10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 2024

Quy trình tổ chức sự kiện chính là các bước để tổ chức nên một sự kiện diễn ra thật thành công và chuyên nghiệp. Hiện nay, tổ chức sự kiện là một trong những từ khóa tìm kiếm vô cùng hot và đã trở thành một lĩnh vực riêng. Tuy vậy nhưng nhắc tới tổ chức sự kiện thì nhiều người vẫn còn khá mơ hồ không biết nên tổ chức sự kiện như thế nào. Hãy để LuxEvent chia sẻ cho bạn 10 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2024 ngay bài viết bên dưới đây nhé!

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Quy trình 10 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định thông tin sự kiện

Việc xác định thông tin tổ chức sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi khi biết thông tin về sự kiện thì sẽ giúp cho đơn vị tổ chức những công đoạn sau như lên kế hoạch, ý tưởng, chủ đề cho toàn bộ chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khác nhau thì sẽ có những đặc trưng, mục tiêu và yêu cầu riêng chính vì thế mà trước khi đó cần phải tìm kiếm những thông tin của sự kiện cụ thể là những thông tin như sau: 

  • Loại hình sự kiện là gì? Quy mô sự kiện như thế nào? 
  • Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì? 
  • Đối tượng khách mời tham gia sự kiện là những ai và số lượng khách mời tham gia là bao nhiêu?
  • Thời gian tổ chức là vào lúc nào? 
  • Địa điểm được chọn tổ chức sự kiện là địa điểm nào?
  • Ngân sách mà ban tổ chức đưa ra cho chương trình sự kiện này là gì?
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là xác định thông tin sự kiện
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là xác định thông tin sự kiện

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng sự kiện được coi là linh hồn của sự kiện đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Yếu tố này sẽ góp phần vào sự thành công của chương trình. Khi có ý tưởng độc đáo mới lạ và khác biệt với những ý tưởng cũ sẽ tạo những ấn tượng mạnh mẽ cho các khách mời tham dự sự kiện. Đương nhiên khi sự kiện tạo được ấn tượng sẽ tạo được sự thành công và tạo được tiếng vang với các khách mời tham gia và những khách hàng tiếp cận nhờ hoạt động truyền thông sau này. Tầm quan trọng của ý tưởng là điều chúng ta không thể nào phủ nhận. Có một điều chắc chắn là bạn sẽ không muốn sự kiện của mình diễn ra một cách nhàm chán và khách mời phải bỏ về giữa chừng đúng không nào. Và đương nhiên khi tham gia một chương trình có đầu tư về ý tưởng sẽ giúp cho các khách mời đầu tiên là ghi nhớ về sự kiện sau là thương hiệu của bạn một cách lâu hơn. Một số ý tưởng tổ chức sự kiện hay mà bạn có thể tham khảo gồm: 

  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Pool party
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách bãi biển
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Lễ trao giải
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Dạ tiệc sang trọng
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách tiệc teabreak
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Bữa tiệc ánh sáng
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Lễ ra mắt sản phẩm
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách Ca nhạc
  • Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách team building kết hợp gala dinner
 Xây dựng ý tưởng cho sự kiện
 Xây dựng ý tưởng cho sự kiện

3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Nếu như ý tưởng chính là linh hồn của chương trình sự kiện thì những kịch bản chính là yếu tố cốt lõi giống như xương sống để mọi hoạt động diễn ra theo khung đó đều suôn sẻ đúng quy trình. Kịch bản chương trình hấp dẫn sẽ lôi cuốn được những người khách mời muốn tham gia ngay từ những phút giây đầu tiên. Chính vì thế mà người viết kịch bản cần phải mang vào đó sự sáng tạo đồng thời nằm bắt được thông điệp chính xuyên suốt tổng thể chương trình. Trong đó cũng cần xác định được những rủi ro sẽ có thể xảy ra và cách xử lý sao cho linh hoạt nhất. Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện thường sẽ có tinh chất và mục đích khác nhau điều này có nghĩa là mỗi loại hình cần phải có một kịch bản khác nhau phù hợp nhất với chương trình. Các kịch bản sẽ có kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt, kịch bản sản phẩm, kịch bản tổ chức tất niên, kịch bản tri ân khách hàng,… nên bạn sẽ cần phải linh hoạt để tạo được điểm nhấn cũng như cách triển khai công việc một cách hiệu quả nhất. 

Lên kịch bản chương trình và quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức sự kiện
Lên kịch bản chương trình là quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức sự kiện

Tham khảo: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

4. Lập bảng phân chia nhân sự

Bước quan trọng để giải quyết hết những công việc diễn ra trong sự kiện một cách hiệu quả nhất thì bạn sẽ cần phải đưa ra được một bảng phân công công việc cụ thể nhất dành cho nhân sự. Nhân sự sẽ cần được phân công những công việc phù hợp nhất để tăng hiệu quả cho công việc. Bạn sẽ cần phải yêu cầu nhân sự thực hiện theo đúng với bảng phân công công việc một cách nghiêm túc đồng thời phải có trách nhiệm với công việc. Bảng phân công công việc sẽ gồm có: nhân sự thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, MC, điều hành,…

Lập bảng phân chia nhân sự
Lập bảng phân chia nhân sự

5. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Sau khi đã có kịch bản cũng như bản phân công công việc cụ thể thì sẽ tới bước là thi công các hạng mục chuẩn bị trước sự kiện. Mỗi hạng mục mà nhân sự phụ trách sẽ cần phải được hoàn thành thật tốt tránh những sai sót không đáng có. Đồng thời trước khi tiến hành thi công cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho mỗi hạng mục. Các thiết bị cơ bản gồm có: 

  • Thiết bị dàn dựng sân khấu
  • Các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại 
  • Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy khuấy động sự kiện 
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Gửi thiệp mời đến khách mời
  • Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

6. Chạy thử các hạng mục

Sau khi đã setup sân khấu thì sẽ tới công đoạn chạy thử chương trình. Việc chạy thử các công việc sẽ giúp cho ban tổ chức phát hiện ra những sai sót để giải quyết ngay trước khi chương trình thực sự diễn ra. Các hoạt động diễn ra theo đúng như những gì trong kịch bản như chương trình đang diễn ra. Trong lúc này khi có những vấn đề xảy ra hãy giải quyết nhanh chóng nhất nhé.

7. Tiến hành

Khi đã đảm bảo rằng chương trình đã có thể diễn ra thì sẽ tới lúc chương trình thực sự diễn ra gồm có: 

  • Tổ chức tiếp đón khách mời và mời họ check-in sự kiện 
  • Khai mạc sự kiện 
  • Điều hành các hoạt động diễn ra theo đúng như kịch bản
  • Phục vụ ăn uống (nếu có) 
  • Hỗ trợ các hoạt động trò chơi, gameshow, bốc thăm trúng thưởng,..

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì bạn cần phải theo sát tiến độ thực hiện cũng như kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian diễn ra, đảm bảo an toàn vệ sinh để sự kiện có thể diễn ra thành công mà hạn chế được sự cố xảy ra. Điều này sẽ đảm bảo sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ giúp tạo sự thành công và gây được ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu như trong suốt quá trình thi công sẽ có phương án thay thế kịp thời. 

Tiến hành sự kiện
Tiến hành sự kiện

8. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình sự kiện đã hoàn toàn kết thúc và khách mời đã ra về hết thì đội ngũ nhân sự tổ chức đã được phân công sẽ tiến hành dọn dẹp, thu dọn vật dụng, đồ đạc và bàn giao lại địa điểm tổ chức cho nhà cung cấp. 

9. Quyết toán các chi phí trong và phát sinh

Sau khi sự kiện kết thúc và thu dọn toàn bộ cũng là lúc cần phải quyết toán chi phí cho các nhà cung cấp, đối tác, giải quyết chi phí phát sinh và công tác phí cho toàn bộ nhân sự hỗ trợ sự kiện. 

10. Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn nên chuẩn bị một số phiếu đánh giá dành cho những khách mời tham gia sự kiện. Bạn hãy tổng kết và xem xét những phản hồi từ phía khách hàng để có thể nắm được những điều đã làm tốt và chưa làm tốt. Từ đây có thể đánh giá được chương trình có diễn ra hoàn hảo chưa tiến được tới mục tiêu đã đạt ra được chưa từ đó sẽ rút ra những kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện tiếp theo. 

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoàn hảo nhất

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Những lưu ý trước khi tổ chức sự kiện

1. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là vấn đề cực kỳ quan trọng thậm chí là quan trọng nhất mà khi tổ chức chương trình sự kiện cần phải lưu ý. Bạn nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện gần với công ty, doanh nghiệp để đảm bảo rằng khách mời có thể tới tham dự một cách dễ dàng. Đồng thời cũng cần phải đảm bảo cơ sở vật chất và an ninh của địa điểm nó đáp ứng được nhu cầu và sự an toàn cho sự kiện. Những nhân sự của địa điểm đó cũng sẽ cần phải chuyên nghiệp để phục vụ cho sự kiện tốt nhất. Đặc biệt điều quan trọng nhất là địa điểm tổ chức sẽ phải có chỗ để xe rộng rãi cho các khách mời tham dự sự kiện. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phải phù hợp với quy mô và chủ đề chương trình
Lựa chọn địa điểm tổ chức phải phù hợp với quy mô và chủ đề chương trình

2. Thời gian setup sự kiện

Sau khi tổ chức sự kiện thì bạn sẽ cần phải quan tâm tới thời gian setup hạng mục sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Thường thì những đơn vị cung cấp địa điểm sẽ cho chúng ta tới trước khoảng nửa ngày tới 1 ngày để setup và trang trí các hạng mục. Tuy nhiên hãy cố gắng tới sớm nhất để có thể có nhiều thời gian tổ chức để tránh việc tới quá gần sẽ khiến thời gian setup bị vội vàng. Chính vì thế hãy luôn chủ động hỏi trước đơn vị thuê địa điểm để tránh trường hợp vội vàng không kịp setup bạn nhé.

Quy trình tổ chức sự kiện - Cần lưu ý thời gian setup
Quy trình tổ chức sự kiện – Cần lưu ý thời gian setup

3. Điều kiện thời tiết khi diễn ra sự kiện

Thời tiết là yếu tố ảnh hưởng vô cùng lớn tới sự kiện bởi nếu thời tiết xấu sẽ khiến sự kiện bị thất bại. Ngoài ra nếu tổ chức sự kiện vào trời mưa hoặc trời lạnh thì tốt nhất không nên tổ chức những sự kiện ngoài trời. Điều mà bạn cần phải làm khi tổ chức sự kiện trong các mùa có thời tiết không tốt thì trong thời điểm này bạn hãy cố gắng tìm kiếm một địa điểm tổ chức trong nhà hoặc những địa điểm có mái che để đảm bảo các sự kiện có thể diễn ra mà không gặp những khó khăn. Bên cạnh đó cũng nên theo dõi thời tiết để lựa chọn được ngày tổ chức sự kiện khác phòng hờ ngày trước đó gặp phải bất lợi. Nên mang theo một số dụng cụ bảo vệ để giúp bảo vệ những thiết bị phục vụ chương trình.

4. Cơ sở vật chất của nơi tổ chức sự kiện

Cơ sở vật chất cũng là một trong những lưu ý mà khi tổ chức sự kiện bạn cần phải quan tâm nó cũng ảnh hưởng rất nhiều tới sự thành công cho sự kiện đó nhé. Chính vì vậy mà trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn sẽ cần phải liên hệ trước với những địa điểm thuê để khảo sát trước các dịch vụ trước khi quyết định chọn. Bạn sẽ có thể nắm được cơ sở vật chất và có phương án dự phòng phù hợp. 

Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất

5. Sự phối hợp giữa các bộ phận 

Sự phối hợp đồng bộ giữa tất cả các bộ phận tổ chức sự kiện sẽ làm cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều. Chính vì vậy mà để sự kiện có thể diễn ra thành công nhất thì từ bộ phận âm thành, đạo diễn, sân khấu, người dẫn chương trình,… phải phối hợp một cách nhuần nhuyễn nhất. Cách truyền đạt thông tin giữa các bộ phận đó là “bộ đàm”. Bạn có thể chia cho các trưởng bộ phận những chiếc bộ đàm để họ tiện trao đổi với sự trơn tru trong các hoạt động sự kiện.

6. Người nổi tiếng tham gia sự kiện

Sự có mặt của những người có sức ảnh hưởng trong sự kiện sẽ góp phần giúp cho sự kiện thêm phần hấp dẫn và thu hút hơn đồng thời còn có thể dễ dàng làm tăng sự ấn tượng đối với những khách mời tham dự. Tuy nhiên, người nổi tiếng họ sẽ có lịch trình làm việc khá bận rộn vậy nên các đơn vị tổ chức cần phải liên hệ trước để tránh được trường hợp không mời được họ. Tình trạng người nổi tiếng tới muộn hoặc tới quá giờ biểu diễn hoặc không thực hiện giống như trao đổi ban đầu cực kỳ dễ xảy ra. Chính vì thế mà cần phải dự trù trước được những tình huống có thể xảy ra để xử lý kịp thời nhất. 

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

7. Chuẩn bị rủi ro

Ngoài những lưu ý khi tổ chức sự kiện nêu trên, bạn cần phải nghĩ tới những phương án giải quyết rủi ro. Bạn cũng cần phải phòng trừ tất cả những trường hợp để có thể giải quyết sự cố nhanh chóng nhất. Bạn không được xem nhẹ bất kể một chi tiết nào trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Bởi có thứ tưởng chừng như đơn giản thế nhưng lại ảnh hưởng cực kỳ lớn tới sự thành bại của sự kiện. Đây là một trong những điều mà ai cũng cần phải lưu ý. Để sự kiện diễn ra thành công mà bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng mọi thứ. Ngoài việc dự đoán trước những rủi ro bạn cần phải đưa ra những phương án khắc phục và để kiểm soát tình hình tốt hơn.

Họp bản để dự đoán những rủi ro sẽ gặp phải và đưa ra phương án đề phòng
Họp bản để dự đoán những rủi ro sẽ gặp phải và đưa ra phương án đề phòng

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện uy tín

Nếu như bạn đang tìm cho mình đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì LuxEvent là một trong những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. LuxEvent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trọn gói chuyên nghiệp nhất mà bạn hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn làm đơn vị tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân sự của chúng tôi là những nhân sự được đào tạo bài bản đã thực hiện rất nhiều chương trình cho hàng trăm khách hàng, đối tác. LuxEvent cam kết sẽ mang tới cho bạn những chương trình sự kiện chuyên nghiệp với chi phí tối ưu nhất với ngân sách và doanh nghiệp đưa ra.

Trên đây là tổng hợp 10 bước trong quy trình tổ chức sự kiện mà bạn cần biết để có thể tổ chức một sự kiện thành công cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn chưa chắc chắn có thể đảm nhận tổ chức sự kiện và chuẩn bị tất cả các khâu có trong chương trình, liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn chi tiết và báo giá cụ thể nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

5/5 - (1 vote)

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666