Quy trình tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Khai trương văn phòng là một trong những hoạt động diễn ra không thể thiếu của mỗi công ty, doanh nghiệp. Hoạt động này vừa mang ý nghĩa truyền thông quảng bá về công ty và doanh nghiệp mà còn là hoạt động mang nhiều ý nghĩa về mặt phong thủy, tâm linh. Một buổi lễ khai trương văn phòng thành công sẽ mang nhiều ý nghĩa cầu may mắn, tài lộc cho sự phát triển trong tương lai. Hãy cùng LuxEvent khám phá quy trình tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp ngay bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Khai trương văn phòng cần chuẩn bị những gì?

Khai trương văn phòng là một trong những hoạt động thiết yếu được công ty và doanh nghiệp yêu thích. Sự kiện này như một dấu mốc đánh dấu cho sự khởi đầu tốt đẹp của công ty. Với mong cầu sự may mắn, công việc thuận lợi suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió sự kiện khai trương văn phòng cần phải diễn ra thành công. Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện khai trương còn là dịp tuyệt vời để quảng bá thương hiệu và thắt chặt quan hệ với các khách hàng, đối tác thân thiết. Vậy trước khi tổ chức khai trương văn phòng cần phải chuẩn bị những gì? Hãy cùng theo dõi ngay bên dưới đây nhé!

1. Lên ý tưởng, chủ đề, cách thiết kế cho các hạng mục thư mời khách mời

Thiệp mời là hạng mục đầu tiên mà bạn cần phải chuẩn bị. Trước khi tiến hành in thiệp mời bạn sẽ cần phải nắm được chính xác danh sách khách mời sẽ tham gia sự kiện khai trương này. Khi lên ý tưởng cho những tấm thiệp mời bạn nên chọn ý tưởng độc đáo và mới lạ để tạo được ấn tượng cho những người nhận. Bên cạnh đó trên tấm thiệp ngoài những thông tin về sự kiện cần phải có thêm những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tham dự sự kiện khai trương của bạn. Ngoài ra, đối với những đối tác, khách hàng lớn có tiềm năng thì tốt nhất bạn nên ưu tiên gửi thiệp trực tiếp để thể hiện được sự trân trọng và tôn trọng của bạn với họ. Hãy để khách mời thấy được sự kiện khai trương văn phòng chính là dịp quan trọng mà họ có thể tìm hiểu rõ hơn về công ty bạn.

Xem thêm: 20 mẫu thiệp mời khai trương đẹp độc đáo nhất 2023

2. Phương án truyền thông, quảng bá về sự kiện

Để sự kiện khai trương văn phòng của bạn có thể được nhiều người biết tới hơn thì phương án quảng bá và truyền thông trước sự kiện là điều cực kỳ cần thiết. Có rất nhiều các phương án mà bạn có thể áp dụng như treo poster quảng cáo, chia sẻ thông tin về ngày khai trương lên các trang mạng xã hội. Các nội dung quảng cáo sẽ cần phải đảm bảo đủ được các phần sau: 

• Nội dung truyền thông hấp dẫn, độc đáo 
• Thể hiện được sự khác biệt và đổi mới 
• Lựa chọn những hình ảnh minh họa sinh động để thu hút sự chú ý của khách mời 
• Chứa những keyword quan trọng, hashtag liên quan tới công ty của mình

Tham khảo: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

3. Các chương trình ưu đãi

Các chương trình ưu đãi là một trong những điều nhất định cần phải có trong mỗi sự kiện khai trương văn phòng hoặc khai trương cơ sở mới. Về ý nghĩa tâm linh thì điều nay mang ý nghĩa may mắn giúp cho khởi đầu thuận lợi. Ngoài ra, việc đưa ra những chương trình khuyến mãi, ưu đãi đều là cách để công ty có thể mang về được tệp khách hàng mới và củng cố niềm tin với những khách hàng cũ. 

4. Lựa chọn ngày giờ tổ chức lễ khai trương văn phòng

Những người làm trong lĩnh vực kinh doanh đều đặt các yếu tố tâm linh và phong thủy lên hàng đầu. Ngày khai trương văn phòng mới chính là một ngày trọng đại. Chính vì thế mà việc chọn một ngày đẹp phù hợp với tuổi là điều cực kỳ quan trọng. Điều này ít nhiều cũng sẽ giúp cho người chủ công ty cảm thấy yên tâm hơn. Khai trương vào ngày tốt cũng sẽ mang đến cho nhân sự nhiều ý nghĩa may mắn giúp cho văn phòng sau này có thể làm việc dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, khi lựa chọn ngày tổ chức khai trương bạn cũng cần phải quan tâm tới việc các khách mời liệu có thể tham gia được hay không. Ngày đẹp nhưng cũng nên tránh những ngày mà đa số khách mời không thể tới nhất là những ngày lễ hội lớn. Điều này sẽ góp phần giúp cho khách mời có thể có mặt đông đủ nhất có thể để đảm bảo chương trình có thể diễn ra theo kế hoạch.

5. Lên kế hoạch cho sự kiện khai trương

Việc chuẩn bị các hạng mục và nội dung cho sự kiện khai trương là một phần vô cùng quan trọng và cực kỳ cần thiết. Điều này quyết định tới 70% sự thành công của chương trình khai trương văn phòng. Chương trình cần phải lên kế hoạch chi tiết và đầy đủ cho từng hạng mục từ nhỏ nhất tới lớn nhất. Các công việc cần chuẩn bị phải được lên danh sách rõ ràng và bàn giao cụ thể tới tay cho từng nhân sự phụ trách hạng mục đó để họ có thể kiểm tra lại giảm thiểu được sai sót không đáng có. Trong bảng kế hoạch sự kiện cần phải có: 

• Danh sách cần có đủ các hạng mục cần phải chuẩn bị có kèm theo báo giá cụ thể 
• Bảng dự trù chi phí các hạng mục kèm theo các hạng mục chi phí phát sinh
• Kịch bản cho chương trình gồm có timeline chi tiết, lời dẫn MC, nội dung

Sau khi đã lên được bản kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết, bạn sẽ cần phải tiến hành chuẩn bị và thi công các hạng mục setup chương trình. Với các hạng mục cần thời gian phải chuẩn bị lâu sẽ cần được ưu tiên để chuẩn bị trước. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ cần phải check in lại một lượt theo đúng như danh sách đã đề ra để tránh được sự thiếu sót.

Gợi ý cho bạn: Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương thành công nhất 2023

6. Chuẩn bị mâm lễ cúng khai trương

Trong sự kiện khai trương thì cần phải chuẩn bị mâm lễ cúng khai trương. Điều này mang nhiều ý nghĩa về mặt tâm linh mang tới nhiều ý nghĩa cầu may để mong cho công việc của bạn và công ty sẽ luôn thuận buồm xuôi gió. Trong văn hóa Việt Nam luôn luôn quan niệm rằng mỗi một nơi đều sẽ có một ông thần thổ địa khác nhau và với mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có một tổ nghề khác nhau. Chính vì vậy mà việc tổ chức khai trương chính là một trong những cách để các vị thần chứng giám, phù hộ, che trở cho công việc của văn phòng luôn thuận lợi. Cơ bản thì một mâm lễ sẽ gồm có: 

• Mâm ngũ quả 
• Xôi chè, heo quay, gà luộc 
• 3 chén nước trắng
• Lọ hoa tươi
• Tiền vàng mã 
• Nến
• Nhang,…

7. Các ý tưởng trang trí

Hạng mục trang trí của sự kiện khai trương chính là một trong những phần có thể dễ dàng chiếm được sự ấn tượng cho những khách mời tham dự. Đây được xem là bộ mặt của cả chương trình khai trương. Nếu như chương trình của bạn được bày trí, setup một cách chỉn chu đẹp mắt sẽ khiến khách mời cảm thấy ấn tượng tốt và yên tâm về sự kiện khai trương của bạn. Một số hạng mục trang trí thường sẽ có trong buổi khai trương như sau: 

• Cây cảnh trang trí 
• Hoa tươi
• Khăn trải bàn 
• Bóng bàn 
• Banner, phông bạt 
• Những vật dụng trang trí khác sẽ là đặc trưng của lĩnh vực kinh doanh 
• Bộ cắt băng khánh thành

8. Đội ngũ nhân sự và trang thiết bị

8.1. Nhân sự

Sự kiện có quy mô càng lớn thì càng cần phải có nhiều nhân sự hỗ trợ hơn. Một sự kiện khai trương cơ bản thường sẽ cần có những nhân sự như sau: 

• Nhân sự lễ tân đón khách, PB, PG
• Nhân sự điều hành, setup, giám sát sự kiện 
• Người dẫn chương trình – MC 
• Đội múa lân sư rồng khai trương 
• Ca sĩ, band nhạc, vũ đoàn

8.2. Trang thiết bị

Ngay bên dưới đây chính là danh sách các trang thiết bị cần phải có để tổ chức thành công chương trình khai trương văn phòng. Bên cạnh đó danh sách này còn phụ thuộc vào nhu cầu của người tổ chức: 

• Thiết bị ánh sáng, âm thanh 
• Bàn ghế setup sự kiện 
• Photobooth chụp ảnh, backdrop check in chương trình
• Poster quảng bá, standee, banner
• Cổng bóng, cổng hơi

Chúng tôi cung cấp: Dịch vụ trang trí cổng bóng khai trương chuyên nghiệp

Kịch bản tổ chức khai trương văn phòng

Một trong các hoạt động có thể diễn ra trong buổi khai trương sẽ được diễn ra theo đúng như kế hoạch và timeline đã được lên sẵn. Dưới đây chính là mẫu kịch bản tổ chức khai trương văn phòng diễn ra như sau: 

• Bộ phận lễ tân đón khách và hướng dẫn khách hàng check in đưa họ ổn định chỗ ngồi bên trong sự kiện. 
• Sau khi khách mời đã ổn định chỗ ngồi mời họ thưởng thức trà bánh đã chuẩn bị sẵn. 
• Biểu diễn các tiết mục văn nghệ chào mừng đã được chuẩn bị sẵn.
• Khi giờ lành đã tới tiến hành thực hiện lễ khai trương 
• MC gửi lời chào tới khách mời tham gia, giới thiệu về sự kiện và các khách mời đặc biệt có mặt tại sự kiện này nhằm thu hút sự chú ý của các khách mời.
• MC giới thiệu sơ lược về các nội dung sẽ diễn ra trong buổi khai trương 
• MC mời các đại diện của chủ văn phòng mới lên có vài lời phát biểu. Sau đó giới thiệu cho khách mời thấy được quá trình thành lập của văn phòng về công việc và nội dung hoạt động mới. 
• MC mời những nhân sự liên quan tới tiến hành nghi lễ cúng bái, dâng hương và cắt băng khai trương văn phòng 
• Sau khi đã hoàn thành thành hoạt động cắt băng khai trương, MC giới thiệu một vài tiết mục văn nghệ chào mừng như múa rồng, múa lân,…
• MC cảm ơn các vị khách quý, các vị đại biểu và các khách hàng đã tới tham dự. 
• Sau khi phần nghi thức đã được diễn ra thì sẽ tới phần dùng tiệc. Nhân sự hỗ trợ sẽ bày tiệc. Các khách mời cùng nhau nâng ly rượu chúc mừng cho buổi khai trương đồng thời gửi những chúc tốt đẹp tới cho văn phòng mới. 
• Các vị khách mời sẽ cùng nhau thưởng thức các bữa tiệc sau đó thưởng thức các tiết mục hấp dẫn như ca múa,… 
• MC công bố bế mạc sự kiện khai trương văn phòng 
• MC mời đại diện chủ văn phòng lên phát biểu sau buổi lễ và gửi những lời cảm ơn tới các vị khách quý đã tới dự. Mọi người vẫn sẽ tiếp tục dùng tiệc tự nhiên. 
• Lễ tân xếp hàng tại lối ra để gửi cho khách hàng những lời chào tạm biệt với các khách mời, đối tác tham dự trao cho họ những phần quà cảm ơn khi ra về.

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản khai trương ấn tượng chi tiết nhất 2023

Quy trình tổ chức khai trương văn phòng 

Dưới đây là một quy trình tổ chức khai trương văn phòng chi tiết mà LuxEvent muốn đưa tới cho bạn cùng tham khảo. 

Bước 1: Chọn ngày

Theo phong tục, truyền thống văn hóa của nước ta từ xưa tới nay thì mỗi khi tổ chức sự kiện trọng đại gia chủ đều sẽ đi xem ngày để chọn được một ngày đẹp và hợp với tuổi của người chủ. Khi chọn được ngày đẹp theo ý nghĩa tâm linh sẽ mang lại được sự may mắn và công việc làm ăn của cửa hàng cũng trở nên thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, chọn giờ để bắt đầu sự kiện khai trương cũng được coi là một việc cực kỳ quan trọng. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn đi xem ngày giờ để chọn được giờ cắt băng phù hợp nhất. 

Bước 2: Lên kế hoạch truyền thông và quảng bá cho ngày khai trương

Lên kế hoạch truyền thông quảng bá chính là cách giúp cho chương trình khai trương của bạn chắc chắn là cách giúp cho chương trình khai trương của bạn có thể được nhiều người biết tới hơn. Bạn có thể chọn lựa nhiều cách quảng cáo và truyền thông như đăng thông tin lên các trang mạng xã hội, sử dụng các video quảng cáo, tờ rơi, poster,… Điều này sẽ giúp cho ngày khai trương của bạn được nhiều người biết tới hơn. Hãy chuẩn bị thêm các kế hoạch khuyến mãi để có thể thu hút các khách hàng tiềm năng mới ngoài kia nhé. Bên cạnh đó nếu như bạn có điều kiện kinh tế hơn thì bạn hoàn toàn có thể hợp tác với nghệ sĩ nổi tiếng để PR, quảng bá về sự kiện khai trương. Đây chắc chắn là phương pháp tuyệt vời nhất để giúp cho sự kiện khai trương được nhiều người biết tới hơn. 

Bước 3: Trang trí văn phòng

Việc trang trí văn phòng mới vào chính ngày khai trương văn phòng mới là một trong những điều cực kỳ cần thiết không thể thiếu. Văn phòng khi được trang trí sẽ là điểm nhấn tạo được sự ấn tượng cho các vị khách mời và đối tác tới tham dự. Bạn cần phải đảm bảo các phần trang trí đều phải được hoàn thành trước khi sự kiện chính thức diễn ra để tránh được các thiếu sót không đáng có. Ngoài ra, những thiết bị âm thanh, ánh sáng sự kiện cũng cần phải được chuẩn bị thật kỹ càng và được chạy thử một cách cẩn thận để nếu có rủi ro sẽ được giải quyết.

Có thể bạn quan tâm: 20 món quà tặng khai trương văn phòng ý nghĩa nhất 2023

Bước 4: Tổ chức khai trương

1. Lễ cúng khai trương văn phòng

Trong sự kiện khai trương thì phần đầu tiên chính là lễ cúng khai trương. Lễ cúng là một trong những nghi thức quan trọng nhất trong sự kiện khai trương văn phòng. Nghi thức này được thực hiện với ý nghĩa cầu may, mong cho công việc của công ty luôn thuận lợi, làm ăn gặp nhiều may mắn, phát đạt, gặp ít trắc trở. Nghi thức cúng khai trương cửa hàng thường diễn ra không quá cầu kỳ. Trước khi cúng bạn cần phải chuẩn bị một mâm cỗ cúng lễ đơn giản gồm: Mâm ngũ quả, 3 chén nước, 3 chén xôi gạo, trầu cau, gạo, muối trắng, nhang, đèn, bộ vàng mã khai trương,… hoặc thêm một vài món mặn tùy thuộc vào nhu cầu của chính bạn. Tất cả đồ cúng sẽ được đặt trên một chiếc bàn lớn ngay trước hoặc trong văn phòng. Khi giờ lành tới sẽ bắt đầu thắp nhang và tiến hành khấn lễ. Khi đã tốt hết tuần nhang thì đây sẽ là lúc hóa mã và sau đó thụ lộc. Đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành lễ cúng khai trương văn phòng rồi đó. Tiếp sau đó bạn hãy chọn cho mình một vị khách mời có tuổi  hợp với tuổi của mình trở thành vị khách đầu tiên bước chân vào xông đất cho văn phòng. Việc lựa chọn người hợp tuổi sẽ giúp cho bạn gặp được nhiều may mắn để trở nên phát triển hơn.

2. Các hoạt động bán hàng trong buổi khai trương

Sự kiện khai trương chính là dịp để bạn có thể tiếp cận được thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Hãy cùng nhau chuẩn bị thật kỹ lưỡng từ sản phẩm và dịch vụ tốt nhất để đón tiếp các khách mời, đối tác trong dịp khai trương nhé.

Tham khảo ngay: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 

LuxEvent – Đơn vị tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

LuxEvent là một công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, không thể không kể đến là dịch vụ khai trương văn phòng. LuxEvent chuyên cung cấp các dịch vụ khai trương trọn gói  bắt đầu từ việc xây dựng và phát triển ý tưởng, thiết kế sáng tạo, trang trí tinh tế, cho đến quá trình vận hành chơn chu và đạt hiệu suất cao. Với đội ngũ nhân sự hiểu biết sâu rộng và thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong ngành, LuxEvent luôn đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ một cách chu đáo, tận tâm và chi phí đưa ra phù hợp với ngân sách của khách hàng. LuxEvent tự tin cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn những chương trình gây ấn tượng mạnh với khách hàng và đồng thời mang đến một sự kiện khai trương thành công thuận buồm xuôi gió.

Trên đây là những việc cần chuẩn bị và kịch bản sự kiện khai trương văn phòng chi tiết mà LuxEvent muốn gửi đến bạn để thông qua đây bạn có thể tổ chức thành công sự kiện khai trương của mình. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một đơn vị khai trương văn phòng phù hợp với chi phí tiết kiệm, liên hệ với LuxEvent theo thông tin dưới đây để được tư vấn và báo giá cụ thể nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM