20/11/2023 
Đặc điểm của tổ chức sự kiện là điều vô cùng thu hút và nhận được sự quan tâm lớn của mọi người. Đặc biệt là nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp, công ty hay các tập thể có ý định tổ chức sự kiện. Trước khi tổ chức sự kiện thì cần phải hiểu được đặc điểm của tổ chức sự kiện là gì thì mới có cơ sở để đưa các phương án, kế hoạch tổ chức sự kiện. Hiểu được tầm quan trọng của đặc điểm tổ chức sự kiện, LuxEvent đã chia sẻ những hiểu biết của mình trong bài viết bên dưới đây. Đừng bỏ lỡ!
Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A – Z
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
6 đặc điểm của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chính là quá trình hoàn thành các hạng mục công việc cần thiết trong một khoảng thời gian và không gian cụ thể nhất định. Mục đích chính là truyền tải thông điệp tới những người tham gia sự kiện và công chúng. Các hạng mục công việc trong một sự kiện gồm có: xác định chủ đề sự kiện, lên kế hoạch cụ thể, chuẩn bị các thiết bị cần thiết trong sự kiện, chạy sự kiện,… Thông qua những hạng mục trên ta có thể xác định được những đặc điểm cơ bản của tổ chức sự kiện như sau:
1. Không áp dụng cùng một ý tưởng cho nhiều sự kiện
Đặc điểm đầu tiên của sự kiện chính là mỗi sự kiện sẽ có một ý tưởng tổ chức khác nhau chính vì thế mà không thể áp dụng một ý tưởng cho nhiều sự kiện khác nhau. Mỗi sự kiện đều hướng tới một mục tiêu và một nhóm đối tượng cụ thể để truyền đạt tốt nhất những thông điệp khác nhau. Bên cạnh đó, khi tổ chức sự kiện các đơn vị tổ chức đều mong muốn sự kiện đó sẽ mang lại một màu sắc riêng để làm sao để lại được nhiều ấn tượng cho khán giả. Do vậy việc áp dụng ý tưởng của sự kiện này cho sự kiện khác sẽ không thể truyền tải được thông điệp. Trong nhiều trường hợp chính sự áp dụng sai cách này sẽ khiến khách mời thấy nhàm chán và đánh giá đơn vị tổ chức là thiếu chuyên nghiệp.
Lựa chọn ngay: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo độc đáo nhất năm nay
2. Trong tổ chức sự kiện yếu tố con người là quan trọng nhất
Trong tổ chức sự kiện thì yếu tố con người chính là yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất thậm chí các loại máy móc cũng khó có thể thay thế con người. Bởi lẽ, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi nhân sự cần phải có chuyên môn cao để phục vụ sự kiện khi đó các hạng mục công việc mới có thể hoàn thành được. Lễ tân của sự kiện không thể thay thế MC để lên dẫn chương trình hay đội ngũ an ninh không thể nào thay các kỹ thuật viên điều chỉnh ánh sáng, âm thanh,…
Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện chính là sự kết hợp của nhiều hạng mục công việc khác nhau vào cùng thời điểm diễn ra sự kiện. Do vậy mà những người làm công tác tổ chức phải phối hợp với nhau thật nhịp nhàng để tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận với nhau. Sự phối hợp này cần phải được diễn ra một cách xuyên suốt từ khi lên ý tưởng cho tới khi kết thúc sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và quy trình.
3. Tổ chức sự kiện không phải công cụ toàn năng
Được biết tới là một công cụ marketing hiệu quả thế nhưng tổ chức sự kiện lại không được coi là một công cụ toàn năng. Lý do là bởi tổ chức sự kiện chỉ là một phần nhỏ phục vụ cho một chiến dịch marketing lớn tổng thể. Ngoài tổ chức sự kiện để hoạt động marketing doanh nghiệp trở nên có hiệu quả thì cần phải kết hợp với các hoạt động khác nữa để thúc đẩy doanh số, văn hóa doanh nghiệp, truyền thông hình ảnh, …. Tổ chức sự kiện chỉ được nên coi là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các hoạt động khác cho chiến dịch truyền thông hoặc là bước ngoặt để điều hướng khách hàng mua hàng. Chính vì thế, nên tổ chức sự kiện là một trong những phần quan trọng trong chiến dịch truyền thông thế nhưng không phải là công cụ toàn năng. Do vậy mà ngoài tập trung toàn bộ nguồn nhân lực vào sự kiện thì doanh nghiệp sẽ cần phải cân bằng với những hoạt động khác để hoạt động marketing tổng thể đem lại hiệu quả tốt nhất.
Tìm hiểu thêm để hiểu hơn về: Mục đích và ý nghĩa của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
4. Chi phí tổ chức sự kiện chiếm phần lớn trong chiến dịch truyền thông
Trong trường hợp kinh phí dành cho chiến dịch truyền thông bị hạn chế thì việc tổ chức sự kiện nên được cân nhắc kỹ lưỡng. Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều hạng mục và mỗi hạng mục lại đòi hỏi phải bỏ ra rất nhiều công sức và chất xám. Do vậy mà chi phí tổ chức sự kiện là không hề nhỏ. Nếu như doanh nghiệp của bạn có nguồn lực kinh tế mạnh, mong muốn rằng chiến dịch truyền thông sẽ bùng nổ thì tổ chức sự kiện sẽ trở thành phương án tuyệt vời đem lại hiệu ứng tốt cho chiến dịch.
Chính vì vậy trước khi muốn tổ chức ra một sự kiện nào đó hãy dự trù các khoản chi phí, quy mô tổ chức sự kiện để cân nhắc đưa ra chi phí dự trù một cách hợp lý nhất. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để được hỗ trợ đưa ra nhiều gợi ý tổ chức sự kiện giúp tối ưu chi phí. Thông qua đó bạn sẽ đưa ra những quyết định chính xác trong hoạt động tổ chức sự kiện.
5. Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hiệu quả
Để biến tổ chức sự kiện trở thành công cụ marketing hiệu quả thì doanh nghiệp chỉ nên để tổ chức sự kiện là một phần trong chiến dịch marketing. Khi trở thành một phần trong kế hoạch marketing cụ thể thì sự kiện sẽ xác định mục tiêu cụ thể nhằm xây dựng một cách chi tiết để phục vụ cho mục đích marketing. Việc xác định mục tiêu trước rồi xây dựng nên kế hoạch cụ thể chính là công việc không thể nào thiếu khi tổ chức sự kiện. Đây cũng là cơ sở để triển khai đánh giá hiệu quả sau sự kiện.
Thực tế, bạn có thể thấy doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện hiện nay đều làm công tác truyền thông khá tốt. Mỗi sự kiện được tổ chức thường sẽ kết hợp với các hoạt động kết nối khách hàng và cả các hoạt động truyền thông nội bộ doanh nghiệp. Với hướng đi như thế này, doanh nghiệp sẽ tăng mức độ nhận diện thương hiệu cũng như truyền thông hiệu quả cho sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.
Trước khi sự kiện diễn ra, bộ phận truyền thông đã phải làm công tác truyền thông từ trước để đông đảo công chúng sẽ biết tới sự kiện. Tại sự kiện, doanh nghiệp có thể kết hợp với các hoạt động tri ân khách hàng, hoạt động trải nghiệm sản phẩm hoặc các chương trình khuyến mãi để tăng sự chú ý của khách hàng. Hoạt động marketing này vừa giúp doanh nghiệp đẩy được doanh thu lại vừa làm tăng sức ảnh hưởng của thương hiệu với khách hàng. Ngoài ra, khi sự kiện kết thúc, tại các trang mạng xã hội, phương tiện truyền thông đại chúng sẽ vẫn đưa tin về sự kiện để làm sao lan tỏa được thông điệp của sự kiện tới với nhiều người hơn. Khi sự kiện càng thành công thì sức lan tỏa sẽ càng lớn.
Có thể bạn quan tâm: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn
6. Dễ dàng đạt được mục tiêu kinh doanh nhờ tổ chức sự kiện
Lập ra một kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai nó không phải là công việc đơn giản. Bạn phải làm sao vừa tạo được sự kiện đẹp lại vừa tạo ra bầu không khí cần có,… Chính vì thế mà ở công tác chuẩn bị sự kiện cần phải được chuẩn bị chu đáo kể cả những công việc lặt vặt cũng cần được chú trọng và quan tâm. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện không phải là tất cả những gì cần có để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vững mạnh bởi chúng đơn giản chỉ là một trong rất nhiều những thân cây trong cả một khu rừng lớn. Khu rừng lớn này cần phải dựa trên kinh doanh và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như bạn dồn toàn bộ nguồn lực cho một sự kiện duy nhất thì bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả khác.
LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi là một trong những đơn vị trẻ nhưng lại nhận được sự tín nhiệm lớn từ phía khách hàng. Kể từ khi thành lập tới nay LuxEVent cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, cung cấp nhân sự sự kiện, cho thuê trang thiết bị sự kiện. Sự uy tín của chúng tôi được xây dựng từ khả năng sáng tạo, sự chỉn chu và sự thành công của chương trình sự kiện. LuxEvent cũng là một trong số ít những đơn vị có khả năng dẫn dắt và đưa chất liệu mới mẻ vào sự kiện từ đó tạo ra câu chuyện để truyền tải thông điệp tới doanh nghiệp.
Đội ngũ nhân sự đang cống hiến tại LuxEvent đều là những nhân sự được tuyển chọn và đào tạo bài bản. Ngoài ra, họ còn có khả năng nắm bắt xu hướng tốt cùng với đó là kinh nghiệm nhiều năm tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ trên khắp toàn quốc. Nhắc tới LuxEvent là nhắc tới đối tác của nhiều nhãn hàng, doanh nghiệp lớn và luôn nhận được những đánh giá cao về sự sáng tạo cũng như chất lượng dịch vụ mà chúng tôi đem lại.
Tại LuxEvent sự chu đáo và nhiệt tình là những gì chúng tôi ưu tiên hàng đầu, chúng tôi có đa dạng các gói dịch vụ tổ chức để đáp ứng được mọi nhu cầu từ đơn giản tới khó nhằn nhất của quý khách hàng nhưng vẫn đảm bảo mức chi phí tối ưu nhất. Và chúng tôi cũng đảm bảo sẽ đem tới cho khách hàng trải nghiệm ấn tượng và sự hài lòng sau khi sự kiện kết thúc. Với sự sáng tạo LuxEvent mang tới cho khách hàng những trải nghiệm không trùng lặp nhưng vẫn thể hiện tốt đặc trưng văn hóa doanh nghiệp. Đặc biệt còn giúp cho doanh nghiệp của bạn trở nên khác biệt so với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Sự kiện mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với khách mời từ đó tạo tiền đề để phát triển và quảng bá sản phẩm cùng vị thế của doanh nghiệp.
Bạn đang muốn tổ chức các chương trình sự kiện nhưng chưa tìm được giải pháp tối ưu nhất. Hãy tới với LuxEvent – nơi bạn sẽ tìm được dịch vụ tốt nhất với mức giá hợp lý. Liên hệ với LuxEvent để được tư vấn ngay hôm nay.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
