Top 10 mẫu thư mời tham dự sự kiện độc đáo chi tiết 2024

Thư mời tham dự sự kiện là hình thức người tổ chức sự kiện thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của sự kiện. Nội dung của thư mời tham dự sự kiện không chỉ thông báo về địa điểm, thời gian,… mà qua đó mang đậm nét của cá nhân, hay tổ chức doanh nghiệp. Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức thì không thể thiếu bước thiết kế mẫu thư mời tham dự sao cho sáng tạo, hấp dẫn mà không làm mất tính chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể thiết kế được mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng nhất? Hãy tham khảo các mẫu thư mời ấn tượng nhất mà LuxEvent chia sẻ dưới đây nhé!

Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Cách viết thư mời tham dự sự kiện chi tiết

Thư mời tham dự sự kiện là một văn bản kết hợp các hình ảnh,… được gửi đến một cá nhân, tổ chức nhằm mục đích mời họ tham dự sự kiện. Thư mời tham sự kiện, cần phải có đầy đủ các nội dung như: thông tin địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra và thông tin người được mời tham dự. Bên cạnh đó, trên thư mời có thể đính kèm các thông tin chỉ dẫn về sự kiện sơ đồ chỗ ngồi, timeline chương trình, và quy định về dress code ( nếu có),… 

Hiện nay, có hai hình thức để gửi thư mời đó là gửi qua internet (là các phương tiện truyền thông: email, zalo, facebook,…)  và gửi tận tay người được mời. Hai cách này đang được áp dụng thường xuyên. Tuy nhiên, dù với hình thức nào thì thư mời tham dự sự kiện cần xác định nội dung thư mời. Thiệp mời sang trọng, đầy đủ thông tin thì càng thể hiện được tính chuyên nghiệp của người tổ chức sự kiện.

Với thư mời tham dự kiện cần có đầy đủ các thông tin sau đây:

• Tên cá nhân/ tổ chức được mời
• Tên cá nhân/ tổ chức sự kiện mời
• Mục đích của thư mời
• Địa điểm, ngày và thời gian tổ chức
• Timeline của chương trình
• Lời cảm ơn
• Chữ ký của người đại diện bên tổ chức và dấu mộc 

Bước 1: Xác định các nội dung chính của thư mời 

Nội dung chính của một thư mời tham dự sự kiện phải bao gồm các thông tin cơ bản

sự kiện: chủ đề, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, concept tổ chức,…Các thông tin trên cần được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích để người nhận nắm rõ được thông tin, mục đích và chủ đề của sự kiện.

Bước 2: Xác định đối tượng người tham dự sự kiện

Tùy vào mục đích của sự kiện, việc xác định đối tượng khách mời khác nhau. Với sự kiện mang tính chất cá nhân, thì đối tượng khách mời là người thân, bạn bè và đồng nghiệp. Sự kiện tổ chức cho nội bộ của công ty, đối tượng khách mời ở đây là nhân viên của công ty đó. 

Đối với sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp, đối tượng khách mời là đối tác, khách hàng thân thiết, hoặc các đối tượng có liên quan đến các đơn vị tổ chức sự kiện. 

Để tránh xảy ra sai sót, nhầm lẫn đối tượng khách mời, cần lập danh sách khách mời cụ thể theo số lượng dự tính. Danh sách khách mời nên có thêm các thông tin: tên, chức danh, đơn vị công tác để tránh trường hợp trùng họ tên. Đây là các thông tin cơ bản, gắn liền với họ, Vì vậy, khi viết thư mời tham dự sự kiện, cần ghi đầy đủ thông tin cơ bản trên để thể hiện được sự tôn trọng đối với các khách mời. 

Tham khảo thêm: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp ấn tượng

Bước 3: Thiết kế thư mời

Khi thiết kế thư mời cần chú ý đến concept chương trình để tạo sự đồng bộ và qua đó thể hiện được sự chuyên nghiệp của sự kiện đó. Ngoài các nội dung thư mời bạn đừng quên chèn thêm logo của doanh nghiệp để khách hàng nhận biết thương hiệu dễ dàng hơn. Bên cạnh đó nên thêm logo của các bên tài trợ, đối tác,… Là hình thức cảm ơn và vinh danh các bên đã đồng hành cùng bạn. 

Nhiều khách hàng không thể nhận thư mời tận tay, nên trong quá trình thiết kế thư mời, thì chọn các mẫu thư mời phù hợp để in ấn, mẫu thư mời phù hợp để gửi online để thuận tiện cho khách hàng nhất có thể. Bạn có thể tạo nhiều mẫu thư mời theo các phong cách khác nhau, sau đó xem xét và lựa chọn mẫu phù hợp nhất.

Lưu ý: Với thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến cách phối màu và kích thước để thư mời in ra có sự thống nhất và giống với file thiết kế ban đầu. Đây cũng là lỗi nhỏ mà rất nhiều người hay mắc phải khi thiết kế thư mời. 

Bước 4: Xác định các thức gửi thư mời

Phổ biến nhất, thư mời sẽ được in ra và trao tận tay khách mời để thể hiện được thành ý và sự tôn trọng đối với người được mời. Phương thức gửi thư này được ưu tiên sử hơn các hình thức gửi thư khác. Tuy nhiên, trong trường hợp khách mời không thể nhận thư mời trực tiếp, thì thư mời online sẽ là phương pháp thay thế hợp lý và không bỏ sót bất kỳ khách mời nào có trong danh sách được mời. Với hình thức gửi thư mời này, bạn nên thêm vài dòng với khách hàng để thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ. 

Bước 5: Kiểm tra thư mời

Đây là bước quan trọng cuối cùng của quá trình chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện. Sau khi hoàn thành các giai đoạn trên, hãy rà soát, kiểm tra lại toàn bộ thư mời đã được in để chắc chắn rằng không có bất kỳ thiếu sót nào. Kiểm tra xem đã đầy đủ thông tin cần thiết chưa, hay số lượng thư mời đã đảm bảo chưa, có bỏ sót khách mời nào không, thiết kế in ra màu sắc nó giống với thiết kế không? Bước này thể hiện sự chuyên nghiệp của bên tổ chức sự kiện khi thể hiện được sự thống nhất và không có sự sai sót nào. 

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện cần những gì? 10 công việc quan trọng hàng đầu

10 Mẫu thư mời tham dự sự kiện độc đáo

1. Thư mời tham gia sự kiện khai trương

Đối với thư mời khai trương, thường có thiết kế độc đáo, sử dụng màu sắc đặc trưng của thương hiệu và mang tính sang trọng. Thông tin trong thư mời khai trương thường rất ngắn gọn, bao gồm các thông tin cơ bản về sự kiện, lịch trình chương trình và thông tin khách mời. Nếu cần, bạn có thể chèn các hình ảnh thương hiệu, ưu đãi khai trương và các nội dung khác để tăng tính thẩm mỹ và thu hút sự chú ý của khách mời. Hãy tạo ra một thiết kế thiệp mời khai trương độc đáo và ấn tượng để giới thiệu sự kiện của bạn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Tổ chức lễ khai trương: Kế hoạch, kịch bản, lưu ý khi tổ chức

2. Thư mời tham dự sự kiện tri ân khách hàng

Thư mời tham gia sự kiện tri ân khách hàng thường được thiết kế hoành tráng và trang trọng, mang đầy đủ thông tin cần thiết như đơn vị tổ chức, timeline chương trình và khách mời.

Khi thiết kế thư mời tham gia sự kiện tri ân khách hàng, có một số điểm cần lưu ý để đảm bảo nội dung đầy đủ và chân thành. Quan trọng nhất là cung cấp thông tin chính xác về khách mời, nhằm thể hiện sự tri ân của nhãn hàng đối với họ. Để tăng tính chuyên nghiệp và chu đáo, bạn cũng có thể gửi kèm sơ đồ chỗ ngồi, bản đồ hướng dẫn đường đi và các thông tin khác liên quan để tạo sự tiện lợi và đón tiếp chu đáo nhất.

3. Thư mời tham dự hội nghị, hội thảo

Vì tính chất nghiêm túc của hộ thảo, thư mời cần được tạo một cách lịch sự, đơn giản hóa, phù hợp với tính chất của sự kiện. Bao gồm đầy đủ các thông tin: địa điểm tổ chức hội thảo, thời gian diễn ra và timeline của sự kiện.

Xem thêm: Cách tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 2024

4. Thư mời tham dự hội chợ triển lãm

Bên cạnh các thông tin cơ bản, thư mời tham gia hội chợ triển lãm sẽ có thêm sơ đồ các gian hàng để thuận tiện cho khách mời di chuyển và tham quan trong khuôn viên sự kiện. Ngoài ra, thư mời tham gia sự kiện cũng có thể cho thêm phần mục đích tổ chức hội chợ giúp khách hàng hiểu rõ hơn.

5. Thư mời dự tiệc gala dinner

Thư mời tham dự sự kiện Gala dinner thường được thiết kế đặc biệt, mang tính trang trọng và hoành tráng, phù hợp với màu sắc và chủ đề của sự kiện. Nội dung trong thư mời cũng phải đầy đủ các thông tin về người nhận và thông tin về sự kiện.

6. Thư mời tham dự tiệc sinh nhật

Tiệc sinh nhật là một lễ kỷ niệm dành cho các cá nhân hoặc tổ chức. Vì vậy, các thiết kế thư mời đều mang dấu ấn của cá nhân, màu sắc của tổ chức đó. Bên cạnh đó, thiệp mời vẫn cần đầy đủ các thông tin cơ bản. 

Xem ngay: Cách tổ chức tiệc sinh nhật đơn giản vui nhộn thú vị nhất 2024

7. Thư mời tham dự đám cưới

Giống như tiệc sinh nhật, thư mời đám cưới cũng cần thiết kế theo phong cách cá nhân của cô dâu và chú rể. Với các thông tin về gia đình cô dâu/chú rể, thời gian và địa điểm tổ chức. Phong cách thiết kế thư mời có hơi cầu kỳ và sáng tạo vì đó là ngày trọng đại nhất của cuộc đời. 

8. Thư mời tham gia trung thu

Tết trung thu là sự kiện dành cho trẻ em, nên thư mời mang phong cách của thiếu nhi với các hình ảnh tượng trưng của chương trình trung thu và cũng có đầy đủ các thông tin cơ bản của sự kiện.

Tham khảo: Cách tổ chức Trung Thu hấp dẫn, độc đáo, vui nhộn cho thiếu nhi

LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

LuxEvent là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường. LuxEvent tự hào về sự đa dạng trong danh sách khách hàng bao gồm các khách hàng cá nhân, tổ chức và hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trong cả nước, LuxEvent tự tin sẽ mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện để đảm bảo mang đến những trải nghiệm hài lòng nhất. LuxEvent cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói gồm có:

• Lên ý tưởng sáng tạo, concept dành riêng cho từng yêu cầu của khách hàng
• Đội ngũ nhân sự phục vụ hết mình cho khách hàng từ khâu tư vấn đến khi kết thúc chương trình
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại được liên tục làm mới hàng năm
• Thiết kế 3D, thi công sân khấu đa dạng theo yêu cầu
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7

Trên đây là 10 mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng, chi tiết mà LuxEvent chia sẻ đến bạn, mong rằng qua bài viết ở trên bạn đã có những ý tưởng thiết kế thiệp mời dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn đang thắc mắc về dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.