10 bước tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Khai trương văn phòng là dấu mốc quan trọng trong sự nghiệp khởi đầu kinh doanh của một công ty, doanh nghiệp. Để buổi lễ gây ấn tượng, thu hút đến các khách mời. Bạn có thể tham khảo bài viết 10 bước tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp ở dưới đây! Cùng LuxEvent tìm hiểu nhé!

Khai trương văn phòng cần chuẩn bị những gì?

Nếu không muốn ngày khai trương văn phòng của bạn xảy ra “biến cố”. Hãy chuẩn bị tốt 3 điều ở dưới đây:

1. Mâm cúng khai trương

Người xưa có câu “Đầu xuôi thì đuôi lọt”, thật vậy để công việc kinh doanh trở nên thuận lợi, may mắn mang lại nhiều tài lộc. Hãy chuẩn bị mâm cúng đầy đủ, chu đáo và cẩn thận. Từ đó, mọi điều sẽ diễn ra thuận lợi và thành công hơn. Trong một mâm cúng khai trương chắc chắn phải có những đồ vật sau:

• 1 mâm ngũ quả (Bắt buộc có dừa).
• 1 lọ hoa đồng tiền.
• 3 nén nhang (Tốt nhất là nhang to, hình rồng phụng màu đỏ càng tốt).
• 1 bộ vàng mã.
• 2 cây nến hoặc đèn cầy.
• 1 lư hương.
• 1 đĩa trầu cau.
• 1 đĩa gạo và muối.
• 3 ly nước, 3 ly rượu.
• 3 đĩa xôi.
• 3 bát chè.
• 1 con gà luộc hoặc heo sữa quay.

2. Bài cúng khấn lễ khai trương

Để những mong muốn tốt đẹp, công việc kinh doanh trở nên thuận lợi gặp nhiều may mắn. Bạn cần chuẩn bị bài cúng khấn khai trương đúng, chi tiết, rõ ràng và có sự chọn lọc kỹ càng. Tránh sử dụng các bài khấn không có nguồn gốc, nội dung sai lệch. Điều này sẽ vô tình mang những điều xấu, không tốt lành đến với bạn.

3. Chuẩn bị kịch bản chi tiết

Tỷ lệ thành công của lễ khai trương văn phòng sẽ cao hơn nếu bạn chuẩn bị kịch bản chi tiết và rõ ràng. Đồng thời, quản lý buổi lễ một cách tốt nhất. Từ đó linh hoạt giải quyết những vấn đề phát sinh dễ dàng. Trong một kịch bản khai trương sẽ cần những nội dung chính như sau:

• Đón khách mời.
• Ổn định vị trí.
• Văn nghệ mở màn khai trương.
• Khai mạc buổi lễ.
• Giới thiệu các đại biểu, khách quý.
• Giới thiệu về công ty, doanh nghiệp và văn phòng khai trương.
• Nghi thức cắt băng khánh thành.
• Múa lân sư rồng.
• Tham gia trò chơi minigame.
• Bế mạc buổi lễ khai trương văn phòng.

4. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông

Việc chuẩn bị kế hoạch truyền thông sẽ thúc đẩy thương hiệu để mọi người biết đến nhiều hơn. Để truyền thông, quảng bá thương hiệu mới khai trương của doanh nghiệp bạn cần chia thành 3 giai đoạn chính. Gồm trước khai trương, trong khai trương và sau khai trương. Về hình thức truyền thông bạn có thể thông qua các nền tảng như:

• Kênh mạng xã hội như facebook, tiktok, instagram,… đây là hình thức thu hút được nhiều tệp khách hàng nhất.
• Hình thức hữu hiệu nhất trong ngày khai trương: Chạy roadshow.
• Quảng cáo thông qua các banner, biển quảng cáo,…
• Sử dụng KOLs, người nổi tiếng nếu bạn có “dư giả” ngân sách cho hạng mục này. 

10 bước tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Nếu bạn chưa biết phải bắt đầu từ đâu để tổ chức khai trương văn phòng một cách chuyên nghiệp. Đừng lo lắng, LuxEvent gửi bạn 10 bước tổ chức lễ khai trương văn phòng chi tiết và dễ hiểu nhất. Cùng tìm hiểu ở dưới đây nhé!

Bước 1: Xác định thông điệp truyền tải

Mỗi công ty, doanh nghiệp hay tổ chức thành lập một cơ sở mới đều dựa vào sự cố gắng, nỗ lực không ngừng. Chính vì vậy, nhân dịp khai trương việc xác định thông điệp truyền tải rất quan trọng. Việc này giúp khách hàng cảm nhận được giá trị, ý nghĩa của doanh nghiệp muốn truyền tải. Đồng thời, tạo mạch chủ đề xuyên sốt cho buổi lễ.

Bước 2: Lựa chọn ngày, giờ tổ chức

Việc lựa chọn ngày, giờ cần dựa vào độ tuổi, phong thủy,… của gia chủ. Thời khắc hợp mệnh, đúng phong thủy sẽ mang lại tài lộc, may mắn giúp công việc kinh doanh được thuận lợi. Trong trường hợp văn phòng của bạn nằm trong tòa nhà có giờ giấc cố định. Hãy xin phép tòa nhà trước để việc tổ chức khai trương được diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Lập danh sách khách mời tham dự

Bước tiếp theo, bạn cần lập danh sách khách mời một cách chi tiết và đầy đủ. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng khách mời đến dự lễ. Đồng thời, khâu gửi thiệp mời hay email sẽ được diễn ra nhanh chóng hơn. Đặc biệt, khách mời có thể sắp xếp thời gian tham gia phù hợp.

Bước 4: Xây dựng kịch bản, timeline chi tiết

Sau khi đã nắm được một số nội dung chính bạn cần tiến hành xây dựng kịch bản chương trình, timeline khoa học. Các hoạt động được lên càng chi tiết bạn sẽ quản lý, điều hành chương trình dễ dàng. Trong một kịch bản cơ bản phải gồm lịch trình, bài phát biểu cùng một vài lưu ý. Ngoài ra, cũng cần kế hoạch dự phòng để xử lý các vấn đề không mong muốn xảy ra. 

Bước 5: Xác định ngân sách 

Hãy xác định ngân sách dành cho việc tổ chức khai trương văn phòng. Sau đó, dự trù kinh phí về các hạng mục cần có trong buổi lễ. Mức dự trù có thể cao hoặc thấp hơn so với khoản dự trù của bạn. Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn. Tránh làm phát sinh các chi phí không đáng có. 

Bước 6: Khảo sát địa điểm tổ chức

Thông thường, đối với các buổi lễ khai trương diễn ra sẽ tổ chức tại chính địa điểm khai trương luôn. Điều này tạo cơ hội cho khách hàng, đối tác được tham quan cũng như trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm. Đồng thời, có thể theo dõi dễ dàng khu vực setup sân khấu và trang trí buổi lễ một cách hợp lý nhất.  

Bước 7: Thi công các hạng mục 

Các hạng mục công việc cần có người phụ trách cũng như bàn giao cho nhận sự trách nhiệm chính. Dựa vào kịch bản đã lên, bạn chỉ cần thi công thực hiện các đầu công việc cùng sự giám sát của nhân sự. Việc này sẽ giúp bạn phòng tránh được các rủi ro có thể xảy ra trong buổi khai trương văn phòng.

Bước 8: Nghiệm thu trước sự kiện

Sau khi hoàn thiện tất cả các công việc trên, đơn vị tổ chức cùng khách hàng kiểm tra lại một lượt. Đây là bước nghiệm thu trước sự kiện, điều này chắc chắn rằng bên đơn vị tổ chức đã giao đủ mọi thứ. Cũng như hoàn thiện đúng theo các khoản hợp đồng mà hai bên đã thống nhất. 

Bước 9: Vận hành sự kiện

Để đảm bảo chắc chắn buổi khai trương văn phòng được diễn ra một cách trơn tru, ít xảy ra các rủi ro. Bạn cần một đội ngũ nhân sự vận hành nhiều kinh nghiệm trong nghề và chuyên nghiệp. Những nhân sự này sẽ biết dẫn dắt chương trình và giải quyết những vấn đề phát sinh nếu có thể xảy ra.

Bước 10: Nghiệm thu kết thúc sự kiện

Bước cuối cùng để tạo nên một buổi khai trương văn phòng thành công là nghiệm thu sau khi sự kiện kết thúc. Phần nghiệm thu này chủ yếu kiểm tra lại các trang thiết bị, đồ trang trí,… trả lại hiện trạng nguyên vẹn. Đồng thời cũng rút ra những kinh nghiệm để những chương trình sau được hoàn thiện hơn nữa.

Các loại chi phí tổ chức khai trương văn phòng

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào đó, chắc hẳn các hạng mục chi phí được quan tâm nhiều nhất. Vì bạn cần phải chi tiêu hợp lý trong ngân sách, làm sao không được thiếu hay dư thừa quá nhiều. Dưới đây là các loại chi phí tổ chức mà bạn có thể tham khảo:

1. Chi phí thiết bị hỗ trợ trong chương trình

Các thiết bị hỗ trợ trong lễ khai trương có rất nhiều đồ. Tuy nhiên, đây sẽ là 3 yếu tố mà bạn không thể bỏ qua:

• Sân khấu lễ khai trương: Được coi là bộ mặt của chương trình. Do đó đẹp hay không sẽ phụ thuộc vào mức chi phí khác nhau bạn bỏ ra.
• Âm thanh ánh sáng: Đây là yếu tố không thể thiếu của mọi sự kiện. Chúng hòa hợp với nhau giúp khách hàng ấn tượng hơn vào buổi lễ.
• Bàn ghế khai trương: Không chỉ để tạo buổi lễ trở nên chuyên nghiệp mà còn giúp tổng thể chương trình trở nên hài hòa, sang trọng.

2. Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự sẽ chiếm kha khá phần lớn tổng ngân sách. Dựa vào quy mô của buổi khai trương sẽ bố trí nhân sự hợp lý. Trong buổi lễ khai trương các nhân sự có thể có mặt bao gồm:

• MC dẫn chương trình.
• Đội ngũ nhân sự chạy sự kiện: Kỹ thuật, điều hành, giám sát,…
• Vũ đoàn, nhóm múa,… trình diễn văn nghệ.
• Đội múa lân sư rồng.
• Media quay chụp sự kiện.

3. Chi phí tiệc nhẹ trong sự kiện

Thông thường, lễ khai trương sẽ có dạng tiệc teabreak, buffet,… Mỗi loại hình sẽ có mức chi phí khác nhau. Tổ chức tiệc nhẹ trong lễ khai trương cũng là bày tỏ lòng biết ơn đến khách hàng. Cũng như tạo bầu không khí thoải mái, thân mật hơn.

4. Chi phí quà tri ân

Quà tặng tri ân cho khách mời sau buổi tiệc cũng là hình thức thể hiện sự quan tâm. Do đó, bạn có thể chuẩn bị các món quà nhỏ để tạo ấn tượng tốt đến khách mời. Những món quà tri ân này có thể dao động từ 50 – 100 nghìn đồng. 

Vừa rồi là bài viết về 10 bước tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp được LuxEvent tổng hợp gửi bạn. Nếu bạn có thắc mắc cần được tư vấn. Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Thông tin liên hệ:

• Website: https://LuxEvent.net
• Hotline: 0814.024.666
• Email: info@luxevent.net
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM