05/08/2024 
Để tổ chức Gala Dinner thành công và ấn tượng, các bạn cần chú ý đến những yếu tố nào ? Bài viết ngay dưới đây sẽ chia sẻ tất tần tật các thông tin hữu ích từ việc lên kế hoạch cho đến mẫu kịch bản để các bạn có thể tham khảo và áp dụng.
Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết
1. Xác định rõ chủ đề mục đích tổ chức
Nhà tổ chức cần xác định rõ mục đích của Gala Dinner, ví dụ như tổ chức lễ kỷ niệm thành tựu, tri ân khách hàng hay giới thiệu sản phẩm mới, …
Với chủ đề của bữa tiệc là gì, đơn giản, sáng tạo hay truyền thống. Từ việc lựa chọn được chủ đề cho sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp định hình được các yếu tố thiết kế và trang trí, cũng như các hoạt động trong chương trình.
2. Ngân sách
Các bạn cần lên danh sách xác định ngân sách tổng thể. Và phân bổ chúng cho từng khoản mục như địa điểm, thực đơn, giải trí, trang trí và các dịch vụ khác. Sau đó theo dõi chi phí và điều chỉnh khi cần thiết để không vượt quá ngân sách dự kiến.
3. Địa điểm
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức và số lượng khách mời để từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner. Khi lựa chọn địa điểm cần chú ý xem xét các khả năng như sức chứa khách mời, vị trí di chuyển và tiện nghi.
Đảm bảo địa điểm được trang trí phù hợp với chủ đề và có sự bố trí hợp lý cho các khu vực. Như khu vực tiếp tân, ăn uống, sân khấu và khu vực giải trí,…
4. Thực đơn
Xây dựng thực đơn cho bữa tiệc là rất quan trọng bởi nó thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến khách mời. Hãy xây dựng thực đơn dựa vào sở thích chung của khách mời và ngân sách doanh nghiệp đề ra. Cố gắng thiết lập thực đơn một cách đầy đủ bao gồm các món khai vị, món chính, tráng miệng và đồ uống.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần quyết định trong việc sẽ tự phục vụ, thuê dịch vụ tiệc hay thuê đầu bếp và nhân viên phục vụ. Từ đó cân nhắc số lượng nhân sự để phân bổ phù hợp cho từng khu vực phục vụ khách hàng.
5. Âm thanh và ánh sáng
Hãy lựa chọn thiết bị âm thanh phù hợp và hoạt động tốt để đảm bảo khách mời đều có thể nghe rõ nội dung trong suốt sự kiện. Chọn ánh sáng phù hợp với các khu vực khác nhau, đặc biệt là khu vực sân khấu cần lựa chọn ánh sáng mạnh để tạo không khí, khu vực ăn uống cần ánh sáng nhẹ để mang đến sự hài hòa.
Hầu hết các chương trình sự kiện đều gặp rắc rối đối với các thiết bị âm thanh và ánh sáng. Vậy nên doanh nghiệp cần đảm bảo đã kiểm tra. làm quen với cách dùng và có biện pháp thay thế để sự kiện không bị gặp trục trặc.
6. Giải trí và tiết mục văn nghệ
Các tiết mục giải trí lựa chọn cần phù hợp với chủ đề của sự kiện, có thể là ca nhạc, múa, ảo thuật, … Cố gắng chọn người dẫn chương trình và diễn giả phát biểu chuyên nghiệp để buổi tiệc được dẫn dắt một cách chuyên nghiệp và thú vị.
Lên kịch bản hấp dẫn, nội dung có chọn lọc và sắp xếp xen lẫn các tiết mục văn nghệ để buổi tiệc không nhàm chán.
7. Dịch vụ và hỗ trợ
Sau khi lựa chọn hình thức phục vụ khách hàng, doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ nhân viên phục vụ, bảo vệ và hỗ trợ khách mời trong suốt sự kiện. Phân bổ nhân sự ra từng khu vực khác nhau đảm bảo khách mời được đón tiếp và phục vụ chu đáo.Từ việc đón tiếp, cung cấp thông tin cho đến hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp.
Nhân sự tuyệt đối không di chuyển qua các khu vực khác trong lúc làm nhiệm vụ. Trừ khi có sự cho phép của cấp trên hoặc tình huống khẩn cấp.
8. Quảng cáo và Marketing
Khi đã lên được kế hoạch với các yêu cầu quan trọng, doanh nghiệp gửi thư mời và thông báo cho khách mời trong thời gian phù hợp và kịp thời. Thư mời sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến thời gian, địa điểm và chủ đề của sự kiện.
Nếu sự kiện có quy mô rộng thì cần thực hiện các hoạt động quảng cáo để nâng cao sự chú ý và thu hút khách mời.
9. Tổ chức và lịch trình
Thiết lập chi tiết các lộ trình tổng thể của sự kiện từ đón tiếp, dùng bữa, biểu diễn đến kết thúc sự sự kiện. Tập dượt chương trình để đảm bảo không bị cháy chương trình và các hoạt động được diễn ra mượt mà. Cần chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống không mong muốn như sự cố kỹ thuật, thay đổi lịch trình, …
10. Đánh giá và phản hồi
Thu thập phản hồi từ khách mời và đội ngũ tổ chức để đánh giá sự thành công của sự kiện. Sau đó rút ra được kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau. Gửi lời cảm ơn đến khách mời và các đối tác đã tham gia và hỗ trợ sự kiện.
Xem ngay: Mẫu kế hoạch tổ chức gala dinner đầy đủ
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mẫu kịch bản chương trình gala dinner ấn tượng
| STT | Chủ đề | Nội dung | Thời gian |
| 1 | Đón tiếp
khách mời |
Nhân viên tiếp đón khách mời tại cửa ra vào | 30 phút |
| 2 | Mở đầu
chương trình |
– Giới thiệu chương trình và các tiết mục sắp diễn ra
– Đại diện của doanh nghiệp phát biểu chào mừng và khai mạc sự kiện |
20 phút |
| 3 | Tiệc tối | – Dùng bữa tối
– Hoạt động giải trí – Giao lưu khách mời, tạo không khí |
50 – 60 phút |
| 4 | Tiết mục biểu diễn | – Giới thiệu các tiết mục
– Trình diễn văn nghệ |
30 phút |
| 5 | Phát biểu và trao giải | – Mời diễn giả lên phát biểu
– Các đại diện phát biểu về thành tựu, thành công của tổ chức – Trao giải thưởng cho cá nhân và tập thể xuất sắc – Chụp ảnh lưu niệm |
30 phút |
| 6 | Tiết mục giải trí | – Giới thiệu tiết mục giải trí tiếp theo
– Giao lưu, tạo cơ hội cho khách mời giao lưu |
30 phút |
| 7 | Tổng kết và
kết thúc |
– Tổng kết chương trình, cảm ơn khách mời và các nhà tài trợ
– Thông báo về sự kiện kết thúc và lời chúc mừng, chia tay khách mời – Nhạc nền vui tươi chào tạm biệt khách |
30 phút |
| 8 | Kết thúc và
ra về |
– Khách mời ra về
– Nhân viên tiếp tân hỗ trợ và cảm ơn khách mời |
30 phút |
Đừng bỏ lỡ: Mẫu kịch bản gala dinner công ty ấn tượng đặc sắc
Tổng hợp chi phí tổ chức gala dinner trọn gói
Tổng hợp chi phí tổ chức Gala Dinner trọn gói phụ thuộc v ào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô sự kiện, địa điểm, số lượng khách mời, và các dịch vụ đi kèm. Dưới đây là một số chi phí cơ bản cho một Gala Dinner trọn gói:
| STT | Chi phí | Chi phí chi tiết |
|---|---|---|
| 1 | Địa điểm |
– Thuê địa điểm: chi phí sẽ dựa vào quy mô khách mời và địa điểm thuê – Chi phí trang trí: hoa tươi, bàn ghế, thảm đỏ, ánh sáng, … |
| 2 | Thực đơn |
– Tiệc tối: chi phí cho thực đơn bao gồm: món khai vị, món chính, món tráng miệng. – Đồ uống: bao gồm rượu vang, bia, nước ngọt và các loại đồ uống không cồn. |
| 3 | Âm thanh và ánh sáng |
– Hệ thống âm thanh: loa, micro, và thiết bị hỗ trợ âm thanh – Hệ thống ánh sáng: đèn chiếu sáng, ánh sáng sân khấu – Hệ thống trình chiếu: máy chiếu và thiết bị hỗ trợ máy chiếu |
| 4 | Giải trí |
– Tiết mục biểu diễn: ca nhạc, múa, hài kịch, ảo thuật hay các tiết mục giải trí khác – DJ/ Ban nhạc |
| 5 | Dịch vụ tổ chức |
– MC: chi phí cho người dẫn chương trình – Nhân viên phục vụ: nhân viên tiếp tân, phục vụ bàn, an ninh và hỗ trợ. |
| 6 | Quà lưu niệm và quà tặng | – Quà lưu niệm: chi phí phụ thuộc vào loại quà tặng và số lượng khách mời |
| 7 | Quảng cáo và Marketing | – Chi phí quảng cáo: in ấn thư mời, banner và các tài liệu quảng cáo khác |
| 8 | Các chi phí khác |
– Bảo hiểm sự kiện: bảo vệ sự kiện khỏi các rủi ro không lường trước – Vận chuyển và hậu cần: vận chuyển thiết bị, trang trí và các nhu yếu phẩm khác |
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức gala dinner chuyên nghiệp
LuxEvent, một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu với nhiều năm kinh nghiệm trong việc thiết kế và thực hiện các chương trình Gala Dinner ấn tượng và đặc biệt. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm không thể nào quên, cụ thể như:
– Sự kết hợp hoàn hảo giữa thiết kế tinh tế, dịch vụ tận tâm và sáng tạo không ngừng
– Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và mạng lưới đối tác uy tín
– Lựa chọn địa điểm lý tưởng, xây dựng thực đơn độc đáo
– Phối hợp các tiết mục giải trí và dịch vụ hỗ trợ phù hợp
Hãy để LuxEvent biến ý tưởng của bạn thành hiện thực và tạo nên một buổi Gala Dinner thành công và rực rỡ.
Với những chia sẻ chi tiết phía trên, hy vọng các bạn đã có cho mình những kiến thức về việc tổ chức một Gala Dinner như thế nào. Nếu bạn đang cảm thấy quá khó khăn trong việc tổ chức buổi tiệc, hãy liên hệ với chúng tôi ngày hôm na để bắt đầu kế hoạch cho sự kiện đẳng cấp và để lại dấu ấn sâu đậm trong lòng mọi người.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
