Kế hoạch khai trương là hạng mục không thể thiếu khi tổ chức. Nó đóng vai trò “nòng cốt” giúp sự kiện trở nên chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm lên kế hoạch lễ khai trương. Cùng LuxEvent tham khảo bài viết Kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết từ A – Z nên biết ở dưới đây nhé!
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Các bước lên kế hoạch tổ chức khai trương
Một buổi lễ khai trương thành công không chỉ dừng lại ở phần nghi thức mà còn là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng, chi tiết và có chiến lược.
1. Xác định thời gian tổ chức
Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu mới với nhiều hy vọng. Vì vậy, việc lựa chọn ngày đẹp, giờ tốt sẽ mang lại sự may mắn và suôn sẻ. Thời gian tổ chức lễ khai trương không nên trùng với những ngày lễ lớn hoặc các sự kiện khác.
2. Quy mô và đối tượng tham gia
Quy mô tổ chức lễ khai trương sẽ phụ thuộc vào ngân sách và đối tượng khách mời tham dự. Khách mời tham dự sự kiện khai trương sẽ gồm khách hàng, đối tác, bạn bè hay người nổi tiếng nhằm tạo sự thu hút của mọi người. Cần lên danh sách khách mời chi tiết để bạn có thể tóm gọn số lượng cũng như dễ dàng tiếp đón các vị khách quý một cách chu đáo nhất.
3. Lập ngân sách
Việc lập ngân sách chi phí cho từng hạng mục trong lễ khai trương là một điều vô cùng quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện khai trương. Dự trù chi phí cho một số hoạt động nổi bật trong buổi lễ khai trương như:
- Chi phí trang trí sự kiện
- Thuê trang thiết bị âm thanh – ánh sáng
- Nhân sự sự kiện: MC, ca sĩ, nhóm nhảy hay PG tiếp đón khách.
- Tổ chức bữa tiệc tiếp đãi khách mời
- Chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham dự
- Truyền thông và quảng bá khai trương
- Khoảng chi phí dự phòng
Ngoài ra, ngân sách của bạn cũng có thể bao gồm nguồn tài trợ (nếu có). Việc dự trù ngân sách sẽ giúp bạn chủ động trong quá trình thực hiện cũng như kiểm soát chi tiêu một cách có kế hoạch và có tổ chức.
4. Thiết kế và truyền thông
Sự kiện khai trương doanh nghiệp là bước tiến quan trọng, là mốc thời gian đáng nhớ. Chính vì vậy, khâu chuẩn bị thiệp mời cũng như các ấn phẩm truyền thông (backdrop, standee,…) cần phải thiết kế theo độ nhận diện thương hiệu.
Việc thiết kế như vậy sẽ tạo dấu ấn của thương hiệu trong lòng khách hàng, đây cũng là một cách truyền thông. Nhưng để đạt được hiệu quả hơn thì bạn cũng cần quảng bá buổi lễ khai trương trên các trang mạng xã hội hoặc hợp tác với người nổi tiếng, KOL, KOC để tăng độ phủ sóng rộng hơn.
5. Kịch bản chi tiết
Xây dựng một kịch bản chi tiết theo lối mạch lạc, rõ ràng và có mục tiêu sẽ gây dấu ấn sâu sắc trong lòng các vị khách mời đã tham dự sự kiện ra mắt thương hiệu. Các hạng mục chính cần chú trọng, bao gồm: đón tiếp khách mời, khai mạc, giới thiệu thương hiệu, bài phát biểu, cắt băng khai trương, giao lưu văn nghệ và thưởng thức bữa tiệc.
Ngoài các hoạt động quan trọng ra thì còn một vài hoạt động khác nhằm tạo không khí vui vẻ và sôi động cho buổi lễ khai trương. Khi xây dựng kịch bản thì cũng cần sắp xếp thời gian một cách hợp lý, chặt chẽ để sự kiện thu hút được đông đảo sự quan tâm của mọi người.
6. Phân công nhân sự phụ trách
Để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả mong muốn thì bạn cần phân bổ nhân sự một cách hợp lý và đúng với năng lực của từng nhân sự. Từng công việc sẽ có vai trò khác nhau như:
- MC: Người dẫn dắt, tạo không khí vui vẻ và sôi động cho chương trình
- Đội tiếp đón khách mời (PG): Là những nhân sự hỗ trợ check-in và hướng dẫn chỗ ngồi
- Bộ phận kỹ thuật: Kiểm soát chất lượng âm thanh – ánh sáng cho chương trình
- Media: Nhân sự phụ trách chụp ảnh, quay phim
- Điều phối viên: Là người kiểm soát tiến trình các hoạt động trong sự kiện
- Cộng tác viên: Người phụ trách, hỗ trợ cho khách mời lẫn nhân sự sự kiện.
7. Vật dụng và trang trí sự kiện
Không gian trang trí sự kiện đẹp mắt với sân khấu, bàn ghế, những lẵng hoa tươi thắm cùng khu vực check-in tuyệt đẹp sẽ là yếu tố quyết định ấn tượng ban đầu của khách mời đối với sự kiện khai trương của doanh nghiệp.
Ngoài ra, bạn có thể bố trí thêm gian hàng trưng bày sản phẩm để khách mời có thể tham quan, tiếp xúc cũng như hiểu thêm và sản phẩm của doanh nghiệp.
8. Kiểm tra các trang thiết bị
Trước khi triển khai tổ chức lễ khai trương thì việc kiểm tra các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, micro,…sẽ tránh được các sự cố và để chương trình khai trương diễn ra thành công tốt đẹp.
9. Giám sát sự kiện
Dù chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì bạn cũng cần một đội ngũ nhân sự giám sát tổng thể sự kiện nhằm theo dõi tiến trình sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh như lỗi kỹ thuật, khách mời VIP tới trễ, thiếu nhân sự,…và những vấn đề phát sinh khách gây ảnh hưởng và cản trở buổi lễ khai trương.
10. Phương án dự phòng
Tuy xác suất xảy ra sự cố không cao, bởi bản kế hoạch tổ chức rất chi tiết. Nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn thì bạn vẫn cần chuẩn bị phương án dự phòng. Một số tình huống xấu và phương pháp xử lý kịp thời như:
- Thời tiết xấu – chuẩn bị mái che, ô dù hoặc áo mưa.
- Sự cố kỹ thuật – chuẩn bị trang thiết bị dự phòng trước
- Thay đổi hoạt động – Nhanh chóng thông báo và điều chỉnh hợp lý
- Khách mời VIP đến trễ hoặc vắng mặt – thay người đại diện
- Số lượng vượt quá – Sắp xếp chỗ ngồi linh hoạt, bố trí thêm ghế ngồi
- Trục trặc khi cắt băng – Kiểm tra các vật dụng trước khi nghi thức diễn ra
- Sự cố mất điện – Thuê máy phát điện
- Thức ăn, nước uống – Kiểm tra an toàn và chuẩn bị thêm khẩu phần so với số lượng.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mẫu kế hoạch tổ chức khai trương đầy đủ chi tiết
Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức khai trương mà bạn có thể tham khảo:
| Thời lượng | Hạng mục | Nội dung chi tiết | Phụ trách |
| 20 – 30 phút | Đón khách | – Lễ tân đứng tại cổng chào để đón tiếp khách mời.
– Hướng dẫn khách mời đến khu vực backdrop để check in. |
– Lễ tân: 2 người.
– Mặc trang phục của thương hiệu. |
| 15 phút | Ổn định | – Nhân viên hướng dẫn khách vào khu vực chỗ ngồi.
– Giới thiệu khu tiệc nhẹ trong lúc chờ khai mạc. – Ổn định chỗ ngồi. |
– Nhân viên hỗ trợ: 1 – 2 người. |
| 15 phút | Khai mạc | – Tiết mục văn nghệ mở màn.
– Chiếu video giới thiệu công ty, giá trị cốt lõi,… |
– MC: 1 người.
– Lễ tân bên ngoài hỗ trợ khách đến muộn. |
| 10 – 15 phút | Phát biểu của đại diện doanh nghiệp | – MC mở đầu chương trình, giới thiệu thành phần đại biểu tham dự.
– MC mời người đại diện công ty lên phát biểu. |
– Đại diện phát biểu: 1 người. |
| 10 – 15 phút | Cắt băng khai trương | – Lễ tân hỗ trợ cầm băng khai trương.
– MC sẽ mời ban lãnh đạo/ đại diện lên sân khấu cắt băng khai trương. – Sau khi cắt băng khai trương xong, chính thức khai tiệc. |
|
| 20 – 30 phút | Teabreak và văn nghệ | – Trình diễn múa lân sư rồng.
– Tiết mục văn nghệ khuấy động không khí. – Khách mời dùng tiệc teabreak, thăm quan khu vực, chúc mừng khai trương. – Có thể tổ chức một vài trò chơi nhỏ để kết nối mọi người. |
– MC.
– Nhân sự trình diễn văn nghệ. – Nhân sự hỗ trợ: 4 – 5 người. |
| 10 – 15 phút | Lời cảm ơn | – Đại diện công ty lên sân khấu phát biểu.
– Trao quà, gửi tặng ưu đãi cho khách mời. – Chụp hình lưu niệm. |
– Media quay chụp.
– Lễ tân. |
| 5 phút | Bế mạc | – MC tuyên bố bế mạc lễ khai trương.
– Lễ tân hỗ trợ khách mời ra về. – Mở nhạc chào kết. |
– Lễ tân. |
Lưu ý trước khi lên kế hoạch khai trương
Việc lên kế hoạch khai trương cần nhiều tính chuyên môn cao và kinh nghiệm. Để đảm bảo tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và chỉn chu. Bạn nên lưu ý một số yếu tố sau đây:
1. Xây dựng timeline chương trình chi tiết
Timeline chương trình là cơ sử để sự kiện diễn ra hoàn hảo và suôn sẻ làm hài lòng khách mời tham dự. Timeline trình bày một cách khoa học và chi tiết sẽ giúp giám sát sự kiện một cách hiệu quả. Thông thường, các hạng mục cơ bản trong timeline sẽ gồm:
- Đón khách, ổn định chỗ ngồi.
- Thứ tự các tiết mục văn nghệ biểu diễn.
- Giới thiệu tổng quan công ty, tổ chức đó.
- Đại biểu lên chia sẻ khai mạc.
- Thời gian đãi tiệc, giao lưu.
- Bế mạc chương trình, hướng dẫn khách ra về.
2. Lập chiến lược truyền thông cho lễ khai trương
Để lễ khai trương tiếp cận được nhiều người biết đến hơn. Bạn cần phải lập chiến lược truyền thông một cách hiệu quả. Việc này sẽ chia thành 3 giai đoạn:
- Truyền thông trước sự kiện: Truyền thông qua fanpage, website, tờ rơi hay các chương trình ưu đãi.
- Trong sự kiện: Có thể livestreams hoặc mời KOLs đến để check in.
- Sau sự kiện: Đăng bài cảm ơn, book báo PR.
3. Lên phương án dự phòng
Sự cố, rủi ro có thể xảy ra ở bất kỳ lúc nào. Chính vì vậy, hãy lập một số phương án dự phòng để xử lý những trường hợp xấu nhất. Ví dụ về một số sự cố có thể ập đến như: thời tiết xấu, khách dự lễ gây ra mâu thuẫn,… Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, bạn nên tổng duyệt chương trình trước một ngày trước khi lễ khai trương được bắt đầu.
4. Chọn dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín
Nếu trong trường hợp bạn không có kinh nghiệm trong việc tổ chức lễ khai trương. Bạn hoàn toàn có thể booking những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Điển hình như LuxEvent, dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. LuxEvent đảm bảo cho bạn một trải nghiệm chương trình sự kiện một cách ấn tượng và khó quên. Đồng thời tối ưu ngân sách cho bạn, phù hợp với nhu cầu chung hơn.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Vừa rồi là bài viết về Kế hoạch khai trương chi tiết từ A – Z mà bạn cần quan tâm, được LuxEvent chia sẻ tới bạn. Mong rằng những thông tin ở trên sẽ giúp ích được cho bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết đến đây, chúc bạn một ngày tốt lành!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://LuxEvent.net
- Hotline: 0814.024.666
- Email: info@luxevent.net
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
