25/01/2024 
Thời buổi kinh tế đang gặp khó khăn cũng đồng nghĩa với các doanh nghiệp sẽ cân nhắc tiết kiệm các khoản chi phí tổ chức gala dinner. Điều khiến doanh nghiệp cảm thấy khó khăn chính là làm sao để tổ chức sự kiện hoành tráng mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về chi phí tổ chức gala dinner giá tốt nhất? Hãy theo dõi bài viết của LuxEvent ngay bên dưới đây nhé!
Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức Gala Dinner ý nghĩa đáng nhớ
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Các loại chi phí tổ chức gala dinner
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner
Chi phí thuê địa điểm tổ chức gala dinner được coi là số tiền mà doanh nghiệp dùng để tri trả hoặc đặt cọc trước. Nhờ vậy bạn sẽ giữ được địa điểm tổ chức mong muốn như phòng tiệc, trung tâm tổ chức,… Khoản chi phí này thường chiếm khoảng 20 – 30% tổng chi phí tổ chức. Chi phí thuê địa điểm phụ thuộc vào nhiều yếu tố như diện tích, địa điểm, các dịch vụ đi kèm,…
2. Chi phí thiết kế và trang trí gala dinner
Chi phí dành cho trang trí buổi tiệc và thiết kế sẽ chiếm khoảng 10% tổng chi phí. Chi phí này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố bao gồm:
– Quy mô bữa tiệc: Kích thước và số lượng khách mời tham gia sự kiện sẽ có sự ảnh hưởng lớn tới khoản chi phí trang trí và thiết kế. Một bữa tiệc lớn sẽ đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều hơn về thiết kế và trang trí.
– Ý tưởng và phong cách trang trí: Mỗi bữa tiệc đều có phong cách và ý tưởng trang trí riêng. Phong cách có thể là cổ điển cho tới hiện đại, sang trọng cho tới vui nhộn. Tuỳ vào mỗi phong cách và ý tưởng được chọn thì chi phí trang trí và thiết kế sẽ khác nhau.
– Vật liệu và trang thiết bị: Sử dụng các trang thiết bị và vật liệu cao cấp sẽ ảnh hưởng tới hiệu ứng của sự kiện. Các chất liệu trang trí sẽ làm tăng chi phí trang trí và thiết kế. Để thiết kế được thì cần có đội ngũ trang trí và thiết kế. Chi phí này thuộc vào kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của đội ngũ thiết kế.
Có thể bạn đang tìm kiếm: 8 bước trang trí sân khấu gala dinner đẹp ấn tượng nhất 2024
3. Chi phí âm thanh và ánh sáng
Chi phí âm thanh, ánh sáng cho bữa tiệc gala dinner sẽ phụ thuộc vào nhiều những yếu tố khác nhau. Thường thì chi phí ánh sáng và âm thanh của bữa tiệc sẽ chiếm 10 – 15% tổng chi phí. Khoản chi phí này phụ thuộc vào các yếu tố gồm:
– Quy mô và diện tích sự kiện: Không gian và quy mô buổi tiệc sẽ ảnh hưởng tới chi phí ánh sáng và âm thanh. Bữa tiệc lớn có không gian rộng lớn sẽ cần hệ thống âm thanh, ánh sáng công suất lớn. Điều này để đảm bảo tạo ra hiệu ứng tốt nhất cho sự kiện.
– Công nghệ ánh sáng, âm thanh: Nếu bạn sử dụng các thiết bị ánh sáng, âm thanh cao cấp thì đương nhiên khoản chi phí phải bỏ ra sẽ cao hơn thông thường. Công nghệ mới và có chất lượng cao sẽ có giá thành cao hơn.
4. Chi phí thực đơn và dịch vụ ẩm thực
Chi phí thực đơn và phục vụ sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu tổ chức. Và khoản chi này sẽ chiếm một khoản chi phí đáng kể trong tổng chi phí tổ chức. Tỷ lệ này sẽ thay đổi phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của sự kiện và những yếu tố khác. Nếu sự kiện có những yêu cầu đặc biệt như món ăn cao cấp, dịch vụ phục vụ, thực phẩm sẽ khiến chi phí tăng lên.
– Lựa chọn thực đơn: Thực đơn phong phú và đa dạng thường sẽ có giá trị cao hơn. Sử dụng những món ăn hải sản, chất lượng cao cấp, thực phẩm nhập khẩu sẽ giúp làm tăng chi phí.
– Số lượng khách mời: Số lượng khách mời trong bữa tiệc cũng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí thực đơn và dịch vụ ẩm thực. Việc bạn chuẩn bị và phục vụ một số món ăn đặc biệt sẽ làm tăng chi phí.
– Dịch vụ phục vụ: Phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp sẽ khiến chi phí tăng lên. Nếu như có yêu cầu đặc biệt như bếp trưởng riêng, đội ngũ phục vụ, dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cũng sẽ giúp chi phí tăng lên.
– Trang trí tiện nghi và bàn tiệc: Chi phí này cũng bao gồm trang trí mâm cỗ, bộ chén, bàn ghế và các tiện nghi khác liên quan tới dịch vụ ẩm thực.
5. Chi phí giải trí
Chi phí giải trí được sử dụng dành cho các tiết mục giải trí, ca sĩ, vũ công, ban nhạc. Trong một sự kiện gala dinner thì chi phí này sẽ thay đổi phụ thuộc vào các yếu tố gồm:
– Loại hình tiết mục: Chi phí có thể khác nhau giữa các tiết mục giải trí
– Số lượng và danh tiếng: Chi phí có thể tăng lên nếu như bạn thuê ca sĩ nổi tiếng và những nhóm nghệ sĩ đặc biệt biểu diễn
– Địa điểm và khoảng cách: Chi phí có thể khác nhau tuỳ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện cũng như khoảng cách để các nghệ sĩ di chuyển.
Trong một sự kiện với ngân sách lớn thì chi phí giải trí có thể chiếm tỷ lệ cao hơn so với các khoản chi phí khác. Tuy nhiên, một sự kiện nhỏ hơn hoặc ngân sách hạn chế thì phần chi phí giải trí sẽ giảm đi.
6. Chi phí quà tặng và giải thưởng đêm gala
Chi phí cho việc chuẩn bị quà tặng và giải thưởng đêm gala dinner sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau:
– Loại hình giải thưởng và quà tặng: Chi phí có thể khác nhau tuỳ thuộc vào loại quà tặng và giải thưởng mà bạn chọn. Nếu quà tặng cao cấp sẽ có khoản chi phí lớn.
– Số lượng: Nếu số lượng quà tặng và giải thưởng lớn thì bạn cần phải chuẩn bị nhiều. Điều này sẽ ảnh hưởng tới khoản chi phí cho sự kiện. Số lượng càng tăng thì chi phí càng tăng.
– Thiết kế và in ấn: Nếu như bạn muốn tạo ra những món quà và giải thưởng độc đáo thì bạn cần dành khoản chi phí cho việc thiết kế và in ấn riêng.
Có thể bạn quan tâm: Top 15 chủ đề gala dinner ấn tượng độc lạ nhất năm nay
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
7. Chi phí thiết kế ấn phẩm quảng cáo và truyền thông
– Thiết kế backdrop gala dinner: Bạn cần đặt trên bục sân khấu để các khách mời có thể chụp ảnh. Nhờ đó sẽ giúp quảng bá hình ảnh của sự kiện.
– Thiết kế standee: Đặt ngoài cửa phòng hoặc khu vực cổng chào tổ chức sự kiện để khách mời có thể dễ dàng nhận diện.
– Thiết kế photobooth, hashtag, sign boards: Đay là công cụ cầm trên tay để khách mời chụp ảnh. Nhờ vậy sẽ tạo là key truyền thông cho sự kiện.
Việc chi tiêu chi các ấn phẩm quảng cáo này sẽ phụ thuộc vào ngân sách tổ chức sự kiện và các yếu tố khác như mục tiêu, quy mô sự kiện. Thường khoản chi phí này chỉ chiếm không quá 10% tổng chi phí.
8. Chi phí nhân sự vận hành gala dinner
Phần chi phí này được sử dụng để tri trả cho nhân sự phụ trách. Nhân sự sẽ điều khiến chương trình giúp chương trình diễn ra theo một quy trình bài bản. Phần chi phí nhân sự chiếm khoảng 2 – 3 % tổng chi phí. Một sự kiện gồm có những nhân sự chủ chốt như sau:
– MC (người dẫn chương trình): Đây chính là dẫn dắt và kết nối cảm xúc của khán giả theo chủ đề và các hoạt động trong chương trình. Họ có nhiệm vụ giới thiệu khách mời chủ chốt và thông báo các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Đồng thời sử dụng khả năng hoạt ngôn và chuyên môn nghiệp vụ để tổ chức những trò chơi vui nhộn. Tạo ra sự hấp dẫn và ấn tượng hơn cho chương trình.
– Nhân sự hỗ trợ: Đây là nhóm nhân sự hỗ trợ các công việc setup, giải trí các hạng mục trên sân khấu. Đồng thời hỗ trợ chỉnh nhạc và thu dọn sự kiện sau khi kết thúc chương trình.
– Điều hành chương trình: Đây là người phân bổ công việc, nắm bắt và triển khai kế hoạch diễn ra đúng quy trình. Đồng thời họ cũng xử lý những vấn đề phát sinh từ đó giúp sự kiện có thể diễn ra trọn vẹn nhất.
– Ca sĩ, vũ đoàn: Biểu diễn các tiết mục giao lưu, văn nghệ. Đồng thời giúp các khách mời có một bầu không khí sôi động và vui vẻ.
Báo giá tổ chức gala dinner trọn gói
Dưới đây là bảng báo giá tổ chức gala dinner trọn gói để bạn tham khảo. Nếu muốn được tư vấn cụ thể hãy liên hệ ngay tới LuxEvent bạn nhé!
| STT | Nội dung | Đơn vị | Giá | Ghi chú |
| 1 | Âm thanh, ánh sáng, karaoke | gói | từ 4,000,000 | |
| 2 | Màn Hình Led | Gói | ||
| 3 | Photo Booth | Gói | ||
| 4 | Pháo kim tuyến khai tiệc | Gói | ||
| 5 | Backdrop chính | m2 | từ 180,000 | |
| Kích thước dự kiến: 2m x 4m | ||||
| Chất liệu: khung sắt, bạt 2 da chống sáng | ||||
| 6 | Cổng hơi 10m | gói | từ 2,500,000 | |
| 7 | Thảm đỏ trải khu vực sự kiện | m2 | từ 35,000 | |
| Dự kiến 2m x 4m | ||||
| 8 | Menu tiệc | m2 | từ 150,000 | Chưa bao gồm nước uống trong tiệc |
| 9 | Quà Mini Game | |||
| 10 | Vận chuyển, nhân sự kĩ thuật setup, trực vận hành | Gói | từ 400,000 | |
| 11 | MC | người/show | từ 3,000,000 | |
| 12 | PG | Người | từ 700,000 | |
| 13 | Dancer | Người/2 set | từ 1,000,000 | |
| 14 | Vũ đoàn-Nhảy mở màn và giữa chương trình | Tiết Mục | từ 5,000,000 | |
| 15 | DJ nữ | Người/60 phút | từ 4,500,000 | |
| 16 | Quay phim + chụp hình + edit | Gói | từ 7,000,000 | |
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Cách tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner
Với các công ty có kinh phí không cao dành cho gala dinner thì doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và chi tiết. Để tổ chức thành công gala dinner mà vẫn tạo được ấn tượng thì bạn cần có hoạch định ngân sách rõ ràng. Một số khoản chi phí mà bạn có thể tận dụng để tiết kiệm gồm:
1. Mặc cả chi phí mặt bằng
Thường thì chi phí mặt bằng sẽ chiếm tối đa là 30% tổng chi phí. Do vậy để giảm tổng chi phí thì điều bạn cần làm là giảm chi phí mặt bằng. Doanh nghiệp cần tìm hiểu trước về địa điểm tổ chức sự kiện, giá cả và các chương trình giảm giá. Nếu như địa điểm tổ chức không có chương trình khuyến mãi tại thời điểm bạn thuê thì bạn có thể cân nhắc thương lượng để giảm giá thuê địa điểm. Giảm giá thuê địa điểm sẽ giúp tổng chi phí tổ chức được tiết kiệm hơn mà bạn vẫn chọn được địa điểm như ý.
Nếu doanh nghiệp chọn tổ chức gala dinner vào thời gian cao điểm như tiệc tất niên thì khả năng thương lượng giảm giá thành công sẽ không cao. Trong trường hợp này doanh nghiệp cần liên hệ đặt chỗ sớm để chọn được địa điểm phù hợp mà lại còn tiết kiệm một khoản chi phí.
2. Giảm chi phí ăn uống
Chi phí ăn uống là khoản chi phí chiếm phần nhiều trong tổng chi phí tổ chức gala dinner. Vậy nhưng đây cũng là khoản chi phí mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tiết kiệm. Tuỳ vào quy mô doanh nghiệp sẽ lựa chọn menu và số lượng đồ ăn phù hợp. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách sử dụng hình thức buffet thay cho hình thức bàn tiệc truyền thống. Bên cạnh đó hạn chế sử dụng đồ ăn, đồ uống cao cấp. Điều này cũng giúp giảm một khoản chi phí tổ chức đáng kể đó nhé.
Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner ấn tượng đặc sắc nhất
3. Giảm chi phí âm thanh ánh sáng
Với những sự kiện gala dinner có quy mô tầm trung và lớn thì âm thanh, ánh sáng cần phải có chất lượng để khách mời thấy được sự hoành tráng của bữa tiệc. Tuy nhiên nếu không cần thiết thì bạn có thể giảm chi phí thuê ánh sáng, âm thanh xuống. Nếu như các tiết mục văn nghệ không quá nhiều thì các thiết bị âm thanh chỉ cần vừa tầm là sẽ đáp ứng được nhu cầu.
4. Giảm chi phí thuê nhân sự
Nếu doanh nghiệp mong muốn tổ chức gala dinner đơn giản tiết kiệm những vẫn tràn đầy ý nghĩa thì bạn có thể xem xét giảm đi một phần chi phí nhân sự. Trong các nhân sự của bữa tiệc gala dinner đương nhiên sẽ có những nhân sự mà bạn không thể cắt bớt thế nhưng cũng có những vị trí nhân sự mà bạn có thể tận dụng từ nguồn khác.
Các vị trí mà doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt đó là:
– Vũ đoàn, ca sĩ: Thay vì thuê các ca sĩ, vũ đoàn nổi tiếng thì bạn có thể để các nhân sự trong doanh nghiệp biểu diễn góp vui cho đêm gala dinner.
– Nhân sự điều hướng: Tại những sự kiện gala dinner lớn có có nhân sự làm nhiệm vụ điều hướng giúp du khách tới sảnh tiệc. Nếu như muốn tiết kiệm khoản chi phí thì bạn có thể cắt giảm chi phí thuê nhân viên điều hướng.
– Nhân sự phục vụ: Nếu doanh nghiệp tổ chức gala dinner theo hình thức buffet thì bạn có thể giảm số lượng nhân viên phục vụ xuống. Nhờ vậy sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ đó nhé!
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức gala dinner chuyên nghiệp
LuxEvent là công ty tổ chức gala dinner chuyên nghiệp. Với sứ mệnh mang tới dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Chúng tôi tự tin có thể cung cấp tới khách hàng chất lượng dịch vụ uy tín và sáng tạo cho sự kiện của quý khách. Chúng tôi sử hữu:
– Đội ngũ được đào tạo bài bản, kinh nghiệm dày dặn và luôn có trách nhiệm với công việc.
– Xây dựng kịch bản mới mẻ, độc đáo nhưng vẫn làm nổi bật văn hoá của mỗi doanh nghiệp.
– Trang bị đầy đủ các thiết bị để cung cấp cho hoạt động tổ chức chương trình
– Quy trình setup toàn diện và trọn gói.
– Hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7 chu đáo và nhanh nhất.
Trên đây là bài viết chia sẻ về chi phí tổ chức gala dinner chuyên nghiệp mà LuxEvent đã tổng hợp dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi. Hy vọng với những chi phí mà chúng tôi đã liệt kê bạn sẽ hoạch định được cho mình bản kế hoạch phù hợp. Nếu vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại thông tin để LuxEvent tư vấn ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
