Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chi tiết

Lên kế hoạch tổ chức hội thảo tưởng chừng như là một công việc đơn giản. Ấy vậy không phải ai cũng có thể tự mình lên kế hoạch hoàn hảo cho một hội thảo. Bởi điều này đòi hỏi sự tập trung, sáng tạo và cũng rất cần sự chỉn chu. Vậy làm thế nào để có được một kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp? Hãy để LuxEvent giúp bạn vạch ra các bước để có một bản kế hoạch thật tuyệt vời cho buổi hội thảo sắp tới!

Xem thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 2024

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Đôi khi các buổi hội thảo có thể đem đến cảm giác chán nản và uể oải cho người tham dự. Vậy nên, để tránh tình trạng này xảy ra với hội thảo của bạn, thì chúng ta cần một bản kế hoạch thật tốt. Có thể chia ra thành các công việc cần làm trước buổi hội thảo và những công việc thực hiện trong lúc diễn ra hội thảo.

1. Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Mỗi buổi hội thảo đều cần có mục đích tổ chức cho riêng mình. Doanh nghiệp của bạn đang muốn tổ chức tuyển dụng số lượng lớn? Hay là muốn mở hội nghị ra để chia sẻ kinh nghiệm phát triển của doanh nghiệp? Nhiều hội thảo lãng phí thời gian không đi vào được chủ đề chính chính là bởi không xác định rõ mục đích hội thảo ngay từ đầu. Nếu không xác định được điều này, thực sự bản chất của buổi hội thảo sẽ trở lên vô ích.

2. Quyết định danh sách người tham dự

Biết được ai sẽ tham dự sẽ quyết định trực tiếp đến độ thành công của hội thảo. Ví dụ, nếu muốn chia sẻ kinh nghiệm phát triển doanh nghiệp, thì đối tượng người tham gia bạn hướng tới nên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. Còn nếu muốn tuyển dụng số lượng lớn, thì bạn sẽ phải tổ chức ở một khoảng không gian rộng hơn để phù hợp với nhiều cá nhân tới tham dự. 

Nếu là những hội thảo mang tính chất chuyên ngành đặc thù, bạn nên đính kèm trước danh sách những khách tham dự. Càng cụ thể càng tốt. Và dĩ nhiên là cũng nên dự trù thêm một vài chỗ trống nếu khách mời có ý muốn dẫn thêm người quen.

3. Chọn địa điểm phù hợp

Tùy vào số lượng người tham dự cũng như tính chất của hội thảo mà các bạn nhắm đến, hãy chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu như là hội thảo riêng tư, bạn nên chọn những nơi có tiếng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng. Còn nếu nó là những hội thảo lớn và mở cửa cho nhiều tầng khách tham dự, những trung tâm hội nghị là dành cho bạn.

4. Xây dựng kịch bản cho chương trình hội thảo

Sau khi xác định được mục đích của hội thảo cũng như số lượng cũng như chức vụ của những người tham dự, bạn có thể bắt đầu vạch ra những ý chính kiên quyết cần có trong quá trình diễn ra hội thảo.

• Vạch ra các ý chính: Hãy ghi ra một danh sách các đầu việc cần được nêu ra trong quá trình diễn ra hội thảo. Nếu không tự tin có thể tự triển khai thì bạn có thể gạch ra thành các ý nhỏ cũng như các câu dẫn để tiện truyền tải trong lúc diễn ra hội thảo.
• Hỗ trợ trực quan: Nói không đôi khi cũng quá khô khan, vậy nên đôi khi có thêm minh họa thực tế sẽ giúp người nghe cảm thấy hào hứng với thông tin hơn. Đó thường là những slide trình chiếu phụ họa cho thông tin đang được nói đến.

• Tổ chức thảo luận: Tương tác hai chiều lúc nào cũng tốt hơn một chiều. Vậy nên bạn có thể nghĩ qua về những vấn đề có thể đem ra thảo luận, thời gian bạn có thể bỏ ra cho mỗi cuộc thảo luận là bao nhiêu. Và hãy nhớ đảm bảo không gian tổ chức hội thảo của bạn đủ để mọi người có thể di chuyển cũng như thuận lợi trong việc tham gia vào các trò chơi khuấy động không khí.

Có một điều bạn cần chú ý, đó là một bản kế hoạch trước hội thảo càng chi tiết, thì độ thành công của hội thảo càng cao.

Tham khảo ngay: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo ấn tượng chi tiết nhất 2024

5. Trong quá trình diễn ra hội thảo

Sau khi đã có một bản sơ khai cơ bản về các đầu việc cần chuẩn bị phục vụ cho hội thảo, hãy dùng nhiệt huyết của bản thân để biến nó thành một buổi hội thảo thật sự thành công và không có gì đột ngột xảy ra. 

Thu hút người nghe là chìa khóa thành công với mọi hội thảo. Nếu hội thảo của bạn chỉ có một người nói trong suốt 3 tiếng đồng hồ, thì đó là thuyết trình cá nhân chứ không còn là hội thảo. Bản chất của buổi hội thảo là cùng nhau thảo luận và trao đổi về một vấn đề chung nào đó.

Vậy nên bạn có thể tổ chức các trò chơi hoặc là hoạt động nhóm để kích thích sự tham gia đóng góp của người tham dự cùng hội thảo. Chắc chắn trong số người tham dự hội thảo không thể không có những người ngại phát biểu trước đám đông. Vậy nên hãy tạo ra những hoạt động nhằm kết nối mọi người, giúp mọi người làm quen nhau và tạo ra môi trường thoải mái để tự tin trao đổi.

6. Xây dựng kế hoạch theo dõi sau hội thảo

Cách để đánh giá rõ ràng nhất hội thảo của bạn có thành công hay không chính là xem các bản đánh giá từ những người tham dự. Bạn hãy tạo một khảo sát gồm chuỗi các câu hỏi về đủ các khía cạnh đã diễn ra trong buổi hội thảo và gửi nó tới tay của những người đã tham dự. Hãy tạo nhiều cơ hội nhất có thể để cho các khách mời tham dự được nêu ra đánh giá của họ về buổi hội thảo. Điều này có vẻ sẽ hơi lâu vì phải tổng hợp ý kiến, nhưng đây là cách duy nhất để xem xét độ thành công của sự kiện cũng như rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho những lần sau.

Ngoài đánh giá về hội thảo, bạn cũng nên chuẩn bị một bản vắn tắt những thông tin quan trọng cần lưu ý đã nhắc tới trong hội thảo. Bạn có thể gửi mail hoặc gửi tài liệu, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo. 

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Dưới đây LuxEvent xin gửi tới bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Mong rằng điều này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng và nhẹ nhàng hơn trong khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

1. Mục đích tổ chức

Thông thường các hội thảo được mở ra là nhằm mục đích truyền tải thông điệp, nội dung liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức. Hội thảo lúc này như là một địa điểm để mọi người cùng nhau bàn bạc và trao đổi và thảo luận về vấn đề chung được đặt ra. Do cuộc sống hiện đại có nhịp độ phát triển nhanh nên bản chất của hội thảo cũng có chút thay đổi. Các doanh nghiệp thường xuyên lồng ghép các chương trình PR sản phẩm cũng như danh tiếng của công ty vào trong buổi hội thảo. Vậy nên tùy vào doanh nghiệp bạn đang hướng tới mục tiêu nào mà sẽ có cách thức tổ chức hội thảo sao cho phù hợp. 

2. Nội dung hội thảo

Trong mọi chương trình nội dung luôn là phần quan trọng nhất, bởi nó tác động trực tiếp đến chất lượng đánh giá của sự kiện. Từ mục đích tổ chức, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để xây dựng lên nội dung hội thảo sao cho phù hợp và làm nổi bật được những thông tin quan trọng có trong sự kiện. Trong đó cái các phần nội dung không thể bỏ sót, đó là:

2.1. Chủ đề của hội thảo

Chủ đề của hội thảo chính là cái sẽ được đưa ra để nhắc tới và thảo luận xuyên suốt quá trình hội thảo diễn ra.

2.2. Nội dung bao quát

Nội dung bao quát hay còn có thể nói cách khác là bản tóm tắt. Tại đây sẽ bao gồm toàn bộ ý chính của sự kiện. Qua đó người tham dự có thể dễ dàng nắm bắt và sắp xếp để không bỏ sót thông tin mình tìm kiếm.

2.3. Kịch bản hội thảo

Tại đây sẽ gồm tất cả các đề mục hoạt động sẽ xuất hiện trong quá trình hội thảo. Dưới mỗi đề mục đều sẽ được ghi chi tiết cách diễn ra cũng như thông tin phụ trợ cho chúng. Qua đó giúp các bộ phận có thể vận hành một cách trơn tru nhất.

Ngoài kịch bản tổ chức hội thảo chính ra thì cũng nên có thêm một bản kịch bản dự phòng để sử dụng trong trường hợp bất đắc dĩ. Đây tuy chỉ là bản dự phòng thế nhưng vẫn cần được chăm chút tỉ mỉ, bởi ngộ nhỡ trường hợp xấu thực sự xảy ra thì chúng ta sẽ bắt buộc phải dùng tới những kịch bản phụ trợ này.

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo

Về thời gian tổ chức, ban tổ chức cần cân nhắc mọi mặt và xem xét kỹ lưỡng. Đôi khi còn cần đến cả một chút tâm linh tại đây để giúp cho hội thảo diễn ra được suôn sẻ hơn. Hội thảo thường được ưu tiên tổ chức vào những ngày cuối tuần và có thời tiết đẹp, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tiếp đón đoàn khách tham dự. 

Còn về địa điểm tổ chức hội thảo thì cần được cân nhắc dựa vào quy mô người tham dự cũng như quy mô hội thảo. Nếu là hội thảo trao đổi thì sẽ cần những không gian sang trọng, yên tĩnh. Còn nếu có thêm các hoạt động bổ trợ thì cần một mặt bằng rộng rãi và thoáng mát hơn.

4. Đối tượng tham gia 

Hội thảo thành công là khi truyền tải được hết những gì mình đem tới cho người tham dự. Vậy nên người tham dự cũng cần phải có kiến thức và hoàn cảnh tương xứng với sự kiện. 

5. Kinh phí tổ chức

Một chương trình hội thảo với kinh phí nằm trong tầm kiểm soát là điều ai cũng muốn. Vậy nên cần xác định rõ tổng số kinh phí cũng như từng mục có thể bỏ ra tối đa là bao nhiêu. Ngoài ra cũng cần một khoản gọi là chi phí dự trù. Ngân sách này sẽ được dùng cho những trường hợp phát sinh ra trong thời gian diễn ra hội thảo.

Báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói tốt nhất 2024

6. Phân công thực hiện công việc

Để tổ chức được một hội thảo trơn tru từ đầu tới cuối sẽ là sự góp sức của rất nhiều bộ phận với nhau. Vậy nên cần chia rõ đầu việc cho từng bộ phận, tránh ôm đồm hay bỏ sót công việc. Sau khi chia nhỏ công việc thì vẫn cần một người giám sát toàn bộ các khâu, tránh sự lệch giữa các giai đoạn làm mất thời gian về sau.

7. Tổ chức sự kiện 

Đây là giai đoạn quyết định hội thảo có thực sự thành công hay không. Khi này là lúc cần toàn lực của tất cả mọi bộ phận cùng nhau chăm chút cho sự kiện. Nếu đột nhiên xảy ra trường hợp đột xuất dù là nhỏ nhất cũng cần được báo cáo lại và nhanh chóng xử lý, tránh hết mức việc ảnh hưởng đến lịch trình diễn ra của hội thảo.

Bạn có biết: Các bước xin giấy phép tổ chức hội thảo chuẩn hiện nay

LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

LuxEvent tự tin là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. Dù tuổi đời còn trẻ nhưng LuxEvent đã vinh dự được hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, tập đoàn lớn nhỏ về khoản tổ chức các chương trình hội thảo với mức kinh phí linh hoạt. Vậy nên, LuxEvent không ngần ngại tự đề xuất bản thân là nơi sẽ giúp bạn hoàn thành một sự kiện hội thảo tuyệt vời!

Bên cạnh việc tổ chức hội thảo, chúng tôi còn cung cấp những dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp khác như tổ chức sự kiện, tổ chức team building, ngày hội thể thao, lễ khai trương, khánh thành, tiệc tri ân, lễ kỷ niệm thành lập công ty,…Với phương châm mang đến cho khách hàng “Dịch vụ tốt nhất”, LuxEvent còn cung cấp thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện, cho thuê đồ game chơi team building với chất lượng tiêu chuẩn, giá cả hợp lý. 

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo đầy đủ chi tiết nhất mà LuxEvent chia sẻ, hy vọng qua bài viết trên bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện hội thảo sắp tới của mình. Bạn đang loay hoay tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, uy tín, liên hệ ngay cho LuxEvent theo thông tin dưới đây để được báo giá chi tiết nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.