06/01/2024 
Để tổ chức hội thảo thì bạn cần phải giấy phép tổ chức hội thảo của cơ quan có thẩm quyền. Đây là thủ tục cần phải có với mỗi doanh nghiệp. Tuỳ vào tính chất, mục đích của sự kiện bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ khác nhau theo quy định. Trong bài viết này, LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn quy trình xin giấy phép tổ chức hội thảo đầy đủ. Đừng bỏ lỡ!
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?
Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản được cơ quan có thẩm quyền cấp để tổ chức một sự kiện cụ thể. Giấy phép này được coi là cơ sở pháp lý để các đơn vị tổ chức sự kiện diễn ra an toàn, hợp pháp và đúng quy định. Doanh nghiệp trước khi tổ chức sự kiện cần phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn cố tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Tuỳ vào quy mô, tính chất sự kiện mà cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp các loại giấy phép khác nhau. Theo quy định của pháp luật hiện hành, giấy phép tổ chức sự kiện sẽ được cấp bởi các cơ quan sau đây:
- Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch được cấp phép tổ chức các sự kiện nghệ thuật, văn hoá, thể thao, lễ hội, du lịch, hội thảo, triển lãm, các cuộc thi, giải thưởng,…
- Cục Nghệ thuật Biểu diễn cấp giấy phép tổ chức các sự kiện nghệ thuật biểu diễn bao gồm: Biểu diễn nhạc kịch, múa, ca nhạc, cải lương,chèo, xiếc ảo thuật,…
- Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp phép tổ chức các sự kiện có ảnh hưởng, quy mô lớn ảnh hưởng tới an ninh an toàn xã hội, môi trường,…
Các bước xin giấy phép tổ chức sự kiện
1. Xác định cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép
Tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất và mục đích của sự kiện mà cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp các loại giấy phép khác nhau. Tổ chức, cá nhân cần phải xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền nào cấp phép cho sự kiện này để chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ cho đúng.
2. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép
Một bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức cần được lập thành 2 bộ, có dấu tổ chức, cá nhân. Bộ hồ sơ gồm có những loại giấy tờ như sau:
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động
- Kịch bản nội dung sự kiện
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
- Kế hoạch tổ chức sự kiện
- Phương án đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội, môi trường
3. Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép
Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ cấp phép tại cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép . Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định nội dung trong hồ sơ. Nếu hồ sơ không hợp lệ sẽ được thông báo lại cho đơn vị nộp hồ sơ.
5. Cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Nếu hồ sơ hợp lệ và được thẩm định là đạt yêu cầu. Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép tổ chức sự kiện cho tổ chức, cá nhân.
6. Nhận giấy phép tổ chức sự kiện
Các tổ chức, cá nhân nhận giấy phép tổ chức sự kiện tại cơ quan có thẩm quyền cấp phép/ Thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện thường là 7 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy phép tổ chức sự kiện có thời hạn sử dụng không quá 1 năm. Trong trường hợp cần thiết đơn vị xin giấy phép có thể đề nghị gia hạn giấy phép tổ chức sự kiện.
Tham khảo: Những lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo mà bạn cần biết
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo bao gồm các loại giấy tờ cụ thể như sau:
1. Đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo là mẫu văn bản do cá nhân, tổ chức lập ra để đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo. Đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo cần có đủ những thông tin như sau:
- Tên tổ chức, cá nhân tổ chức hội thảo
- Địa chỉ trụ sở của tổ chức, cá nhân
- Số điện thoại, email của tổ chức, cá nhân
- Tên hội thảo
- Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
- Nội dung hội thảo
2. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép hoạt động là loại giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của cá nhân, tổ chức yêu cầu tổ chức hội thảo.
3. Kịch bản nội dung hội thảo
Kịch bản nội dung hội thảo là văn bản nêu rõ nội dung của chương trình hội thảo. Kịch bản nội dung hội thảo cần có đủ những thông tin như sau:
- Mục đích của hội thảo
- Nội dung của các hoạt động trong hội thảo
- Thời gian, địa điểm tổ chức các hoạt động
- Danh sách người tham gia các hoạt động
Gợi ý: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo ấn tượng chi tiết
4. Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức hội thảo
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức hội thảo chính là văn bản thỏa thuận giữa chủ sở hữu địa điểm tổ chức hội thảo và tổ chức, cá nhân tổ chức hội thảo. Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức hội thảo cần có đủ các thông tin cụ thể như sau:
- Tên tổ chức, cá nhân tổ chức hội thảo
- Chủ sở hữu địa điểm tổ chức hội thảo
- Địa điểm tổ chức hội thảo
- Thời gian thuê địa điểm
- Giá thuê địa điểm
5. Kế hoạch tổ chức hội thảo
Trong hồ sơ không thể thiếu kế hoạch tổ chức hội thảo. Đây là văn bản nêu rõ các công việc cần được thực hiện để tổ chức hội thảo. kế hoạch tổ chức cần phải có đủ những thông tin bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân thực hiện các công việc
- Nội dung các công việc
- Thời gian thực hiện các công việc
- Chi phí tổ chức hội thảo
6. Phương án đảm bảo an ninh, an toàn
Phương án đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội, môi trường là văn bản nêu rõ các biện pháp đảm bảo trật tự, an ninh, an toàn trong suốt quá trình diễn ra hội thảo. Phương án đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội cần phải ghi rõ những thông tin như sau:
- Các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự
- Các biện pháp đảm bảo an toàn xã hội
- Các biện pháp đảm bảo môi trường
Tuỳ thuộc vào mục đích, quy mô và tính chất của hội thảo mà cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép sẽ yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung thêm các loại giấy tờ cần thiết khác.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mẫu đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện chi tiết
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————-
…., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)
Kính gửi: – (Tên cơ quan có thẩm quyền cấp cho sự kiện)
– Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh …
– Ủy ban nhân dân ….
– Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về tổ chức hội thảo (tên hội thảo).
Tên đơn vị: …………
Địa chỉ: ……
Điện thoại: ……
Giấy phép kinh doanh: ……
Quyết định thành lập đơn vị số: …….nơi cấp: ………
Họ và tên người đại diện: ……
Chức vụ: ……
Căn cứ Quyết định số … ngày… của…
Ban hành điều … như sau: (điều luật ban hành về khuyến khích tổ chức hội thảo)
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:
Sự kiện:
Bao gồm các chương trình:
– Tên chương trình:
+ Thời gian:
+ Thời lượng chương trình (số phút):
+ Người chịu trách nhiệm chương trình:
+ Địa điểm:
– …
Chúng tôi xin cam kết:
– Thực hiện đúng các quy định tại … ngày … tháng … năm … của Chính phủ quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Hồ sơ nộp kèm theo:
– …
Kính mong Ủy ban nhân dân … và Sở … xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Trên đây là những gì về giấy phép tổ chức hội thảo chi tiết mà LuxEvent đã tổng hợp cho bạn. Những thông tin này đều là những thông tin vô cùng hữu ích có thể hỗ trợ cho bạn trong khi xin giấy phép tổ chức hội thảo. Nếu bạn muốn tìm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Hãy liên hệ hoặc để lại thông tin để LuxEvent tư vấn ngay nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
