báo thì bạn cần phải xác định được mục đích của buổi họp báo. Những mục đích tổ chức chính là những kết quả, giá trị mà ban tổ chức mong muốn nhận lại sau khi diễn ra họp báo ra mắt. Việc xác định được mục đích của buổi họp báo cũng sẽ góp phần thúc đẩy được sự tin tưởng của khách hàng tới thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm của mình.
2. Đưa ra ý tưởng
Một chương trình hay sẽ giúp cho khách hàng, đơn vị báo chí có thể ấn tượng với sự kiện họp báo từ đó sẽ có những bài báo chất lượng làm tăng độ nhận diện cho sản phẩm, dịch vụ. Những chương trình với chủ đề hay và ấn tượng sẽ thu hút được sự tham gia của đông đảo ban truyền thông và khách mời. Đồng thời cũng sẽ dễ dàng truyền tải thông điệp hơn.
3. Xác định thành phần tham gia
Trước khi tổ chức họp báo cần phải xác định được thành phần tham dự là ai? Đơn vị truyền thông nào là phù hợp nhất để đẩy mạnh hình ảnh của buổi họp báo. Khi chọn cho mình được đơn vị truyền thông phù hợp thì đơn vị tổ chức họp báo sẽ nhận lại được nhiều lợi ích hơn cả.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Để tổ chức nên một buổi họp báo diễn ra thành công và thu hút được nhiều sự chú ý của các cơ quan báo chí và công chúng thì bạn cần phải tuân thủ theo một quy trình chuyên nghiệp. Điều này quan trọng là bởi khi nhiều người biết tới thì bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của mình. Cụ thể các bước trong quy trình như sau:
1. Lên kế hoạch cho buổi họp báo
Điều bạn cần làm đầu tiên khi tổ chức một buổi họp báo đó chính là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho các sự kiện. Để lên được một bản kế hoạch chuyên nghiệp thì bạn cần phải xác định được mục đích của buổi họp báo sau đó đưa ra được ý tưởng về chủ đề sự kiện rồi lên danh sách đối tượng tham dự. Việc bạn xác định được đúng yêu cầu mà ban tổ chức đưa ra sẽ giúp bạn lựa chọn được chủ đề và concept sự kiện. Mục tiêu sự kiện càng rõ ràng và chi tiết bạn sẽ có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả của sự kiện.
2. Chuẩn bị nội dung kịch bản
Phần nội dung kịch bản vẫn luôn là phần quan trọng nhất dù là ở bất kỳ sự kiện với mục đích như thế nào. Nội dung kịch bản có tốt có hay thì mới thu hút được sự chú ý của dư luận. Khi thu hút được họ thì đương nhiên giới truyền thông sẽ quan tâm hơn đến sản phẩm, dịch vụ của bạn. Ngoài kịch bản chương trình thì bạn cũng cần phải lưu tâm về kịch bản MC. Những hình ảnh về buổi họp báo sẽ là tài liệu truyền thông tuyệt vời cho doanh nghiệp.
3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Thời gian và địa điểm cũng là một vấn đề mà bạn cần phải quan tâm và tính toán thật kỹ lưỡng để góp phần tạo nên một buổi họp báo thành công.
- Yếu tố thời gian
Nếu như những sự kiện thông thường khác thường sẽ diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần để toàn bộ khách mời có thể tham gia thì sự kiện họp báo sẽ được tổ chức vào buổi sáng. Lý do mà tổ chức họp báo không tổ chức vào buổi tối và ngày lễ, Tết là bởi nếu như tổ chức vào buổi sáng thì các cơ quan báo chí sẽ lên bài ngay lập tức sau khi sự kiện đã kết thúc. Điều này sẽ thu hút được nhiều người quan tâm và đảm bảo tính nóng hổi của sự kiện.
- Yếu tố địa điểm
Không gian tổ chức họp báo cần phải rộng rãi, phù hợp để toàn bộ các khách mời và các nhà báo có thể để đầy đủ trang thiết bị cho họ tác nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của buổi họp báo mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp đó có thể là trung tâm hội nghị, khách sạn. Một điều nữa mà bạn cần phải lưu ý đó chính là tìm được địa điểm gần trung tâm thành phố và đường tới đây phải thực sự dễ đi sao cho các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời có thể tới dễ dàng nhất.
Tìm hiểu thêm: 15 địa điểm tổ chức họp báo tốt nhất tại Hà Nội hiện nay
4. Xin giấy phép tổ chức
Xin giấy phép tổ chức sự kiện là một bước quan trọng bậc nhất trong quy trình tổ chức họp báo. Đã có rất nhiều sự kiện họp báo chỉ vì sơ sót quên xin giấy phép mà dẫn đến việc chương trình phải hủy bỏ không được tiếp tục cho dù thời gian bắt đầu sự kiện đã tới rất gần rồi. Hồ sơ thủ tục để được cấp phép tổ chức họp báo gồm có:
- Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên là đơn vị xin phép bao gồm: mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm, nội dung, người chủ trì ( chức vụ, họ tên) và đối tượng khách mời.
- Các giấy tờ liên quan tới nội dung chương trình, mục đích của buổi họp báo ( khuyến mãi, kịch bản, giấy phép biểu diễn,…)
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được công chứng
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức họp báo
5. Lập danh sách khách mời và các cơ quan báo chí
Khi chọn các phương tiện báo đài để truyền thông thì bạn cần phải lựa chọn cân nhắc sao cho chọn được đơn vị phù hợp với mục đích mà doanh nghiệp bạn muốn. Sau khi đã chốt được đủ danh sách số lượng khách mời và cơ quan báo chí thì doanh nghiệp sẽ cần gửi thông báo tới đơn vị báo chí và thư mời tới họ. Đừng quên xác nhận với khách mời để biết được số lượng người tham gia.
Hầu như tất cả khách mời đều là những người có liên quan tới các cơ quan truyền thông báo chí hoặc là những người có sức ảnh hưởng nhất định. Mỗi thư mời được gửi đi đều cần phải đảm bảo sự chân thành, lịch thiệp và sang trọng. Nội dung thư mời cần phải đảm bảo đầy đủ những thông tin quan trọng như: chủ đề chương trình họp báo, địa điểm, thời gian, các nhân vật chính tham gia,…
Trước khi chính thức tổ chức họp báo thì bên doanh nghiệp cần phải liên hệ lại với các cơ quan báo chí và khách mời nhằm xác định lại sự có mặt của họ trong sự kiện và lên được những phương án dự phòng. Đây là việc quan trọng không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo.
6. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho buổi họp báo
Hầu hết các sự kiện kể cả sự kiện họp báo thì cần phải có các tài liệu được chuẩn bị sẵn để các nhà báo, khách mời, phóng viên để có thể nắm được tiến trình của buổi họp hoặc tra cứu những thông tin cần thiết. Tài liệu chính cho những buổi họp báo có:
- Thông cáo báo chí: trong tài liệu này sẽ có thông tin về công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ sắp giới thiệu, thương hiệu của doanh nghiệp
- Tài liệu chi tiết về các bài thuyết trình, sản phẩm để bàn giao cho MC
- Kịch bản MC, kịch bản chương trình, kịch bản diễn thuyết và trả lời câu hỏi của báo chí
- Slide trình chiếu nếu như có 1 – 2 video giới thiệu cũng sẽ mang lại hiệu quả tốt
- Bài phát biểu của đơn vị tài trợ, các nhà lãnh đạo, đối tác lớn, lời cảm nhận của một số khách hàng
7. Thi công, tổ chức
Phần tiếp theo trong quy trình tổ chức họp báo đó chính là thi công, setup sự kiện. Công đoạn này thường sẽ được diễn ra trước sự kiện trong khoảng từ 1 đến 2 ngày. Setup địa điểm và tổng duyệt trước khi diễn ra họp báo sẽ giúp cho đơn vị tổ chức có thể đưa ra được phương án xử lý rủi ro hợp lý nhất. Trong cả quá trình tổng duyệt thì cần phải lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
- Kiểm tra vận hành của hệ thống ánh sáng, âm thanh
- Thiết lập bộ phận an ninh để kiểm tra hệ thống an toàn, an ninh nhằm kiểm soát ra vào, hệ thống báo cháy, chữa cháy tòa nhà,….
- Kiểm tra lại các dụng cụ, tài liệu thông cáo báo chí, thẻ ra vào, video, quà tặng, bảng tên,…
- Lưu ý lại những điều cần nhấn mạnh khi diễn ra sự kiện họp báo
- Trao đổi lại với đội ngũ nhân sự sự kiện như, PG, PB,…
8. Tiến hành tổ chức
Tiến hành tổ chức là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức ra mắt sản phẩm mới. Tất cả những thành viên thuộc ban tổ chức sẽ cần phải có mặt từ trước. Thời gian chuẩn bị ít nhất phải là 2 giờ đồng hồ. Trong thời gian này mọi người cần phải ngồi lại họp với nhau và kiểm tra kỹ lại các hạng mục, thiết bị và nội dung trong sự kiện. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi thứ sẽ không phát sinh rủi ro trong quá trình tổ chức.
Khi họp báo kết thúc thì đại diện doanh nghiệp cần có thời gian để cảm ơn các đơn vị truyền thông vì đã tới tham dự. Điều này sẽ tạo nên thiện cảm đối với các phóng viên. Từ những điều này sẽ góp phần làm cho sự kiện của doanh nghiệp được lên bài đầy đủ và hay hơn.
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiệu quả 100%
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Chi phí tổ chức họp báo trọn gói tốt nhất
| STT | Hạng Mục | Nội dung |
| 1 | Địa điểm | Việc lựa chọn địa điểm sẽ phụ thuộc vào nguồn kinh phí, mục đích và quy mô của buổi họp báo |
| 2 | Nhân sự | Bao gồm: MC, giám sát, kỹ thuật, lễ tân, phục vụ,…Số lượng nhân sự phụ thuộc vào nhu cầu của sự kiện |
| 3 | Thiết bị ánh sáng – âm thanh | Bao gồm: thiết bị, kỹ thuật viên |
| 4 | Thuê, mua sắm thiết bị sự kiện | Vật dụng trang trí, cổng sự kiện, bàn ghế, máy chiếu, sân khấu, backdrop,… |
| 5 | Media | Bao gồm: thiết bị và nhân sự vận hành |
| 6 | Tiệc | Bao gồm: tiệc mặn, tiệc teabreak |
| 7 | Chi phí quản lý | Thông thường bằng 10% chi phí tổ chức họp báo |
| 8 | Chi phí phát sinh | Để sử dụng trong các trường hợp phát sinh rủi ro khi tổ chức sự kiện |
Xem chi tiết: 10 loại chi phí tổ chức sự kiện nhất định bạn phải biết
LuxEvent – Công ty tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Trong bất kể ngành nghề nào thì một trong những nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp đó chính là thiết lập được mối quan hệ tốt với cơ quan truyền thông báo chí và giữ chất lượng dịch vụ, sản phẩm gửi tới khách hàng tốt nhất. Thông qua các mối quan hệ và kinh nghiệm sẵn có sau thời gian dài tổ chức sự kiện thì tới với công ty tổ chức sự kiện LuxEvent bạn hoàn toàn có thể an tâm. Chúng tôi sẽ phục vụ cho bạn:
- Setup không gian buổi họp báo lịch sự, trang trọng và nghiêm túc theo đúng những tiêu chuẩn báo chí
- Trực tiếp liên hệ tới các phóng viên báo chí truyền hình
- Đảm bảo số lượng nhà báo, khách mời tới tham dự
- Đưa tin, viết các bài viết PR theo đúng như cam kết.
- Xây dựng kịch bản, chương trình theo đúng như thông điệp mà các khách hàng yêu cầu.
- Thay mặt đơn vị tổ chức gửi thông cáo báo chí tới tận tay các phóng viên trước ngày diễn ra sự kiện họp báo
- Booking người nổi tiếng, đại sứ thương hiệu,…
Trên đây là những chia sẻ của LuxEvent về việc lên kế hoạch và quy trình tổ chức họp báo chi tiết. Hãy trao gửi niềm tin cho LuxEvent để chúng tôi được đồng hành cùng bạn trong những chiến dịch sắp tới. Chúng tôi sẽ giúp bạn tiếp cận đúng khách hàn g mục tiêu, mục đích từ đó thu về được hiệu quả tối ưu. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn 24/7 nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
