Quy trình tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp đầy đủ nhất

Khai trương công ty là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển kinh doanh. Đó không chỉ là một sự kiện đơn giản, mà còn mang ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng đối với công ty. Sự kiện khai trương công ty giúp xây dựng và tăng cường hình ảnh công ty trước khách hàng, đối tác. Là dịp để công ty giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới hoặc định hướng phát triển của mình. Ngoài ra còn góp phần vào việc xây dựng mạng lưới đối tác và mở rộng quan hệ kinh doanh. vậy, làm như nào để tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp nhất? Hãy để LuxEvent giải đáp cho bạn qua bài viết sau đây. Hãy xem bài viết để biết quy trình tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp nhất nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp 

1.  Xác định mục tiêu và lập kế hoạch

Xác định mục tiêu và lập kế chi tiết là bước quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện khai trương công ty. Giúp định hình và xác định hướng đi cho toàn bộ quá trình tổ chức, đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện.

Mục tiêu của sự kiện khai trương công ty có thể bao gồm:

• Xây dựng và tăng cường hình ảnh công ty: Tạo ấn tượng tốt và xây dựng hình ảnh tin cậy và chuyên nghiệp cho công ty
• Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ mới
• Xây dựng mối quan hệ và mở rộng mạng lưới đối tác
• Tạo dựng lòng tin và tương tác với khách hàng

Sau khi xác định mục tiêu, lần lập kế hoạch chi tiết để dựa vào đó để triển khai. Các yếu tố quan trọng cần được xem xét bao gồm:

• Ngân sách: Xác định nguồn lực tài chính cần thiết để tổ chức sự kiện và phân bổ ngân sách cho các khía cạnh như trang thiết bị truyền thông, trang trí, âm thanh, ánh sáng, chương trình và tiệc.
• Địa điểm: Chọn địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện và phù hợp với hình ảnh và thông điệp công ty.
• Hoạt động phụ trợ: Xem xét các hoạt động hỗ trợ như truyền thông, tiếp thị, và quảng cáo trước lễ khai trương để thu hút sự chú ý và quan tâm của công chúng. 

2.  Xác định ngày khai trương

Trong quá trình xác định ngày khai trương, cần tính đến thời khoảng thời gian chuẩn bị cho lễ khai trương với ngày khai trương. Để có thời gian chuẩn bị các hạng mục và trang trí thật chuyên nghiệp. Cần xem xét đến lịch trình công ty để chọn ngày khai trương, nên tránh ngày như cuối tháng, các ngày nghỉ lễ hay có sự kiện khác diễn ra. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các nhân viên và thành viên liên quan đều có thể tham gia lễ khai trương. 

Nắm bắt ý kiến và ưu tiên của khách hàng và đối tác chọn ngày khai trương. Tránh bỏ sót khách mời quan trọng không thể tham dự. Nếu công ty hướng đến một đối tượng khách hàng cụ thể, hãy xem xét lịch trình của họ và chọn ngày phù hợp. Ngoài ra cần xem xét yếu tố thời tiết khu vực lựa chọn địa điểm khai trương. 

Bạn có biết: Cách cúng khai trương công ty thu hút tài lộc

3. Xác định đối tượng khách mời

Xác định đối tượng khách mời dựa trên mục tiêu kinh doanh, khách hàng mà công ty hướng đến và cả khách hàng tiềm năng để thu hút xây dựng niềm tin của họ đối với công ty.

• Khách hàng mục tiêu
• Khách hàng tiềm năng
• Đối tác kinh doanh
• Các chuyên gia và người có ảnh hưởng
• Các đại diện báo chí và truyền thông: Mời các đại báo chí, truyền thông hoặc nhà báo, blogger có ảnh hưởng trong lĩnh vực của công ty. Đây là những người có khả năng gia tăng sự chú ý và lan tỏa thông tin về sự kiện khai trương. 

Bên cạnh đó cần cân nhắc đến yếu tố gửi thư mời: gửi trực tiếp, email, mạng xã hội hoặc gọi điện trực tiếp. Lựa chọn hình thức gửi thư mời sao cho phù hợp nhất đối với khách mời, và có thể xác định được số lượng khách mời tham dự dự kiến và sắp xếp chỗ ngồi nếu cần. 

4. Lên kế hoạch về thiết kế và trang trí

Trước khi bắt đầu thiết kế và trang trí, hãy xác định rõ hình ảnh và thông điệp mà công ty muốn truyền tải thông qua sự kiện khai trương. Điều này tạo ra sự đồng nhất trong quá trình thiết kế. Dựa trên hình ảnh và thông điệp đã xác định, tạo ra thiết kế sáng tạo và phù hợp với không gian khai trương. Bạn có thể thuê một nhà thiết kế chuyên nghiệp để tạo ra các mẫu thiết kế hoặc sử dụng các công cụ thiết kế trực tuyến để tạo ra bản mẫu vừa ý. 

Sử dụng các biểu ngữ, banner và logo công ty để trang trí cho không gian. Đặt chúng ở các vị trí nổi bật, như cửa vào, khu vực tiếp tân hoặc bục diễn thuyết. Làm tăng thu hút khách hàng và lưu trữ lâu nhất trong tâm trí khách hàng. Sử dụng sản phẩm/dịch vụ để trang trí không gian khai trương. Bên cạnh đó, sử dụng các yếu tố trực quan khác để tạo không gian đẹp mắt. 

5. Chuẩn bị vật tư và thiết bị

Đánh giá các yêu cầu kỹ thuật và các hoạt động trong sự kiện để xác định vật tư và thiết bị cần thiết. Bao gồm âm thanh, chiếu sáng, thiết bị trình chiếu, sân khấu, bàn ghế, trang thiết bị điện tử, quà tặng,… Lên danh sách chi tiết về các vật tư và thiết bị cần thiết. Xác định số lượng, loại hình và chất lượng của từng mục. Liên hệ với nhà cung cấp, đối tác hoặc các dịch vụ cần thiết và đặt hàng trước để đảm bảo có sẵn trong thời gian sự kiện.

6. Quảng cáo sự kiện

Sử dụng các phương tiện quảng cáo và tiếp thị là một phần trong việc thông báo và thu hút khách hàng tiềm năng đến sự kiện khai trương. Liên hệ với các đơn vị truyền thông báo chí để thông báo sự kiện khai trương. Cung cấp thông tin chi tiết về ngày, giờ địa điểm. Quảng cáo hoặc thông tin bài viết trên các kênh truyền thống để tạo ra sự chú ý và tăng cường nhận thức của công chung. 

Nên sử dụng các mạng xã hội để quảng cáo, thông báo về sự khai trương công ty. Đăng các bài viết, hình ảnh và hình ảnh, video liên quan đến sự kiện, sử dụng hashtag và thẻ nhãn gia tăng sự chú ý của khách hàng. Có thể sử dụng hình thức phát tờ rơi đẩy mạnh hoạt động quảng bá về lễ khai trương gia tăng mức độ hiệu quả.

Xem thêm: Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì đầy đủ nhất?

7. Kịch bản tổ chức khai trương

Bước 1: Đón tiếp khách mời

• Nhân viên sẽ tiến hành đón khách, chỉ dẫn chỗ để xe và nhận hoa mừng khai trương. Chỉ dẫn chỗ ngồi và đảm bảo khách mời được đón tiếp một cách chuyên nghiệp và thân thiện. 
• Họ sẽ được hướng dẫn đế khu vực đăng ký và nhận thẻ thông tin cá nhân. Nhân viên lễ tân sẽ cung cấp thông tin cần thiết và trả lời bất kỳ câu hỏi này từ khách mời.

Bước 2: Khai mạc chương trình

• Sau khi tất cả khách mời có mặt, buổi khai mạc chương trình sẽ diễn ra. Mở đầu bằng một bài phát biểu chào mừng từ người đại diện công ty, nhấn mạnh về sự quan trọng và ý nghĩa của ngày khai trương. Người đại diện sẽ giới thiệu về công ty, lịch sử và giá trị cốt lõi. Bài phát biểu ngắn sẽ được thực hiện để truyền tải thông điệp chính và mục tiêu của công ty. 
• Chiếu video giới thiệu về công ty, các sản phẩm/dịch vụ.

Bước 3: Cắt băng khánh thành

Một trong những điểm đặc biệt trong sự kiện khai trương là nghi thức cắt băng khánh thành. Tiến hành lễ cắt băng khánh thành đánh dấu sự khai trương chính thức của công ty. Ban lãnh đạo công ty và khách mời VIP lên sân khấu tiến hành cắt băng. Đây là biểu tượng cho sự chính thức hoạt động của công ty và bước ngoặt mới trong hoạt động kinh doanh. Mọi người sẽ chúc mừng và chụp ảnh lưu giữ khoảnh khắc này.

Bước 4: Tiệc trà khai trương

• Đưa ra một buổi tiệc trà hoặc tiệc nhẹ để khách mời có cơ hội giao lưu và tạo mối quan hệ với nhau. Một không gian được trang trí đẹp mắt với các bàn trà, đồ ăn nhẹ và đồ uống sẽ được sếp xếp.
• Chuẩn bị đủ đồ uống và đồ ăn phong phú để đáp ứng nhu cầu của khách mời.

  

Bước 5: Giao lưu và tương tác khách mời

• Xây dựng không gian tương tác khách mời có thể gặp gỡ và trò chuyện với đại diện công ty.
• Tổ chức hoạt động như trò chơi, quay số may mắn hoặc tặng sản phẩm/dịch vụ của công ty để tạo ra niềm vui cho khách mời tham dự lễ khai trương.
• Các gian hàng trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ mới của công ty sẽ được thiết kế để khách mời có cơ hội khám phá và tìm hiểu thêm. Các hoạt động như trò chơi, quà tặng và trình diễn nghệ thuật có thể được tổ chức để tạo sự thú vị và giữ chân khách mời trong suốt sự kiện.

Bước 6: Kết thúc 

• Kết thúc sự kiện bằng lời cảm ơn đến khách mời đã tham dự và ủng hộ công ty
• Gửi khách mời về những món quà lưu niệm nhỏ để tạo sự ghi nhớ về sự kiện công ty.  Mọi người sẽ được mời đến sân khấu chính để chụp ảnh kỷ niệm và trao đổi lời chúc mừng. Khách mời sẽ rời đi với những ấn tượng tốt về công ty và sự kiện khai trương.

Qua kịch bản tổ chức khai trương trên, công ty sẽ tạo ra một sự kiện ấn tượng, đáng nhớ và mang lại giá trị cho khách mời. Từ việc đón tiếp, lễ khai mạc, cắt băng khánh thành, tiệc trà khai trương, giao lưu và tương tác, đến kết thúc, mọi chi tiết được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện và ghi dấu ấn tốt trong lòng khách mời.

8. Quản lý chương trình

Đầu tiên, cần xác định các hoạt động cần diễn ra trong sự kiện khai trương. Và thiết lập một lịch trình cần thiết cho mỗi hoạt động để đảm bảo tuân thủ và tiến độ suôn sẻ. Bạn cần phối hợp với những người liên quan và đội ngũ tổ chức để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian đúng trình tự. Nếu lễ khai trương bao gồm các yếu tố âm nhạc thì nên kiểm tra các thiết bị âm thanh, đèn chiếu xem có bị lỗi hay không và đảm bảo hoạt động tốt. 

Trước sự kiện, kiểm tra tất cả các hoạt động và diễn tập trước để mọi thứ hoạt động đúng cách. Trong quá trình sự kiện, theo dõi và đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo lịch trình. Điều chỉnh cần thiết và làm việc với đội ngũ tổ chức giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ. 

9. Quản lý sự kiện

Xác định và giao nhiệm vụ cụ thể cho mỗi thành viên trong đội ngũ. Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và đang làm việc theo kế hoạch. Theo dõi tiến độ của hoạt động, xem có đang bị đình trệ ở khâu nào, và giải quyết ngay. Trong quá trình diễn ra lễ khai trương nếu có sự cố xảy ra hay gặp vấn đề trở ngại. Luôn có phương án dự phòng các trường xảy ra để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp và thành công nhất. 

10. Theo dõi và đánh giá

Sau sự kiện, thu thập phản hồi từ khách hàng, đánh giá lại kết quả hiệu và hiệu quả của sự kiện. Sử dụng thông tin này để cải thiện các sự kiện tương lai.

Đừng bỏ lỡ: Công ty tổ chức sự kiện khai trương tốt nhất tại Hà Nội

Bài viết trên đây là quy trình tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp và đầy đủ nhất mà LuxEvent muốn chia sẻ gửi đến bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tổ chức sự kiện, gala dinner, year end party, lễ khai trương,… hãy liên hệ với công ty tổ chức sự kiện LuxEvent ngay để nhận tư vấn chi tiết nhé! 

 Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.