10 bước tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thành công 10/10

Tổ chức Gala Dinner là một hoạt động thường niên của các doanh nghiệp. Tùy vào cơ cấu cũng như quy mô của doanh nghiệp sẽ quyết định đến độ mở rộng của Gala Dinner tới đâu. Hôm nay hãy để LuxEvent chia sẻ cho bạn một vài thông tin về Gala Dinner. Mong rằng sau bài viết này bạn sẽ có thêm nhiều hiểu biết cũng như dễ dàng tìm ra một ý tưởng Gala Dinner phù hợp với doanh nghiệp mình.

Tìm hiểu thêm: Gala Dinner là gì? Ý nghĩa của chương trình Gala Dinner

Ý nghĩa của việc tổ chức Gala Dinner

Gala Dinner hay còn gọi khác là dạ tiệc buổi tối là một sự kiện có quy mô trang trọng hoặc bán trang trọng, bao gồm chiêu đãi đồ uống, cùng nhau dùng bữa tối và cùng nhau tham gia khiêu vũ.

Thông thường sẽ có một số bài phát biểu, trao giải thưởng hoặc thông báo thông tin quan trọng sẽ được công bố trong buổi tiệc gala. Những buổi gala có thể được tổ chức để tri ân, trao giải thưởng hay bất kì mục đích nào khác. 

Qua những buổi Gala Dinner, các lãnh đạo công ty, nhân viên hay các đối tác khách hàng,… có thêm cơ hội để giao lưu gần gũi với nhau hơn. Đây như một sự cam kết đảm bảo về tương lai của doanh nghiệp bạn sau này. Đây cũng là thời gian để chuyển lời cảm ơn đến tất cả những nhân viên đã cố gắng hết mình suốt thời gian vừa qua cho công ty cũng như xây dựng hình tượng đẹp trong mắt các đối tác triển vọng trong tương lai.

Ngoài ra, Gala Dinner còn tạo ra một bầu không khí tích cực, sang trọng, nơi chúng ta sẽ tự do tận hưởng buổi tiệc. Đối với các doanh nghiệp, bạn nên tận dụng cơ hội này để thể hiện kỹ năng lãnh đạo cũng như môi trường làm việc chuyên nghiệp của mình tới các đối tác. Nếu có cơ hội phù hợp, đừng quên thể hiện những điểm mạnh của nhân viên doanh nghiệp cũng như thành tựu công ty đạt được trước toàn thể quan khách trong buổi tiệc.

Yếu tố quan trọng khi tổ chức Gala Dinner

Để có một buổi Gala Dinner tuyệt vời và đáng nhớ là công sức hợp tác của rất nhiều người cùng nhau hợp lực xây dựng lên. Và trong đó cũng có những yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp tới thành công của Gala Dinner. Đó là:

1. Mục tiêu tổ chức

Trước khi tới bước lập kế hoạch chi tiết cho gala, bạn cần xác định rõ mục tiêu của buổi dạ tiệc tối này là gì. Một mục tiêu cụ thể nhất có thể sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí không cần thiết khi triển khai kế hoạch. Nhóm tổ chức của bạn từ đó sẽ xây dựng được một kế hoạch triển khai theo sát với mục đích nhất có thể, giúp bạn tiết kiệm được chi phí phù hợp.

Khi mục tiêu đã được thiết lập, bạn cần nhìn ra chính xác ai sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ buổi gala này cũng như cơ bản nhìn ra được chính xác những gì khách tham dự có thể mong đợi từ bữa tiệc gala này.

2. Địa điểm tổ chức

Một dạ tiệc tối tuyệt vời sẽ được tổ chức tại một địa điểm tuyệt vời tương xứng với nó. Khi chọn địa điểm, hãy nghiên cứu thật kỹ lưỡng nhất có thể về nó. Nó cần đáp ứng được mục tiêu tổ chức sự kiện của bạn cũng như không gian để tổ chức các hoạt động cần có trong mỗi Gala Dinner. 

Có 2 phương án dành cho bạn vào lúc này. Một là tìm những không gian trống và tự mình setup theo ý của mình, hai là một địa điểm có sẵn phong cách mà bạn đang cố hướng tới. Tuy nhiên, bất kể là địa điểm nào, thì hãy cố nhớ rằng đây là một sự kiện trang trọng, đừng đánh mất đi bản chất vốn có của nó.

3. Xác định chủ đề 

Một chủ đề Gala Dinner mới mẻ và độc đáo sẽ giúp cho bầu không khí của buổi dạ tiệc được hâm nóng một cách nhanh chóng và dễ để lại dấu ấn trong lòng người tham dự hơn. Qua đó nó cũng làm kích thích sự chờ đón các kế hoạch sự kiện tiếp theo mà doanh nghiệp của bạn sẽ đứng ra tổ chức.

Nếu như đây không phải lần đầu bạn tổ chức Gala Dinner, hãy cố gắng tổng hợp những dữ liệu về các sự kiện trước đó để tạo ra một chủ đề hấp dẫn cho sự kiện lần này. Sau khi xác định được chủ đề, bạn cần chắc chắn rằng mọi thứ vẫn đang nhất quán và hòa hợp với nhau. Sẽ là phù hợp nếu lúc này bạn chọn cách thuê một công ty chuyên về tổ chức sự kiện Gala Dinner để thay bạn truyền tải chủ đề này vào bữa tiệc.

4. Đồ ăn trong sự kiện

Một thứ không thể thiếu trong các sự kiện, đặc biệt là Gala Dinner đó là đồ ăn được phục vụ cho khách tham dự. Ai tham dự sự kiện bất kì nào cũng đều mong đợi vào một bữa ăn chất lượng cao phục vụ đi kèm với đó là những loại nước hảo hạng.

Khi lên ý tưởng cho thực đơn của bữa tiệc, hãy nhớ tạo ra nhiều sự lựa chọn nhất có thể. Hãy chọn những nguồn cung cấp thức ăn đảm bảo uy tín và chất lượng. Đừng quên để tâm đến những lưu ý về thực phẩm của danh sách khách mời cũng như đối tượng tham dự của sự kiện. Chắc hẳn sẽ không ai muốn có người dự tiệc về và bị dị ứng hay ngộ độc đâu đúng không!

5. Quảng bá cho sự kiện

Tương tự như các sự kiện khác, với Gala Dinner cũng cần được đưa quảng bá sự kiện vào kế hoạch thực hiện. Qua đó nhằm thu hút lượng người quan tâm đến sự kiện cũng như biết nhiều hơn về doanh nghiệp của bạn. Khi tạo ra một chiến lược quảng bá sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ cần một kế hoạch quảng bá chi tiết kèm theo đó là ngân sách dành cho nó cũng như mức người tiếp nhận được thông tin tối thiểu. 

Kế hoạch quảng bá sự kiện của bạn nên bao gồm các chiến thuật quảng bá thông qua các trang mạng xã hội hay các trang báo, biển quảng cáo,… tùy vào tính chất của từng Gala Dinner. Đừng quên tận dụng những gì bạn có sẵn như danh sách khách mời của chương trình hay những phần thú vị của chương trình để thu hút lượng người quan tâm sự kiện.

Tham khảo: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

6. Nội dung của Gala Dinner

Yếu tố thực sự quyết định sự thành hay bại của một Gala Dinner đó là phần nội dung mà bạn xây dựng lên. Một buổi tiệc mà tại đó khách mời chỉ đến ăn và không đọng lại bất kỳ thứ gì, đó được xem như thất bại rồi. 

Hãy cố gắng xây dựng một nội dung chương trình đầy đủ các phần và thu hút sự quan tâm của mọi người. Đừng cố quá trong việc truyền tải nội dung mà quên đi không khí của buổi tiệc. Hãy để những người am hiểu về việc này trực tiếp chỉ đạo sản xuất phần nội dung cho chương trình. Bạn sẽ không muốn một tay mơ trong nghề làm điều này hộ bạn đâu, tin chúng tôi đi!

Những chủ đề tổ chức tiệc Gala Dinner độc đáo

1. Trở lại thập niên 80

Đối với một bữa tiệc công ty sôi động, bạn có thể đề xuất ý tưởng quay ngược thời gian trở lại những năm thập niên 80. Phong cách chủ đạo của buổi tiệc sẽ là những bộ tóc bồng bềnh, trang phục có đệm vai to và những đường kẻ mắt đậm và sắc lẹm.

Trở nên hoài cổ với phong cách trang trí với những nhạc cụ cổ xưa, áp phích ban nhạc nổi tiếng và tông màu tối trầm.  Hãy thiết kế một chương trình nhạc sống và sàn nhảy toàn những bản nhạc của thập niên cũ.

Để tạo điểm nhấn cho bữa tiệc không bị chìm, hãy gửi đến các khách mời bữa tiệc những chiếc băng đô, vòng cổ phát sáng để nổi bật hơn trong bóng đêm. 

2. Tạo hình dưới biển

Hãy thử đưa sự kiện của bạn chìm trong những đợt sóng đầy mê hoặc, bởi những rặng san hô và rong biển nối đuôi nhau trong không gian. 

Hãy sử dụng đèn chiếu màu xanh lam để tạo cảm giác gợn sóng xô lớp này lớp khác. Những màu sắc chủ đạo của buổi tiệc sẽ là xanh lam hoặc xanh lá nhẹ. Bạn có thể treo những chùm bong bóng hay đèn chùm trắng dài để tạo cảm giác kì ảo như một thế giới dưới nước thực thụ. Có thể dùng kết hợp trang trí bằng những vỏ sò hoặc sao biển để đính kết lên các bức tường hay bàn ghế. Dĩ nhiên, chúng sẽ đều là phụ kiện giả làm từ các chất liệu khác nhau mà thôi.

Bạn có thể thử đề xuất tạo ra những cách trang trí món ăn sao cho hài hòa và tạo cảm giác biển khơi nhất. Một ly cocktail xanh nhạt sẽ cực kì phù hợp với không gian này.

Xem thêm: Kịch bản tổ chức Gala Dinner biển kết hợp với team building

3. Hollywood

Nếu công ty của bạn hoạt động trong mảng sự kiện, phim ảnh hay bất kỳ thể loại nào liên quan, tại sao không thử tự mình hóa thân thành những nhân vật nổi tiếng được săn đón trong buổi lễ Gala Dinner của công ty. Hãy thuê một không gian có lối đi vào rộng rãi và bạn có thể tự do setup thảm đỏ và máy quay tại đó. Nếu có điều kiện, thay vì chỉ để đèn chiếu sáng, bạn có thể thuê cả những nhân vật đóng giả phóng viên cho tăng tính chân thực.

Những đồ vật trong buổi lễ nên được ưu tiên sử dụng màu vàng hoặc bạc cho tăng tính cao quý. Hãy phục vụ những món ăn ở đẳng cấp xa hoa nhất có thể tới với những nhân viên của mình. Hãy để các nhân viên phục vụ trong bữa tiệc trở thành những staff của buổi lễ hội tụ toàn dàn sao đỉnh thực thụ.

Để thêm phần thú vị, bạn có thể thêm vào những cuộc vui so tài giữa các phòng ban. Để phù hợp với concept bữa tiệc, đó có thể là trò đoán nhân vật nổi tiếng, đoán câu thoại nổi tiếng, đoán bộ phim nổi tiếng,… Đây hẳn sẽ là trải nghiệm đáng nhớ nhất của họ!

4. Lễ hội hóa trang

Bạn có thể xua tan đi những ngày hè nóng bức bằng những niềm vui vì quá phấn khích khi bắt gặp những tạo hình ấn tượng trong buổi tiệc. Đây sẽ là thời gian để nhân viên của bạn tự do thỏa sức thể hiện đam mê, bung xõa bản thân. 

Hãy cố gắng trang trí không gian tiệc có nhiều bối cảnh nhỏ nhất có thể, nhưng dĩ nhiên là chúng vẫn cần hòa hợp với nhau. Một bộ đồ hóa trang tuyệt vời cộng thêm một không gian chụp ảnh phù hợp, chắc chắn bạn sẽ được đánh giá rất cao trong khâu tổ chức sự kiện đó!

Nếu có điều kiện, bạn có thể đặt lịch với những nghệ sĩ đến cùng chung vui, hòa vào với nhân viên công ty. Menu của buổi tiệc cũng nên đặt tên món ăn theo các tên tiêu biểu trong các bộ phim hay cách nói vui để tạo niềm vui bất ngờ cho nhân viên khi thưởng thức.

5. Trở lại trường học

Cùng nhau quay trở lại quãng thời gian đi học vô âu vô lo trong một ngày quả sẽ là điều tuyệt vời với nhiều người. Hãy để nhân viên của bạn được một ngày sống như những thanh thiếu niên bất cần trước đây của họ, một thời tươi đẹp của thanh xuân.

Đồng phục học sinh và balo sẽ là những quy định bắt buộc khi tham gia sự kiện. Hãy tái hiện lại căng tin của trường học trong bữa tiệc của bạn. Nhưng dĩ nhiên là cũng không cần chân thực quá mức, những món ăn như mì tôm hay bánh mì kẹp bạn có thể lược bớt vì ai cũng quá ngán chúng rồi. 

Hãy trang trí buổi tiệc như một không gian hội trường trường học. Tại đó bạn có thể tổ chức các tiết mục thi tài, biểu diễn tài năng, trò chuyện,… Nếu như có thể, bạn cũng có thể chia đội theo trường học hay vị trí trường học để so tài cũng như gắn kết các đồng nghiệp lại với nhau.

6. Du hành ngoài không gian

Nếu công ty bạn chuyên về hàng không hay nghiên cứu không gian, sao không biến luôn bữa tiệc của mình thành nơi để triển lãm các nghiên cứu của công ty. Hãy bố trí không gian của buổi tiệc sát với những thành tựu nghiên cứu mà doanh nghiệp đã đưa ra nhất có thể. Từ đó nhân viên có thể tự hào ưỡn ngực và khoe khoang về nó với tất cả mọi người.

Tông màu chủ đạo của buổi tiệc sẽ là bảng màu tối đi kèm với những ánh đèn nhỏ lấp lánh như những vì sao. Những hành tinh khác trong hệ mặt trời, thiên thạch hay cả là người ngoài hành tinh, UFO cũng có thể đưa vào trang trí cho không gian bữa tiệc. À đừng quên trang bị vài chiếc máy tạo khói an toàn để tạo cảm giác bồng bềnh như trên mây cho nhân viên của mình.

Những đồ ăn được trang trí độc đáo kèm theo những món nước có ngoại hình lạ lùng chắc chắn sẽ là điểm cộng cho buổi tiệc của bạn. Hãy chú ý đến từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong bữa tiệc, bởi nó có thể là điểm cộng nhưng cũng dễ dàng thành điểm trừ cho bữa tiệc đêm nay đó!

Xemthêm: 10 Ý tưởng tổ chức Gala Dinner độc lạ cực kỳ ấn tượng

10 bước tổ chức Gala Dinner hoàn hảo thành công

1. Lên mục đích sự kiện

Để tổ chức được một chương trình gala dinner hoàn hảo và thành công, điều đầu tiên bạn cần làm đó là lên mục đích cho chương trình sự kiện của bạn. Bạn cần phải nắm rõ chương trình hướng đến những giá trị gì để có thể lên kịch bản một cách tốt nhất, phù hợp nhất. Ngoài ra, mục đích chương trình cũng thường được lồng vào các hạng mục in ấn, banner, thông điệp, những lời dẫn của MC và cả qua các trò chơi sân khấu vui nhộn. Cùng vì điều này mà mục đích chương trình càng được xác định sớm sẽ càng giúp bạn chuẩn bị chương trình được tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn. 

2. Phân tích chi phí

Trước khi bắt tay vào thực hiện các công đoạn đầu tiên, thì việc bạn cần làm bây giờ đó là nhìn nhận chính xác về số ngân sách của mình có sẵn. Một buổi tiệc thường sẽ bao gồm rất nhiều chi phí cần chi trả tùy vào quy mô cũng như chủ đề, tính chất của tiệc. Vậy nên việc biết rõ mình đang có bao nhiêu và cần bao nhiêu để thực hiện sự kiện sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong thời gian tới. 

3. Lên chi phí dự kiến

Sau khi đã biết mình có bao nhiêu tiền sẵn, bạn hãy dùng nó làm tiền đề để xác định số tiền có thể chi trả cho các đầu mục như thuê thiết bị, thuê địa điểm, thuê âm thanh ánh sáng, phục vụ món ăn,… Hãy cố gắng sắp xếp tham khảo giác từ nhiều chỗ để đưa ra một con số dự kiến sát với thực tế nhất có thế. Qua đó tránh lãng phí tiền bạc hoặc thiếu tiền quá mức làm ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện.

4. Chọn phương thức tham gia

Tùy vào độ mở cửa sự kiện Gala Dinner mà bạn cần quy định về cách thức tham gia bữa tiệc của mình. Điều này sẽ giúp bạn thiết kế những phương án đảm bảo trật tự cũng như an toàn cho buổi tiệc tốt nhất có thể.

Bạn có thể chọn cho quy mô tổ chức bữa tiệc là nội bộ công ty, nhân viên đi kèm gia đình, hay là mở cửa cho cả những khách hàng thân thiết của công ty cũng có thể góp mặt. Hãy dựa vào mục tiêu đề ra từ đầu để quyết định chính xác vấn đề này.

5. Xin tài trợ

Trừ khi bạn là một tổ chức có kinh tế siêu khủng, bằng không sự kiện của bạn chắc chắn vẫn cần nhận được sự hỗ trợ từ các nhà tài  trợ. Bằng cách lồng ghép quảng cáo cho các công ty hay sử dụng các thiết bị, dịch vụ của công ty khác mà bạn có thể thu lại được số tiền tài trợ phù hợp.

Hãy tận dụng mọi mối liên hệ của mình để kết nối được đến với các nhà tài trợ. Ngoài những công ty lớn, bạn cũng có thể xin tài trợ từ những nhà hàng hay các công ty tổ chức sự kiện. Bạn có thể tận dụng mọi thứ trong sự kiện để xin tài trợ. Nhưng dĩ nhiên, nếu như đó là đồ để sử dụng trong sự kiện thì cũng cần đảm bảo chất lượng nhất định. Đừng để vì tiết kiệm số tiền mà bạn làm ảnh hưởng chất lượng sự kiện cũng như hình ảnh của công ty trong mắt mọi người.

6. Chọn địa điểm tổ chức

Có được địa điểm tổ chức phù hợp là bạn đã thành công 40% rồi. Bởi vậy bạn cần cân nhắc kỹ càng về mục đích bữa tiệc, số lượng người tham gia bữa tiệc và dĩ nhiên là cả ngân sách có thể chi trả của bản thân. 

Không gian thích hợp để tổ chức Gala Dinner nên là một không gian rộng rãi, thoải mái để mọi người tự do di chuyển và giao lưu với nhau. Hãy cố gắng chọn những địa điểm dễ dàng để thiết kế cảnh quan hoặc có sẵn phong cách bạn mong muốn càng tốt.  

Tham khảo: 25 Địa điểm tổ chức Gala Dinner ngoài trời 

7. Lên chủ đề cho Gala Dinner

Một chủ đề sáng tạo sẽ là điểm cộng cho sự kiện của bạn, giúp thành công tiếp cận thành công dễ dàng hơn. Cho dù là bất kì chủ đề nào bạn đề ra sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch trang trí cũng như quy định về trang phục nếu cần của sự kiện. 

Một chủ đề phù hợp nhất với bữa tiệc phải có thể tôn vinh, làm nổi bật được mục đích chính của bữa tiệc. Nếu cần, bạn nên hợp tác cùng các công ty tổ chức sự kiện để nhờ họ tư vấn và giúp đỡ tại bước này. 

8. Lên menu cho Gala Dinner

Hãy chủ động liên hệ với các nhà hàng, quán ăn hay dịch vụ nấu tiệc xem họ có thể phục vụ theo yêu cầu cũng như thời gian buổi tiệc của bạn hay không. Hãy cân nhắc xem mình có cần tới một quầy rượu trong Gala Dinner hay không, hay chỉ cần phục vụ đồ ăn và thức uống tại bàn. 

Một thực đơn Gala Dinner phù hợp sẽ phụ thuộc vào tính chất và quy mô mở rộng của sự kiện, chủ đề, mục đích cũng như ngân sách của bạn đề ra cho nó. Nếu được hãy quan tâm đến cả những thói quen ăn uống riêng biệt của từng người trong bữa tiệc để dễ dàng làm thân và tiếp cận họ một cách thành công nhất.

9. Lên kịch bản cho Gala Dinner

Mọi sự kiện đều cần có một kịch bản phù hợp. Mở đầu như nào, diễn biến ra sao, kết thúc vào lúc nào, mọi thứ đều cần được lên kế hoạch từ đầu. Cố gắng xây dựng một kịch bản chi tiết nhất về thời gian, công việc phải thực hiện cũng như người trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó. Dĩ nhiên bạn cũng đừng quên sắp xếp những người có đủ trình độ để giám sát tiến độ của bữa tiệc cũng như phản ứng kịp thời với những trường hợp bất ngờ của bữa tiệc.

Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner ấn tượng đặc sắc nhất

10. Tổng duyệt chương trình

Mọi người thường nghĩ tiệc thì cần gì tổng duyệt, nhưng không, bất kì là sự kiện nào cũng cần phải được tổng duyệt. Tại Gala Dinner không chỉ có mỗi ăn uống và trò chuyện, mà còn có các phần phát biểu, giao lưu, tặng quà,… Tất cả đều cần được thực hiện thử để xem cách thức diễn ra liệu đã phù hợp, thứ tự sắp xếp liệu đã ok,…

Đây cũng là lúc để bạn nhìn nhận sự kiện một cách tổng quan nhất và đề ra những đề xuất sửa đổi nếu cần. Một lỗi nhỏ cũng có thể hủy hoại sự kiện tiệc tối của bạn, vậy nên đừng chớ chủ quan tại bước tổng duyệt quan trọng này.

LuxEvent – Công ty tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp

Có được chỗ đứng vững chãi trong ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nói chung, Gala Dinner nói riêng, LuxEvent luôn tự tin đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng đề ra. LuxEvent đã tổ chức thành công hàng nghìn chương trình gala dinner cho các doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước. Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ tổ chức gala dinner trọn gói, bắt đầu từ việc xây dựng ý tưởng, kịch bản, thiết kế và trang trí sáng tạo, tinh tế, âm thanh, ánh sáng hiện đại, chương trình được dẫn dắt bởi những MC hàng đầu và tài năng. Cam kết của LuxEvent là luôn đem đến cho khách hàng những chương trình mang đến sự chuyên nghiệp tạo dấu ấn mạnh mẽ trong mắt đối tác và khách hàng của doanh nghiệp. Sở hữu đội ngũ nhân ciên am hiểu chuyên sâu về ngành cùng với đam mê và nhiệt huyết, chúng tôi luôn tận tâm cống hiến để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Những thông tin mà công ty tổ chức sự kiện LuxEvent đem tới trên đây mong sẽ giúp bạn hiểu thêm cũng như biết thêm nhiều điều về Gala Dinner và có thể chọn cho mình một ý tưởng hay ho cho doanh nghiệp. Nếu như bạn cần giúp đỡ, đừng chần chừ lo lắng, hãy cứ liên lạc với chúng tôi bất cứ khi nào. Chúng tôi luôn ở đây sẵn sàng giúp đỡ tất cả mọi người!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM