Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp trọn gói A – Z

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo sẽ giúp bạn tổ chức nên một sự kiện hoàn hảo và thành công. Tổ chức hội nghị, hội thảo là cụm từ quen thuộc đối với hầu hết mọi người. Tuy mỗi sự kiện có mục đích khác nhau những nhìn chúng đều mang sự trang trọng, chuyên nghiệp. Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu về dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo để lựa chọn đơn vị cung cấp thích hợp nhất nhé!

Dành cho bạn: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Lý do nên thuê dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo

Hội nghị, hội thảo là những sự kiện quan trọng. Chính vì thế, sự kiện này cần được chuẩn bị chu đáo từ khâu chọn địa điểm, thiết bị, nhân sự cho tới khâu lên kế hoạch,… Tuy nhiên việc tự tổ chức hội nghị có thể khiến bạn gặp phải khó khăn. Đặc biệt là với những tổ chức, doanh nghiệp nhỏ. Do vậy, thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo là một trong những giải pháp tối ưu nhất để bạn tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí. Dưới đây là một số lý do nên thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo:

1. Tiết kiệm công sức và thời gian 

Khi thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ giúp bạn tiết kiệm được công sức và thời cho việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Bạn chỉ cần cung cấp cho họ những thông tin về quy mô, mục đích, ngân sách,… Sau khi nhận thông tin họ sẽ chuẩn bị toàn bộ công việc còn lại. 

2. Đảm bảo chất lượng sự kiện 

Những đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp thường có chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức. Họ sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm, kế hoạch chi tiết, nhân sự, thiết bị phục vụ sự kiện,… Tất cả được chuẩn bị kỹ sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công nhất. 

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo giúp đảm bảo chất lượng sự kiện 
Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo giúp đảm bảo chất lượng sự kiện 

3. Tạo ấn tượng với khách mời 

Một hội nghị, hội thảo để tạo được ấn tượng với khách hàng cần phải được tổ chức chuyên nghiệp. Điều này không chỉ tạo ấn tượng mà còn giúp bạn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

Xem thêm: Cách tổ chức hội thảo chi tiết từ A- Z mới nhất 2024

4. Tiết kiệm chi phí

Khi chọn thuê đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí lớn so với việc tự tổ chức. Các đơn vị tổ chức thường sẽ cung cấp nhân sự, thiết bị sự kiện với chi phí ưu đãi. Chính vì có sẵn nên bạn sẽ giảm thiểu được chi phí tổ chức. 

Tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu bạn sẽ lựa chọn được những gói dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo phù hợp. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này. Vậy nên bạn cần tham khảo những đơn vị uy tín để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. 

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo giúp tiết kiệm chi phí
Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo giúp tiết kiệm chi phí

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là sự kiện quan trọng thường được tổ chức nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, trao đổi thông tin, kỹ năng hoặc giới thiệu dịch vụ, sản phẩm… Tùy thuộc vào quy mô, mục đích, đối tượng tham dự,… để có thể chọn những hình thức tổ chức hội thảo, hội nghị khác nhau. Dưới đây là một số hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay:

1. Hội nghị, hội thảo doanh nghiệp 

Hình thức này thường được tổ chức bởi các doanh nghiệp. Sự kiện này được tổ chức với mục đích trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, kỹ năng hoặc bàn bạc về những vấn để liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp. Hội nghị doanh nghiệp thường có quy mô lớn với sự tham dự của nhiều đối tượng khác nhau. Các đối tượng này thường là nhân viên, khách hàng, đối tác,…

Hội thảo ngân hàng số tại BIDV
Hội thảo ngân hàng số tại BIDV

2. Hội nghị, hội thảo khách hàng 

Đây là hình thức được tổ chức tại các doanh nghiệp. Tổ chức nhằm mục đích tri ân khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Bên cạnh đó, sự kiện này còn giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Hội nghị khách hàng thường có quy mô vừa và nhỏ. Các khách mời tham gia thường là các khách hàng thân thiết của tổ chức, doanh nghiệp. 

Hội thảo khách hàng 
Hội thảo khách hàng 

Có thể bạn quan tâm: Kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

3. Hội nghị thượng đỉnh

Đây là hình thức hội nghị thường được các tổ chức, hiệp hội quốc tế tổ chức. Mục đích của sự kiện là thảo luận về các vấn đề quan trọng mang tính toàn cầu. Hội nghị thượng đình thường có quy mô lớn. Các khách mời tham dự đều là các đại diện tới từ các quốc gia và các tổ chức khác nhau trên thế giới. 

Hội nghị thượng định NATO 
Hội nghị thượng định NATO 

4. Hội nghị, hội thảo chuyên đề 

Hình thức này thường được tổ chức để cùng nhau thảo luận về chủ đề cụ thể trong một lĩnh vực nhất định. Các hội nghị, hội thảo chuyên đề thường có quy mô vừa và nhỏ. Khách mời chính tham gia là các học giả, chuyên gia trong lĩnh vực đó. 

Hội nghị, hội thảo chuyên đề 
Hội nghị, hội thảo chuyên đề 

5. Hội nghị, hội thảo công nghệ

Hình thức này được tổ chức với mục đích chính là giới thiệu chia sẻ các công nghệ mới, xu hướng mới. Hội nghị công nghệ thường được tổ chức với quy mô lớn. Tham gia sự kiện là những chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ.

Ngoài những hình thức phổ biến trên còn có rất nhiều hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo khác. Các sự kiện có thể kể đến như hội nghị truyền thông, hội nghị khoa học,… Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích bạn sẽ đưa ra được sự lựa chọn phù hợp. 

Hội nghị, hội thảo công nghệ
Hội nghị, hội thảo công nghệ

Bạn có biết: Quy trình tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại LuxEvent

Quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chính là một chuỗi các công việc mà bạn cần phải làm để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Quy trình này bao gồm các bước cơ bản như sau: 

1. Xác định mục đích, quy mô và ngân sách

Bước đầu trong quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chính là xác định mục đích, quy mô và ngân sách dành cho sự kiện. Mỗi phần sẽ phục vụ cho những hoạt động cụ thể. Mục đích của hội nghị, hội thảo sẽ quyết định nội dung, đối tượng tham dự chương trình,… Quy mô của hội nghị, hội thảo quyết định tới thiết bị, địa điểm tổ chức, nhân sự phục vụ,… Ngân sách sẽ bao gồm các hạng mục chi phí tổ chức hội thảo, đi lại, ăn uống,… cho các khách mời tham dự. 

Xác định mục đích, quy mô và ngân sách
Xác định mục đích, quy mô và ngân sách

2. Lập kế hoạch tổ chức

Sau khi đã định hình rõ ràng được quy mô, mục đích và ngân sách thì việc tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch tổ chức. Bản kế hoạch này cần chỉ ra chi tiết những nội dung như sau: 

  • Nội dung và chương trình: Nội dung và chương trình của chương trình hội nghị, hội thảo cần phù hợp với mục đích mà sự kiện hướng tới.
  • Địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cần phải thuận tiện cho việc đi lại và tham dự của các đại biểu. 
  • Nhân sự và thiết bị sự kiện: Bạn cần phải chuẩn bị thiết bị và nhân sự thực sự chu đáo để phục vụ cho sự kiện. 
  • Ngân sách: Trong bản kế hoạch ngân sách cần được phân bổ thật hợp lý cho từng hạng mục. 
Lập kế hoạch tổ chức
Lập kế hoạch tổ chức

Xem ngay: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị đầy đủ nhất dành cho bạn

3. Triển khai kế hoạch

Sau khi đã có bản kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị, bạn cần triển khai bản kế hoạch theo đúng tiến độ. Các công việc cụ thể cần phải triển khai bao gồm: 

  • Lựa chọn khách mời, diễn giả: Diễn giả và khách mời là những người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động truyền tải thông tin, kỹ năng, kiến thức trong hội nghị, hội thảo. Do vậy mà bạn cần lựa chọn khách mời và diễn giả phù hợp với nội dung của sự kiện. 
  • Gửi thư mời: Thư mời cần phải được gửi tới các khách mời, diễn giả và các đại biểu tham gia. Trong thư mời cần có đầy đủ thông tin quan trọng như: địa điểm, thời gian, nội dung,… của sự kiện 
  • Chuẩn bị thiết bị, tài liệu: Tài liệu và thiết bị cần phải được chuẩn bị chu đáo để phục vụ cho hội nghị, hội thảo. 
  • Tổ chức hội thảo, hội nghị: Hội nghị, hội thảo cần phải được tổ chức theo như nội dung và kế hoạch đã được đề ra. 
Triển khai kế hoạch
Triển khai kế hoạch

4. Tổng kết, đánh giá

Sau khi hội thảo, hội nghị kết thúc bạn cần phải tổng kết và đánh giá lại sự kiện. Việc tổng kết, đánh giá sẽ giúp bạn rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị, hội thảo tiếp theo. 

Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo mà LuxEvent muốn chia sẻ cho bạn gồm có: 

  • Chuẩn bị chu đáo

Việc chuẩn bị chu đáo chính là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của hội nghị, hội thảo. Do vậy bạn cần phải chuẩn bị chu đáo về mọi mặt. Tất cả từ khâu nhỏ nhất như nội dung, địa điểm, nhân sự,… 

  • Tôn trọng thời gian 

Thời gian là vô cùng quý giá do vậy bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý để khách mời thoải mái tham dự. Điều bạn cần tránh đó là kéo dài chương trình quá lâu hoặc quá nhanh.

  • Lắng nghe phản hồi 

Bạn cần phải lắng nghe những ý kiến phản hồi của khách mời tham dự. Những ý kiến này sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng của các sự kiện hội nghị, hội thảo trong tương lai. 

Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo. 

Tổng kết, đánh giá
Tổng kết, đánh giá

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

LuxEvent – Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, LuxEvent đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện hội nghị, hội thảo. Những sự kiện mà chúng tôi tổ chức không chỉ cho các doanh nghiệp lớn trong nước mà còn ngoài nước. Mỗi dịch vụ mà LuxEvent cung cấp đều có chi phí tối ưu và chất lượng tuyệt vời. 

Để đem đến dịch vụ tốt nhất cho quý khách đội ngũ nhân sự của chúng tôi đều là những nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và yêu nghề. Mỗi khi làm việc chúng tôi đều cố gắng hết sức mình. Khi khách hàng đưa thông tin chúng tôi đều tư vấn chi tiết và tỉ mỉ. Những hạng mục lựa chọn cho sự kiện đều được cân nhắc để phù hợp với ngân sách. Đặc biệt, LuxEvent còn sở hữu những trang thiết bị hiện đại để phục vụ sự kiện tốt nhất. 

Hy vọng với những chia sẻ chi tiết trong bài viết trên về dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ giúp bạn phần nào hiểu hơn về dịch vụ này. Nếu như bạn đang có bất kỳ những thắc mắc nào về dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo. Hãy liên lạc tới LuxEvent hoặc để lại thông tin để chúng tôi tư vấn. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Đánh giá post

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666