Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp thành công

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị hay một sự kiện quy mô lớn trong công ty là một công đoạn quan trọng. Với nhất nhiều chi tiết và hậu cần cần theo dõi, điều quan trọng nhất là phải có một bản kế hoạch được xây dựng kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả các bước được vận hành trơn tru. Hôm nay LuxEvent sẽ đem đến cho bạn những mẹo lập kế hoạch tốt nhất và dễ dàng nhất. Vậy còn chần chờ gì mà không bắt đầu ngay với chúng tôi!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Lập kế hoạch trước khi thực hiện một việc gì đó sẽ giúp các công đoạn sau đây được vận hành một cách trơn tru hơn. Theo tổng kết của LuxEvent, thông thường các bước để tổ chức lên một buổi hội nghị sẽ giống nhau gồm 10 bước sau đây:

1. Đặt địa điểm tổ chức

Nếu bạn đang lên kế hoạch chuẩn bị cho một hội nghị lớn, bạn nên gửi các đề xuất bố trí của mình cho các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trước hoặc có thể thông qua các công ty tổ chức sự kiện trung gian. Việc này nên được triển khai trước khi diễn ra hội nghị từ 3-4 tháng để đảm bảo kịp tiến độ thi công trang trí. Các đề xuất gửi đi này cần được thông qua bởi các thành viên trong ban tổ chức, đồng thời trong đó cần phải ghi đầy đủ ngày họp, không gian phòng họp mong muốn cũng như không gian sảnh chờ hay thức ăn nhẹ nếu có. Việc gửi đi các đề xuất bố trí này càng sớm sẽ càng đem lại lợi ích cũng như cho bạn nhiều sự lựa chọn hơn. Và nếu như đây là sự kiện thường niên, chúng tôi khuyên bạn nên đổi địa điểm tổ chức hàng năm để tạo cảm giác mới mẻ cho người tham dự.

Khi bạn đã có được những sự lựa chọn về địa điểm cho mình, hãy thử lên mạng đọc các bài đánh giá của các khách hàng trước đây về dịch vụ tại đó. Hãy lưu ý nhiều tới việc đảm bảo an toàn người tham gia, đảm bảo vệ sinh trong ăn uống cũng như tình trạng phòng ốc, bởi nếu có nhiều ý kiến đánh giá trái chiều về những vấn đề này, chúng tôi khuyên bạn nên đổi chỗ tổ chức sự kiện.

Sau khi chọn xong, hãy bắt tay vào đàm phán giá cả với bên cho thuê địa điểm. Hãy cố gắng thương thảo sao cho bạn có thể sử dụng tối đa nhất các dịch vụ có sẵn tại địa điểm này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí để dùng cho các khoản chi trả sau này. Khi đã đạt đến các thỏa thuận hợp lý, hãy chắc chắn lại chúng bằng một bản hợp đồng. Đôi khi những trường hợp bất ngờ có thể xảy ra với các địa điểm này, vậy nên hãy cứ dự phòng vài địa điểm và lập tức có thể phản ứng ngay nếu có vấn đề xảy ra.

Tham khảo: Top 25 địa điểm tổ chức hội nghị tại Hà Nội đẹp lý tưởng nhất

2. Tạo ra ngân sách tổ chức chương trình

Hãy tính toán khoản ngân sách của sự kiện thu lại dựa trên số liệu người sẽ tham gia. Sau đó hãy chắc chắn bạn có thể dùng nó đủ để chi trả cho các chi phí thuê địa điểm, chi phí đi lại của ban tổ chức, phục vụ ăn uống và chỗ ở và các chi phí khác,… Nếu ko thực sự biết rõ thì bạn có thể ước lượng dựa trên những hội nghị trước đó để tính toán. Doanh thu của hội nghị sẽ tới phần lớn từ phí tham gia này kết hợp với các nguồn tiền từ các nhà tài trợ. 

Khi đặt ra ngân sách tham dự chương trình với mỗi cá nhân, bạn cũng cần đặt nó ở mức vừa phải nhất với cả chủ đề của hội nghị cũng như đối tượng tham gia vào hội nghị. Nếu như nhận được những phản hồi phàn nàn về phí tham gia quá cao, hãy chủ động tổng hợp lại các đầu phí bạn đã phải bỏ ra và công khai minh bạch nó trước toàn hội nghị. 

Đôi khi việc không chấp nhận hoàn phí nếu không tham gia có thể gây tranh cãi, nhưng bạn cũng cần phải cứng rắn vào những trường hợp như này. Thay vào đó, hãy cứ minh bạch mọi khoản phí trong quá trình tổ chức. Đây sẽ là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề phát sinh về tiền bạc. 

3. Xây dựng một đội viên hỗ trợ hội nghị

Đây sẽ là những nhân tố đánh giá tổng quát và kịp thời phát hiện ra mọi vấn đề nếu có cũng như tư vấn cho bạn để chọn ra những diễn giả tốt nhất cho hội nghị. Sau khi tạo lập được một nhóm đội viên này, hãy tạo một cuộc hẹn để tất cả có thể gặp mặt và trao đổi với nhau. Cuộc họp này có thể diễn ra trực tiếp hay online đều được. Hãy cố gắng chọn ngày và giờ phù hợp với nhiều thành viên trong nhóm nhất có thể, nhưng cũng đừng quên cố gắng thuyết phục mọi người khớp lịch trình lại để cho nhau một cuộc hẹn đầy đủ. Hãy nhớ ghi chép lại cuộc họp đầy đủ và gửi lại cho mọi người ngay sau khi cuộc họp kết thúc nhanh nhất có thể.

Để xây dựng lên một hội nghị thành công sẽ tốn rất nhiều thời gian, vậy nên đừng quên hãy dành cho họ những khoản phí coi như phí hợp tác. Hoặc có thể là đài thọ toàn bộ chi phí ăn ở trong quá trình tham gia xây dựng kế hoạch. Nếu như không thể chi trả khoản phí này, hãy công khai thông tin này với tất cả mọi người trong nhóm ngay từ khi thành lập nhóm, và hãy cố gắng đưa ra nhiều lợi ích phi lợi nhuận nhất có thể mà hội nghị dành cho họ trong tương lai.

4. Xem lại các đánh giá của các kỳ hội nghị trước

Trước khi cuộc họp nhóm phát triển kế hoạch được diễn ra, hãy tổng hợp lại những tài liệu này cho các thành viên trong nhóm:

• Thông tin về hội nghị lần này
• Lợi ích của hội nghị lần này
• Danh sách các thành viên trong nhóm phát triển kế hoạch, càng chi tiết càng tốt
• Bản đánh giá kết quả từ những kì hội nghị trước
• Bản khung sườn cho hội nghị lần này
• Danh sách các chủ đề đã được phân tích trong những kì trước

Khi lập kế hoạch cho một hội nghị mà không có thông tin để tham khảo, hãy trực tiếp lấy ý kiến từ những người tham dự mà bạn đang nhắm tới. Sau cuộc họp đầu tiên của nhóm hãy tổng kết tất cả ý kiến hữu ích của mọi người và cố gắng triển khai chúng trong những phiên làm việc tiếp theo.

5. Tổ chức các phiên họp và tìm ra các diễn giả triển vọng

Đến bước này, khung sườn của chương trình đã bắt đầu được hình thành. Hãy xem xét độ khả thi của từng đề xuất và xếp hạng thứ tự cho các đề xuất này để ưu tiên thực hiện. Từ đó hãy cố gắng chọn ra các danh sách diễn giả có thể đáp ứng phù hợp với chủ đề nhất có thể. Hãy cố gắng liên hệ với các diễn giả nhanh chóng để nếu có vấn đề bạn có thể đổi lựa chọn kịp thời.

Lúc này bạn cùng nhóm của mình sẽ bắt đầu tìm kiếm các chủ đề, xây dựng chủ đề cũng như triển khai các ý tưởng trong đó để dễ dàng trao đổi, thuyết phục diễn giả hợp tác với hội nghị. 

6. Mời diễn giả

Sau khi đã có những cuộc đàm phán đôi bên và thu lại được kết quả cần thiết, thì đây là lúc bạn cùng nhóm của mình cần đưa ra lựa chọn để mời họ hợp tác với hội nghị lần này, Hãy gửi email cho họ thật trịnh trọng và nói rõ những yêu cầu của bên bạn cũng như lợi ích mà các diễn giả sẽ được nhận nếu như hợp tác đôi bên,

Nếu diễn giả đồng ý hợp tác, hãy nhanh chóng xin thông tin của diễn giả cũng như đề tài họ muốn phát triển. Đôi khi bạn cũng không nên xâm phạm quá vào bài phát biểu của diễn giả. Nhưng nếu như trong quá trình hợp tác hai bên xảy ra quá nhiều mâu thuẫn, chúng tôi khuyên bạn nên dừng hợp tác kịp thời, tránh ảnh hưởng đến chất lượng cũng như chủ đề chính của hội nghị này.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp nhất 2023

7. Bắt tay vào những công đoạn chuẩn bị cuối

Sau khi xác định được thời gian địa điểm cũng như danh sách diễn giả sẽ tham gia vào hội nghị, hãy hoàn thiện nốt những bước cơ bản còn lại trước khi bước vào giai đoạn cuối cùng khâu chuẩn bị. Hãy nhớ rằng phân bổ thời gian hợp lý để tránh bỏ sót các đầu việc vặt. 

Nếu đây là một sự kiện hội nghị yêu cầu đăng ký tham gia, thì đây là lúc bạn sẽ bắt tay vào xét duyệt các thành viên tham dự. Bạn nên đặt những yêu cầu nhất định cũng như những yêu cầu có thể du di. Dựa vào số lượng khách tham gia thực tế chọn lọc được này, hãy chuẩn bị dần số lượng tài liệu cũng như đồ ăn nhẹ và các dịch vụ đi kèm trong quá trình tổ chức hội nghị.

Hãy chủ động gửi thông tin đến những người tham dự được chọn về danh sách diễn giả cũng như lịch trình của hội nghị. Tại đây bạn có thể trích dẫn lý lịch hoạt động trong ngành của diễn giả, các hoạt động sẽ diễn ra trong hội nghị để tăng độ hào hứng đối với khách tham dự.

8. Tổng duyệt chương trình

Chúng tôi khuyên bạn nên đến khảo sát thực tế địa điểm trước 1 đến 2 ngày hội nghị được diễn ra. Tại đó bạn nên kiểm tra kỹ mọi khâu chuẩn bị thiết kế quang cảnh cũng như xác nhận lại các yêu cầu đối với bên cho thuê địa điểm Nếu được, bạn nên xin thời gian diễn thuyết của các diễn giả để có thể chạy thử chương trình một vài lượt thử, để có thể khớp chương trình một cách hoàn hảo nhất, giảm thiểu thời gian chết nhất có thể.

9. Ngày hội nghị được diễn ra

Cuộc hội nghị ngày hôm ấy sẽ quyết định toàn bộ công sức của bạn cũng như nhóm làm việc có tỏa sáng hay không. Đừng quên chuẩn bị một vài nhân sự để phụ trách việc tiếp đón cũng như hướng dẫn các diễn giả và người tham dự vào đúng vị trí. 

Trong quá trình diễn ra hội nghị bạn sẽ không thể chắc chắn mọi điều sẽ xảy ra đúng như dự tính. Vậy nên hãy chuẩn bị sẵn sàng để phản ứng với mọi trường hợp đột ngột xảy ra. Cố gắng đừng ôm đồm quá nhiều việc cho một cá nhân mà hãy chia ra cho từng người để tránh bỏ sót bất kỳ trường hợp bất ngờ nào.

10. Đánh giá lại hội nghị và rút kinh nghiệm cho lần tới

Hãy xây dựng những bài khảo sát để có thể thu lại ý kiến đánh giá của tất cả mọi người một cách đầy đủ nhất về các khía cạnh của hội nghị. Ngay cả việc đánh giá độ hấp dẫn của diễn giả cũng có thể được đưa vào bài đánh giá khảo sát này. 

Sau khi thu lại được kết quả, hãy tổng hợp lại tất cả và chia ra điểm cộng và điểm yếu. Cố gắng lưu giữ lại những kết quả này để có thể phát huy cũng như khắc phục nhược điểm trong những lần tổ chức hội nghị sau.

Đừng quên viết thư cảm ơn để gửi tới các diễn giả cũng như các khách tham dự để xây dựng được một mối quan hệ hợp tác bền vững trong tương lai.

Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ấn tượng nhất 2023

Một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị

Các bước tổ chức hội nghị là vậy, nhưng dĩ nhiên trong số đó cũng có những điều bạn cần đặc biệt lưu tâm và thực hiện cẩn thận. Đó là:

1. Chuẩn bị xem xét đầy đủ các bước cơ bản: Mỗi hội nghị sẽ đề cập đến những thông tin, chủ đề khác nhau nên có thể sẽ có các bước tiến hành khác. Ấy vậy nhưng cũng đừng bỏ qua những bước mà bạn tưởng chừng như không quan trọng. Nếu thiếu đi một bước dù là nhỏ nhất cũng có thể làm sự kiện của bạn gặp lỗi khi chạy chương trình. Từ đó làm mất đi sự chỉn chu cũng như ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp.

1. Dự phòng trường hợp rủi ro: Những trường hợp rủi ro đến sẽ không hề có dấu hiệu từ sớm, vậy nên hãy nghĩ toàn cảnh hơn và dự trù mọi cách để xử lý những trường hợp này. Thông thường trong các hội nghị, lỗi bất ngờ thường tới từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, sự cố kỹ thuật điện,.. và đôi khi nó cũng tới từ chính những diễn giả. Vậy nên, hãy xem xét và chắc chắn tất cả mọi thứ và dự trù mọi bước xử lý nếu như có vấn đề xảy ra.
2. Chạy thử chương trình trước giờ G: Đây là một bước quan trọng cuối cùng trước khi chính thức tổ chức sự kiện. Từ đây bạn có thể xử lý thời gian chết của chương trình cũng như cách để tất cả các bộ phận cùng nhau hợp tác để tạo nên một chương trình hoàn hảo nhất có thể.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Là công ty thuộc top đầu trong ngành tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, LuxEvent luôn sẵn sàng phục vụ tất cả mọi người đến với công ty. Tại LuxEvent, chúng tôi cam kết sẽ đem đến trải nghiệm hợp tác tuyệt vời nhất từ trước tới nay đối với bạn. LuxEvent luôn tự hào với:

• Đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
• Làm việc đúng theo quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
• Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng. 
• Sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

LuxEvent hy vọng với những chia sẻ chân tình trên đây sẽ giúp được bạn có thể tự mình lên kế hoạch cho một hội nghị thành công. Nếu có bất kì thắc mắc hay gặp khó khăn trong quá trình lên chương trình, đừng ngại ngần mà hãy nhấc máy lên và liên hệ ngay với chúng tôi. LuxEvent cam kết sẽ làm bạn hài lòng trên cả mức hài lòng!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM