Tổ chức khai trương showroom – tư vấn, kế hoạch và chi phí

Tổ chức khai trương showroom là hoạt động giúp truyền thông chính thức việc showroom đã mở cửa. Chính vì thế, cần chuẩn bị cẩn thận, lên kế hoạch chi tiết từng bước để lễ khai trương diễn ra thành công tốt đẹp.

Xem ngay: Tổ chức khai trương: Quy trình và chi phí trọn gói

Khai trương showroom là gì?

Khai trương showroom là quá trình tổ chức sự kiện chính thức để mở cửa hàng hoặc showroom mới, nhằm giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng và tạo sự chú ý từ công chúng. Đây thường là dịp để quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng mới.

Lập kế hoạch tổ chức khai trương showroom

1. Lựa chọn chủ đề cho ngày khai trương showroom

Khi lựa chọn chủ đề cho ngày khai trương showroom, bạn cần xác định mục tiêu và đối tượng mà bạn muốn hướng đến. Chủ đề của sự kiện sẽ giúp tạo ra sự chú ý và thu hút khách hàng đến tham gia. Bạn có thể chọn chủ đề, ý tưởng khai trương dựa trên ngành hàng của doanh nghiệp, mùa trong năm, hoặc các xu hướng mới nhất.

Ngoài ra, việc lựa chọn chủ đề cũng cần phải phản ánh được giá trị và phong cách của thương hiệu. Đảm bảo rằng chủ đề được chọn phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời mang lại ấn tượng tích cực đến khách hàng.

2. Xác định thời gian tổ chức 

Lựa chọn ngày tổ chức khai trương showroom là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công. Để đảm bảo có nhiều khách tham dự nhất, hãy chọn thời gian vào các buổi chiều tối trong tuần và vào cuối tuần. 

Bên cạnh đó, cần xem thêm lịch Âm, tránh các ngày hồng phát, tránh các ngày xấu. Điều này nhằm tránh gặp rắc rối và những điều không may trong việc kinh doanh sau này. Ngoài ra, có thể tránh các ngày có sự kiện lớn, đặc biệt. 

3. Dự trù chi phí, ngân sách

Việc dự trù chi phí khai trương và ngân sách cho sự kiện là bước quan trọng giúp bạn kiểm soát tài chính hiệu quả. Bạn cần xác định rõ các khoản chi phí cần thiết như cho thuê địa điểm, thiết kế trang trí, âm nhạc, thực phẩm và đồ uống, quà tặng, và cũng như chi phí quảng cáo. Hãy lập một ngân sách cụ thể và cố gắng duy trì trong giới hạn đã đề ra để tránh tình trạng vượt quá ngân sách.C

4. Lên kịch bản

Chuẩn bị một kịch bản chi tiết sẽ giúp đội ngũ tổ chức nắm rõ mục tiêu và nội dung cần truyền tải đến khách hàng. Muốn lên được kịch bản tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp, bạn cần xác định:

• Mục đích của sự kiện:. Mục tiêu của sự kiện khai trương showroom có thể là để giới thiệu không gian trưng bày mới. Hoặc tạo cơ hội giao lưu và tương tác với khách hàng và đối tác. Đây cũng là dịp để tổ chức các hoạt động khuyến mãi, giảm giá, nhằm thu hút khách và thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Xác định đối tượng tham dự: Hiểu rõ đối tượng tham dự sẽ giúp bạn tạo ra một kịch bản phù hợp và thu hút họ. Việc gây ấn tượng sâu sắc với sản phẩm và thương hiệu cũng sẽ dễ dàng hơn khi bạn đã nắm bắt được đặc điểm của đối tượng khách hàng.
• Phân bổ thời gian hợp lý: Thông thường, thời lượng của kịch bản khai trương showroom nên kéo dài từ 60 – 80 phút. Đây là khoảng thời gian đủ để khách hàng ấn tượng mà không làm họ cảm thấy mệt mỏi.

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản khai trương chi tiết ấn tượng 2024

5. Phân công nhân sự

Muốn khai trương showroom thành công thì yếu tố nhân sự quyết định đến 80%. Phân công nhân sự đúng sẽ giúp đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Trước khi phân công nhân sự, bạn cần xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể mà cần thực hiện trong quá trình tổ chức khai trương showroom. Sau đó, hãy chia nhóm nhân sự thành các đội ngũ nhỏ. Phân công công việc cho từng đội dựa trên năng lực và kỹ năng. 

6. Thực hiện các chiến dịch truyền thông quảng bá

Trước khi tổ chức một buổi lễ khai trương, việc quảng bá sự kiện là vô cùng quan trọng để thu hút sự chú ý của công chúng. Dưới đây là một số cách tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả:

• Roadshow: Sử dụng xe chuyên dụng trang trí đẹp mắt và trang bị loa phát thanh để giới thiệu về sự kiện. Di chuyển đến những nơi đông người để thu hút sự chú ý và mời khách hàng đến tham dự.
• Sử dụng mạng xã hội: Đăng tải thông tin trên các nền tảng mạng xã hội phổ biến như Facebook, Instagram, Tiktok để lan tỏa rộng rãi thông tin về sự kiện và showroom mới.
• Gửi email marketing: Sử dụng email để thông báo về sự kiện khai trương và những ưu đãi đặc biệt.

Bạn đã có Kế hoạch tổ chức khai trương cho sự kiện sắp tới chưa? 

Chuẩn bị trước khi tổ chức khai trương showroom

1. Lên danh sách khách mời và gửi thiệp trước ít nhất 1 tuần

Buổi lễ khai trương showroom không thể thiếu sự góp mặt của các đại diện của đại lý và đơn vị đối tác. Ngoài ra, mời người nổi tiếng hoặc các influencer tham gia cũng đem lại nhiều lợi ích cho việc truyền thông hình ảnh showroom. Họ cũng có khả năng lan truyền thông điệp và giá trị của thương hiệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ban tổ chức cần phải nắm rõ danh sách khách mời và số lượng khách tới tham gia. Từ đó tính toán, sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị tiệc chiêu đãi phù hợp. Bên cạnh đó, thiệp mời khai trương cần được làm chỉn chu. Bên trong ghi đầy đủ thông tin về sự kiện. Hãy gửi thiệp trước ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian tới dự. 

2. Chuẩn bị thức ăn, đồ uống

Chuẩn bị thức ăn và đồ uống là một phần quan trọng để đảm bảo khách mời được phục vụ đầy đủ và đúng chuẩn. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn chuẩn bị thật chu đáo:

• Lên menu phù hợp với đối tượng khách mời và thời điểm của sự kiện. 
• Tìm kiếm nhà cung cấp thực phẩm uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp thực phẩm chuyên sự kiện. 
• Lên lịch đặt hàng trước để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng thức ăn và đồ uống
• Sắp xếp thực phẩm và đồ uống theo từng khu vực khác nhau trong sự kiện, để khách mời dễ dàng lấy thức ăn một cách tiện lợi.

3. Thi công, dàn dựng sân khấu

Thi công và dàn dựng sân khấu sự kiện

Quá trình này cần được chuẩn bị thật tươm tất và chu đáo để tổng thể lễ khai trương được hoàn hảo nhất:

• Treo banner khai trương bên ngoài của khu vực lễ chính còn băng rôn, cờ phướn và các loại cờ lưu khác sẽ treo ở xung quanh.
• Lắp đặt cột barie, trải thảm đỏ và trưng bày thêm các loại cây kiểng ở khu vực cổng chào, lối đi vào khu vực lễ
• Khu vực lễ chính sẽ dựng bạt, sân khấu, treo backdrop, bố trí bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân,…
• Khu vực tiệc sẽ bố trí quầy Teabreak, 4- 5 bộ bàn ghế cho khách tham dự có thể nghỉ ngơi và thưởng thức tiệc trà nhẹ

4. Trang trí showroom

Để tạo không gian trưng bày sản phẩm ấn tượng và thu hút khách hàng trong buổi khai trương showroom, lưu ý:

• Bố trí ánh sáng, sắp xếp bố cục để tôn lên sản phẩm.
• Chừa ra không gian đủ rộng để tổ chức hoạt động tương tác giữa khách hàng và showroom.
• Có thể trang trí showroom theo mùa hoặc theo concept phù hợp với doanh nghiệp.

Tham khảo: Dịch vụ trang trí cổng bong bóng khai trương giá tốt 2024

5. Nhân viên sự kiện

Nhân sự trong một lễ khai trương showroom sẽ có MC, đội múa lân sư rồng, vũ đoàn, lễ tân, quản lý sự kiện, đội kỹ thuật. Tuy nhiên, cũng đừng quên việc phân bổ nhân viên chăm sóc khách hàng để đảm bảo khách mời đều cảm thấy thoải mái.

Nếu bạn không có nguồn nhân lực kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy xem xét việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo. Điều này giúp bạn yên tâm hơn và tập trung vào việc khai trương showroom một cách hiệu quả nhất.

6. Quà tặng khai trương

Khi tổ chức khai trương showroom, việc tặng quà khai trương cho khách mời là một cách để tạo ấn tượng và thể hiện sự chân thành từ đơn vị. Quà tặng có thể là bình đựng nước, áo thun, móc khóa in logo của thương hiệu. Đây cũng là cách giúp quảng bá doanh nghiệp rộng rãi hơn. 

Các hoạt động trong buổi lễ khai trương showroom

1. Múa lân

Múa lân là loại hình nghệ thuật dân gian xuất hiện từ lâu ở Việt Nam. Người xưa quan niệm rằng lân là một loài thần thú, thuộc một trong tứ linh “Long, Lân, Quy, Phụng”. Lân có thể xua đuổi tà khí, mang lại may mắn, vạn sự hanh thông. Ngày nay, hầu như mọi lễ khai trương đều có tiết mục múa lân sư rồng mở đầu. Ngụ ý cầu cho việc kinh doanh được thuận lợi. 

2. Cắt băng khánh thành

Cắt băng khánh thành là một phần không thể thiếu trong lễ tổ chức khai trương showroom. Đây không chỉ là một nghi lễ mà còn là một bước khởi đầu quan trọng cho tương lai phát triển. Việc cắt băng khánh thành là cách thể hiện rằng showroom đã chính thức mở cửa. Vì thế hãy chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành thật chu đáo, cẩn thận. 

Dành cho bạn: Dịch vụ cho thuê băng khánh thành tốt nhất hiện nay

3. Chương trình văn nghệ

Có rất nhiều hình thức diễn văn nghệ khác nhau như hát, nhảy, múa, ảo thuật,… Bạn có thể lựa chọn tùy theo ngân sách, nhu cầu hoặc sở thích. Nếu không biết nên chọn tiết mục văn nghệ nào cho phù hợp, hãy nhờ đến sự tư vấn của các đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sẽ giúp bạn chọn lựa và chuẩn bị tiết mục phù hợp với lễ khai trương showroom. 

4. Bắn pháo

Ở lễ tổ chức khai trương showroom có thể sử dụng pháp sáng hoặc pháo giấy. Pháo sáng được lắp ở sân khấu, bắn lên nhờ cắm điện. Còn pháo giấy được bắn thủ công, khi bắn sẽ có những mẩu giấy nhiều màu sắc lấp lánh bay ra. Bắn pháo sẽ giúp không khí trở nên tưng bừng, hứng khởi hơn.

5. Minigame

Tổ chức minigame trong buổi lễ là một cách tuyệt vời để tạo sự hào hứng cho khách mời. Bạn có thể sử dụng các món quà có in logo thương hiệu hoặc tặng sản phẩm của cửa hàng để làm phần thưởng. Nếu nguồn ngân sách cho sự kiện của bạn cao hơn, bạn cũng có thể xem xét việc tặng tiền mặt làm phần thưởng.

Chi phí tổ chức khai trương showroom

Chi phí là một trong những cân nhắc quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương. Trên thực tế, nếu biết đánh giá và cân đối chính xác chi phí mở cửa hàng, showroom thì có thể tiết kiệm được một khoản lớn.

Ví dụ: nếu nguồn tài chính hạn chế, có thể tổ chức các lễ khai mạc cơ bản với ít buổi biểu diễn âm nhạc hơn và trang trí không quá phức tạp hoặc phức tạp. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh tính chuyên nghiệp, bài bản, lịch sự, nghiêm túc của sự kiện phải được duy trì để tránh ảnh hưởng xấu đến uy tín của showroom.

Lưu ý: Tổng hợp 8 loại chi phí khai trương mà bạn cần quan tâm

Trên đây là những thông tin xung quanh việc tổ chức khai trương showroom. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã biết cách để tổ chức khai trương showroom như thế nào. Nếu cần tư vấn, giải đáp, liên hệ ngay LuxEvent theo thông tin bên dưới. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.