Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương thành công nhất 2023

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương có vai trò quan trọng trong việc định hình và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. Cung cấp một khuôn khổ chi tiết về các hoạt động, thời gian, ngân sách, địa điểm, chương trình và các yếu tố khác liên quan đến lễ khai trương. Bản kế hoạch giúp đảm bảo tất cả các khóa cạnh của lễ khai trương được xem xét và tổ chức một cách suôn sẻ. Vừa là một công cụ quản lý cho việc theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả của sự kiện, từ đó cải thiện và hoàn thiện tổ chức lễ khai trương trong tương lai. Hãy tha khảo bài viết của LuxEvent, để biết thêm các thông tin chi tiết về bản kế hoạch tổ chức khai trương giúp bạn tổ chức thành công nhất.

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp 

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị gì?

Lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương là một quá trình quan trọng đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và ấn tượng. Dưới đây là một số nội dung cần chuẩn bị khi lập kế hoạch tổ chức khai trương:

  • Xác định mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của lễ khai trương: Cần xác định rõ mục đích và mục tiêu của sự kiện, liệu nó có phục vụ để giới thiệu công ty, tạo dựng hình ảnh thương hiệu, tăng cường quan hệ khách hàng hay không…
  • Xác định thành đối tượng và số lượng khách mời: Xác định rõ các đối tượng khách mời như khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà đầu tư,… Điều này giúp định hình các hoạt động trong lễ khai trương cho phù hợp. 
  • Xác định ngày và địa điểm: Chọn ngày phù hợp và địa điểm phù hợp với lễ khai trương. Đảm bảo tính thuận tiện khi khách mời di chuyển đến và quá trình trang trí cũng được diễn ra một cách suôn sẻ. 
  • Thiết kế chương trình và hoạt động: Thiết kế chương trình hấp dẫn và gây ấn tượng cho khách mời. Bao gồm các hoạt động như tiết mục nghệ thuật, phát biểu khai mạc, lễ cắt băng,….
  • Gửi thư mời: Chuẩn bị thư và gửi thư mời theo các phương thức phù hợp nhất với họ, để họ có thể nhận được thư tránh tình trạng không nhận được thư mời. 
  • Các thiết bị như âm thanh, ánh sáng và cơ sở vật chất: sân khấu, bàn ghế,….
  • Ấn phẩm in ấn: bao gồm standee, backdrop, tờ rơi, danh thiếp, các tài liệu liên quan khác,… 
  • Nhân sự sự kiện: Thuê hoặc sắp xếp nhân sự sự kiện như MC, nhân sự chính, nhân sự hỗ trợ, nhân viên an ninh để đảm bảo lễ khai trương diễn ra thuận lợi nhất. 
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương - Lập kế hoạch tổ chức
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Lập kế hoạch tổ chức

Xem thêm: Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

Hướng dẫn lên bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương

1. Xác định quy mô, thời gian và địa điểm

Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, việc xác định thời gian, địa điểm và quy mô chương trình cũng rất quan trọng. Ngày khai trương ngoài việc phù hợp với hoạt động kinh doanh cần chọn một ngày có ý nghĩa tâm linh và phong thủy. Việc lựa chọn ngày thuận lợi sẽ đảm bảo dự suôn sẻ và may mắn cho lễ khai trương. 

Thông thường, lễ khai trương được tổ chức tại cửa hàng hoặc văn phòng của công ty. Điều này giúp cho việc triển khai các hoạt động dễ dàng hơn, đồng thời tạo sự gắn kết với địa điểm kinh doanh. Dựa vào số lượng khách mời và không gian tổ chức, quy mô chương trình sẽ được xác định. Cần đảm bảo quy mô phù hợp để mang lại sự thoải mái cho khách mời trong quá trình diễn ra sự kiện. 

Ngoài ra, cũng nên ưu tiên chọn ngày tổ chức lễ khai trương vào các ngày cuối tuần như thứ 7 hoặc chủ nhật, khi đó sẽ thu hút được một lượng lớn khách hàng tham gia. 

Xác định quy mô, thời gian và địa điểm

Xác định quy mô, thời gian và địa điểm

2. Concept cho lễ khai trương

Một lễ khai trương thành công đòi hỏi cần có một ý tưởng sáng tạo và phù hợp với công ty. Qua việc tạo ra một concept độc đáo và tương tác, bạn có thể tạo ra một sự kiện khai trương đáng nhớ và thu hút sự quan tâm khách mời. 

Chọn một chủ đề phù hợp với hình ảnh và thông điệp của công ty. Có thể chủ đề liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, giá trị công ty hoặc ý tưởng sáng tạo bất kì để thu hút sự chú ý của khách mời. Kết hợp thêm các hoạt động tương tác với khách mời có thể tham gia và trải nghiệm. Sử dụng các banner, slogan, logo, sản phẩm và các yếu tố trực quan khác,… 

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương - Concept cho lễ khai trương
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Concept cho lễ khai trương

3. Lên danh sách khách mời 

Lập danh sách khách mời cần chú ý và cẩn thận để tránh bỏ sót những đối tượng quan trọng và các đối tượng được mời là phù hợp và mang lại giá trị cho sự kiện khai trương. Xác định rõ đối tượng mục tiêu của công ty. Dựa trên nguồn dữ liệu có sẵn như danh sách thành khách hàng của công ty, danh sách đối tác,… Từ những danh sách này, chọn lọc đối tượng thích hợp và tạo một danh sách khách mời. Xem xét sự quan tâm và các mối quan hệ của từng cá nhân hoặc tổ chức để định xem liệu họ có nên được mời tham gia lễ khai trương không. Đảm bảo các thông tin khách mời chính xác, có thể ghi thêm các chức vụ tránh các trường hợp trùng họ tên. Đưa ra mục tiêu về số lượng khách mời mà bạn muốn mời tham dự lễ khai trương. Quyết định được quy mô của sự kiện này và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. 

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương - Lên danh sách khách mời 
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Lên danh sách khách mời  

Gợi ý cho bạn: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp độc đáo nhất 2023

4. Phân bổ nhân sự tổ chức lễ khai trương

Buổi lễ khai trương sẽ có nhiều hạng mục cần làm, nên việc phân bổ nhân sự sẽ giúp các hạng mục được triển khai một cách đồng đều và chất lượng, tránh được tình trạng bỏ sót và đồng đều nhân sự. Tùy vào quy mô, tính chất và yêu cầu cụ thể của từng lễ khai trương thì việc phân bổ sẽ khác nhau. Quan trọng nhất là đảm mỗi vai trò đều có người phụ trách và có đủ kỹ năng để đảm nhận nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất. 

Đầu tiên, nhóm ban tổ chức sự kiện sẽ có trách nhiệm chung và bao quát mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý tốt. Nhóm này có thể bao gồm các thành viên chủ chốt như quản lý sự kiện, trưởng ban tổ chức, người phụ trách truyền thông, người phụ trách quan hệ khách hàng. Người quản lý dự án sẽ có trách nhiệm chung về việc giám sát và điều phối các hoạt động của sự kiện khai trương. Đảm bảo các mục tiêu và tiến độ được đáp ứng và tương tác với các thành viên khách trong ban tổ chức. Người phụ trách truyền thông sẽ có trách nhiệm xây dựng các chiến lược truyền thông, quảng bá sự kiện và thu hút sự chú ý của công chúng và các đối tác liên quan.Nhóm tiếp tân sẽ chịu trách nhiệm tiếp đón và hướng dẫn khách mời khi đến tham dự lễ khai trương.  Nhóm kỹ thuật và thiết bị sẽ đảm bảo rằng hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, trình chiếu và các thiết bị khác hoạt động tốt và đáp ứng tốt các yêu cầu đề ra. Đội ngũ phục vụ đảm bảo nhiệm vụ chuẩn bị và phục vụ đồ ăn, nước uống cho khách mời. Nhóm bảo vệ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn và an ninh cho sự kiện. 

Phân bổ nhân sự tổ chức lễ khai trương
Phân bổ nhân sự tổ chức lễ khai trương

5. Chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị

Trước khi tổ chức lễ khai trương, cần chuẩn bị và phân bổ các dụng cụ và trang thiết bị cần thiết như âm thanh, thiết bị ánh sáng, bàn ghế, sân khấu, backdrop, thiết bị trình chiếu, dụng cụ trang trí,… giúp lễ khai trương diễn ra thành công. 

Chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị
Chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị

Ở đây có: Cho thuê bộ cắt băng khánh thành khai trương chuyên nghiệp

6. Dự trù kinh phí trong kế hoạch 

Việc dự trù kinh phí trong kế hoạch tổ chức lễ khai trương là quá trình cần thiết để dựa vào đó chuẩn bị và tổ chức sự kiện phù hợp nhất tránh vượt quá kinh phí dự trù đó. Liệt kê tất cả các hạng mục chi tiêu liên quan đến lễ khai trương, bao gồm các trang thiết bị, dịch vụ tổ chức sự kiện, truyền thông, tiệc và phục vụ, quà tặng và các chi phí khác. Nghiên cứu và tìm hiểu giá cả trên thị trường để ước tính chi phí cho từng hạng mục. Tìm hiểu qua các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương và tham khảo nhiều bên để từ đó lựa chọn bên có giá cả phù hợp nhất. 

Dựa vào quy mô và phạm vi sự kiện, xác định ngân sách tổng thể mà bạn có, điều này giúp bạn có thể phân bổ ngân sách một cách hợp lý nhất. Dựa trên mức ngân sách xem hạng mục nào cần ưu tiên chi tiêu phân bổ nhiều hơn. Trong quá lập ngân sách nên dự trù khoản kinh phí để đối phó với chi phí bất ngờ hoặc khẩn cấp. 

Dự trù kinh phí trong kế hoạch 
Dự trù kinh phí trong kế hoạch  

7. Xây dựng nội dung chương trình và kịch bản MC

Dựa trên mục tiêu và đặc điểm của công ty, lựa chọn hình thức chương trình phù hợp như diễn thuyết, trình diễn nghệ thuật, trò chơi, biểu diễn âm nhạc,… Đảm bảo đầy đủ các nội dung và hấp dẫn khách mời. 

Tiến hành bắt đầu xây dựng kịch bản MC từ những nội dung cần thiết như lời chào mừng, giới thiệu khách mời, thông tin sự kiện, giới thiệu các hoạt động và tiến độ chương trình… Đảm bảo kịch bản chi tiết và không bỏ sót và theo dòng thời gian mà kế hoạch đã đề ra từ trước. Nếu có một MC chuyên nghiệp tham gia, hãy làm việc cùng họ để trao đổi kịch bản một cách suôn sẻ. Cung cấp MC cần thiết và hướng dẫn để họ hiểu rõ về các nội dung tổ chức sự kiện và mục tiêu của chương trình. 

Trước buổi lễ khai trương, nên tổ chức diễn tập với tất cả các thành viên đảm bảo mọi người hiểu rõ các nhiệm vụ và kết hợp nhịp nhàng tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện

Xây dựng nội dung chương trình và kịch bản MC
Xây dựng nội dung chương trình và kịch bản MC

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê MC sự kiện chuyên nghiệp giá tốt nhất 2023

8. Truyền thông cho lễ khai trương

Chuẩn bị thông cáo báo chí chất lượng và hấp dẫn để thông báo về sự kiện khai trương. Gửi thông báo đến các phương tiện truyền thông mà công ty lựa chọn từ trước, để họ lan tỏa thông tin đến với công chúng. Sử dụng hình thức truyền thông mạng xã hội thu hút sự chú ý đông đảo công chúng. Gửi mail thông báo và mời tham dự lễ khai trương tới danh sách khách hàng hiện có. Liên kết với các đối tác, nhân vật nổi tiếng hoặc người có ảnh hưởng thực hiện hoạt động truyền thông chung. Họ giúp gia tăng sự chú ý và tăng sự hấp dẫn đối với sự kiện. 

9. Lập phương án dự phòng 

Lập một phương án dự phòng sẽ giúp đảm bảo rằng sự kiện có thể tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ và linh hoạt trong trường hợp xảy ra tình huống không mong muốn. Điều quan trọng là cần kiểm tra và kiểm soát các yếu tố này trước, trong và sau sự kiện để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích ứng với các tình huống khác nhau.

Lập một phương án dự phòng sẽ giúp đảm bảo rằng sự kiện có thể tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ
Lập một phương án dự phòng sẽ giúp đảm bảo rằng sự kiện có thể tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ

Mẫu bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương thành công

1. Xác định chủ đề sự kiện

Một chủ đề sự kiện phù hợp sẽ phản ánh lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, mang tính sáng tạo và độc đáo để thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn đáng nhớ. Nó cũng phải phù hợp với đối tượng khách mời và mục tiêu của doanh nghiệp. Qua việc xác định chủ đề sự kiện, doanh nghiệp có cơ hội tạo ra một sự kiện độc đáo, thu hút sự quan tâm và tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

Chủ đề sự kiện phù hợp sẽ phản ánh lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, mang tính sáng tạo và độc đáo
Chủ đề sự kiện phù hợp sẽ phản ánh lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, mang tính sáng tạo và độc đáo

2. Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức

Một ý tưởng mới sẽ tạo ra sự khác biệt độc đáo cho sự kiện, trong khi kịch bản tổ chức sẽ chi tiết hóa các hoạt động, lịch trình và vai trò của từng người tham gia. Đầu tiên, hãy tìm ra ý tưởng chung cho sự kiện khai trương. Ý tưởng có thể bao gồm các hoạt động trò chơi, trình diễn nghệ thuật hoặc các hoạt động tương tác để thu hút sự chú ý của khách mời, Hãy xác định mục tiêu của sự kiện và cân nhắc những giá trị và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. 

Sau đó, xây dựng kịch bản tổ chức chi tiết. Kịch bản này sẽ mô tả các hoạt động cụ thể, lịch trình và vai trò của từng người người tham gia trong sự kiện. Kịch bản phải được xây dựng trên timeline và cần được đầy đủ chi tiết để MC dễ dàng theo dõi và điều hành trong buổi lễ khai trương. Kịch bản sẽ bao gồm các phần:

  • Đón tiếp khách mời và hướng dẫn vị trí
  • Mở đầu chương trình và giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp
  • Phát biểu khai mạc từ người đại diện của doanh nghiệp
  • Tiệc trà, thực đơn và giao lưu tương tác
  • Trò chơi, quà tặng và trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ
  • Kết thúc chương trình và lời chào tạm biệt

Kịch bản tổ chức sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và theo kế hoạch. Nó giúp xác định rõ vai trò của mỗi người tham gia và tạo nên một trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời.

Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức

Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức

Gợi ý: Mẫu kịch bản khai trương ấn tượng chi tiết nhất 2023

3. Xây dựng phương án dự phòng

Việc làm đầu tiên là cần xác định rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương. Từ những rủi ro đó, lập danh sách các biện pháp giải quyết chi tiết. Điều này đảm bảo, gặp các trường hợp xấu đều có phương án giải quyết mà không làm ảnh hưởng đến chương trình. Quan trọng nhất là thực hiện kiểm tra và kiểm định các biện pháp dự phòng để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng sự kiện khai trương được diễn ra một cách suôn sẻ và thành công. 

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương - Xây dựng phương án dự phòng
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Xây dựng phương án dự phòng

4. Chọn ngày tốt tổ chức lễ khai trương

Việc lựa chọn ngày tốt để tổ chức lễ khai trương cần tìm hiểu đến các yếu tố phong thủy, giúp mang lại nhiều sự may mắn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần cân nhắc đến yếu tố thời tiết trong ngày tổ chức. Chọn ngày thời tiết đẹp mang lại thuận lợi cho buổi lễ. 

Chọn ngày tốt tổ chức lễ khai trương
Chọn ngày tốt tổ chức lễ khai trương

5. Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh và thu hút sự chú ý đến ngày lễ khai trương. Các công cụ truyền thông có thể báo chí, mạng xã hội, tờ rơi. Ngoài ra, việc kết hợp với các influencer, blogger nổi tiếng cũng giúp mở rộng phạm vi tiếp cận đối với công chúng.  

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương - Truyền thông cho sự kiện
Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Truyền thông cho sự kiện

Tham khảo: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

6. Chuẩn bị lễ cúng khai trương

Lễ cúng khai trương là một phần rất quan trọng, mang ý nghĩa tâm linh và cầu cho doanh nghiệp luôn thành công trong hoạt động kinh doanh, Việc chuẩn bị lễ cúng cần được tiến hành một cách cẩn thận và đầy đủ nhất theo phong tục truyền thống. Trước lễ cúng, cần chuẩn bị các vật phẩm như hoa, cây cảnh, bàn thờ và các vật phẩm khác. Nghi lễ cúng bao gồm lễ khánh thành, cầu nguyện, đốt hương,.. Điều quan trọng là đảm bảo rằng lễ cúng diễn ra một cách trang trọng, nghiêm túc. 

Chuẩn bị lễ cúng khai trương
Chuẩn bị lễ cúng khai trương

7. Tổ chức sự kiện khai trương

Dựa trên kịch bản sẵn có, triển khai các hoạt động có một cách hợp lý nhất. Khi thực hiện đúng kế hoạch và tạo được ấn tượng tích cực, sự kiện khai trương có thể tạo dựng được uy tín và thu hút được sự quan tâm của công chúng đối với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện khai trương
Tổ chức sự kiện khai trương

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là đơn vị chuyên nghiệp trong việc tổ chức lễ khai trương. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này, LuxEvent cam kết mang đến những thiết kế độc đáo, sang trọng và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Với cơ hội được hợp tác với nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn trong nước đã giúp LuxEvent có thêm nhiều kinh nghiệm thực chiến. Với những lợi về mà LuxEvent đang có:

  • Đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
  • Trình tự làm việc đúng theo quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
  • Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng. 
  • Nhân viên trực tổng đài, sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Trên đây là bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết tiết và chuyên nghiệp. Nếu như bạn không chắc mình có thể phụ trách sự kiện, hãy gọi ngay cho chúng tôi ngày hôm nay. Chúng tôi đảm bảo sẽ mang tới cho bạn một sự kiện vượt ngoài tầm mong đợi. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tổ chức lễ khai trương, gala dinner, year end party,… hãy liên hệ với LuxEvent ngay để nhận tư vấn chi tiết nhé! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

5/5 - (1 vote)

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666