Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp hiệu quả

Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp sẽ gồm những bước như thế nào? Hiện nay sự kiện này rất được các doanh nghiệp tổ chức thường xuyên bởi nó mang lại những hiệu quả vô cùng tích cực. Nếu bạn chưa nắm được quy trình tổ chức hội thảo khoa học hãy theo dõi bài viết ngay bên dưới đây của LuxEvent nhé! 

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức hội thảo khoa học hiệu quả

Bước 1: Mục đích tổ chức là gì? 

Để tổ chức thành công một chương trình hội thảo khoa học thì ban tổ chức cần xác định được mục đích tổ chức. Mục đích tổ chức hội thảo khoa học của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những doanh nghiệp tổ chức sự kiện này nhằm mục đích cung cấp kiến thức. Đồng thời tạo cơ hội trao đổi, thảo luận giữa mọi người với nhau. Tuy nhiên cũng có đa dạng những mục đích khác nhau nữa. Xác định mục đích cụ thể sẽ giúp hội thảo khoa học đạt được những gì đã đề ra ban đầu. 

Bước 2: Xác định chủ đề hội thảo

Chủ đề của hội thảo sẽ gắn liền với hình ảnh, đặc điểm nổi bật hoặc văn hoá doanh nghiệp. Đối với hội thảo khoa học thì khi đã xác định được chủ đề của sự kiện sẽ giúp ban tổ chức đưa ra kế hoạch bám sát chủ đề hơn. 

Bước 3: Xây dựng kịch bản

Khi xây dựng kịch bản hãy cố  gắng lồng ghép sự sáng tạo, khác biệt để tạo ra chương trình hội thảo khoa học thú vị. Nhờ kịch bản chi tiết sẽ giúp khách mời tiếp thu nhiều thông tin bổ ích. Đồng thời tạo được dấu ấn về tổ chức, doanh nghiệp. Một kịch bản hội thảo khoa học thường sẽ được triển khai theo timeline cụ thể. Dưới đây là các hoạt động sẽ xuất hiện trong hội thảo: 

•  Đón tiếp khách mời tham dự
• Thông báo các khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi
• Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện
• Giới thiệu các thành phần khách mời tham dự sự kiện
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc sự kiện
• MC giới thiệu diễn giả
• Thảo luận, tranh luận về các vấn đề liên quan đến đề tài của hội thảo
• Bế mạc chương trình

Lưu ý phần nội dung chính sẽ được thay đổi để phù hợp với mục đích tổ chức hội thảo khoa học. Ngoài ra, bạn sẽ có thể sáng tạo, thêm, bớt một số hoạt động để tạo ra sự mới lạ. 

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo ấn tượng chi tiết nhất 2024

Bước 4: Xác định thời gian tổ chức

Thời gian để tổ chức hội thảo là phần quan trọng không thể thiếu. Thời gian thích hợp nhất là vào cuối tuần. Sở dĩ vậy là bởi những người tới tham dự hội thảo khoa học thường là những chuyên gia đầu ngành. Bên cạnh đó là những người có học thức và quan tâm tới đề tài khoa học mà hội thảo đang hướng tới. Do vậy, những ngày ở trong tuần họ sẽ hơi bận và không thể dành thời gian tham gia vào các hoạt động của hội thảo. Vậy nên cuối tuần chính là thời gian phù hợp nhất. Đồng thời bạn cũng nên chọn những ngày có dự báo thời tiết tốt để sự kiện diễn ra thuận lợi nhất. 

Bước 5: Xác định địa điểm tổ chức

Địa điểm thích hợp để tổ chức hội thảo khoa học là khá phong phú và đa dạng. Dưới đây là một vài tiêu chí mà bạn cần phải quan tâm để chọn hội thảo phù hợp như sau:

• Diện tích không gian và sức chứa của địa điểm này là bao nhiêu? 
• Chất lượng dịch vụ ở đây có tốt không?
• An ninh tại địa điểm này có đủ an toàn?
• Có chỗ để xe cho khách mời tham dự sự kiện không?
• Khách mời di chuyển tới đây thuận lợi hay không?

Ngoài ra, khi bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo khoa học, bạn cũng nên chọn địa điểm đã có sẵn các thiết sự kiện để giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn.

Tham khảo: Top 20 địa điểm tổ chức hội thảo tốt nhất tại Hà Nội 

Bước 6: Xác định thành phần tham gia hội thảo

Khách mời tham gia hội thảo khoa học sẽ bao gồm: 

• Ban tổ chức hội thảo: Doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện
• Đại biểu, khách mời: là lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp và các chuyên gia trong lĩnh vực chủ đề
• Khách mời tự do: là những đối tượng đến tham dự sự kiện

Với các khách mời tự do, ban tổ chức cần phải giới hạn số lượng người tham dự bởi không gian dành cho hội thảo có hạn. Ban tổ chức có thể chia sẻ form đăng ký online và đăng ký tại bàn lễ tân để xác định số lượng khách mời tham gia hội thảo. 

Bước 7: Dự trù kinh phí tổ chức

Khi đưa ra bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Bạn nên liệt kê lần lượt các hạng mục cần phải chi cho sự kiện. Tất cả các hạng mục từ nhỏ tới lớn một cách cẩn thận và chi tiết. Bạn cần xác định các hạng mục sát nhất với chi phí thực tế. Khi đó, giúp cho hoạt động chi tiêu cho hội thảo trở nên dễ dàng và chi tiết nhất. Trong trường hợp dự trù kinh phí tổ chức chênh lệch quá nhiều so với thực tế sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới công tác chuẩn bị sự kiện. 

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước 8: Chuẩn bị tổ chức

Quá trình chuẩn bị sự kiện sẽ mất khá nhiều tiền bạc, công sức và thời gian. Khi lập kế hoạch cho bước này bạn nên có phân công công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn bám sát vào chi phí dự trù ban đầu. 

Phân công công việc cần phải được triển khai rõ ràng tới các bộ phận, cá nhân cụ thể. Việc này sẽ giúp nhân sự nắm rõ được phần việc và có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Quản lý sự kiện sẽ giúp bạn sát sao với hoạt động của các bộ phận. Từ đó sẽ giúp bạn nhắc nhở và đôn đốc họ làm việc đúng lúc. 

Bảng checklist sẽ cho bạn cái nhìn cụ thể về các hạng mục cần chuẩn bị, thiết bị cần mua sắm phục vụ sự kiện. Trong trường hợp có những khoản chi phí phát sinh thì các cá nhân phụ trách sẽ phải báo lên trưởng bộ phận để có cách giải quyết.

Các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện bao gồm: 

• Vật dụng setup sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế sự kiện 
• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, ban tổ chức cần phải chuẩn bị thêm các thiết bị đề phòng rủi ro khác. Kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn kịp thời khắc phục những sự cố xảy ra ngoài ý muốn.

Bước 9: Tổ chức hội thảo

Trước khi bắt đầu tổ chức hội thảo. Ban tổ chức cần phân công nhân sự đón tiếp và hướng dẫn khách mời di chuyển về vị trí phù hợp. Đội ngũ tiếp đón thường là lễ tân sự kiện. Bên cạnh đó, trong sự kiện bộ phận media sẽ chụp ảnh check in cho khách mời. Những khoảnh khắc này sẽ giúp ban tổ chức có thể truyền thông sau sự kiện. Các bộ phận khác sẵn sàng vào trí để hội thảo khoa học được bắt đầu. 

Khi sự kiện bắt đầu, bộ phận điều hành sẽ căn cứ vào kịch bạn và timeline chương trình để vận hành sự kiện theo đúng kế hoạch tổ chức sự kiện đề ra. Bên cạnh đó, giám sát sự kiện có nhiệm vụ theo sát mọi hoạt động. Nhờ vào việc này sẽ giúp xử lý các tình huống phát sinh. Không ai chắc chắn sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ mà không phát sinh vấn đề gì. Với những sự cố nhỏ, giám sát có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề. Nếu tình huống phát sinh vượt qua khả năng giải quyết bạn cần nhanh chóng báo lên điều hành để kịp thời xử lý các tình huống. Tất cả để hạn chế tối đa ảnh hưởng tới hội thảo. 

Bước 10: Kết thúc hội thảo

Khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức cần nhanh chóng thu dọn bàn giao, hội trường và thanh toán những khoản tiền trong hợp đồng. Trong trường hợp có phát sinh những vấn đề liên quan hoặc vi phạm điều khoản trong hợp đồng. Hai bên sẽ thương lượng và có đền bù thỏa đáng. Sau sự kiện khoảng 1 – 2 ngày, toàn bộ ban tổ chức gồm có sự kiện và quản lý doanh nghiệp sẽ cùng họp với nhau và tất toán hợp đồng. Đồng thời báo cáo lại toàn thể tiến trình tổ chức hội thảo. Thông qua cuộc họp tất cả sẽ rút ra bài học cho sự kiện tiếp theo. 

Bạn đang tìm kiếm? Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

Lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học

1. Khách mời tham dự hội thảo khoa học

Khách mời tham dự hội thảo đều là những tầng lớp trung lưu, trí thức hoặc học sinh, sinh viên. Bên cạnh đó cũng có thể là những thành viên thuộc các đơn vị có liên quan trực tiếp tới chủ đề hội nghị. Chắc chắn trong sự kiện không thể thiếu các tiễn sĩ, diễn giả, giáo sư có am hiểu tới lĩnh vực. Những khách tham dự thường sẽ quan tâm nhiều tới những kiến thức mà mình nhận được. 

2. Trang trí phòng hội thảo, hội nghị

Mỗi sự kiện hội thảo dù có đề tài không giống nhau tuy nhiên đều có mục tiêu chung là trang trí sao cho có thể bám sát nội dung của sự kiện. Hạng mục quan trọng nhất chính là tấm bạt, phông, bìa trang trí thể hiện rõ đề tài cuộc hội thảo, đơn vị tổ chức & các hình ảnh minh hoạ theo kèm. Các thiết kế chủ đạo sẽ quyết định màu sắc và các chi tiết đi kèm theo. Các chi tiets trang trí không nên quá rườm rà. Tất cả sẽ tạo cho khách mời ấn tượng vì sự chuyên nghiệp, thanh lịch.

3. Địa điểm tổ chức buổi hội thảo

Trong cuộc sống có bao nhiêu lĩnh vực thì sẽ có bấy nhiêu đề tài hội thảo khoa học xuất hiện. Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp. Điều này sẽ có tác động rất lớn tới sự thành công của buổi hội thảo. Địa điểm phù hợp là địa điểm có sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Đồng thời nó cũng cần có trang thiết bị phục vụ sự kiện. 

4. Chuẩn bị cho buổi hội thảo khoa học

Để tổ chức hội thảo khoa học bạn cần phải lên cho mình kế hoạch tổ chức ngay từ ban đầu. Kế hoạch này cần được chuẩn bị chu đáo. Sự kiện này là sự kiện có tính chuyên ngành cao vậy nên nội dung được chuẩn bị cần phải đảm bảo tính chính xác. Chính điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của hội thảo. Kế hoạch tổ chức nên có thời gian để khách mời nghỉ ngơi trước khi bước vào những giờ tranh luận.

LuxEvent – Đơn vị tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

LuxEvent tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín mà bạn có thể yên tâm chọn lựa. Với đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản và đã thực chiến tại đa dạng sự kiện của hàng trăm ngàn đối tác trong và ngoài nước. LuxEvent cam kết mang tới khách hàng sự kiện hội thảo khoa học chuyên nghiệp với chi phí tối ưu nhất. Ngoài cung cấp hội thảo khoa học chuyên nghiệp. LuxEvent còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: Team building, Gala Dinner, Lễ khởi công, …. Đồng thời chúng tôi cũng cung cấp các hạng mục cho thuê anh sáng, âm thanh, thiết bị phục sự kiện, nhân sự sự kiện,… 

Trên đây là những chia sẻ cụ thể về mẫu quy trình tổ chức hội thảo khoa học chi tiết mà LuxEvent đã tổng hợp được. Hy vọng dựa vào kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp bạn tổ chức hội thảo khoa học thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với LuxEvent để chúng tôi tư vấn cho bạn ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.