30/08/2023 
Kick off là gì? Kick off là một trong những khái niệm cực kỳ mới mẻ với nhiều người. Tuy nhiên trong quản trị nhân lực thì hoạt động kick off được coi là yếu tố cực kỳ quan trọng để nâng cao tinh thần cho những nhân sự trong công ty. Vậy hoạt động Kick off là gì? Những bước tổ chức team building meeting chuyên nghiệp nhất? Hãy để LuxEvent khám phá Kick off ngay bên dưới đây nhé!
Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết
Mục lục
Kick off là gì?
Khái niệm về Kick off là vô cùng đa dạng và có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, thể thao, meeting. Tại đây, tất cả chúng ta sẽ cùng nhau tập trung tìm hiểu về kick off trong lĩnh vực kinh doanh và doanh nghiệp. Trong hoạt động kinh doanh, Kick off có ý nghĩa chính là việc khởi động một dự án hoặc sự kiện khai trương. Khái niệm này chỉ xuất hiện khi mà các bên tham gia có liên quan đến nhau, họ cùng nhau hợp tác để thực hiện kế hoạch, công việc đó.
Kick off còn giúp tạo được những ấn tượng ban đầu và xây dựng được lòng tin đối với các đối tượng đối tác, khách hàng. Từ đó mọi người sẽ cùng nhau đưa ra những kế hoạch cũng như phương án để phát hiện mục tiêu kinh doanh tốt nhất. Trên thực tế thì hoạt động này không là một nhiệm vụ đơn giản mà nó còn đóng vai trò tương đối ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc và khả năng tương tác giữa các bên.
Kick off trong hoạt động kinh doanh thường sẽ được diễn ra dưới dạng của một cuộc họp, khởi động dự án để những người có liên quan có thể tương tác, gặp gỡ, làm quen và trao đổi với nhau. Thời điểm diễn ra Kick off sẽ là lúc ký kết hợp đồng hoặc hoàn tất các thỏa thuận giữa các bên. Đối với những dự án lớn thì hoạt động kick off sẽ bao gồm những hoạt động giao nhiệm vụ cũng như phân phối công việc cho các thành viên tham gia. Đặt mục tiêu hướng tới để mọi người có thể cùng đưa ra được hướng thực hiện.
Mục đích của Kick off trong kinh doanh
Có thể nói, Kick off đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh bởi nó giúp hình thành nên những ấn tượng ban đầu trong những lần hợp tác và dự án với đối tác. Từ đây sẽ tạo dựng được lòng tin nơi khách hàng bằng việc đưa ra được những cam kết và đảm bảo trong suốt quá trình dự án được triển khai. Đồng thời các bên hợp tác với nhau sẽ có thể thấu hiểu được nguyện vọng của nhau hơn thông qua những kế hoạch thực thi sẽ được chia sẻ trong buổi Kick off. Bên cạnh việc bày tỏ ra những mong muốn và nguyện vọng thì hoạt động Kick off còn được coi là thời điểm để các bên có thể nêu rõ ràng vai trò cho từng bộ phận và đối tượng trong dự án. Đây là một trong những hoạt động quan trọng nhất bởi chất lượng của dự án sẽ được quyết định trong hoạt động này.
Mục đích mà Kick off meeting vô cùng to lớn như sau:
- Tạo ra sự thân thuộc, gắn kết thông qua những hoạt động làm quen và giới thiệu lẫn nhau.
- Giups từng cá nhân, bộ phận nắm rõ được vai trò của họ trong sự án thông qua các hoạt động phần quyền.
- Thấu hiểu được nguyện vọng và tâm tư cũng như cách thức làm việc, xử lý và báo cáo vấn đề của các bên hỗ trợ dự án.
- Đảm bảo tất cả mọi người tham gia đều thấu hiểu từng chi tiết ở bên trong dự án để tránh được những rủi to không đáng xảy ra ở trong tương lai.
- Cơ hội để giải đáp cho mọi người những thắc mắc liên quan tới dự án.
- Thông tin về từng chi tiết trong kế hoạch thực thi bao gồm: Những đầu việc chính, các đầu việc phụ và hỗ trợ cho dự án, thời gian thực hiện và những rủi to có thể xảy ra, bộ phận cũng như người đứng đầu của mỗi dự án nhỏ.
Xem thêm: Mục đích và ý nghĩa tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
Những lưu ý trước khi tổ chức Kick off
Để làm cho buổi kick off diễn ra thành công nhất thì nó đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý những điều sau để tổ chức kick off như sau:
1. Lên kế hoạch kick off rõ ràng, chi tiết
Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho buổi kick off của bạn diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều đó nhé. Kế hoạch triển khai buổi kick off meeting không chỉ gồm có những nội dung của buổi kick off mà bạn cần phải trình bày những chi tiết nhỏ xung quanh hoạt động này như: thời gian, địa điểm diễn ra, các thành viên tham dự, nội dung sẽ được chia sẻ trong buổi kick off và các hoạt động chi tiết ở trong buổi kick off meeting. Những chi tiết có liên quan tới các hoạt động được nêu trên bao gồm, người chịu trách nhiệm chính, các nhân sự hỗ trợ, thời gian diễn ra những hoạt động, những rủi ro có thể xảy ra khi bạn lên kế hoạch chi tiết về hoạt động kick off meeting và các phương pháp giải quyết chúng.
2. Đúng thời gian, đúng địa điểm
Địa điểm và thời gian luôn được coi là yếu tố quan trọng sẽ quyết định hiệu quả của buổi kick off meeting. Do vậy mà bạn sẽ cần phải đảm bảo rằng xuất hiện sớm và đúng giờ để kiểm tra lại dụng cụ cũng như chuẩn bị một cách chu đáo, tươm tất cho buổi kick off. Sẽ không hiếm lần bạn bắt gặp sự cố khiến ta phải thay đổi thời gian và địa điểm diễn ra kick off do vấn đề khách quan lẫn chủ quan. Tuy nhiên, bạn cần phải hạn chế việc thay đổi này bởi chúng đem lại nhiều những ấn tượng không tốt với đối tác của bạn. Bạn chỉ nên thay đổi trong trường hợp bất khả kháng và khi thay đổi hãy báo cho các bên liên quan sớm nhất có thể để họ nắm được thông tin bạn nhé.
3. Luôn linh hoạt và ứng biến
Trong một số trường hợp các đối tác họ sẽ đặt những câu hỏi liên quan tới dự án một cách bất ngờ. Lúc này việc bạn cần làm đó là giữ bình tĩnh, thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách ứng biến linh hoạt trong tình huống này. Bạn có thể chọn trả lời câu hỏi được đưa ra trong khi trình bày hoặc cuối chương trình sau khi màn thuyết trình của bạn kết thúc. Nhìn chung thì việc ứng biến linh hoạt là yếu tố quan trọng không thể nào thiếu khi thực thi các buổi kick off bởi nó giúp cho bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và tự tin khi bạn trình bày đồng thời giúp giải tỏa được sự lúng túng và hồi hộp khi phản hồi thắc mắc cho phía đối tác.
4. Luôn cầu tiến để cải thiện chất lượng buổi kick off
Sau mỗi hoạt động kick off meeting thì các bộ phận tham gia cần phải ngồi lại với nhau để cùng điểm lại những điểm tốt và chưa tốt trong quá trình triển khai. Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng rút ra được kinh nghiệm cho bản thân cũng như đội nhóm để mang lại những hoạt động kick off chất lượng và hiệu quả hơn trong tương lai.
Xem chi tiết: 10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 2024
5 bước tổ chức kick off meeting chuyên nghiệp
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi Kick off
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu một hoạt động kick off không chỉ giúp cho người trình bày cảm thấy tự tin hơn mà còn được coi là cơ hội để các bộ phận nhìn nhận lại kế hoạch mà chính mình đã đề ra. Từ đây, nhân sự sẽ có thể thấu hiểu được đâu là điểm nhấn cần phải làm nổi bật trong dự án hay là những điểm nào trong đó cần phải trình bày và chỉnh sửa lại cho rõ ràng hơn.
Ngoài ra, việc chuẩn bị hết toàn bộ nội dung một cách chuyên nghiệp và kỹ lưỡng trước khi chính thức bắt đầu hoạt động còn giúp cho cả 2 bên tiết kiệm thời gian và gia tăng được hiệu quả của buổi họp. Bạn cần chuẩn bị những nội dung như sau:
- Slide trình chiếu kế hoạch và các công cụ hỗ trợ như: máy chiếu, laptop, bút trình chiếu, micro,…
- Không gian gọn gàng, ngăn nắp và đủ rộng rãi.
- Luyện tập thuyết trình nhiều lần.
- Chuẩn bị trước tài liệu cho đối tác như bản thảo, hợp đồng, giấy tờ kinh doanh,… chính xác và đầy đủ nhất.
2. Giới thiệu
Nếu như đây là lần đầu tiên mà các thành viên trong nhóm dự án gặp nhau thì chắc chắn hoạt động Kick off là điều tuyệt vời để họ tìm hiểu về thông tin cũng như vai trò của những người mà họ sẽ cộng tác. Nếu như các khách hàng có mặt trong buổi kick off thì bạn hãy bắt đầu giới thiệu về lợi ích của các khách hàng. Trong phần này bạn nên để cho mọi người có thể làm quen với nhau. Khi mọi người đã dần cảm thấy cởi mở hãy chính thức bắt đầu cuộc trò chuyện.
3. Mở đầu tự tin, thu hút
Ấn tượng đầu tiên giúp tạo được dấu ấn sâu đậm trong tâm trí của người nghe đó chính là sự tự tin và khả năng thuyết trình thu hút của người diễn giả. Do vậy hãy thể hiện sự chuyên nghiệp, tự tin và uy tín của bản thân cũng như đại diện cho doanh nghiệp qua tác phòng trình bày của bạn. Khi mở đầu với sự tự tin bạn sẽ thu hút được ánh nhìn của mọi thành viên đang tham gia buổi họp. Sự tự tin sẽ được toát ra từ giọng nói, ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể của bạn. Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi bạn trình bày một vấn đề bạn nên giữ một giọng nói ổn định, rõ ràng và chỉ thay đổi tone giọng khi bạn muốn nhấn mạnh hay chào mừng buổi kick off. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng một cách có chừng mực để mọi người thể hiện sự tôn trọng với đối tác.
4. Dẫn dắt lôi cuốn và luôn quan tâm đến người nghe
Không chỉ ở phía của người nói mà người nghe cũng cần phải tìm hiểu trước để có thể nắm được sơ bộ các nội dung sẽ được trình bày ở bên trong buổi kick off. Chính vì họ đã nắm được vậy nên bạn cần phải tránh được việc trình bày quá cứng nhắc hoặc chỉ là đọc lại toàn bộ những nội dung đã có trong slide. Hãy trình bày bài đọc tạo điểm nhấn nổi bật những vấn đề đóng vai trò then chốt trong dự án một cách lôi cuốn và thu hút nhất. Một trong những bí quyết để giúp cho bạn có thể trình bày thông tin một cách hiệu quả hơn đó chính là đặt bản thân mình vào tâm thế của những người nghe để bạn có thể thấu hiểu được nội dung mà họ mong muốn lắng nghe. Từ đó có thể đo được kết quả nhận được, phương thức triển khai chi tiết, bộ phận chịu trách nhiệm,… đối với toàn bộ khách hàng. Và đó cũng có thể là những mong muốn về mục tiêu chính, chi phí, kết quả đạt được,… đối với phía đối tác thực thi.
5. Tổng kết những ý chính
Nhằm để tăng tình hiệu quả cho buổi kick off thì bạn sẽ cần phải tổng kết và note lại những điểm chính của dự án lần này. Đồng thời thì bạn sẽ cần phải tiến hành xác nhận cũng như đi tới thỏa thuận về phương án thực thi giữa các bên với nhau. Bên cạnh việc làm nổi bật những gì đã được trình bày trong buổi Kick off thì bạn cũng nên dành thêm một khoảng thời gian để trả lời và đặt câu hỏi giữa mỗi bên. Việc này sẽ giúp cho tất cả những bộ phận có thể thấu hiểu chi tiết hơn về dự án đồng thời có thể giảm thiểu được rủi ro có thể diễn ra trong tương lai.
Trên đây là những chia sẻ của LuxEvent về kick off mà bạn sẽ cần cho các dự án của doanh nghiệp mình. Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là đơn vị mà khi có nhu cầu tổ chức kick off bạn có thể hợp tác với chúng tôi. Chúng tôi sẽ đem đến cho bạn chương trình Kick off đặc biệt với đội ngũ nhiệt tình, hết mình vì khách hàng.
Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
