02/03/2024 
Kế hoạch khai trương là hạng mục không thể thiếu khi tổ chức. Nó đóng vai trò “nòng cốt” giúp sự kiện trở nên chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm lên kế hoạch lễ khai trương. Cùng LuxEvent tham khảo bài viết Kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết từ A – Z nên biết ở dưới đây nhé!
Xem ngay: Tổ chức lễ khai trương: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Hướng dẫn cách lập bản kế hoạch tổ chức khai trương
Nếu bạn đang không biết phải lập bản kế hoạch tổ chức khai trương như thế nào. Hãy để LuxEvent hướng dẫn bạn cách lên kế hoạch cho lễ khai trương chi tiết ở dưới đây:
1. Xác định thời gian tổ chức
Việc xác định thời gian tổ chức khai trương cần phải được lựa chọn trước ít nhất 1 tháng. Điều này đảm bảo yếu tố phong thủy, tính tâm linh để thuận lợi cho việc kinh doanh cho doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn ngày tốt trùng với ngày cuối tuần để tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời tham dự.
2. Lập danh sách khách mời
Bạn nên lập một danh sách khách mời bao gồm những khách hàng, đối tác hoặc các khách mời nổi tiếng. Lên danh sách khách mời từ trước sẽ giúp bạn đón tiếp chu đáo và chuẩn bị số lượng bàn tiệc chỉn chu hơn.
3. Dự trù ngân sách cụ thể
Việc tiếp theo bạn cần phải làm là dự trù ngân sách cụ thể cho buổi lễ khai trương. Hãy ghi rõ những hạng mục cần chi hoặc lập bảng thống kê các chi phí đã dùng. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được ngân sách, chủ động chi tiêu. Tránh việc phát sinh những chi phí không đáng có.
Đừng bỏ lỡ: 8 chi phí khai trương quan trọng hàng đầu mà bạn cần biết
4. Chuẩn bị nhân sự
Trong bất kỳ sự kiện nào, đội ngũ nhân sự cũng được coi là “xương sống” của sự kiện. Góp phần tạo nên sự thành công, chuyên nghiệp cho chương trình. Do đó, trong bản kế hoạch bạn nên nêu rõ số lượng nhân sự cụ thể.
5. Checklist thiết bị kỹ thuật
Trong bản kế hoạch tổ chức khai trương, bạn cần checklist và chọn những thiết bị kỹ thuật đảm bảo tính đồng bộ cho chương trình. Một số thiết bị mà bạn có thể cần cho lễ khai trương như:
- Ấn phẩm truyền thông: Banner, backdrop, cờ, standee,…
- Cổng hơi chào, thảm đỏ,…
- Sân khấu, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân,…
- Dải băng cắt khánh thành.
- Bàn tiệc nhẹ, khăn trải bàn,…
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa đài.
6. Giám sát sự kiện
Giám sát sự kiện là hàng mục phân công các đầu công việc cho nhân sự. Việc này đảm bảo lễ khai trương được tiến hành theo kế hoạch, kịch bản. Đồng thời nếu xảy ra sự cố cũng có phương án để xử lý kịp thời.
Xem thêm: Quy trình khai trương công ty chuyên nghiệp ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mẫu kế hoạch tổ chức khai trương đầy đủ chi tiết
Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức khai trương mà bạn có thể tham khảo:
| Thời lượng | Hạng mục | Nội dung chi tiết | Phụ trách |
| 20 – 30 phút | Đón khách | – Lễ tân đứng tại cổng chào để đón tiếp khách mời.
– Hướng dẫn khách mời đến khu vực backdrop để check in. |
– Lễ tân: 2 người.
– Mặc trang phục của thương hiệu. |
| 15 phút | Ổn định | – Nhân viên hướng dẫn khách vào khu vực chỗ ngồi.
– Giới thiệu khu tiệc nhẹ trong lúc chờ khai mạc. – Ổn định chỗ ngồi. |
– Nhân viên hỗ trợ: 1 – 2 người. |
| 15 phút | Khai mạc | – Tiết mục văn nghệ mở màn.
– Chiếu video giới thiệu công ty, giá trị cốt lõi,… |
– MC: 1 người.
– Lễ tân bên ngoài hỗ trợ khách đến muộn. |
| 10 – 15 phút | Phát biểu của đại diện doanh nghiệp | – MC mở đầu chương trình, giới thiệu thành phần đại biểu tham dự.
– MC mời người đại diện công ty lên phát biểu. |
– Đại diện phát biểu: 1 người. |
| 10 – 15 phút | Cắt băng khai trương | – Lễ tân hỗ trợ cầm băng khai trương.
– MC sẽ mời ban lãnh đạo/ đại diện lên sân khấu cắt băng khai trương. – Sau khi cắt băng khai trương xong, chính thức khai tiệc. |
|
| 20 – 30 phút | Teabreak và văn nghệ | – Trình diễn múa lân sư rồng.
– Tiết mục văn nghệ khuấy động không khí. – Khách mời dùng tiệc teabreak, thăm quan khu vực, chúc mừng khai trương. – Có thể tổ chức một vài trò chơi nhỏ để kết nối mọi người. |
– MC.
– Nhân sự trình diễn văn nghệ. – Nhân sự hỗ trợ: 4 – 5 người. |
| 10 – 15 phút | Lời cảm ơn | – Đại diện công ty lên sân khấu phát biểu.
– Trao quà, gửi tặng ưu đãi cho khách mời. – Chụp hình lưu niệm. |
– Media quay chụp.
– Lễ tân. |
| 5 phút | Bế mạc | – MC tuyên bố bế mạc lễ khai trương.
– Lễ tân hỗ trợ khách mời ra về. – Mở nhạc chào kết. |
– Lễ tân. |
Xem thêm: Kế hoạch khai trương cửa hàng tất tần tật
Lưu ý trước khi lên kế hoạch khai trương
Việc lên kế hoạch khai trương cần nhiều tính chuyên môn cao và kinh nghiệm. Để đảm bảo tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và chỉn chu. Bạn nên lưu ý một số yếu tố sau đây:
1. Xây dựng timeline chương trình chi tiết
Timeline chương trình là cơ sử để sự kiện diễn ra hoàn hảo và suôn sẻ làm hài lòng khách mời tham dự. Timeline trình bày một cách khoa học và chi tiết sẽ giúp giám sát sự kiện một cách hiệu quả. Thông thường, các hạng mục cơ bản trong timeline sẽ gồm:
- Đón khách, ổn định chỗ ngồi.
- Thứ tự các tiết mục văn nghệ biểu diễn.
- Giới thiệu tổng quan công ty, tổ chức đó.
- Đại biểu lên chia sẻ khai mạc.
- Thời gian đãi tiệc, giao lưu.
- Bế mạc chương trình, hướng dẫn khách ra về.
2. Lập chiến lược truyền thông cho lễ khai trương
Để lễ khai trương tiếp cận được nhiều người biết đến hơn. Bạn cần phải lập chiến lược truyền thông một cách hiệu quả. Việc này sẽ chia thành 3 giai đoạn:
- Truyền thông trước sự kiện: Truyền thông qua fanpage, website, tờ rơi hay các chương trình ưu đãi.
- Trong sự kiện: Có thể livestreams hoặc mời KOLs đến để check in.
- Sau sự kiện: Đăng bài cảm ơn, book báo PR.
Những điều kiêng kỵ khi khai trương cửa hàng mà bạn cần biết
3. Lên phương án dự phòng
Sự cố, rủi ro có thể xảy ra ở bất kỳ lúc nào. Chính vì vậy, hãy lập một số phương án dự phòng để xử lý những trường hợp xấu nhất. Ví dụ về một số sự cố có thể ập đến như: thời tiết xấu, khách dự lễ gây ra mâu thuẫn,… Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, bạn nên tổng duyệt chương trình trước một ngày trước khi lễ khai trương được bắt đầu.
4. Chọn dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín
Nếu trong trường hợp bạn không có kinh nghiệm trong việc tổ chức lễ khai trương. Bạn hoàn toàn có thể booking những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Điển hình như LuxEvent, dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. LuxEvent đảm bảo cho bạn một trải nghiệm chương trình sự kiện một cách ấn tượng và khó quên. Đồng thời tối ưu ngân sách cho bạn, phù hợp với nhu cầu chung hơn.
Ở đây có: Công ty tổ chức sự kiện khai trương hàng đầu tại Hà Nội
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Vừa rồi là bài viết về Kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết từ A – Z nên biết, được LuxEvent chia sẻ tới bạn. Mong rằng những thông tin ở trên sẽ giúp ích được cho bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết đến đây, chúc bạn một ngày tốt lành!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
