Tổ chức sự kiện du lịch: Ý nghĩa, kịch bản sự kiện du lịch

Tổ chức sự kiện du lịch như thế nào để đạt kết quả tốt nhất? Đây chắc hẳn là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu muốn tổ chức một sự kiện du lịch. Bài viết dưới đây LuxEvent sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật những bí kíp để tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp giá tốt nhất 2024. Bạn nhất định đừng bỏ lỡ! 

Xem ngay: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho công ty

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu là việc tổ chức các khâu nhằm thực hiện các phần việc của một chương trình sự kiện hoàn chỉnh. Tổ chức sẽ bao gồm tất tần tật các khâu từ khi chương trình bắt đầu hình thành đến khi kết thúc: lên ý tưởng, sáng tạo kịch bản, chọn địa điểm, chọn dịch vụ, chạy chương trình, nghiệm thu chương trình,… 

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong nhiều lịch vực như: du lịch, xã hội, kinh doanh, thương mại, giải trí hay thể thao,…thông qua các hình thức tổ chức như: họp báo, triển lãm, hội chợ, hội thảo, hội nghị,… Với mục đích nhằm truyền tải những thông điệp mà ban tổ chức chương trình hay những người làm sự kiện muốn khách mời, công chúng của mình nhận thức được.

Sự kiện du lịch là gì?

Sự kiện du lịch là những sự kiện liên quan đến lĩnh vực du lịch từ trong nước đến quốc tế như: hội chợ du lịch, hội nghị về du lịch, lễ hội… Các sự kiện du lịch được tổ chức với đa dạng quy mô lớn nhỏ khác nhau hằng năm và thường nhận được sự quan tâm, thu hút nhiều người tham dự.

Thông qua các sự kiện du lịch, các điểm đến, hoạt động vui chơi giải trí và văn hóa truyền thống của người dân bản địa được du khách trong và ngoài nước biết đến, tham dự và lan tỏa. Điều này cũng đồng thời góp phần làm tăng nguồn thu từ du lịch cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tại địa phương. Bên cạnh đó, việc các sự kiện du lịch được tổ chức sẽ giải quyết được bài toán mùa vụ trong phát triển du lịch tại một điểm đến. 

Chính vì thế mà tổ chức sự kiện du lịch cần phải được đầu tư chu đáo về tiền bạc lẫn tâm huyết và công sức của người tổ chức sự kiện. Bởi đó là một sự kiện hết sức quan trọng đối với một quốc gia trong việc quảng bá hình ảnh của đất nước đến khắp nơi kể cả trong và ngoài nước.

Tham khảo thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp chi tiết

Ý nghĩa việc tổ chức sự kiện kết hợp du lịch

Các sự kiện du lịch được tổ chức thường dựa trên yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng, từng đơn vị. Chính vì vậy mà mỗi chương trình sự kiện du lịch sẽ mang những nét văn hóa và truyền tải những thông điệp khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu của đơn vị tổ chức. Tuy nhiên vẫn có một vài ý nghĩa chung của những chương trình sự kiện du lịch mà LuxEvent muốn chia sẻ với bạn như sau:

1. Tạo ấn tượng đến khách hàng

Việc gây được ấn tượng và tạo được tiếng vang trong lòng khách hàng chính là một sự thành công lớn của một doanh nghiệp. Đạt được như vậy tức là chương trình sự kiện du lịch đã làm rất tốt nhiệm vụ của nó. Khi khách hàng tham gia sự kiện của bạn, việc ứng biến linh hoạt trong chương trình, đưa ra mục tiêu rõ ràng, thông điệp sâu sắc, bên cạnh đó là quy mô tổ chức chỉnh chu sẽ giúp doanh nghiệp gây ấn tượng và lấy được thiện cảm khách hàng một cách nhanh nhất. 

2. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Việc lồng ghép thật tinh tế những sản phẩm dịch vụ riêng biệt mang nét đặc trưng của từng doanh nghiệp vào những hạng mục trong chương trình sự kiện du lịch chính là một hình thức để marketing hiệu quả cho sản phẩm và doanh nghiệp đó. Đây là cách được rất nhiều đơn vị lựa chọn và áp dụng.

3. Thu hút khách hàng tiềm năng

Các chương trình sự kiện du lịch luôn thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng nếu bạn biết tận dụng đúng cách. Bạn hãy tạo cơ hội cho khách hàng đến trải nghiệm, thử sử dụng và cảm nhận chính sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Đây là một cách để thu hút khách hàng tự nhiên nhất. Nếu khách hàng đã có những trải nghiệm tốt thì chắc chắn họ sẽ có thiện cảm với những sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Như vậy là bạn đã ngày càng đến gần hơn với khách hàng của bạn.

Tìm hiểu thêm: Mục đích và ý nghĩa của tổ chức sự kiện hiện nay là gì?

4. Khẳng định vị thế doanh nghiệp

Những chiến dịch marketing qua các chương trình sự kiện du lịch sẽ là một điểm cộng giúp khách hàng nhớ tới doanh nghiệp của bạn. Sự chỉn chu và tầm cỡ của chương trình sẽ là điều mà khách hàng nhớ đến. Điều này giúp doanh nghiệp khẳng định chỗ đứng của mình hiệu quả nhất trên thị trường du lịch đầy cạnh tranh.

Kịch bản tổ chức sự kiện du lịch độc đáo mới lạ

Để bắt đầu thực hiện bất kỳ một chương trình sự kiện nào thì các doanh nghiệp đều cần phải xây dựng một kịch bản thật chi tiết cho sự kiện đó. Chỉ có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể đạt được hiệu quả cao nhất sau sự kiện. Một kịch bản tổ chức sự kiện du lịch thông thường thường sẽ bao gồm những phần sau:

1. Chuẩn bị đạo cụ, thiết bị kỹ thuật một cách chu đáo

Các chương trình sự kiện du lịch thường được tổ chức ngoài trời, tại nơi có những không gian rộng rãi. Do vậy, các yếu tố liên quan đến kỹ thuật và đạo cụ chương trình luôn cần được lựa chọn sao cho phù hợp với không gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Một số thiết bị mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi tổ chức một sự kiện du lịch bao gồm:

– Thiết bị thu, phát âm thanh

– Hệ thống ánh sáng

– Sân khấu, màn hình trình chiếu

– Máy quay, máy ảnh

2. Lên nội dung kịch bản chương trình 

Khi bắt đầu lên nội dung kịch bản tổ chức cho chương trình sự kiện du lịch, đơn vị sẽ cần phải xác định thật rõ chủ đề và mục tiêu của sự kiện du lịch đó. Bằng cách này thì các nội dung trong kịch bản chương trình mới có thể đảm bảo sẽ đi đúng hướng và đơn vị sẽ đạt được những mục tiêu mong muốn. Chủ đề và các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện cũng phải luôn theo sát và ăn khớp với nhau để góp phần làm nổi bật nội dung chính của chương trình sự kiện.  

3. Xây dựng kịch bản phù hợp với ngân sách

Ngân sách sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến các hoạt động diễn ra trong chương trình sự kiện. Sự kiện càng tổ chức với quy mô rộng lớn và hoành tráng chắc chắn sẽ tốn càng nhiều chi phí. Do vậy mà các doanh nghiệp cần lựa chọn và thực hiện các hoạt động sao cho phù hợp với dòng ngân sách đã đề ra. Điều này cũng giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể kiểm soát dòng tiền tốt hơn và năm bắt được các chi phí phát sinh theo dự kiến. 

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

4. Sáng tạo các trò chơi mini game hấp dẫn

Một cách tốt nhất để thu hút khách mời khi tham gia chương trình sự kiện đó là tổ chức các mini game thú vị. Trong kịch bản của một chương trình sự kiện du lịch, các doanh nghiệp có thể thỏa sức lựa chọn, sáng tạo thêm các mini game độc đáo, đan xen vào chương trình để khách mời sự kiện tham gia. Tùy vào từng chương trình sự kiện du lịch khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những mini game cho phù hợp: 

– Bốc thăm Lucky number

– Hỏi xoáy đáp xoay

– Trò chơi con mực

Gợi ý cho bạn: Top 15 trò chơi sự kiện vui nhộn hấp dẫn không thể bỏ lỡ

5. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện du lịch phù hợp 

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời và trong nhà cũng là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên thành công cho một chương trình sự kiện. Dựa trên những ý tưởng trong kịch bản và các nội dung mà doanh nghiệp muốn thực hiện thì một địa điểm tổ chức sự kiện tốt phải đảm bảo được những điểm sau:

– Kích thước, không gian phù hợp với chủ đề và quy mô của chương trình

– Vị trí thuận tiện cho việc di chuyển của khách tham dự sự kiện

– Sức chứa của địa điểm tổ chức phải phù hợp với số lượng người tham gia

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent tự tin là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp, chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm cùng hệ thống đối tác uy tín, đảm bảo mang đến cho khách hàng những sự kiện du lịch chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ mong muốn của khách hàng.LuxEvent hứa hẹn sẽ mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm, những dịch vụ sự kiện tuyệt vời chưa từng có. Với đầy đủ các ưu thế như:

•  Trang thiết bị kỹ thuật chất lượng, đa dạng
•  Nhân sự sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực 
•  Đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình, am hiểu

Bài viết trên đây là những chia sẻ của LuxEvent về sự kiện du lịch để bạn có thể tham khảo cho chương trình sắp tới của mình. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức một chương trình sự kiện du lịch, đừng ngần ngại mà hãy gọi điện ngay cho LuxEvent để được hỗ trợ và nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666 

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.