Việc cúng khai trương là việc cần thiết để đảm bảo việc kinh doanh của công ty sau này thuận lợi và thành công. Vậy bạn có biết khai trương công ty cần chuẩn bị những gì? Nếu chưa, cùng LuxEvent theo dõi bài viết cúng khai trương công ty cần chuẩn bị những gì đầy đủ nhất? ở dưới đây!
Việc chuẩn bị chu đáo luôn cần kế hoạch chi tiết, xem ngay: Quy trình tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp tối ưu
Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì (Cấp độ ưu tiên)
Để lễ khai trương công ty diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách mời, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục quan trọng theo từng nhóm ưu tiên. Việc sắp xếp checklist rõ ràng giúp quá trình tổ chức được triển khai bài bản và hạn chế sai sót.
| Nhóm hạng mục | Nội dung chuẩn bị |
| Nhóm 1: Thủ tục pháp lý & Phong thủy (Gốc rễ) | Xem ngày giờ tốt phù hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp để tổ chức khai trương |
| Chuẩn bị mâm cúng khai trương gồm gà, xôi, hoa quả, bộ tam sên, vàng mã để làm lễ | |
| Kiểm tra giấy phép liên quan nếu sử dụng vỉa hè, âm thanh lớn hoặc tổ chức sự kiện ngoài trời | |
| Nhóm 2: Kế hoạch và Kịch bản (Xương sống) | Xác định ngân sách cho các hạng mục như thiết bị, tiệc, nhân sự và quà tặng |
| Lập danh sách khách mời gồm đối tác, khách hàng VIP và gửi thiệp trước 7–10 ngày | |
| Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết từ đón khách, phát biểu, cắt băng đến tiệc mừng | |
| Nhóm 3: Trang thiết bị & Nhân sự (Thực thi) | Chuẩn bị hạ tầng sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop, thảm đỏ, băng khánh thành |
| Sắp xếp nhân sự gồm MC, PG/PB, đội múa Lân Sư Rồng, đội chụp ảnh và quay phim | |
| Chuẩn bị tiệc chiêu đãi như teabreak nghệ thuật hoặc buffet mặn để tiếp đón khách mời |
Chi tiết các hạng mục thiết bị không thể thiếu
Để buổi lễ khai trương công ty diễn ra chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách mời, việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị sự kiện là vô cùng quan trọng. Dưới đây là những hạng mục cơ bản thường được sử dụng trong một chương trình khai trương.
| Hạng mục thiết bị | Mô tả |
| Sân khấu sự kiện | Khu vực trung tâm diễn ra các nghi thức quan trọng như phát biểu, cắt băng khánh thành và biểu diễn nghệ thuật |
| Backdrop khai trương | Phông nền in thông tin sự kiện, logo doanh nghiệp và chủ đề chương trình, đồng thời là khu vực chụp hình lưu niệm |
| Âm thanh | Bao gồm loa, micro, mixer giúp truyền tải rõ ràng phần phát biểu, âm nhạc và các tiết mục biểu diễn |
| Ánh sáng sân khấu | Hệ thống đèn chiếu sáng giúp làm nổi bật khu vực sân khấu và tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện |
| Thảm đỏ | Trải từ cổng vào đến khu vực sân khấu để tạo không gian trang trọng và thu hút sự chú ý |
| Băng khánh thành & kéo cắt băng | Đạo cụ quan trọng trong nghi thức cắt băng khai trương đánh dấu sự kiện chính thức bắt đầu hoạt động |
| Cổng hơi hoặc cổng chào | Đặt trước khu vực công ty để thu hút sự chú ý và tạo điểm nhấn cho ngày khai trương |
| Bàn ghế và nhà bạt | Chuẩn bị khu vực tiếp đón khách mời, đặc biệt cần thiết nếu tổ chức sự kiện ngoài trời |
Bạn có thể tối ưu đến 20% ngân sách nếu nắm rõ: Các bước tổ chức sự kiện khai trương chi tiết hiệu quả
Quy trình 5 bước chuẩn bị khai trương cho doanh nghiệp mới
Để buổi lễ khai trương diễn ra chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách mời, doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình chuẩn từ khâu chuẩn bị đến triển khai. Việc lên kế hoạch theo từng bước giúp kiểm soát tốt tiến độ và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Bước 1: Khảo sát mặt bằng văn phòng và lên sơ đồ bố trí
Trước khi tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cần khảo sát kỹ mặt bằng văn phòng để xây dựng phương án bố trí không gian phù hợp. Việc sắp xếp hợp lý sẽ giúp chương trình diễn ra thuận lợi và tạo trải nghiệm thoải mái cho khách mời.
- Đánh giá diện tích khu vực tổ chức: Xác định không gian trước văn phòng hoặc khu vực sảnh để bố trí sân khấu và khu vực sự kiện.
- Sắp xếp các khu vực chức năng: Lên sơ đồ bố trí khu vực đón khách, sân khấu, bàn tiệc và khu vực chụp ảnh check-in.
- Tính toán lối di chuyển hợp lý: Đảm bảo lối đi thông thoáng cho khách mời, tránh tình trạng chen chúc trong quá trình diễn ra chương trình.
Bước 2: Liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận báo giá
Hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình khai trương bài bản và tiết kiệm thời gian chuẩn bị. Đồng thời, các đơn vị này cũng hỗ trợ tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
- Tư vấn concept chương trình: Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đề xuất ý tưởng chủ đề, phong cách trang trí và các hoạt động phù hợp với thương hiệu doanh nghiệp
- Xây dựng kịch bản chi tiết: Hỗ trợ lên timeline chương trình từ đón khách, phát biểu, cắt băng khánh thành đến tiệc mừng.
- Báo giá các hạng mục thiết bị: Cung cấp báo giá cho các hạng mục như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự và trang trí sự kiện.
Bước 3: Chuẩn bị quà tặng tri ân cho khách mời
Quà tặng khai trương là cách thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách mời đã đến tham dự sự kiện. Những món quà nhỏ nhưng ý nghĩa sẽ giúp tạo thiện cảm và góp phần quảng bá hình ảnh thương hiệu.
- Lựa chọn quà tặng phù hợp: Có thể là voucher ưu đãi, sản phẩm của doanh nghiệp hoặc các vật phẩm lưu niệm.
- Thiết kế quà tặng in logo: Việc in logo hoặc thông điệp thương hiệu lên quà tặng giúp tăng độ nhận diện và ghi dấu ấn với khách mời.
- Chuẩn bị số lượng đầy đủ: Cần dự trù số lượng quà tặng phù hợp với danh sách khách mời để đảm bảo mọi khách tham dự đều nhận được quà.
Bước 4: Chạy quảng cáo, gửi thiệp mời để tạo độ phủ thông tin
Truyền thông trước ngày khai trương giúp sự kiện thu hút sự quan tâm của khách hàng, đối tác và cộng đồng xung quanh. Việc quảng bá đúng cách sẽ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo không khí sôi động cho ngày khai trương.
- Gửi thiệp mời khách tham dự: Doanh nghiệp nên gửi thiệp mời cho đối tác, khách hàng VIP và các mối quan hệ quan trọng trước 7–10 ngày.
- Đăng tải thông tin trên mạng xã hội: Chia sẻ thông tin khai trương trên fanpage, website hoặc các kênh truyền thông để thu hút sự chú ý.
- Chạy quảng cáo truyền thông: Có thể triển khai quảng cáo online hoặc treo banner, standee để tăng độ phủ và thu hút khách hàng đến tham dự.
Bước 5: Tổng duyệt kịch bản và chuẩn bị phương án dự phòng
Trước ngày diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ công tác chuẩn bị để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Việc tổng duyệt giúp phát hiện sớm các vấn đề và kịp thời điều chỉnh.
- Chạy thử kịch bản chương trình: Kiểm tra timeline, thứ tự các tiết mục và phần phát biểu của khách mời.
- Kiểm tra hệ thống thiết bị: Đảm bảo âm thanh, ánh sáng, sân khấu và các hạng mục kỹ thuật hoạt động ổn định.
- Chuẩn bị phương án dự phòng: Lên kế hoạch xử lý các tình huống phát sinh như thời tiết xấu, thay đổi số lượng khách mời hoặc sự cố kỹ thuật.
Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị khai trương
Trong quá trình tổ chức lễ khai trương, nhiều doanh nghiệp dễ mắc phải một số sai sót nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách mời. Việc nhận biết và tránh những lỗi phổ biến sẽ giúp chương trình diễn ra chuyên nghiệp và suôn sẻ hơn.
- Quên chuẩn bị bãi đỗ xe cho khách mời: Nếu không có khu vực đỗ xe thuận tiện, khách mời có thể gặp khó khăn khi đến tham dự, gây bất tiện và ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu.
- Kịch bản quá dài dòng: Chương trình kéo dài với quá nhiều phần phát biểu hoặc nội dung không cần thiết có thể khiến khách tham dự cảm thấy mệt mỏi và mất tập trung.
- Không có phương án dự phòng thời tiết: Với các sự kiện tổ chức ngoài trời, việc không chuẩn bị mái che, nhà bạt hoặc kế hoạch thay thế có thể làm gián đoạn chương trình khi thời tiết thay đổi.
LuxEvent – Chuyên gia đồng hành cùng ngày khai trương của bạn
Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khai trương quy mô khác nhau, LuxEvent mang đến giải pháp tổ chức khai trương trọn gói giúp doanh nghiệp tạo nên một ngày ra mắt ấn tượng và chuyên nghiệp. Đội ngũ của LuxEvent luôn đồng hành từ khâu lên ý tưởng đến triển khai thực tế.
- Sở hữu kho thiết bị 1050m²: Chủ động cung cấp sân khấu, âm thanh, ánh sáng và các hạng mục sự kiện với mức chi phí tối ưu nhờ giá trực tiếp tại kho.
- Đội ngũ sáng tạo: Tư vấn concept khai trương độc đáo, phù hợp với hình ảnh thương hiệu và tạo điểm nhấn riêng cho doanh nghiệp.
- Năng lực thực chiến: Đã tổ chức thành công nhiều sự kiện cho các tập đoàn lớn và doanh nghiệp khởi nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Khi nắm rõ khai trương công ty cần chuẩn bị những gì, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng một chương trình khai trương chỉn chu, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách mời. Việc chuẩn bị đầy đủ từ kịch bản, địa điểm, truyền thông đến các hạng mục sự kiện sẽ giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ. Đây cũng là bước khởi đầu quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn thương hiệu ngay từ ngày đầu hoạt động.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://luxevent.net/
- Hotline: 0814.024.666
- Email: contact1@v-holdings.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
