Quy trình tổ chức khai trương showroom đầy đủ chi tiết

Khai trương showroom cùng là một dịp vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Dịp này chính là cột mốc đánh dấu bước khởi đầu để doanh nghiệp có thể phát triển thịnh vượng trong tương lai. Chính vì quan trọng nên cần phải lên kế hoạch tổ chức khai trương showroom sao chi chỉn chu để đảm bảo sự kiện diễn qua thành công đem lại hiệu quả cao. Hãy cùng LuxEvent khám phá quy trình tổ chức khai trương showroom chi tiết ngay bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương showroom cần chuẩn bị những gì?

Khai trương showroom không hề là việc đơn giản. Trước khi tổ chức khai trương showroom bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ khác nhau nhắm để thuận tiện nhất cho việc lễ bái thần linh, thu hút khách mời và trang trí cửa hàng sao cho ấn tượng nhất. Hãy lên danh sách những thứ cần chuẩn bị trước khi tổ chức showroom. Theo dõi các phần cần chuẩn bị ngay bên dưới đây nhé!

1. Chủ đề cho khai trương showroom

Từ mục tiêu và đặc trưng của buổi khai trương showroom, bạn sẽ cần phải đưa ra được concept chính cho toàn bộ chương trình. Chủ đề được đưa ra đều cần phải đáp ứng được những mục tiêu mà buổi khai trương này đề ra trước đó. Chủ đề thường sẽ có nhiều phương án để triển khai ra. Bạn có thể sử dụng điểm đặc trưng của đơn vị tổ chức để triển khai thành chủ đề. 

2. Ý tưởng triển khai và themes 

Ý tưởng triển khai hoạt động và lên thiết kế themes là một trong những phần quan trọng cần phải chuẩn bị trong sự kiện khai trương showroom. Ý tưởng hay themes có rất nhiều chính vì thế rất khó có thể đánh giá được những ý tưởng đó có phù hợp với chủ đề hay không. Mọi ý tưởng và themes đều cần phải được xuất phát chính từ chủ đề của sự kiện và đặc điểm của showroom. Trường hợp ý tưởng không thể hiện được các yếu tố này thì dù cho có hay đến đâu vẫn sẽ bị lạc lõng không đem lại hiệu quả cho sự kiện, cũng có nghĩa là đồng tiền bạn bỏ ra không hề bị vô nghĩa. Để có những ý tưởng sự kiện thích hợp bạn cũng có thể tham khảo của các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện.

3. Chuẩn bị lễ vật cúng

Lễ vật làm lễ khai trường ít hay nhiều, bé hay lớn mà tùy theo điều kiện của gia định thành tâm. Thế nhưng tối thiểu bạn phải có những thứ cần thiết trên mâm cúng khai trương như sau: 

• Mâm ngũ quả
• Hoa cúng 
• 3 đĩa xôi trắng
• 3 chén nước trắng
• 3 chén nước chè
• 2 cây nến lớn
• Đĩa trầu cau
• Một bộ lễ vàng mã
• 1 con gà luộc
• 1 đầu heo luộc (hoặc quay, hay 1 con lợn sữa quay tùy điều kiện của gia chủ)
• Một bát hương hoặc bát gạo để cắm hương

Tùy vào những nơi khác nhau sẽ có sự chuẩn bị cho chương trình khai trương khác nhau. Sự chuẩn bị sẽ được thêm bớt sao cho phù hợp nhất với tôn giáo, tín ngưỡng, văn hóa mỗi nơi. Dù ở đâu thì mục đích cuối cùng mà mọi người hướng tới đó chính là cầu mong cho mọi thứ đều diễn ra may mắn, thuận lợi. 

Tham khảo thêm: Bài cúng khai trương công ty, cửa hàng chuẩn nhất

4. Giấy mời

Chuẩn bị giấy mời và danh sách khách mời chính là điều tiếp theo bạn cần chuẩn bị. Lời mời sẽ được gửi tới các khách hàng đặc biệt. Trong thiệp mời cần phải ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo có đầy đủ thông tin về lễ khai trương. Như vậy sẽ tạo được sự thiện cảm và sự quan tâm của các khách mời. Do đó, doanh nghiệp cần phải thiết kế giấy mời sao cho tinh tế, độc đáo, tính nhất quán, xúc tích, cô đọng. 

• Xác định rõ đối tượng muốn mời tham dự lên danh sách khách mời
• Thiết kế tấm thiệp mời thật chuyên nghiệp, sang trọng, ấn tượng 
• Đảm bảo thiệp mời tới được tay người nhận 
• Trong trường hợp đặc biệt bạn có thể gửi tận tay thiệp mời hoặc gọi điện trực tiếp cho khách mời tham dự.

Xem ngay: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp độc đáo nhất 2024

5. Trang trí cửa hàng

Đa phần sau khi khai trương showroom khách mời sẽ cùng với gia chủ và trong để tham gia tìm hiểu về dịch vụ và sản phẩm. Đây chính là một trong những phần quan trọng để giúp khách mời có thể hiểu hơn về dịch vụ và sản phẩm. Thông qua đây sẽ kích hoạt được cầu thương mại một cách hiệu quả. Chính vì vậy mà việc trang trí showroom trong ngày khai trương bằng bóng, băng rôn, khẩu hiệu, bàn tiệc là điều cực kỳ quan trọng. Dựa vào chủ đề và ý tưởng của bạn hoặc đơn vị thi công mà sẽ trang trí làm sao để thể hiện được sự tinh tế, chuyên nghiệp phù hợp với các đối tượng khách hàng mà chủ showroom hướng tới. 

Xem thêm: Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

6. Quà tặng khai trương

Dấu ấn với khách hàng không chỉ trong quá trình tổ chức sự kiện mà còn có thể được dùng lưu giữ cho cả sau này thông qua quà tặng gửi tới các khách mời. Bạn cần phải chuẩn bị các món quà nhỏ xinh, độc đáo, ấn tượng có biểu tượng của showroom nhằm để lại kỷ niệm và dấu ấn khó quên với các khách mời tham dự lễ khai trương. Không những vậy, một chiếc áo hoặc một hình dán in logo showroom sẽ khiến các khách mời có thể nhớ tới sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi hơn.

Gợi ý cho bạn: Top 10 quà khai trương công ty, cửa hàng mang lại may mắn tài lộc

7. Nhân viên phục vụ sự kiện

Sự kiện khai trương showroom sẽ không thể nào diễn ra suôn sẻ nếu như số lượng nhân sự phục vụ sự kiện không đủ. Và đương nhiên là bạn cũng chẳng thể có đủ 3 đầu 6 tay để vừa cắt băng, đón khách, làm mc, xử lý âm thanh, ánh sáng,… Việc mà bạn cần phải làm đó chính là chuẩn bị một đội ngũ nhân sự hỗ trợ cho bạn. Công việc của bạn chỉ là quản lý và thiết lập mối quan hệ với đối tác và khách hàng. 

Những nhân sự mà bạn cần phải có trong chương trình khai trương như sau: 

• Nhân sự chạy sự kiện: Những nhân sự này setup âm thanh, ánh sáng và chuẩn bị các trang thiết bị trong buổi lễ 
• PG, lễ tân: Những nhân sự này tiếp khách, pha trà, nâng khay cắt băng ổn định chỗ ngồi cho các khách mời tham dự
• Người cắt băng khánh thành: Lãnh đạo và các đối tác trong cửa hàng sẽ cùng nhau cắt băng
• MC: Người chịu trách nhiệm thông báo, dẫn dắt chương trình đi theo đúng kịch bản đã định 
• Người nổi tiếng: Tạo sự thu hút và hiệu ứng truyền thông cho sự kiện
• Bộ phận Media: Những người sẽ mang lại những video và hình ảnh tuyệt vời trong sự kiện
• Nhân sự phục vụ các tiết mục văn nghệ: Ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân, biểu diễn văn nghệ,…

8. Xem ngày khai trương 

Trước khi tổ chức lễ khai trương showroom bạn cần phải xem ngày giờ tổ chức theo tuổi của mình để xác định thời gian đẹp làm lễ. Đồng thời đặt bàn cúng và mở cửa hàng đón tiếp các khách mời để mọi việc diễn ra thuận lợi, tốt đẹp làm ăn buôn bán cho đông khách nhất. Với tâm linh, tín ngưỡng thì đây chính là một trong những phần không thể thiếu trong văn hóa nước ta. Nó mang ý nghĩa là sự lạc quan, tin tưởng về tương lai. Việc lựa chọn ngày giờ cũng cần phải lưu ý để tránh được những ngày lễ tết hoặc những ngày làm việc để khách mời có thể tham gia đầy đủ như dự kiến.

Quy trình tổ chức khai trương showroom chi tiết

1. Dự trù và tối ưu chi phí

Dự trù chi phí tổ chức khai trương showroom là một phần quan trọng nhất. Chi phí cho mỗi một sự kiện bất kỳ đều luôn có sự giao động. Sự giao động đôi khi là vài triệu, vài chục triệu hoặc vài trăm triệu. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và ngân sách bạn đề ra. Nhằm để tối ưu chi phí của sự kiện bạn nên bỏ qua các giai đoạn không cần thiết, không mang lại kết quả cao. Nếu như bạn không thể chọn dàn âm thanh quá đắt tiền nếu như địa điểm khai trương showroom là địa điểm vừa phải thì bạn cũng không cần phải thuê quá nhiều nhân sự để tránh sự lãng phí. Thay vào việc lãng phí hãy ưu tiên vào phần trang trí để làm nổi bật cửa hàng, sản phẩm, chi phí quảng bá và truyền thông.

2. Lên kịch bản

Kịch bản chính là một trong những thứ không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Một kịch bản khai trương showroom sẽ thường theo nguyên tắc gồm có 2 phần đó là phần lễ và phần hội. 

• Phần lễ

Trong phần lễ sẽ bao gồm các nghi thức cụ thể như MC giới thiệu về chương trình, đại diện showroom phát biểu, trình chiếu film doanh nghiệp, nghi thức cúng lễ khai trương showroom,…

• Phần hội

Phần hội bao gồm các tiết mục mini game, các tiết mục văn nghệ, bốc thăm may mắn, trải nghiệm thăm quan,…

Tuy nhiên, với sự biến hóa trong thời đại ngày nay thì đa phần sự kiện sẽ có hình dáng và kịch  bản phong phú hơn. Không chỉ đơn thuần là phần lễ và phần hội mà còn có thể được biến tấu thành một câu chuyện trên sân khấu. 

Nhằm xây dựng nên kịch bản chuẩn thì bạn cần phải chuẩn bị những hạng mục sau: 

• Đón khách và ổn định chỗ ngồi cho khách mời 
• Chuẩn bị cho lễ khai trương 
• Cắt băng khai trương 
• Các tiết mục giải trí, văn nghệ, múa lân sư rồng
• Cảm ơn các vị đại biểu 
• Tiệc nhẹ 
• Bế mạc buổi lễ khai trương

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản khai trương cửa hàng ấn tượng chi tiết nhất 2024

3. Chiến dịch truyền thông và marketing

Số tiền mà bạn phải bỏ ra để tổ chức sự kiện thường sẽ không hề nhỏ chính vì vậy mà các sự kiện như khai trương showroom thường sẽ được đi kèm với các chiến dịch marketing để làm tăng độ lan tỏa của sự kiện. Các sự kiện quan trọng như khai trương lớn thường sẽ được thông báo trên các trang báo điện tử, fanpage, thời gian và địa điểm. Nếu được có thể mời những nhân vật nổi tiếng để lôi kéo sự thu hút của mọi người đến tham dự. Sau khi sự kiện diễn ra sẽ là màn tổng kết lại những hình ảnh của sự kiện để thông qua đó có thể giới thiệu về doanh nghiệp. 

• Thiết lập event trên các trang mạng xã hội để quảng bá rộng rãi
• Đầu tư cho giới truyền thông, báo chí để quảng bá sự kiện
• Hợp tác với những người nổi tiếng để làm tăng sự lan tỏa của sự kiện
• Tạo các ưu đãi để thu hút khách mời và người tiêu dùng trải nghiệm sản phẩm

4. Kết hợp với các hoạt động Activation

Nhằm khai thác triệt để các yếu tố marketing, hầu như mọi sự kiện thường đều sẽ có những hạng mục tặng quà cho những người đi đường ngang qua như: tặng mini game bốc thăm, tặng voucher trong ngày, phát bóng bay,…

Một số kinh nghiệm tổ chức khai trương showroom

Nhằm để đảm bảo cho chương trình khai trương showroom diễn ra thuận lợi và hiệu quả thì cần phải dựa vào kinh nghiệm tổ chức như sau: 

1. Hoàn thiện trưng bày, bố trí tại showroom 

Việc bố trí đẹp mắt, chỉn chu các sản phẩm trưng bày trong showroom không chỉ thể hiện được sự ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ. Điều này sẽ tạo được sự ấn tượng cho khách mời tham dự. Tại hạng mục setup này cần phải thiết kế sao cho có thể thể hiện được đẳng cấp của showroom. 

2. Truyền thông, marketing tại lễ khai trương

Lễ khai trương thường được nhiều người biết tới và chú ý tới đây được coi như sự thành công nhất định. Chính vì thế mà công tác, chiến lược truyền thông trong buổi lễ khai trương cần phải được chú trọng. Muốn truyền thông được tốt thì doanh nghiệp cần phải có cho mình một kênh quảng bá hữu ích. Hãy tận dụng các kênh truyền thông online đang nổi như tiktok, facebook,… Nếu như showroom có tiềm năng về nguồn vốn dành cho sự kiện thì có thể thuê KOL để làm tăng độ nhận diện cho sự kiện khai trương. 

Xem thêm: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

3. Bán hàng tại lễ khai trương

Nhằm để thu hút khách hàng trong ngày khai trương showroom có thể thực hiện bán hàng tại các khung giờ vàng, tận dụng nó để tung ra thị trường các chương trình ưu đãi khuyến mãi khủng. Đây không chỉ là một hoạt động thúc đẩy doanh số mà còn là thời cơ thích hợp để quảng bá thương hiệu và kích thích nhu cầu của khách hàng. 

4. Chuẩn bị tiệc nhẹ cho khách mời

Hạng mục chiêu đãi khách mời và đối tác là một trong những hạng mục không thể thiếu trong tổ chức khai trương. Tùy theo nhu cầu, nguồn ngân sách của showroom mà người chủ sẽ chọn tiệc ngọt hay tiệc mặn. Một bữa tiệc được bày biện bắt mắt sẽ giúp mang lại hiệu quả tuyệt vời. 

Ở đây có: Dịch vụ đặt tiệc Teabreak chuyên nghiệp trọn gói tại Hà Nội

5. Công tác hậu cần và dự phòng rủi ro

Phần cuối cùng trong tổ chức khai trương showroom không thể thiếu mà nhân sự hậu cần nào cũng phải làm đó chính là thiết lập, bàn giao nhiệm vụ, công tác hậu cần, dự phòng rủi ro để từ đó đem đến cho chương trình hiệu quả cao. Đồng thời sự kiện thành công thì ngoài phương án rủi ro cũng cần phải đưa ra được các phương án dự phòng giải quyết rủi ro. Những phương án này được đưa ra nhằm để xử lý kịp thời các vấn đề xảy ra.

LuxEvent – Đơn vị tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp

Việc chọn lựa đơn vị tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp chính là một trong những giải pháp tối ưu giúp cho bạn có thể tổ chức một chương trình tổ chức khai trương chuyên nghiệp mang lại thành công. Hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói một trong số đó có thể kể tới là LuxEvent. Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là một trong những đơn vị được khách hàng, đối tác tin tưởng lựa chọn là đơn vị tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp. Khách hàng yêu thích LuxEvent là bởi:

• Quy trình tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp, bài bản, khoa học từ khâu tiếp nhận thông tin, tư vấn và tổ chức sự kiện.
• Đặc biệt hơn nữa đó chính là với gần 10 năm kinh nghiệm LuxEvent tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau. 
• Nhân sự LuxEvent được đào tạo với chuyên môn cao và luôn tận tâm với nghề. 
• Luôn có đầy đủ trang thiết bị phục vụ sự kiện uy tín, hiện đại, tối tân. 
• Chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp.

Ngoài cung cấp dịch vụ khai trương showroom thì LuxEvent sẽ mang tới cho doanh nghiệp tất cả các dịch vụ có chất lượng khác về tổ chức sự kiện, team building có thể là tổ chức hội nghị, hội thảo, ngày hội gia đình, Year End Party, Festival,… 

Bài viết trên đây là những chia sẻ về quy trình khai trương showroom và những công việc cần chuẩn bị để có một lễ khai trương thành công, hy vọng qua những thông tin ở trên đã giúp cho bạn hiểu hơn về quy trình khai trương showroom. Nếu bạn còn chưa tự tin có thể tổ chức một sự kiện khai trương, hãy liên hệ cho chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn 24/7 nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.