10 bước tổ chức gala dinner du lịch từ A – Z chuyên nghiệp

Gala Dinner du lịch là một sự kiện ý nghĩa được các doanh nghiệp yêu thích tổ chức hiện nay. Việc kết hợp gala dinner và du lịch sẽ mang tới những trải nghiệm tuyệt vời cho các khách mời tham gia thông qua kỳ nghỉ dưỡng trọn vẹn. Khi tham gia sẽ giúp mọi người xả stress và gắn kết với nhau hơn. Hãy cùng nhau tìm hiểu về các bước tổ chức gala dinner du lịch chi tiết trong bài viết của LuxEvent ngay bên dưới đây nhé!

Tham khảo thêm: Top 10 bước tổ chức sự kiện Gala Dinner thành công 100%

Lợi ích của gala dinner du lịch

Gala Dinner du lịch là loại hình sự kiện được kết hợp giữa du lịch và tiệc gala dinner. Hình thức này được rất nhiều doanh nghiệp yêu thích và chọn lựa bởi những lợi ích như sau:

– Tạo sự gắn kết và đoàn kết nội bộ: Gala Dinner du lịch là cơ hội để các thành viên trong công ty có thời gian tham gia các hoạt động giải trí, vui chơi. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho mọi người khám phá những địa điểm mới. Điều này giúp tăng cường sự đoàn kết và gắn kết giữa mọi người sẽ giúp họ có động lực làm việc hiệu quả hơn.

– Tăng cường mối quan hệ giữa đối tác, khách hàng: Gala dinner du lịch được coi là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân và tôn trọng với các đối tác, khách hàng. Đây cũng được coi là dịp để các bên trao đổi, giao lưu và xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa các bên.

– Quảng bá hình ảnh tổ chức, doanh nghiệp: Gala Dinner du lịch là một sự kiện có quy mô lớn và thu hút sự tham gia của mọi người. Do vậy, đây được coi là cơ hội tốt để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình với cộng đồng.

10 bước tổ chức gala dinner du lịch

Một sự kiện thành công là một trong những sự kiện được chuẩn bị kỹ càng từng bước một. Sau đây LuxEvent xin gợi ý cho bạn 10 bước tổ chức gala dinner du lịch chuyên nghiệp. Với 10 bước này bạn sẽ tổ chức được sự kiện gala dinner thành công.

1. Quyết định mục đích tổ chức sự kiện

Một sự kiện Gala Dinner có thể tổ chức với đa dạng những mục đích khác nhau. Xác định được mục đích sẽ giúp bạn có thể thực hiện những bước tiếp theo. Một số mục đích tổ chức quen thuộc gồm:

• Tri ân khách hàng
• Kỷ niệm và trao thưởng cho nhân viên
• Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
• Tất niên, chào năm mới
• …

2. Đề ra mục tiêu cần đạt được

Ngay ở giai đoạn đầu để chuẩn bị cho sự kiện gala dinner du lịch. Hãy liệt kê toàn bộ những mục tiêu mà sự kiện muốn đạt được. Mọi thứ được chuẩn bị trước sẽ góp phần tạo ra hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Trong quá trình tổ chức hãy cố gắng lồng ghép mục đích đó vào trong các hoạt động của sự kiện.

3. Chọn ngày tổ chức

Việc lựa chọn ngày tổ chức hợp lý cũng là bước quan trọng để tổ chức thành công gala dinner. Một ngày tổ chức hợp lý sẽ giúp khách mời tham gia sự kiện dễ dàng.Từ đó giúp mục tiêu sự kiện có thể tới với khách hàng nhanh chóng hơn. Đảm bảo ngày tổ chức sự kiện của bạn không trùng với sự kiện hay ngày lễ nào trong khu vực mà bạn chọn. Thời điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện tập thể chính là tối thứ 6 hoặc thứ 7. Sở dĩ vậy là bởi đây là khoảng thời gian mọi người nghỉ xả hơi cuối tuần. Bạn có thể dễ dàng có thể tham gia các lịch trình kéo dài trong đêm muộn.

4. Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức được chọn dĩ nhiên cũng là yếu tố không thể xem nhẹ của quy trình tổ chức sự kiện. Địa điểm tổ chức chiếm phần lớn kinh phí tổ chức sự kiện. Đây cũng được coi là tiền đề để sự kiện diễn ra thuận lợi. Dựa vào yêu cầu về mục đích sự kiện hãy cố gắng đưa ra 4 – 5 lựa chọn về địa điểm. Để có sự so sánh và lựa chọn địa điểm phù hợp. Một số yếu tố cần có:

• Vị trí, sức chứa của khu vực bãi đỗ xe
• Sức chứa của không gian phòng tiệc
• Các điều khoản hợp đồng
• Dịch vụ và tiện nghi của phòng tiệc
• Khả năng tiếp cận chủ đề bữa tiệc
• Yếu tố hậu cần
• …

  

Có thể bạn đang tìm kiếm: Top 20 địa điểm tổ chức gala dinner tốt nhất tại Hà Nội

5. Đề ra ngân sách

Ngân sách tổ chức là một trong những yếu tố có quyết định lớn nhất tới quy mô cũng như chất lượng của sự kiện. Hãy có sự tính toán trước về chi phí dự trù dành cho mỗi khách mời và các khoản chi phí phục vụ sự kiện. Dĩ nhiên, việc cố gắng lên kế hoạch quá khít với con số dự trù là điều bạn không nên làm. Thay vào đó ngoài khoản chi phí này hãy đưa ra cả bản dự phòng cho cả những trường hợp khẩn cấp.

Một khoản ngân sách lớn hay nhỏ phụ thuộc vào độ mở và quy mô của sự kiện. Thông thường các khoản chi phí tổ chức gala dinner này được sử dụng để chi trả cho các yếu tố:

• Các hạng mục hoạt động
• Công tác chuẩn bị
• Menu tiệc
• Thuê địa điểm tổ chức
• Trả công nhân sự
• …

6. Lên phương án ăn uống

Thực đơn dành cho bữa tiệc Gala Dinner nên được thiết kế đa dạng để đáp ứng toàn bộ yêu cầu của khách mời. Dựa vào ngân sách của bạn để bạn chọn set menu có thiết kế phù hợp nhất. Dĩ nhiên, bạn hãy luôn dự phòng thêm một số món ăn chay hoặc những món ăn không sử dụng sữa. Trường hợp này được dùng để phòng trường hợp các khách mời của bạn có yêu cầu đặc biệt về đồ ăn. Nếu bạn muốn khách mời ấn tượng với sự kiện hãy thử thiết kế thực đơn mới lạ mang đậm đặc trưng văn hóa doanh nghiệp.

7. Thiết kế lời mời của sự kiện

Thiệp mời gala dinner chính là thứ giúp các khách mời tiếp cận thông tin sự kiện đầu tiên. Do vậy mà bạn cần phải tập trung và tỉ mỉ khi thiết kế lời mời sự kiện. Một lời mời thú vị sẽ thu hút sự tò mò của khách mời. Từ đó khiến khách mời tò mò về sự kiện và tới tham dự. Trên thư mời cần liệt kê đầy đủ các thông tin quan trọng của sự kiện.

Nếu có bạn hay in cả lịch trình sự kiện ở mặt sau. Điều này giúp mọi người hình dung cụ thể về nội dung của sự kiện đồng thời đưa ra được quyết định đúng đắn nhất. Một chiếc thiệp mời được viết tay sẽ ý nghĩa hơn nhiều so với thiệp mời được chuyển phát qua mail. Tùy thuộc vào đối tượng và mục đích của đối tượng tham dự hãy chọn phương thức gửi thiệp phù hợp nhất.

8. Lập danh sách các hoạt động trong buổi tiệc

Gala Dinner thành công không chỉ chú trọng vào mục tiêu mà còn đòi hỏi việc kết hợp hài hòa giữa yếu tố giải trí và tiệc. Các hoạt động được tổ chức nên ưu tiên sự vui vẻ và thúc đẩy tinh thần đồng đội. Có một vài hoạt động bạn có thể xem xét tổ chức trong gala dinner gồm:

• Hoạt động khiêu vũ
• Văn nghệ
• Lễ trao thưởng, vinh danh
• Bốc thăm may mắn
• Trò chơi giải trí
• …

Xem thêm: Top 15 chủ đề Gala Dinner hay ấn tượng nhất 2024

9. Trang trí địa điểm tổ chức tiệc

Trang trí địa điểm là một trong việc quan trọng mà bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng trước ngày tổ chức sự kiện. Khi lên ý tưởng cho hoạt động trang trí bạn nên cố gắng bám sát theo mục tiêu của sự kiện. Bạn hãy đảm bảo rằng các yếu tố trang trí nên được kết hợp đẹp mắt và hài hòa mà không bị quá lỗ.

Nếu như bạn không thể tự mình trang trí thì hãy tìm đơn vị đồng hành để họ giúp đõ bạn. Họ sẵn sàng giúp bạn từ việc lên thiết kế backdrop chương trình và tone màu chủ đạo cho cảnh quan, sắp xếp bàn ghế phù hợp,…. Một không gian được trang trí hài hòa sẽ góp phần tạo ra sự thoải mái cho khách mời.

10. Chạy thử chương trình

Bước cuối cùng này là bước cuối cùng để sự kiện diễn ra thành công. Trước khi tổ chức 1 – 2 ngày thì bạn cần chạy thử chương trình. Hãy đảm bảo tất cả các nhân sự của mỗi bộ phận đều đã có mặt đầy đủ để thử chạy chương trình. Nhờ vào việc duyệt chương trình bạn sẽ nắm được sơ bộ về tổng thể khi chương trình chạy và những điều chỉnh cần thiết cho gala dinner.

Ngoài việc tổng duyệt chương trình, bạn cũng cần liên hệ lại với những đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống của bữa tiệc. Bạn hãy thử xác nhận lại một lần nữa menu đồ ăn và thời gian phục vụ. Mọi việc cần phải được đảm bảo đủ và đúng trước khi sự kiện chính thức diễn ra. Không ai mong muốn sự kiện gặp trục trặc vậy nên đừng cố bỏ qua bất kỳ bước nào nhất là bước 10. Chính vì nó quan trọng vậy nên tổng duyệt mới thường được tổ chức sát với ngày tổ chức sự kiện chính.

Bạn có biết: Tổng hợp 8 bước trang trí sân khấu gala dinner đẹp nhất hiện nay

Kinh nghiệm tổ chức gala dinner du lịch

Một số kinh nghiệm tổ chức gala dinner có thể hữu ích cho bạn gồm có:

1. Thông báo trước tới người tham gia một khoảng thời gian

Chắc chắn với mỗi chương trình tập thể thì kinh nghiệm đầu tiên bạn cần biết chính là thông báo tới toàn thể mọi người trước thời gian tổ chức. Việc thông báo trước một khoảng thời gian sẽ giúp mọi người sắp xếp thời gian ổn thoả.

2. Tìm hiểu về địa điểm tổ chức chi tiết

Để có một chuyến đi gala dinner du lịch hoàn hảo. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về địa điểm tổ chức. Bạn hãy chắc chắn rằng mọi hoạt động sẽ diễn ra theo đúng lịch trình. Đặc biệt, khi bạn xác định hợp tác với các đơn vị tổ chức hãy có hợp đồng chi tiết.

3. Kịch bản phù hợp với đối tượng tham dự

Kịch bản gala dinner du lịch có rất nhiều kịch bản khác nhau. Tuy nhiên tất cả đều diễn ra theo một quy trình chung. Tuỳ thuộc vào đối tượng khách mời mà doanh nghiệp tạo ra kịch bản gala dinner phù hợp. Nếu đây là sự kiện tiệc cuối năm kết hợp du lịch hãy đảm bảo nó diễn ra náo nhiệt và sôi động.

4. Kiểm tra ánh sáng, âm thanh trước khi bắt đầu

Trước khi bữa tiệc gala dinner diễn ra, bạn cần có đội kỹ thuật kiểm tra lại một lượt những loại thiết bị. Kiểm tra để đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt. Điều này giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.

5. Kiểm soát mọi hoạt động diễn ra trong bữa tiệc

Nội dung của bữa tiệc cần được đảm bảo diễn ra theo đúng timeline đã đề ra. Có thể sẽ có một số thay đổi thế nhưng không nên thay đổi quá nhiều để tránh ảnh hưởng tới nội dung phía sau.

6. Phổ biến chương trình với mọi người

Có rất ít doanh nghiệp phổ biến chương trình cụ thể cho tất cả mọi người. Đây là điều vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp cần phổ biến về ngày đi, ngày về thời gian cụ thể, ăn gì, chơi đâu và các hoạt động diễn ra trong chương trình.

Đừng bỏ lỡ: Kế hoạch tổ chức gala dinner đầy đủ chi tiết nhất dành cho bạn

LuxEvent – Đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp

LuxEvent là đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp. Chúng tôi hoạt động với phương châm mang “dịch vụ tốt nhất” tới khách hàng. Kể tù khi thành lập LũEvent đã có cơ hội được trở thành đối tác của hàng ngàn doanh nghiệp, tập đoàn lớn nhỏ khắp cả nước. Sau mỗi chương trình, LuxEvent đã đúc kết được rất nhiều kinh nghiệm. Để đem lại dịch vụ với chất lượng tuyệt vời nhất, LuxEvent dựa vào:

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo và bắt kịp xu hướng hiện đại.
• Nhân sự hỗ trợ tư vấn sẵn sàng phục vụ khách hàng 24/7
• Ý tưởng gala dinner cho chương trình sáng tạo
• Kịch bản gala dinner hấp dẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng
• Hệ thống kho trang thiết bị hiện đại được chú trọng đầu tư
• Cam kết đồng hành cũng khách hàng mọi khâu tổ chức sự kiện.

Chương trình gala dinner du lịch là trải nghiệm tuyệt vời cho doanh nghiệp. Chương trình thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự tổ chức gala dinner. Nếu bạn muốn được hỗ trợ hãy để lại thông tin để nhân sự LuxEvent tư vấn ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.