15/06/2023 
Họp báo ra mắt sản phẩm mới là một hoạt động quan trọng giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp tới gần hơn với công chúng. Trong buổi họp báo này tất cả những thông tin về sản phẩm sẽ được công bố ra với công chúng cho họ hiểu rõ hơn về sản phẩm. Hiện nay các sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới đã trở nên không còn quá xa lạ với cơ quan và doanh nghiệp. Đây chính là cách nhanh nhất để bạn có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng tạo ấn tượng ban đầu với họ. Vậy họp báo ra mắt sản phẩm mới sẽ có kịch bản, quy trình và chi phí như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới đây của LuxEvent để tìm hiểu kỹ hơn nhé!
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Ý nghĩa của họp báo ra mắt sản phẩm mới
Họp báo ra mắt sản phẩm mới là một buổi họp có khách mời và cả đơn vị báo chí để đưa ra thông tin về sản phẩm mời trong sự kiện. Mục đích của buổi họp báo sẽ giúp công bố thông tin quan trọng về các sản phẩm mới để khách hàng và công chúng hiểu rõ hơn về những thông tin về sản phẩm mới. Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải những thông điệp của sản phẩm tới khách hàng.
1. Tạo thành chiến dịch Marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu
Sự kiện họp báo chính là một phương thức truyền thông tốt. Dựa vào các đơn vị truyền thông báo chí mà hiệu ứng truyền thông lại càng mang lại hiệu quả cao hơn nữa. Sự hiện diện của các đơn vị truyền thông sẽ giúp kéo gần khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với những người tiêu dùng.
2. Tăng sự tin tưởng với khách hàng, đối tác
Ngoài những bài báo được các đơn vị truyền thông đăng tải về sản phẩm thì các bài báo liên quan tới thông tin doanh nghiệp sẽ tạo được sự uy tín và tin cậy của khách hàng dành cho doanh nghiệp.
3. Tăng cơ hội hợp tác và phát triển
Họp báo ra mắt sản phẩm mới không chỉ là cơ hội thu hút các khách hàng và tăng doanh thu mà còn nhân cơ hội này để các đối tác tiềm năng có thể hiểu hơn và biết đến nhiều hơn. Thông qua đây các đối tác tiềm năng sẽ tăng khả năng hợp tác với doanh nghiệp hơn.
4. Tạo hiệu ứng lan truyền
Trong thời đại công nghệ 4.0 nhờ có những bài viết của truyền thông báo chí mà các thông tin về sản phẩm mới sẽ được phủ sóng rộng rãi trên khắp các trang mạng xã hội. Nhờ được phủ sóng rộng rãi mà công chúng sẽ dễ dàng cập nhất thông tin về sản phẩm mới nhanh chóng nhất.
Tổ chức họp báo: Quy trình, kế hoạch và chi phí trọn gói
Kịch bản họp báo ra mắt sản phẩm mới
| Thời gian | Lời dẫn MC |
| 09:15 – 09:25 ( Đón Khách ) | – Xin kính chào toàn thể quý vị đã có mặt tại buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới ngày hôm nay. Thay mặt cho…. xin được cảm ơn tất cả quý vị đã dành thời gian quý báu của mình để tới với chúng tôi.
– Buổi họp báo dự kiến sẽ được được bắt đầu vào lúc 09:30. – Những hình ảnh về buổi họp báo ngày hôm nay sẽ được truyền hình trực tiếp qua kênh youtube và fanpage chính thức của…. – Bây giờ là 9:25 sắp tới thời gian buổi họp báo diễn ra, rất mong quý vị hãy ổn định chỗ ngồi và chờ đợi giây lát trước khi buổi họp chính thức bắt đầu. |
| 09:25 – 09:30 ( Bắt đầu họp báo ) | – Xin cảm ơn và chào mừng các Qúy vị đại biểu, các vị khách quý và các anh chị nhà báo, phóng viên đang có mặt tại buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới của…… ngày hôm nay.
– Lời đầu tiên cho phép tôi xin được gửi tới các quý vị tham dự buổi họp báo trong hội trường và các quý vị theo dõi qua kênh truyền hình trực tiếp một lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất. – Trước khi bắt đầu buổi Họp báo, tôi xin được giới thiệu tới toàn thể Quý vị Đơn vị tổ chức, Đơn vị bảo trợ và các Đơn vị đồng hành của Dự án này. |
| 09:30 – 09:35 | Chiếu video giới thiệu sản phẩm |
| 09:35 – 09:45 ( Lời chào bắt đầu buổi họp báo ) | – Không để quý vị phải chờ lâu nữa, chúng tôi xin được phép bắt đầu buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới của …
…( lời giới thiệu về sản phẩm, điểm nổi bật và thông điệp muốn truyền tải ) – Để bắt đầu chương trình tôi xin được trân trọng giới thiệu đại diện của Đơn vị tổ chức, Đơn vị bảo trợ, các vị khách mời từ các Đơn vị đồng hành và đội ngũ sản xuất của Dự án. |
| 09:45 – 09:55 ( Mời đại diện doanh nghiệp có đôi lời phát biểu ) | Và sau đây, xin trân trọng kính mời giám đốc của… Ông …. phát biểu |
| 09:55 – 10:05 ( Mời những đại diện khác phát biểu ) | xin trân trọng kính mời: ông/bà… |
| 10:05 – 10:15 ( Mời những đại diện khác phát biểu ) | Một lần nữa xin chân thành cảm ơn bài phát biểu của các vị đại biểu. |
| 10:15 – 10:30 ( Hỏi đáp ) | Sau đây tôi xin được phép bước vào phần hỏi đáp. Về phía ban tổ chức sẽ tiếp nhận câu hỏi của quý vị trong buổi Họp báo này, về phía anh chị phóng viên có mặt tại hội trường xin giơ tay khi đặt câu hỏi, chúng tôi sẽ gửi micro cho anh chị.
Câu hỏi số 1: Đến từ phóng viên/nhà báo…. Câu hỏi số 2: Đến từ phóng viên/nhà báo…. |
| 10:30 – 10:31 ( Chụp ảnh lưu niệm) | Ban tổ chức xin được cảm ơn tình cảm của các quý phóng viên, nhà báo đã đặt các câu hỏi rất ý nghĩa.
Do vấn đề thời gian, chúng tôi xin được kết thúc phần hỏi đáp tại đây, rất cám ơn các phóng viên đã gửi đến cho ban tổ chức những câu hỏi quý giá. Phía ban tổ chức đã gửi đến các anh chị phóng viên mẫu điền câu hỏi, nếu như các anh chị còn câu hỏi nào gửi đến ban tổ chức, xin hãy điền vào mẫu câu hỏi nhân sự phụ trách sẽ đến thu lại sau buổi họp báo. Xin cám ơn. Ngoài ra, quý vị có thể tải Thông cáo báo chí và Panphet của Dự án trên website Sản phẩm. Đồng thời, Quý vị có thể liên hệ ban tổ chức qua website về hình ảnh buổi họp báo, đoạn phim giới thiệu sản phẩm mới. |
| 10:31 – 10:40 ( Mời các đại biểu lên chụp hình lưu niệm ) | Chương trình họp báo ngày hôm nay cũng đã đi đến phần kết. Trước khi kết thúc chương trình tôi xin phép được mời quý đại biểu, khách mời bước về phía sân khấu để chụp ảnh kỷ niệm.
Xin trân trọng kính mời Ông/Bà… Ông/Bà… Ông/Bà… Kính mời các vị đại biểu hướng đến phía máy chụp hình. |
| Kính mời các vị đại biểu trở về chỗ ngồi. | |
| Chúng tôi xin được kết thúc phần chụp ảnh kỷ niệm tại đây. Xin trân trọng cảm ơn các Quý vị!
Xin trân trọng cảm ơn Quý vị đã đến tham dự buổi Họp báo của … ngày hôm nay. Chúng tôi kính mong Quý phóng viên, nhà báo có thể giới thiệu Sản phẩm tới nhiều khán giả hơn nữa. Và chúng tôi xin được kết thúc buổi Họp báo ngày hôm nay tại đây. Một lần nữa xin trân trọng cảm ơn các Quý vị. |
Tham khảo: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới
Bước 1: Lựa chọn địa điểm họp báo
Địa điểm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cần phải thuận tiện nhất cho quá trình di chuyển. Không gian còn phải đáp ứng được đủ số lượng các thành viên tham gia và hơn hết đó là đi kèm các dịch vụ ăn uống, nghỉ dưỡng,…. Tìm kiếm một địa điểm tổ chức cần phải đáp ứng những tiêu chuẩn về điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên,… Những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, công ty tổ chức họp báo đó chính là phòng họp của các trung tâm, khách sạn được trang bị đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật.
Ngoài dựa vào các yếu tố kỹ thuật thì những điều kiện khác cũng cần phải được đảm bảo có thể kể đến như hệ thống ánh sáng, âm thanh, không gian được trang trí nhã nhặn, lịch sự không quá màu mè.
Bước 2: Chuẩn bị tư liệu họp báo
Tư liệu mà bạn cần phải chuẩn bị cho buổi họp báo cần phải có nội dung rõ ràng và khoa học làm sao để tiện nhất cho việc mọi người theo dõi nội dung của khách mời và các nhà báo, phóng viên. Họ sẽ thuận lợi hơn trong việc tra cứu thông tin liên quan về sản phẩm. Những tư liệu sẽ gồm có: kế hoạch của buổi họp báo có thời gian và nội dung sự kiện, lý lịch trích ngang của những người sẽ phát biểu, bài phát biểu được soạn trước, biểu đồ, hình ảnh,…
Tuy nhiên bạn cần phải phát tài liệu theo các phần của chương trình để tránh họ xảy ra tình trạng phóng viên nhận đủ tài liệu rồi ra về luôn. Nếu như họ đã có đủ tài liệu để viết bài và tác nghiệp thì đương nhiên họ sẽ không muốn tiếp tục ngồi lại.
Bước 3: Thời lượng họp báo
Thời gian tổ chức một buổi họp báo ra mắt sản phẩm không được quá ngắn cũng không được quá dài. Thời lượng lý tưởng sẽ là từ 90 tới 120 phút. Thời điểm để tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm chính là vào buổi sáng. Đơn vị tổ chức thường sẽ tránh không tổ chức vào buổi chiều, tối hoặc những ngày cuối tuần. Khi tổ chức vào buổi sáng thì bài viết về họp báo của bạn sẽ được lên bài sớm nhất có thể.
Bước 4: Khách mời
Gửi lời mời tới các phóng viên theo dạng hỗ trợ truyền thông hoặc tư vấn cho doanh nghiệp. Do thế nên lời mời này cần phải làm sao thể hiện được sự trang trọng, lịch thiệp và hơn hết là ngắn gọn, đầy đủ các thông tin về buổi họp. Trong bức thư mời sẽ cần phải đề cập chủ đề buổi họp, địa điểm, thời gian diễn ra họp báo. Trước ngày diễn ra hãy gọi điện xác nhận với phóng viên nhé.
Bước 5: Nhân sự
Dựa vào phần kịch bản chương trình đã được chuẩn bị từ trước mà bố trí cho nhân sự vào từng hạng mục theo cho phù hợp. Số lượng nhân sự cần phải có kỹ năng chuyên nghiệp, khả năng xử lý tình huống phát sinh.
Bước 6: Trang thiết bị phục vụ
Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên được chọn thuê tại các địa điểm cung cấp dịch vụ, sản phẩm uy tín. Nên chọn các công ty uy tín để đảm bảo dịch vụ được trọn vẹn từ A – Z.
Bước 7: Thảo luận với MC và người diễn thuyết
Trước khi chương trình họp báo bắt đầu thì ban tổ chức cần phải sắp xếp để gặp mặt nhân vật có bài phát biểu trước buổi họp báo ít nhất là 1 tới 2 buổi. Nguyên nhân của điều này đó chính là ban tổ chức cần phải kiểm soát được nội dung mà người phát ngôn sẽ nói. Những bài phát biểu nào quá dài hoặc là không tập trung vào chủ đề buổi họp thì bạn nhất định phải đưa ra ý kiến. Bên cạnh đó, việc hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi hóc búa cho những người phát biểu cũng là điều quan trọng.
Lựa chọn MC cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm cũng là điều cần phải đáp ứng được những tiêu chí: MC nói rành mạch và đúng với nội dung đã được chuẩn bị trước để đảm bảo là mọi khách mời tham gia đều có thể nghe được. MC không được nhắc lại hay tóm tắt lại các quan điểm mà người phát biểu đưa ra bởi tóm tắt sai có thể khiến nhiễu loạn thông tin.
Bước 8: Buổi họp báo bắt đầu
Về phía ban tổ chức thì cần phải có mặt sớm hơn trước khi sự kiện họp báo diễn ra. Tới sớm để kiểm tra lại cẩn thận các hạng mục của buổi họp báo. Kiểm tra trước để đảm bảo buổi họp báo diễn ra đúng thời gian dự kiến mà không xảy ra rủi ro. Sau khi buổi họp báo kết thúc thì đơn vị tổ chức cần phải gửi những lời cảm ơn chân thành tới cho giới truyền thông và bày tỏ mong muốn được hợp tác với họ trong những buổi họp báo sau.
Đừng bỏ lỡ: 10 bước quy trình tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức họp báo chuyên nghiệp
LuxEvent là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện có trụ sở tại thủ đô Hà Nội, đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện cho hàng trăm đối tác trên khắp cả nước trong đó có sự kiện tổ chức họp báo. LuxEvent cam kết đảm bảo tổ chức họp báo trọn gói từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị tất cả các hạng mục có trong chương trình và điều phối hoạt động của toàn bộ sự kiện. LuxEvent hiểu rằng việc tổ chức một buổi họp báo đòi hỏi sự am hiểu và có bề dày kiến thức chuyên sâu, vì vậy chúng tôi luôn chú trọng đến việc đào tạo nhân sự có chuyên môn cao để phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng đưa ra.
Trên đây là mẫu kịch bản, quy trình và chi phí để tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới thành công mà LuxEvent đã chia sẻ, mong rằng với qua bài viết cụ thể ở trên sẽ giúp cho bạn có những thông tin hữu ích. Nếu bạn còn đang tìm kiếm một công ty tổ chức họp báo? Hãy liên hệ cho LuxEvent để được giải đáp thắc mắc và tư vấn chi tiết nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
