26/05/2023 
Chi phí tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố then chốt quyết định chất lượng cũng như thành công của một sự kiện sẽ đến đâu. Những chi phí này sẽ được dùng cho rất nhiều hạng mục khác nhau phục vụ cho hội thảo. Vậy nên mọi khoản đều cần được cân đo đong đếm cũng như chi trả hợp lý. Vậy chuẩn bị chi phí bao nhiêu là đủ, và liệu sẽ phải chi trả cho những khoản nào? Điều này không phải ai cũng có thể tự mình thống kê hết được. Vậy nên tại đây LuxEvent sẽ đưa ra cho bạn những gợi ý về các khoản cũng như chi phí dự tính cho mỗi mục. Đảm bảo chúng sẽ giúp ích được cho bạn rất nhiều nên đừng vội bỏ qua bài viết này nhé!
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Các loại chi phí tổ chức hội thảo chi tiết
Chi phí hội thảo thường sẽ được gom lại từ nhiều nguồn. Từ quỹ công ty, từ tiền nhà tài trợ hay đôi khi là từ phí vào cửa của hội thảo. Gom lại tổng là như vậy nhưng liệu bạn có biết chi nó cho những khoản nào để có một hội thảo tốt nhất. Dưới đây sẽ là các chi phí cần thiết chi ra để có thể có một buổi hội thảo chất lượng tuyệt vời nhất, bao gồm:
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo
Nếu như doanh nghiệp hay các tổ chức không có sẵn không gian mặt bằng đủ để tổ chức hội thảo, thì đây sẽ là cái đầu tiên mà người lên kế hoạch chương trình cần lưu tâm. Tùy vào mức độ mở rộng cũng như tính chất của hội thảo mà sẽ có những địa điểm tổ chức phù hợp. Sau khi tìm được địa điểm phù hợp sẽ đến bước trao đổi báo giá đôi bên sau đó bàn bạc và cùng tìm ra một địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo hợp cả về vị trí lẫn kinh phí.
2. Chi phí chi trả cho các tiết mục giải trí
Không có sự kiện nào diễn ra mà chỉ có nói và nói, vậy nên đây cũng là một khoản không thể không chi. Nếu như có những tiết mục cây nhà lá vườn là tốt, nhưng nếu đối với những hội thảo mang tầm cỡ quan trọng, những tiết mục văn nghệ này cũng cần được chăm chút cẩn thận. Từ khâu phục trang cho tới kinh phí thuê đoàn, mọi cái đều cần được cất nhắc sao cho tiết kiệm nhưng vẫn phải đảm bảo độ chuyên nghiệp.
3. Chi phí thuê MC
Một sự kiện không có MC sẽ không thể nào xử lý được đối với những tình huống trầm lắng bất ngờ diễn ra trong quá trình hội thảo. Đây luôn là nhân tố cần thiết trong mỗi sự kiện. Vậy nên đừng tiếc tiền chi cho họ nếu như sự kiện của bạn có những nhân vật tầm cỡ.
4. Chi phí thuê nhân viên phục vụ
Đôi khi khoản phí này đã được tính cộng cùng với chi phí thuê địa điểm. Tuy nhiên nếu địa điểm bạn tổ chức không có ai phục vụ, thì tức là bạn sẽ phải đi thuê. Công việc của những người nhân viên này sẽ là đón tiếp khách mời, phục vụ bữa cũng như các công việc phụ trợ khác giúp cho sự kiện.
5. Chi phí dành cho nhân viên điều hành
Ở đây chủ yếu là các vị trí như là điều phối sự kiện, phụ trách âm thanh, ánh sáng,… Những vị trí này không dễ gì để có thể tự một người làm được, huống hồ những sự kiện như hội thảo cần tính chuyên nghiệp. Vậy nên đừng tiếc tiền chi cho họ, điều này sẽ giúp cho sự kiện của bạn bùng nổ một cách tốt nhất.
Xem thêm: Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không?
6. Chi phí cho âm thanh, ánh sáng
Có nhân viên điều chỉnh thì dĩ nhiên cũng cần thiết bị. Chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn nguồn cung cấp thiết bị uy tín và có danh tiếng trong nghề. Một hội thảo hay nhưng chiếc MIC lại rè thì mọi thứ đều trở lên mờ mịt.
7. Chi phí quảng cáo
Đối với những hội thảo có bán vé thì chi phí này là không thể bỏ qua. Mọi sự kiện đều cần được truyền thông thì mới có thể tới với nhiều người. Bạn có thể tìm hiểu đến những công ty chuyên nghiệp về công việc này để có thể tối ưu nhất quá trình quảng bá hình ảnh nhưng vẫn đem lại lợi ích cao cho sự kiện.
8. Chi phí ăn uống
Thông thường một hội thảo trung bình sẽ kéo dài khoảng 3 tiếng. Sau 3 tiếng ngồi nghe và tương tác chắc hẳn những vị khách tham gia đều sẽ sụt giảm năng lượng. Vậy nên những ly nước hay những miếng bánh ngọt sẽ không thể thiếu vào lúc này. Đây cũng là việc thể hiện được sự quan tâm, chăm chút tới dàn khách tham gia tới từ ban tổ chức. Vì chỉ là ăn nhẹ nên bạn cũng không cần quá đầu tư vào các món ăn đắt tiền, chỉ cần chú ý đến chất lượng cũng như hình thức món ăn sao cho hợp mắt là được.
Xem thêm: Những lưu ý khi đặt tiệc Teabreak hội nghị, hội thảo
9. Chi phí quà tặng
Kết thúc hội thảo để giúp cho người tham dự đều cảm thấy không uổng phí công sức tới thì hầu hết các ban tổ chức đều sẽ sắp xếp những món quà. Đôi khi đây chỉ là những sản phẩm của chính doanh nghiệp tổ chức hội thảo, hoặc cũng có thể là những món quà lớn mang ý nghĩa cả vật chất lẫn tinh thần.
10. Chi phí phát sinh
Đây là khoản tiền mà nếu như không có gì bất ngờ thì bạn sẽ không cần dùng tới. Tuy rằng không ai mong dùng tới chỗ tiền này nhưng đây vẫn là một mục mà bạn cần phải để tiền vào. Tùy thuộc vào quy mô của hội thảo mà số tiền dự trù này sẽ nhiều hay ít. Nó sẽ được chi trả cho những chênh lệch về giá cả sau khi kết thúc hội thảo hay đền bù nếu có vấn đề xảy ra không đáng có.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói
Dưới đây sẽ là những con số mà chúng tôi mang đến để cho bạn một cái nhìn rõ hơn về các chi phí phải chi ra khi tổ chức một hội thảo trọn gói.
Đầu tiên, để hội thảo được phép diễn ra, bạn cần xin phép các cơ quan tại các cấp cao hơn, thường là tại các Sở VHTT và Sở Thương mại. Chi phí để tổ chức hội thảo thường sẽ rơi vào khoảng từ 2.000.000 VNĐ cho tới 10.000.000 VNĐ. Nếu như bạn nghĩ rằng tổ chức hội thảo không cần xin phép thì đó là bạn sai rồi. Nếu bị phát hiện tổ chức chui, cơ quan doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 VNĐ cho tới 3.000.000 VNĐ.
1. Chi phí thuê địa điểm
Đối với những hội thảo cấp cao tổ chức ở những nơi sang trọng, thì khách sạn 5 sao là dành cho bạn. Chi phí thuê lại đây tính theo ngày. Giá cả rơi vào từ khoảng 32.000.000 VNĐ cho tới 40.000.000 VNĐ/ ngày. Còn nếu như bạn chỉ tổ chức những hội thảo quy mô vừa và nhỏ thì có thể xem xét đến các khách sạn 3 sao. Giá cả của những nơi này chắc chắn sẽ mềm hơn, thường là 5.000.000 VNĐ cho tới 15.000.000 VNĐ/ ngày. Chi phí kèm theo của những nơi này thường sẽ rơi vào khoảng 3.000.000 VNĐ đến 7.000.000 VNĐ một ngày, bao gồm tiền phí bảo vệ, tiền điện nước cũng như dọn dẹp vệ sinh trước và sau sự kiện.
Tham khảo: Top 20 địa điểm tổ chức hội thảo tốt nhất tại Hà Nội
2. Âm thanh ánh sáng
Về chi phí âm thanh ánh sáng bạn có thể liên hệ luôn với bên khách sạn để thuê ngay người của họ. Hay cả văn nghệ chào mừng cũng có thể liên hệ qua luôn khách sạn. Bởi các khách sạn thường xuyên tổ chức sự kiện thì họ sẽ có được những liên hệ với các bên phục vụ như vậy, giúp bạn có được một cái giá tốt hơn.
3. Chi phí về tiệc
Tiếp theo đó là về khoản tiệc ăn nhẹ. Tùy theo cấp độ khách sạn sẽ có một mức giá ăn nhẹ khác nhau. Theo thứ tự khách sạn 5 sao, khách sạn 4 sao và khách sạn 3 sao lần lượt giá cả sẽ là 250.000 VNĐ – 400.000 VNĐ, 220.000 VNĐ – 350.000 VNĐ hay 120.000 VNĐ – 250.000 VNĐ. Đây là mức giá tính theo đầu người tham gia vào hội thảo. Ngoài ra nếu chi phí kia quá cao thì bạn cũng có thể đặt tiệc nhẹ riêng với khách sạn theo mức giá của mình, khách sạn sẽ cố gắng thiết kế menu dựa trên giá mà bạn đề ra.
4. Quà tặng
Một đầu mục chi phí nữa có thể dễ bị bỏ qua đó là tiền chuẩn bị giấy tờ phục vụ cho hội thảo cũng như quà cảm ơn đối với người tham dự hội thảo. Chi phí này thường sẽ không mất nhiều nhưng vẫn là một khoản cần được thống kê từ đầu, tránh bị lãng quên. Giấy tờ phục vụ hội thảo sẽ bao gồm nội dung chi tiết của hội thảo cũng như các băng rôn khẩu hiệu để quảng bá cho hội thảo. Tùy vào số lượng khách mời mà có thể in ấn và chuẩn bị số lượng giấy tờ này. Thường nếu như với những sản phẩm quà tặng không quá đắt giá cho một cuộc hội thảo quy mô nhỏ, giá quà sẽ giao động từ 100.000 VNĐ cho tới 500.000 VNĐ/ khách tham dự.
4. Chi phí khác
Ngoài ra, nếu không tự mình thiết kế được kịch bản cũng như decor được cho khung cảnh của hội thảo, bạn có thể thuê các công ty bên ngoài để họ thiết kế giùm. Chi phí để chi cho các hạng mục ý tưởng này thường rơi vào khoảng từ 5.000.000 VNĐ cho tới 20.000.000 VNĐ đối với kế hoạch tổng thể. Đối với chi phí MC sẽ rơi vào khoảng từ 3.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ cho một sự kiện.
Tùy vào đặc thù của hội thảo mà bạn sẽ phải dự trù ra chi phí cho phù hợp. Thường chi phí này sẽ để chi trả cho tiền vỡ đồ hay là làm ảnh hưởng đến cảnh quan vốn có của khách sạn. Nếu như là một sự kiện tầm cỡ to đông người tham gia thì bạn nên dự trù từ khoảng 50.000.000 VNĐ đến 100.000.000 VNĐ. Đây chỉ là số tiền dự trù nên nếu không có vấn đề gì xảy ra thì đây vẫn sẽ được bảo toàn.
Có thể bạn quan tâm: 10 loại chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu tâm
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Là công ty trên 7 năm kinh nghiệm, LuxEvent đã là đối tác quen thuộc của nhiều cá nhân, tổ chức, tập đoàn lựa chọn hợp tác khi xem xét tổ chức hội thảo. Đến với công ty tổ chức sự kiện LuxEvent, bạn sẽ được trải nghiệm một quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và đầy uy tín, đảm bảo mang lại kết quả cao. LuxEvent tự hào với đội ngũ nhân sự được đào tạo kỹ lưỡng về chuyên môn và hiểu biết sâu rộng về chuyên môn kiến thức của ngành sẵn sàng phục vụ và đáp ứng yêu cầu phù hợp với ngân sách khách hàng đưa ra.
Trên đây là các loại chi phí cũng như bảng giá minh họa LuxEvent mang tới cho bạn. Nếu như bạn cảm thấy vẫn chưa rõ và chưa thể tự mình làm được, đừng lo, hãy liên hệ ngay với chúng tôi – LuxEvent đảm bảo sẽ không làm bạn thất vọng!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
