10 bước tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp chi tiết A – Z

Khai trương cửa hàng được tổ chức nhằm thông báo với mọi người về sự xuất hiện cũng như quảng bá danh tiếng của cửa hàng mới mọi người. Đây được coi là một ngày quan trọng, đặc biệt là với đất nước coi trọng những cột mốc đầu như Việt Nam. Người xưa đã có câu “Đầu xuôi thì đuôi mới lọt”, một buổi khai trương thành công rực rỡ thì mới có thể giúp cửa hàng vận hành tốt hơn trong tương lai. Dưới đây sẽ là những thông tin LuxEvent mang đến cho bạn về chủ đề Chuẩn bị cho lễ khai trương cửa hàng. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích được cho bạn cũng như những người xung quanh bạn đang có ý định mở cửa hàng.

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Lợi ích của việc tổ chức khai trương

Liệu bạn đã từng nghĩ đến lý do tại sao lại phải kỳ công bỏ ra thời gian lẫn chi phí để tổ chức một buổi khai trương chưa? Một buổi khai trương cửa hàng chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn có thể định hướng phát triển kinh doanh một cách hoàn hảo và đúng đắn hơn. Một số lợi ích của việc tổ chức khai trương bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin: Một sự kiện lớn thu hút sự chú ý của nhiều người sẽ như một cách thức để thông báo về việc kinh doanh sắp tới của bạn tại địa chỉ này, về mặt hàng này,…
• Xây dựng thương hiệu: Buổi khai trương cho phép bạn truyền tải những gì cửa hàng mình có đến với khách hàng. Ví dụ như cửa hàng của bạn nghiêng về các sản phẩm được làm từ thiên nhiên với mục đích bảo vệ môi trường. Và bạn cam kết về nguồn nguyên vật liệu cũng như quy trình sản xuất lẫn số tiền bán ra đều sẽ được tính toán cẩn thận trước khi đưa tới tay khách hàng.
• Xây dựng mối quan hệ: Ngay cả khi cửa hàng của bạn không thực sự thu hút được số lượng khách hàng như mong muốn, thì trong quá trình mở cửa hàng bạn vẫn sẽ có thể gặp gỡ được những người mới cùng chung chí hướng phát triển hay những khách hàng thân thiết. Điều này sẽ giúp bạn phát triển các mối quan hệ nhiều phía và từ đó gây dựng được các đối tác chiến lược quan trọng.

10 bước tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp

Một buổi khai trương cũng quan trọng như bất kỳ các sự kiện doanh nghiệp hay trọng đại của đời người nào. Điều này có nghĩa là bạn cũng cần lập kế hoạch chi tiết cho các khâu chuẩn bị. Hãy nhớ rằng, sự kiện khai trương cũng chính là lần đầu tiên nhiều người được gặp gỡ cũng như biết tới thương hiệu của bạn. Vậy nên cần xây dựng một ấn tượng tốt để tạo dấu ấn riêng cho cửa hàng của mình. Sau đây sẽ là những bước triển khai kế hoạch cho sự kiện khai trương cửa hàng mà chúng tôi gợi ý cho bạn:

1. Xin giấy phép mở cửa hàng

Ngay từ khi có ý tưởng về việc thành lập cửa hàng, hãy chắc chắn rằng bạn đã tìm hiểu về cách xin cấp phép các giấy tờ cần thiết. Hãy tìm tới với các nhân vật có hiểu biết về lĩnh vực này để nhận được sự tư vấn cũng như giúp đỡ kĩ càng nhất. Nếu bạn bỏ qua công tác thủ tục pháp lý này, chúng tôi không dám chắc được cửa hàng cũng như sự kiện của bạn có thể tổ chức cũng như tồn tại một cách yên bình.

2. Đặt ngân sách cho ý tưởng ngày khai trương cửa hàng

Khi có cho mình một cửa hàng riêng, việc quản lý ngân sách một cách kỹ càng sẽ giúp cho ngân sách của cửa hàng bạn luôn ở mức ổn định, tránh ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ lẫn uy tín của cửa hàng. Vậy nên, ngay từ khi chuẩn bị cho sự kiện ra mắt công chúng này, hãy đề ra mức chi phí phù hợp trong khả năng của bạn. 

Để quyết định được số tiền sát nhất và phù hợp nhất với sự kiện khai trương, bạn có thể dựa vào những hạng mục cần chi tiêu dưới đây để xem xét, bao gồm:

• Chi phí trang trí không gian buổi khai trương
• Chi phí mua lễ vật cúng trong buổi khai trương
• Chi phí dành cho quà tặng tri ân khách tham gia
• Chi phí chi trả cho công tác quảng bá sự kiện
• Chi phí trả cho nhân công hỗ trợ sự kiện
• …

Nếu ngân sách của bạn vẫn không đủ để có thể lo chu toàn mọi khoản của buổi khai trương, hãy chọn lọc kỹ càng và giảm tải đi các mục không quan trọng hoặc có thể thay thế bằng các phương án tiết kiệm hơn. Ví dụ như không đủ tiền thuê nhân công chuyên nghiệp, bạn có thể thuê tuyển những bạn sinh viên sẵn sàng làm parttime với mức lương 23k/ giờ. Hay nếu như đoàn múa lân sư quá cao so với khả năng, thì bạn có thể xem xét đến những ca sĩ miệt vườn… Hãy cố gắng xây dựng lên một chương trình sự kiện chu toàn và kỹ càng, chuyên nghiệp nhất, xứng đáng với tầm cỡ cửa hàng của bạn.

Báo giá chi phí tổ chức khai trương chi tiết trọn gói

3. Quyết định sự kiện triển khai ngày khai trương

Trọng tâm đặt ra trong các buổi khai trương chính là cho phép sản phẩm của bạn được tiếp cận gần hơn đến với các khách hàng mà bạn nhắm tới. Nhưng dĩ nhiên, ngoài việc trải nghiệm và giới thiệu sản phẩm, thì tại các buổi khai trương cũng cần có những sự kiện bổ trợ nhằm thu hút thêm sự chú ý cho buổi khai trương. Một số ý tưởng cho chương trình đi kèm bao gồm:

• Bán hàng giảm giá 
• Tặng quà miễn phí
• Tặng phiếu giảm giá có kỳ hạn
• Tham quan công đoạn sản xuất (nếu cửa hàng của bạn là kinh doanh mặt hàng thực phẩm)
• Tổ chức trò chơi giải trí
• …  

Tùy vào điều kiện chi phí của bạn mà sẽ có thể áp dụng một hoặc nhiều chương trình sự kiện cùng lúc. Hãy nhớ đặt lợi ích thu hút khách hàng lên hàng đầu trước khi đưa ra quyết định mọi việc!

4. Lên lịch cho sự kiện

Chắc hẳn ai cũng mong đợi ngày mình thành ông chủ, bà chủ càng sớm càng tốt. Thế nhưng bạn phải biết là “dục tốc bất đạt”, vậy nên điều gì gấp quá cũng không tốt. Ngày khai trương nên là ngày đẹp hợp với bạn cũng như phù hợp với các khâu chuẩn bị cần thiết cho sự kiện. Vậy nên hãy bình tĩnh xem xét toàn bộ trước khi chọn ngày khai trương chính thức.

Một khi bạn cho một khoảng thời gian chuẩn bị quá ngắn, chất lượng sự kiện của bạn chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Nếu thời gian quá gấp gáp và bạn cảm thấy mình không thể hoàn thành được công việc, hãy tìm tới các công ty hỗ trợ tổ chức khai trương. Họ là những người có chuyên môn trong việc tổ chức sự kiện, vậy nên họ cũng có khả năng tổ chức sự kiện trong thời gian ngắn hơn và vẫn đem lại kết quả tốt.

5. Thuê nhân công chuẩn bị sự kiện

Dù cho cửa hàng của bạn chỉ cần một người quản lý duy nhất là bạn, thì vào ngày khai trương bạn vẫn sẽ cần tới sự giúp sức từ các nhân viên khác. Một số lượng nhân viên phù hợp sẽ giúp bạn quản lý cũng như chăm sóc sự kiện khai trương tốt hơn, tránh xảy ra sơ suất. 

Ngoài nhân viên hỗ trợ sự kiện, nếu như bạn kinh doanh các cửa hàng ăn uống, giải khát, mỹ phẩm,… thì việc thuê nhân viên phục vụ, nhân viên bán hàng là điều hết sức cần thiết. Hãy đăng tải các thông tin tuyển dụng tại các trang web trước ngày khai trương từ 2-3 tuần. Đây sẽ là khoảng thời gian thích hợp để bạn vừa có thể chọn lọc ứng cử viên phù hợp cũng như cho phép các nhân viên được tìm hiểu rõ về sản phẩm trước khi tự mình phục vụ cho khách hàng.

6. Thiết kế không gian của cửa hàng vào ngày khai trương

Một không gian được thiết kế và bài trí ấn tượng sẽ không chỉ giúp thu hút khách hàng tới tham gia sự kiện khai trương mà còn để lại dấu ấn lâu dài trong lòng khách hàng. Hãy thuê thợ chuyên môn về lĩnh vực này để họ giúp bạn tính toán cũng như đưa ra những kế hoạch tối ưu nhất cho không gian cửa hàng. Điều bạn cần làm đó là cung cấp cho họ ý tưởng triển khai buổi khai trương của mình, và họ sẽ dựa vào đó để thiết kế sao cho phù hợp nhất. 

Nếu như có thể, hãy thử thiết kế thêm một quầy lễ tân linh động vào ngày khai trương. Điều này sẽ tránh việc khách hàng cần phải xếp hàng chờ đợi lâu để có thể sở hữu sản phẩm. Dù sao thì bán đi những mặt hàng mình kinh doanh càng nhanh sẽ càng làm cho khách hàng không kịp có cơ hội đổi ý. 

Thông tin hữu ích cho bạn: 

• 15 mẫu banner khai trương đẹp ấn tượng nhất 2023
• Dịch vụ trang trí cổng bóng khai trương chuyên nghiệp

7. Xác định số lượng hàng bạn có sẵn

Dù là cửa hàng kinh doanh mặt hàng gì đi chăng nữa thì nguyên liệu hay sản phẩm có sẵn vẫn cần được xem xét về số lượng. Trừ những vật phẩm là hàng hiếm, thì không ai mong muốn những sản phẩm mình trông đợi có thể sở hữu lại hết hàng ngay từ ngày đầu tiên. Vậy nên, việc này là việc bạn nên lường trước và có thể chuẩn bị đầy đủ. 

Hãy dựa vào số lượng khách hàng mà bạn mong muốn được đón tiếp cũng như lượng khách hàng bạn cảm thấy sẽ chốt đơn sản phẩm của mình mà từ đó chuẩn bị đầy đủ các mặt hàng. 

Việc sắp xếp bên trong kho hàng của bạn cũng cần được thực hiện một cách thông minh và khoa học. Vào một ngày bận rộn như khai trương mà lại mất đi vài nhân công chỉ để tìm sản phẩm còn trong kho thì quả thực rất gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện cũng như tâm trạng của khách hàng. Hãy xem xét về việc thiết kế các kệ tủ hay các giá để hàng để có thể dễ dàng kiểm kê cũng như lấy ra dễ dàng.

8. Dự tính trước các vấn đề đột xuất

Mọi sự kiện đều sẽ không tránh khỏi những trường hợp hy hữu xảy ra. Chưa nói tới mức độ của sự việc bất ngờ, việc có sự xuất hiện bất ngờ của chúng xen giữa các kế hoạch đã định sẵn cũng sẽ làm chất lượng của buổi khai trương bị ảnh hưởng theo. Vậy nên giải pháp tốt nhất đó chính là hãy thử nghĩ ra mọi trường hợp xấu có thể xảy ra để tìm biện pháp giải pháp thích hợp, sẵn sàng để triển khai nếu cần.

Đôi khi, một vài sự kiện bất ngờ xảy ra cũng không hoàn toàn là nguyên nhân xấu. Như việc số lượng người tham gia sự kiện đông gấp đôi, gấp ba lần số lượng bạn đã nghĩ thì liệu bạn sẽ làm gì? Hay nếu như các sản phẩm đều hết sạch thì bạn sẽ phải phản ứng như nào? Tất cả đều nên cần được nghĩ dự tính trước khi chúng xảy ra.

9. Quảng bá và gửi thư mời tham dự

Ngay từ khi bắt đầu vào khâu chuẩn bị cho sự kiện khai trương, hãy tính luôn việc tạo ra các trang mạng xã hội để tiện cho việc quảng bá danh tiếng của cửa hàng. Tùy thuộc vào độ nhận diện bạn muốn, hãy chọn các trang mạng xã hội phổ biến như Facebook, Tiktok,.. để tạo trang thông tin. Tại đây bạn có thể đăng tải những hình ảnh trong khâu chuẩn bị buổi tiệc khai trương để giúp khách hàng được theo dõi cũng như háo hức đón đợi thêm về buổi khai trương sắp tới. 

Ngoài việc quảng bá cho sự kiện, đừng quên gửi lời mời đến tất cả mọi người cũng như các nhân vật đóng vai trò chủ chốt tham gia khai trương. Đó có thể là ban chính quyền địa phương, các nhân vật đại diện nhãn hàng hay các KOL có tiếng,… Tùy vào lĩnh vực mà cửa hàng bạn cung cấp, hãy lên một danh sách khách mời tốt nhất để giúp sự kiện của bạn được quảng bá thêm phần rộng rãi, tiếp xúc được với nhiều nguồn khách hàng hơn.

Tham khảo: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp độc đáo nhất 2023

10. Chạy thử chương trình khai trương

Có thể bạn nghĩ việc duyệt chương trình chỉ áp dụng với những sự kiện lớn như sự kiện âm nhạc hay chương trình truyền hình. Nhưng bạn phải biết rằng sự kiện khai trương cũng cần được tổng duyệt trước. Từ MC cho tới vũ đoàn góp vui hay các bước thanh toán đều cần được thử trước khi chính thức trình làng trước khách hàng. Qua đó bạn có thể nhận ra những điểm thiếu sót hay chưa hợp lý để có thể kịp thời khắc phục. Nhờ vậy bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ và trơn tru trong mọi bước vận hành.

Kinh nghiệm khai trương cửa hàng chi tiết

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về các bước triển khai trong ngày khai trương, chúng tôi sẽ đem đến cho bạn một bản mẫu về kịch bản tổ chức khai trương cửa hàng. Cụ thể đó là cửa hàng kinh doanh quần áo:

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ chụp ảnh khai trương chuyên nghiệp tại Hà Nội

LuxEvent – Đơn vị tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp

May mắn nhận được nhiều sự tin tưởng từ phía các đối tác khách hàng, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent nhanh chóng trở thành điểm đến quen thuộc của các cá nhân, tổ chức muốn tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng. Để đạt được những thành tựu như ngày hôm nay, chúng tôi tin chắc đó không phải là do may mắn. Đây đều là sự cố gắng, nỗ lực trau dồi không ngừng nghỉ của tất cả toàn bộ đội ngũ nhân viên tại LuxEvent. Ngoài yếu tố con người, LuxEvent có được ngày hôm nay đó là dựa vào:

• Dàn hệ thống âm thanh, ánh sáng hỗ trợ sự kiện hiện đại, luôn bắt kịp xu hướng thế giới.
• Trình tự làm việc đúng theo quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
• Nhân viên hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng.
• Nhân viên trực tổng đài, sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Khi nhắc tới sự kiện khai trương cửa hàng của mình, bạn cần đảm bảo rằng đây sẽ là dịp để bạn gây ấn tượng cũng như thu hút được với tệp khách hàng cũng như đối tác mà mình mong muốn. Làm cho cửa hàng mình trở nên nổi bật và khác biệt so với những địa chỉ mua sắm khác sẽ là một cách thức tuyệt vời dành cho bạn. Một số cửa hàng có thể đánh mất đi sự uy tín cũng như hình tượng của mình ngay từ trong buổi khai trương. Vậy nên việc lên một kế hoạch chuẩn bị bài bản cho sự kiện sẽ giúp cửa hàng của bạn có thêm nhiều cơ hội để tồn tại trong một thị trường khắc nghiệt ngày nay. 

Trên đây là 10 bước khai trương cửa hàng đầy đủ mà LuxEvent chia sẻ dành riêng cho bạn, mong rằng qua thông tin trong bài viết trên đã cung cấp sẽ giúp cho bạn tổ chức thành công sự kiện khai trương cửa hàng của mình. Bạn đang tìm kiếm công ty tổ chức khai trương chuyên nghiệp, uy tín? Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi, LuxEvent luôn sẵn sàng phục vụ 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM