14/06/2023 
Chi phí tổ chức gala dinner thông thường sẽ là khoảng bao nhiêu? Chi phí tổ chức gala dinner là một khoản tiền nên được dự trù và hoạch định trước để cho đơn vị tổ chức có cái nhìn tổng quan về những khoản sẽ phải chi cho chương trình. Việc dự trù trước còn giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản phát sinh không đáng có. Vậy chương trình gala dinner sẽ có những khoản chi phí nào? Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu về chi phí Gala Dinner trong bài viết bên dưới đây nhé!
Tìm hiểu thêm: 10 bước tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thành công 10/10
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Tại sao nên thuê dịch vụ tổ chức Gala Dinner?
1. Họ có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn
Yếu tố cần thiết nhất để tổ chức gala dinner thành công đó chính là kinh nghiệm, chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Đối những đơn vị tự tổ chức thì dường như để tổng hợp đủ 3 yếu tố trên là điều không thể đặc biệt là kinh nghiệm tổ chức. Bởi với mỗi sự kiện khác nhau sẽ có cách tổ chức và phương án giải quyết rủi ro khác nhau. Nếu như không thường xuyên tổ chức hay thực hiện các chương trình thì rất khó để lo lắng một cách chu toàn. Các công ty chuyên tổ chức sự kiện chính là những đơn vị có kinh nghiệm tổ chức, đội ngũ nhân sự có trình độ cao sẽ giúp bạn tổ chức chương trình gala dinner chuyên nghiệp. Những đơn vị này có đủ 3 yếu tố cần thiết để tổ chức chương trình chuyên nghiệp. Việc thực hiện hóa một event từ kịch bản thành chương trình thực tế là điều khó khăn bởi ở thực tế có rất nhiều yếu tố phát sinh bất ngờ. Các công ty chuyên tổ chức sự kiện tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và khả năng giải quyết rủi ro chính vì thế các công ty là nơi giải quyết tốt nhất những điều đó.
2. Thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm tổng chi phí tổ chức
Các công ty tổ chức sự kiện với kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong lĩnh vực này họ sẽ có thể hoạch định đưa ra được chi phí dự trù dành cho sự kiện của bạn. Họ sẽ tư vấn cho bạn chi phí các hạng mục sao cho hợp lý để từ đó tránh được những khoản phí phát sinh không tên. Ngoài ra, dựa vào mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ phục vụ sự kiện thì công ty tổ chức sự kiện sẽ có được mức giá ưu đãi dành cho bạn. Ngược lại, nếu như bạn tự tìm tới các đơn vị cung ứng thì bạn sẽ gặp phải nguy cơ bị chặt chém từ những nhà cung cấp dịch vụ. Điều này cũng khiến bạn phải chi ra những khoản tiền vô ích lãng phí không cần thiết.
3. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp tiết kiệm thời gian
Nếu doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thì bên canh việc lo toan cho sự kiện thì cũng cần phải đảm bảo công việc hằng ngày vẫn được thực hiện. Việc tổ chức sự kiện sẽ có nhiều vấn đề phát sinh khiến bạn phải bận tâm đó nhé. Mặc dù bạn có tinh thần cũng như trách nhiệm tổ chức thế nhưng một ngày 24 giờ bạn chắc chắn không thể có đủ thời gian để hoàn thành quá nhiều công việc một lúc. Việc thuê các công ty chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện sẽ giúp cho bạn giải quyết các hạng mục của sự kiện từ đó bạn có thể chuyên tâm giải quyết công việc của mình. Họ sẽ đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công.
4. Công ty tổ chức sự kiện có nhiều mối quan hệ trong ngành
Bất kỳ một sự kiện nào được tổ chức cũng đều có rất nhiều các hạng mục lớn nhỏ khác nhau cần phải lo. Và mỗi hạng mục sẽ lại có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Chính vì vậy mà để có thể liên kết các hạng mục lại với nhau là một vấn đề khá khó khăn. Đây chính là lúc mà các công ty tổ chức sự kiện thể hiệ được hết vai trò của họ. Các công ty sự kiện có đủ sự am hiểu và các mối quan hệ từ làm ăn, đến xa giao, giúp họ có thể tìm được những dịch vụ tốt với những mức giá hấp dẫn. Điều này giúp cho các chương trình sự kiện sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn, chất lượng tốt hơn và mức giá cũng hợp lý hết rất nhiều so với việc bạn tự tìm từng nhà cung cấp riêng lẻ.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
5. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro
Mỗi khi tổ chức sự kiện thì ngoài kịch bản chương trình còn có kịch bản rủi ro và kèm theo đó là phương án giải quyết. Không có event nào lại không chứa đựng tình huống ngoài ý muốn cũng như các nguy cơ tiềm ẩn. Nếu như không may thì sự kiện sẽ gặp phải sự cố bất ngờ và có thể không thể diễn ra thành công. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có kỹ năng cơ bản để giải quyết các tình huống phát sinh từ đó giảm thiểu được tối đa các vấn đề rủi ro cho khách hàng.
Các loại chi phí tổ chức Gala Dinner chi tiết
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner
Chi phí thuê mặt bằng tổ chức gala dinner cũng là một phần chi phí quan trọng được nhắc tới đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện gala dinner mà doanh nghiệp tổ chức. Dường như đây chính là khoản chi phí mà doanh nghiệp sẽ cần phải quan tâm tới đầu tiên nếu như bạn đã chọn được địa điểm. Những địa điểm này thường sẽ tổ chức tại các khách sạn, khu resort, trung tâm tổ chức sự kiện mà những địa điểm này thường sẽ rất nhanh hết chỗ nếu như không đặt cọc trước thì chắc chắn bạn không thể giữ chỗ tổ chức được. Khoản chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện sẽ chiếm một khoảng chi phí từ 20 tới 30% tổng chi phí tổ chức chương trình gala dinner.
Tùy vào từng loại hình sự kiện gala dinner mà doanh nghiệp lựa chọn thì doanh nghiệp sẽ chọn cho mình địa điểm tổ chức phù hợp. Mỗi mục đích tổ chức khác nhau sẽ chọn một địa điểm tổ chức khác nhau. Và đương nhiên địa điểm khác nhau cũng có có mức chi phí thuê khác nhau. Có hình thức gala dinner trong nhà, ngoài trời, trong khách sạn, khu du lịch sinh thái,…
Gala Dinner chính là bữa tiệc đặc biệt mà doanh nghiệp muốn gửi tới nhân viên cũng như đối tác, khách hàng quan trọng của doanh nghiệp mình. Chính vì thế mà địa điểm tổ chức sẽ là yếu tố quyết định được sự thành công cho chương trình. Nhất định bạn cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với tính chất, quy mô không nên quá tạm bợ, sơ sài. Đồng thời lựa chọn địa điểm tổ chức cũng cần phải quan tâm tới chất lượng dịch vụ, vị trí cũng như môi trường xung quanh.
2. Chi phí thuê trang thiết bị
Chi phí thuê trang thiết bị cũng là một khoản chi phí khá tốn kém. Khoản chi phí này có thể cũng chiếm một khoản chi phí gần bằng với chi phí thuê địa điểm tổ chức hoặc thậm chí là cao hơn. Nếu như doanh nghiệp chọn hình thức tổ chức ngoài trời hoặc những địa điểm không có trang bị sẵn các thiết bị thì đương nhiên chi phí cho khoản này sẽ cao hơn so với bình thường. Nếu doanh nghiệp chọn địa điểm tổ chức ngay trong hội trường của các nhà hàng khách sạn thì ở đây họ đã có sẵn hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình Led thì chi phí thuê thiết bị của bạn có thể được giảm bớt một phần lớn đó nhé.
Các trang thiết bị tổ chức gala dinner thường bao gồm: sân khấu, thiết bị và đồ trang trí không gian ánh sáng, âm thành. Cụ thể:
- Sân khấu gala dinner sẽ là một trong những hạng mục thiết bị không thể thiếu được. Đây là khu vực trung tâm sẽ thu hút hoàn toàn sự chú ý của mọi người. Ngoài ra, đây cũng là nơi tổ chức trao giải, quà tặng và cũng là nơi để mọi người check in lưu lại khoảnh khắc tuyệt vời của bữa tiệc.
- Âm thanh, ánh sáng cũng là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu khi tổ chức gala dinner. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của chương trình. Dựa vào quy mô của chương trình và số lượng khách mời tham gia mà bạn sẽ chọn cho mình trang thiết bị âm thanh, ánh sáng phù hợp.
– Nếu như chương trình gala dinner của bạn là chương trình có quy mô nhỏ và vừa chỉ có số lượng người khoảng từ 15 tới 50 người thì bạn có thể chỉ sử dụng loa kéo công suất vừa phải để thực hiện chương trình này.
– Nếu là chương trình gala dinner chỉ có quy mô từ 100 người trở lên thì bạn sẽ phải bố trí dàn loa công suất lớn để bạn MC có thể thực hiện được thì cần phải có một dàn loa công suất lớn để thực hiện chương trình tốt nhất. Điều này sẽ giúp cho khách mời quẩy hết mình cùng âm thanh, ánh sáng sôi động.
- Màn hình LED: màn hình này trình chiếu những hình ảnh, video về các hoạt động của doanh nghiệp.
- Đồ trang trí không gian: gồm có bàn ghế, nhà bạt. Nếu như tổ chức gala dinner ngoài trời mà xảy ra tình trạng thời tiết xấu thì nhà bạt sẽ là thiết bị đảm bảo an toàn góp phần giúp cho bữa tiệc có thể diễn ra suôn sẻ góp phần tạo nên sự thành công của chương trình.
Bạn có biết: 8 Cách trang trí sân khấu Gala Dinner đẹp ấn tượng nhất
3. Chi phí thiết kế và in ấn
Nhằm góp phần tạo cho bữa tiệc gala dinner trở nên khác biệt và nổi bật thu hút được nhiều người tham gia cũng như truyền tải được ý nghĩa chương trình thì không thể thiếu được các hạng mục in ấn. Đồng thời những thiết kế này cũng sẽ giúp nâng cao giá trị hình ảnh truyền thông cho doanh nghiệp. Các hạng mục in ấn mà doanh nghiệp cần phải có như sau:
- Thiết kế standee
- Thiết kế backdrop
- Thiết kế hashtag
- Thiết kế sân khấu
- Thiết kế Photo booth
- Thiết kế sign boards
Có thể bạn quan tâm: 30 mẫu backdrop Gala Dinner đẹp ấn tượng độc lạ nhất 2023
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
4. Chi phí nhân sự
Chương trình gala dinner nếu như muốn thực hiện theo đúng như kịch bản và đảm bảo được các công việc được tiến hành theo đúng quy trình thì cần phải có nhân sự phụ trách các hạng mục mà mình được phân công. Một chương trình Gala Dinner thông thường sẽ bao gồm có nhân sự như sau:
- MC – người dẫn chương trình: Đây chính là nhân sự có thể coi là bộ mặt của chương trình. Ngoài ra MC còn là người dẫn dắt chương trình khuấy động bầu không khó đồng thời dẫn dắt cảm xúc của khách mời đưa họ đi theo chủ đề mà ban tổ chức đã đề ra ngay từ đầu.
- Nhân sự hỗ trợ: Nhân sự hỗ trợ là những nhân sự sẽ phụ trách setup các hạng mục quan trọng như backdrop, sân khấu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế,….
- Nhân sự điều hành: Đây là những nhân sự nhận nhiệm vụ phân bổ công việc cho các nhân sự như nhân sự hỗ trợ, âm thanh ánh sáng, MC,…
- Vũ đoàn, ca sĩ, PG, PB, DJ: Những nhân sự này sẽ biểu diễn các tiết mục văn nghệ khiến cho sự kiện trở nên sôi động hơn.
5. Chi phí vận chuyển
Một chương trình gala dinner sẽ nhất định cần phải có loại chi phí nữa như chi phí vận chuyển bao gồm:
- Chi phí đưa đón khách mới tới địa điểm tổ chức chương trình gala dinner: Các khách mời ở xa sẽ cần phải có xe đưa đón họ tới địa điểm tổ chức. Hoặc là đưa đón những khách mời VIP, người nổi tiếng, vị khách quan trọng của buổi tiệc.
- Chi phí vận chuyển trang thiết bị tổ chức Gala Dinner: Để setup được một chương trình gala dinner thì cần phải có bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, sân khấu,… để phục vụ cho việc setup.
Để có thể tiết kiệm được loại chi phí này bạn hãy lựa chọn cho mình phương tiện vận chuyển và đơn vị vận chuyển có chi phí hợp lý nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt.
6. Chi phí quà tặng, phần thưởng
Tổ chức Gala dinner với mục đích khen thưởng cho nhân viên hoặc tri ân khách hàng chính vì thế mà những món quà là không thể thiếu. Vậy nên bạn nên dự trù cả chi phí quà tặng và phần thưởng cho họ nữa nhé!
7. Chi phí media: quay, chụp ảnh gala dinner
Doanh nghiệp khi tổ chức chương trình gala dinner ngoài để khen thưởng nhân viên, tri ân khách hàng, đối tác mà còn là để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng đội ngũ Media quay chụp là điều không thể thiếu. Những thước phim, hình ảnh của sự kiện sẽ vừa là kỷ niệm để mọi người nhìn lại lại vừa là tư liệu cho công tác truyền thông.
8. Chi phí dự phòng khi có phát sinh
Chi phí dự phòng chính là những chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức. Đây là một trong những khoản chi phí khá quan trọng. Khoản chi phí này doanh nghiệp sẽ dùng trong những trường hợp phát sinh như địa điểm tổ chức gala có thể thay đổi giá, tăng thêm nhân sự hỗ trợ, thay đổi các món trong menu tiệc,… Ngoài ra chi phí dự phòng còn đảm bảo bạn sẽ không bị thiếu về ngân sách tổ chức gala dinner.
Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner ấn tượng đặc sắc nhất
Báo giá chi phí tổ chức Gala Dinner trọn gói
LuxEvent xin được gợi ý cho bạn chi phí tổ chức Gala Dinner trọn gói ngay bên dưới đây nhé!
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Giá tiền |
| 1 | Thuê địa điểm | Từ 10.000.000 VNĐ
Giá thuê sẽ thay đổi tùy thuộc vào địa điểm tổ chức. |
|
| 2 | Âm thanh – Ánh sáng | 8.000.000 VNĐ | |
| 3 | Backdrop | m2 | 150.000VNĐ |
| 4 | Photobooth chụp ảnh | m2 | Tùy vào kích thước |
| 5 | Standee | Chiếc | Tùy vào kích thước |
| 6 | Tiệc liên hoan | Số khách | Tùy vào số lượng khách, số bàn, thực đơn được chọn |
| 7 | PG/PB | Người | 250.000VNĐ |
| 8 | MC dẫn chương trình | Người | 5.500.000 VNĐ |
| 9 | Vũ đoàn, ca sĩ, ban nhạc | Người | Có thể có hoặc không tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. |
| 10 | Media: Quay phim, chụp ảnh | Gói | Liên hệ trực tiếp với LuxEvent để nhận báo giá |
| 11 | Quà tặng, phần thưởng | Số lượng | |
| 12 | Xe vận chuyển | Chiếc | Khách hàng lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp |
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent đã tổ chức thành công rất nhiều chương trình gala cho các doanh nghiệp lớn trên toàn quốc. Bên cạnh tổ chức gala dinner chúng tôi còn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và các gói dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như gala lunch, gala tri ân khách hàng…. LuxEvent sở hữu cho mình một hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại đảm bảo rằng chương trình được vận hành một cách tốt nhất.
Trên đây là bảng báo giá chi phí tổ chức gala dinner chi tiết mà LuxEvent đã cung cấp, hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích để cân đối ngân sách sao cho phù hợp với chương trình của mình. Nếu bạn còn chưa tự tin tổ chức một sự kiện gala dinner, hay đến với LuxEvent để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
