Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp muốn gây ấn tượng đến khách hàng, đối tác của mình. Ngoài ra, sự thành công của chương trình này sẽ góp phần khẳng định vị thế của thương hiệu doanh nghiệp. Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công ở bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì? 

Lễ ra mắt sản phẩm hay còn gọi là Launching sản phẩm là một dịp để doanh nghiệp chính thức công khai sản phẩm và dịch vụ mới tới công chúng. Thời điểm sản phẩm ra mắt cũng là thời điểm nó mới bắt đầu tiếp cận thị trường. Việc đầu tư tổ chức một cách bài bản chuyên nghiệp còn giúp để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự. 

Loại hình chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới

Tạo nên sự thành công cho lễ ra mắt chính là việc bạn chọn lựa được loại hình sự kiện ra  mắt phù hợp. Tùy theo đặc thù sản phẩm, dịch vụ để quyết định các loại hình chương trình lễ ra mắt khác nhau.

1. Họp báo ra mắt sản phẩm mới (Press Conference)

Cách nhanh nhất để truyền tải thông điệp, hình ảnh hàng hóa, dịch vụ của bạn tới khách hàng và đối tác chính là họp báo ra mắt sản phẩm. Các kênh truyền thông sẽ đưa tin về buổi ra mắt làm sao thu hút và gây tò mò tới đối tượng người xem. Một bài báo thành công phải là một bài báo ngắn gọn, đầy đủ nội dung, được đăng tải trên các trang phương tiện tập trung lớn các khách hàng mục tiêu. Loại hình này sẽ tốn chi phí nhiều nhất ở các khâu như mời cơ quan báo chí có tiếng, uy tín để thông điệp của bạn được lan tỏa rộng rãi.

Họp báo ra mắt sản phẩm mới: Kịch bản, quy trình và chi phí

2. Event Launching 

Khi các hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ của bạn đã xuất hiện tại các mặt báo, trên các phương tiện truyền thông thì Event Launching được tổ chức chính là thời điểm công bố sản phẩm, dịch vụ có mặt trên thị trường. Trong sự kiện này các bên báo chí, khách mời, khách hàng sẽ được mời tới để nhận quà, quay thưởng cũng như trải nghiệm thử sản phẩm. Chìa khóa thành công của sự kiện này chính là gây ấn tượng với khách hàng và báo chí. Phô ra được những ưu điểm, từ khóa để làm nổi bật sản phẩm và dịch vụ. Là chương trình quan trọng vậy nên chi phí, quy mô của loại hình này là không hề nhỏ. Sự kiện này cũng yêu cầu chú trọng chi tiết cầu kỳ để đảm  bảo sự kiện thành công.

3. Tổ chức Roadshow 

Điều tạo nên sự khác biệt cho Roadshow với các loại hình khác chính là sự lưu động. Loại hình này có thể thay đổi địa hình liên tục xuất hiện tại các khu vực đông người. Roadshow được thiết kế là những đội hình đông người, mặc đồng phục mang dấu ấn công ty, doanh nghiệp. Họ điều khiển phương tiện giao thông chạy trên những tuyến phố đông đúc, những trung tâm thương mại lớn. Mục đích của loại hình này là thu hút sự tò mò, đánh dấu hình ảnh của công ty tới những người tiêu dùng thông qua sản phẩm mới. Tuy nhiên để tổ chức loại hình này không phải dễ bởi bạn sẽ rất khó khăn trong kiểm soát và vận hành. Còn chưa kể đến để được thực hiện Roadshow bạn cần có đủ các thủ tục pháp lý cần thiết. 

4. Activation

Đây là một loại hình hoạt động hoạt náo để gây sự chú ý với đám đông. Trong khi khách hàng đang tò mò sẽ phát các mẫu dùng thử miễn phí tại các địa điểm tập trung đông người hoặc nơi mà đối tượng mục tiêu của bạn hay lui tới. Đây là loại hình tiếp cận khách hàng khá phổ biến, chi phí bỏ ra rẻ dành cho những sản phẩm mới đang trên đường phát triển.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là quy trình quan trọng. Giúp doanh nghiệp quảng bá, truyền thông sản phẩm mới đến khách hàng một cách rộng rãi, gây ấn tượng từ lần đầu tiên. Nếu bạn chưa biết quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới diễn ra chuyên nghiệp như thế nào. LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn bí kíp quy trình tổ chức chi tiết dưới đây:

1. Tìm hiểu sản phẩm thật kỹ

Đầu tiên, trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện bạn cần phải nghiên cứu sản phẩm thật kỹ. Đặc biệt cần thật sự hiểu rõ về sản phẩm, gồm các tiêu chí:

• Ưu điểm, tính năng vượt trội và lợi thế cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
• Phân khúc sản phẩm dành cho ai?
• Hành vi, những thói quen tiêu dùng sản phẩm của nhóm khách hàng này như thế nào?
• Tìm hiểu về thị trường chung cũng như các đối thủ cạnh tranh của sản phẩm.

Nắm được những thông tin của sản phẩm theo các tiêu chí trên. Bạn sẽ dễ dàng trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Cũng như có thể truyền thông mạnh mẽ tới các khách hàng mục tiêu của sản phẩm mới hướng đến.

2. Xác định chân dung đối tượng khách hàng

Sau khi tìm hiểu kỹ về sản phẩm mới, bạn cần xác định được chân dung đối tượng khách hàng hướng đến. Từ đó lập kế hoạch tiếp cận nhóm khách hàng này trong lễ ra mắt sản phẩm mới. Điều này góp phần mang đến nhiều điều thuận lợi cho các hoạt động khác của doanh nghiệp trong tương lai.

3. Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức

Bước tiếp theo trong quy trình này, bạn cần lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp. Thời gian lý tưởng mà bạn có thể tổ chức là vào cuối tuần những buổi chiều tối. Vì đây là khoảng thời gian thích hợp, mọi người dễ dàng sắp xếp lịch trình để tham gia. Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức vào các ngày trong tuần với khung giờ hành chính. Tuy nhiên cần gửi thư mời đến các khách mời từ sớm.

Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức nên chọn những nơi mang tính lịch sự, sang trọng. Tuy nhiên, bạn vẫn cần dựa vào quy mô khách mời tham dự để lựa chọn địa điểm cho hợp lý. 

4. Thiết lập ý tưởng

Một năm có vô vàn các sự kiện ra mắt sản phẩm mới được tổ chức. Do đó, bạn cần phải lên ý tưởng, sáng tạo thêm key moment hấp dẫn để gây ấn tượng cho khách mời tham dự. Ngoài ra, những ý tưởng trang trí khu vực tổ chức cũng cần được triển khai tập trung, tỉ mỉ. Bởi tại sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sẽ có hoạt động quay chụp. Ghi hình lại những hình ảnh đẹp tại sự kiện để truyền thông, quảng bá sản phẩm.

5. Lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Việc lập kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ quyết định mức độ phủ sóng nhận diện sản phẩm của bạn tới khách hàng. Mục đích giúp họ cảm nhận giá trị và nâng cao nhận diện sản phẩm nhiều hơn. Đồng thời, việc này cũng góp phần làm tác động đến quyết định mua hàng trong tương lai. Trong một bản kế hoạch truyền thông sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Thông điệp truyền thông của doanh nghiệp muốn truyền tải.
• Lựa chọn các phương thức truyền thông phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp.
• Ngân sách bỏ ra cho hoạt động truyền thông. 

6. Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Sản phẩm mới có tạo được dấu ấn riêng trong lòng khách hàng hay không còn dựa vào bước chuẩn bị kế hoạch này. Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp biết mình phải chuẩn bị bắt đầu từ đâu. Đồng thời, giúp dễ dàng kiểm soát và vận hành sự kiện một cách thuận lợi. Thông thường, trong kế hoạch ra mắt sản phẩm mới sẽ có những hạng mục cơ bản sau:

• Ý tưởng, chủ đề, hay concept chính cho sự kiện.
• Phân công nhân sự phụ trách các hạng mục công việc.
• Sắp xếp các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.
• Ghi chú các thiết bị hỗ trợ cần thiết.
• Lên danh sách khách mời, gửi thư mời.
• Thiết kế in ấn các ấn phẩm truyền thông như standee, backdrop,…
• Chuẩn bị kịch bản, MC script.
• Chuẩn bị các tài liệu chính liên quan đến sự kiện.
• Lựa chọn đơn vị tổ chức.

Gợi ý: Các bước lên kế hoạch marketing ra mắt sản phẩm mới sáng tạo

7. Bắt đầu sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Sau khi đã chắc chắn hoàn thiện các bước trên, bạn có thể bắt đầu chạy sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Lúc này, chỉ cần bám sát theo kế hoạch và kịch bản, bạn có thể chủ động vận hành sự kiện và tỉ lệ thành công lên tới 90%. Tuy nhiên, bạn cũng cần chuẩn bị các phương án dự phòng để để đối phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Giúp sự kiện trở nên hoàn thiện và suôn sẻ nhất.

8. Xây dựng hệ thống tiếp thị (Re-marketing)

Bạn cần xây dựng và phát triển hệ thống tiếp thị vì nó giúp tiếp cận đến khách hàng hiệu quả. Nhờ vào đó, khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc này còn thu thập được các dữ liệu khách hàng tiềm năng cần chăm sóc cho tương lai.

Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới chi tiết

Yếu tố quyết định sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Để đảm bảo cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới được thành công cần phải dựa vào rất nhiều yếu tố. Dưới đây là 3 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chương trình nhất:

1. Chủ đề sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Muốn sự kiện của bạn trở nên thành công và gây được ấn tượng với khách mời. Chắc chắn, bạn cần một chủ đề concept hấp dẫn và độc đáo. Điều này sẽ giúp sự kiện của bạn được nhất quát từ hình thức đến nội dung. Đảm bảo mạch xuyên suốt của chương trình, giúp khách mời cảm nhận được không khí, không gian nơi đây. Ngoài ra, chủ đề sự kiện cũng được coi là linh hồn của chương trình này.

2. Nhân sự chạy sự kiện

Bạn cần chuẩn bị một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có trách nghiệm và năng lực tốt. Trong đó bao gồm:

• MC sự kiện: Hãy chọn những người hoạt ngôn có ngoại hình sáng sủa. Khả năng ứng biến trên sân khấu linh hoạt.
• Nhân sự trong sự kiện: Cần những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra.
• Đại sứ thương hiệu: Giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đồng thời cũng dễ thu hút khách hàng tiềm năng nhiều hơn.

3. Tiết mục trình diễn trong sự kiện

Bên cạnh đó, các tiết mục trình diễn trong sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng cần được bạn chú tâm và chăm chút. Vi đây là hoạt động giúp khách mời bớt mệt mỏi, nhàm chán. Do đó, bạn cần chuẩn bị những tiết mục văn nghệ gây dấu ấn tượng riêng cho doanh nghiệp. 

Tham khảo ngay: Mẫu kịch bản lễ ra mắt sản phẩm mới ấn tượng

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới uy tín chuyên nghiệp

Với hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ đã được LuxEvent tổ chức, chúng tôi luôn đặt sự chuyên nghiệp của mình vào các sản phẩm để đem đến cho khách hàng một buổi lễ ra mắt sản phẩm đầy cuốn hút và đặc sắc. Chúng tôi luôn luôn đổi mới và sáng tạo để mang tới những sản phẩm mới mẻ nhất cho khách hàng. Tìm hiểu kỹ thị trường chính là điểm mạnh của công ty tổ chức sự kiện LuxEvent. Bằng cách thấu hiểu chúng tôi sẽ đưa ra những giải pháp, chủ đề, kịch bản chương trình lễ ra mắt sản phẩm. Đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm cùng với sự yêu nghề chính là điểm cộng cho sự chuyên nghiệp của LuxEvent. Bất kể bạn có yêu cầu gì hãy nói với chúng tôi. 

Trên đây là bài viết về Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công. Hy vọng rằng, những thông tin được LuxEvent chia sẻ ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Chúc bạn có một tuần làm việc vui vẻ và tràn đầy năng lượng.

Nếu bạn đang phân vân chưa biết chọn đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín. Hãy liên hệ với LuxEvent ngay, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7 miễn phí!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM