Quy trình 8 bước tổ chức gala dinner từ A – Z thành công

Làm sao để tổ chức gala dinner thành công nhất? Gala Dinner là sự kiện được tổ chức thường niên với rất nhiều mục đích khác nhau. Mỗi mục đích đều đem lại những lợi ích to lớn cho đơn vị tổ chức. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tổ chức được sự kiện này thành công. Hãy cùng LuxEvent khám phá quy trình 8 bước tổ chức gala dinner trong bài viết này nhé! 

Tìm hiểu thêm: Gala Dinner là gì? Ý nghĩa của chương trình Gala Dinner

Lợi ích của việc tổ chức gala dinner

Gala Dinner là sự kiện thường niên được tổ chức bởi các doanh nghiệp, tập thể với mục đích ăn mừng, chúc mừng, khen thưởng và tri ân. Ngoài ra, Gala Dinner còn được coi là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu. Bên cạnh đó các khách mời tham gia sự kiện này sẽ trở nên gắn kết với nhau hơn.

Một số lợi ích cụ thể của hoạt động tổ chức gala dinner gồm: 

1. Tạo động lực và tinh thần cho nhân viên

Gala Dinner là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân với những đóng góp của nhân sự trong suốt thời gian qua. Việc tổ chức bữa tiệc vừa ấm cúng, sang trọng kết hợp với các hoạt động vui chơi giải trí sẽ khiến nhân sự cảm thấy được sự trân trọng. Từ đó sẽ tiếp thêm động lực để họ làm việc.

2. Gắn kết các thành viên trong tập thể

Gala Dinner là dịp để doanh nghiệp cũng như các thành viên trong tập thể có cơ hội giao lưu, gặp gỡ từ đó  gắn kết với nhau. Các hoạt động tập thể như trò chơi văn nghệ sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn. Điều này giúp tạo dựng tinh thần gắn bó, đoàn kết giữa mọi người. 

3. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Gala Dinner thường là sự kiện sẽ có quy mô lớn và thu hút sự tham gia của nhiều người. Do vậy mà sự kiện này chính là cơ hội tốt để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tới với các đối tác, khách hàng tiềm năng.

4. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác

Gala Dinner là một trong những cách tuyệt vời thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp với đối tác, khách hàng. Một bữa tiệc được tổ chức ấn tượng và chu đáo sẽ để lại điểm cộng trong họ. 

Xem ngay: Top 20 địa điểm tổ chức gala dinner đẹp nhất tại Hà Nội

Các hình thức tổ chức gala dinner thường gặp

Dưới đây là 4 hình thức tổ chức gala dinner phổ biến nhất. Mỗi hình thức này đều có mục đích khác nhau. Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu xem 4 hình thức đó là gì nhé! 

1. Gala dinner liên hoan cuối năm

Hình thức gala dinner liên hoan cuối năm là loại hình tiệc phổ biến nhất mà các doanh nghiệp chọn lựa. Thông qua bữa tiệc doanh nghiệp sẽ gửi những lời tri ân tới nhân sự, khách hàng, đối tác,… của doanh nghiệp. Song song với đó là gửi những phần thưởng cũng như vinh danh cho những người có đóng góp xuất sắc. 

2. Gala dinner kỷ niệm thành lập

Gala Dinner kỷ niệm thành lập chính là sự kết hợp giữa tiệc và ngày thành lập công ty. Sự kiện này có thể diễn ra ở đầu năm hoặc cuối năm. Hình thức này có đặc trưng là bữa tiệc sang trọng và mang rất nhiều ý nghĩa. Đồng thời, thông qua sự kiện này sẽ thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng, đối tác ngoài kia. 

3. Gala dinner kết hợp du lịch 

Gala dinner kết hợp du lịch này là hình thức vô cùng thú vị. Đây là sự kiện được tổ chức để tránh xảy ra sự nhàm chán cho sự kiện này. Khi bạn lựa chọn hình thức này sẽ kết hợp với du lịch và hoạt động team building. Việc này giúp các thành viên tăng sự gắn kết và nâng cao tinh thần đồng đội. Đây cũng là hình thức mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tạo sự vui vẻ cho nhân sự.

4. Gala dinner tri ân khách hàng

Gala Dinner không chỉ tổ chức dành cho nhân sự. Bạn có thể tận dụng kết hợp sự kiện này với hoạt động tri ân khách hàng. Điều này là cơ hội để doanh nghiệp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đồng thời củng cố mối quan hệ bền chặt giữa các đối tác. Ngoài ra hình ảnh thương hiệu và tạo được sự kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Bạn có biết: Mẫu kịch bản gala dinner ấn tượng đặc sắc nhất hiện nay

Quy trình 8 bước tổ chức gala dinner từ A – Z thành công

1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời

Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời là điều đầu tiên bạn cần làm trong quy trình 8 bước tổ chức gala dinner. Bạn cần xác định mục tiêu của gala dinner là gì? quy mô nhóm khách mời là bao nhiêu. Điều này sẽ giúp bạn xác định rõ những yếu tố khác của sự kiện như địa điểm, trang trí,…  

2. Chọn địa điểm tổ chức

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức là lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm phù hợp là nơi đáp ứng các nhu cầu của sự kiện. Đồng thời, khiến các khách mời cảm thấy thoải mái khi tham gia sự kiện. Hãy đảm bảo rằng tất cả hoạt động diễn ra trong chương trình có thể tổ chức tại địa điểm được chọn.

3. Lập kế hoạch tài chính

Sau khi xác định rõ bạn nên lập kế hoạch về các khoản mục sẽ có trong sự kiện. Mỗi loại chi phí sẽ dành cho một hạng mục khác nhau. Các khoản chi phí được chia thành nguồn thu, chi phí dự kiến và chi phí dự trù. Nhờ vào phạm vi và quy mô sự kiện bạn sẽ hoạch định được chi phí phù hợp cũng như tìm kiếm được đơn vị cung cấp cần thiết. Điều này cũng giúp kiểm soát hiệu quả các chi phí phát sinh. 

4. Lập kế hoạch chương trình giải trí

Kế hoạch cho các chương trình giải trí là điều bạn cần chuẩn bị chỉn chu. Bản kế hoạch này sẽ thể hiện toàn bộ những hoạt động sẽ diễn ra trong bữa tiệc gala dinner. Khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner bạn cần xem xét những hoạt động đó có phù hợp cho mục tiêu sự kiện hay không. Bạn có thể lựa chọn những tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật, trò chơi,… để sự kiện gala dinner trở nên đặc biệt.

Tham khảo: 25 Địa điểm tổ chức Gala Dinner ngoài trời hot nhất hiện nay

5. Quản lý khách mời

Khi lên danh sách khách mời bạn cần đảm bảo nó có đủ thông tin về khách mời. Bạn cần quản lý danh sách và gửi thư mời cho các khách mời từ sớm. Đồng thời đảm bảo khách mời nắm được các thông tin cụ thể về sự kiện như địa điểm, thời gian, hướng dẫn tới địa điểm tổ chức, … 

6. Chuẩn bị tiệc

Tiệc cũng là phần cần được quan tâm trong sự kiện gala dinner. Bạn cần lựa chọn menu và chuẩn bị tiệc phù hợp nhất với sự kiện. Bạn cần xem xét xem các yếu tố như: khẩu vị khách mời, ngân sách,… để lựa chọn menu gala dinner cho phù hợp. Trong trường hợp có những khách mời có yêu cầu tiệc đặc biệt thì bạn cần lưu lại để chuẩn bị. 

7. Quản lý sự kiện

Bạn cần có nhân sự để điều hành và quản lý sự kiện. Đây sẽ là người quản lý các hoạt động xuyên suốt sự kiện. Nhờ có sự điều hành mà chương trình sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch tránh trường hợp cháy timeline. 

8. Theo dõi sau sự kiện

Gala Dinner kết thúc thì bạn nên đánh giá hiệu quả của sự kiện. Việc đánh giá này dựa trên những phản hồi của khách mời. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện những sự kiện khác trong tương lai. 

Mách bạn: Gala dinner mặc gì? Mẫu trang phục đẹp nhất để dự tiệc gala dinner

Kinh nghiệm tổ chức gala dinner 

Ngoài một quy trình bài bản giúp bạn tổ chức sự kiện gala dinner thành công. Bạn cũng cần lưu ý một số kinh nghiệm tổ chức khác. Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu ngay bên dưới đây nhé! 

1. Lên kế hoạch sớm

Bạn cần lên kế hoạch tổ chức từ sớm. Điều này sẽ giúp bạn có đủ thời gian chuẩn bị, tổ chức các hạng mục quan trọng. Khi hoàn thành sớm điều này sẽ giúp bạn tránh sự căng thẳng và gấp gáp. Chính điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

2. Tìm đối tác tin cậy

 Lựa chọn các đối tác, nhà cung cấp uy tín để hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện cũng là một kinh nghiệm mà bạn cần phải lưu ý. Điều này gồm có nhà cung cấp về thiết bị âm thanh, nhà hàng,… Bạn hãy so sánh và tham khảo để lựa chọn những đơn vị phù hợp.

3. Quản lý chi phí hiệu quả

Kinh nghiệm tiếp theo bạn cần quan tâm là ngân sách cho bữa tiệc gala dinner. Bạn cần quản lý những khoản chi phí này một cách cẩn thận. Xác định các hạng mục ưu tiên và tối ưu các chi phí để vừa tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng tới sự kiện. Đồng thời hãy đàm phán với các nhà cung ứng. Điều này giúp bạn nhận được mức giá tốt nhất cho ngân sách. 

4. Đưa thông tin đến khách hàng rõ ràng

Bạn cần phải cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về sự kiện cho khách mời. Điều này bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm, dress code, hướng dẫn di chuyển,… Hãy sử dụng các phương tiện để gửi lời mời như email, web sự kiện, thiệp mời gala dinner,…

Xem thêm: 10 Ý tưởng tổ chức Gala Dinner độc lạ cực kỳ ấn tượng

5. Kiểm tra, chuẩn bị trước sự kiện

Điều tiếp theo bạn cần làm là thực hiện kiểm tra và chuẩn bị trước sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động trong chương trình có thể diễn ra trơn tru. Kiểm tra hệ thống thiết bị, âm thanh ánh sáng,… để không gián đoạn các hạng mục trong trương trình. 

6. Quản lý sự kiện một cách chuyên nghiệp

Điều tiếp theo bạn cần làm chính là đảm bảo sự kiện được quản lý một cách chuyên nghiệp. Để đảm bảo được thì bạn cần có đội ngũ nhân sự đáng tin cậy. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong đội. Bạn cần để mọi người hiểu rõ nhiệm vụ để khi họ làm việc cùng nhau sẽ đạt được mục tiêu chung của sự kiện.

Tổ chức gala dinner không phải là quá trình đơn giản. Để tổ chức thành công đòi hỏi các khâu trong chương trình cần phải diễn ra logic với nhau. Khi bạn chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công và đáng nhớ. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức thì nên thuê các đơn vị tổ chức bên ngoài. 

Thông tin hữu ích: Tổng hợp chi phí tổ chức gala dinner trọn gói chi tiết nhất

LuxEvent – Đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp

Tổ chức Gala Dinner là một trong những thế mạnh của LuxEvent. Với kinh nghiệm và chuyên môn sau nhiều năm làm nghề. LuxEvent sẽ mang tới cho bạn những ý tưởng độc đáo và sáng tạo. Chắc chắn các chương trình mà chúng tôi mang tới sẽ đem lại ý nghĩa to lớn cho bạn. 

Bên cạnh những yếu tố đó thì phạm vi hoạt động rộng rãi cùng là một trong những yếu tố giúp LuxEvent chứng tỏ khả năng tổ chức. Công ty hiện nay đã có chi nhánh tại toàn bộ 3 miền Bắc – Trung – Nam. Do vậy chúng tôi có thể dễ dàng, nhanh chóng thực hiện các sự kiện này tại mỗi địa điểm khác nhau tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp. Thế nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện tốt nhất. Tất cả sẽ mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.

Bài viết chia sẻ về tổ chức gala dinner mà LuxEvent tổng hợp phía trên hy vọng sẽ đem lại cho bạn những gợi ý hữu ích để tổ chức sự kiện thành công. Nếu thấy  bài viết này hữu ích hãy lưu lại và bỏ túi ngay. Còn nếu như bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị đồng hành tổ chức gala dinner thì LuxEvent là sự lựa chọn mà bạn có thể lưu tâm. Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ tới LuxEvent để được tư vấn ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.