Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không? Những thủ tục cần có

Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không? Câu trả lời là có. Nhưng cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi muốn xin giấy cấp phép tổ chức hội thảo? Và phải đi tới cơ quan nào để trình đơn đăng ký này, liệu bạn đã nắm rõ được những bước thực hiện này? Vậy thì hôm nay hãy để LuxEvent chỉ dẫn giúp bạn các bước thực hiện này. Mong những thông tin mà chúng tôi đem tới dưới đây sẽ có thể cung cấp đầy đủ cho bạn những thông tin mà bạn còn chưa biết. 

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không?

Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu tổ chức hội thảo là gì? Tổ chức hội thảo được hiểu đơn giản là tạo ra một cuộc hẹn gặp gỡ một nhóm người có cùng chung đam mê hoặc vốn hiểu biết về một mảng thông tin nào đó. Tại đây mọi người sẽ cùng nhau trao đổi và thảo luận về một vấn đề, chủ đề nào đó được đề ra trong buổi hội thảo. Các buổi hội thảo thường sẽ là những buổi có sự tương tác hai chiều, từ phía người phát biểu và phía còn lại là những người tham dự.

Hiện nay có rất nhiều loại hình hội thảo được triển khai. Một số loại hình hội thảo thường được thấy tổ chức có thể kể ra như hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo ra mắt sản phẩm, hội thảo chuyên ngành, … Mỗi loại hình thì sẽ đáp ứng cũng như tiếp cận một loại hình đối tượng riêng. 

Theo quy định hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã quy định, mọi cơ quan, ban ngành, doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện nào đều cần được sự chấp thuận tổ chức bằng văn bản rõ ràng. Do vậy các cơ quan, ban ngành trước khi diễn ra hội thảo cần tìm hiểu kĩ càng thời gian cũng như thủ tục xin cấp phép để có thể sở hữu giấy cấp phép trước khi hoạt động diễn ra.

Ngày nay có rất nhiều sự kiện hội nghị, hội thảo được diễn ra sau đó lại bị hủy bỏ bởi vấn đề liên quan tới việc cấp phép tổ chức. Điều này làm ảnh hưởng rất nhiều tới lịch trình của sự kiện hội nghị. Ngoài những trường hợp quên mất việc phải xin giấy thì lại có những doanh nghiệp, tổ chức đang phải loay hoay không biết cần làm giấy phép như thế nào. Tất cả đều là do sự thiếu sót, làm việc chậm trễ cũng như không tìm hiểu kỹ về pháp luận của những người thuộc ban tổ chức. 

Do vậy, hiện nay nhiều đơn vị tổ chức thường xuyên tìm tới với các công ty tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp để có thể được tư vấn, hướng dẫn cũng như làm giúp những bước này, để có một hội thảo thành công nhất, chuyên nghiệp nhất.

Những thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo cần có

Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định rõ ràng về các công đoạn thủ tục trong việc xin cấp phép tổ chức hội thảo theo từng loại hình hội thảo, quy mô tổ chức, mục đích tổ chức cũng như người đứng đầu của hội thảo. Theo đó, mỗi loại hình hội thảo sẽ đòi hỏi các giấy tờ xin cấp phép cũng như các bước thực hiện khác nhau.

1. Thẩm quyền cấp phép cho việc tổ chức hội thảo

Như thông tin đã đề cập bên trên, mỗi hội thảo được tổ chức sẽ có một hình thức, lĩnh vực trao đổi khác nhau. Và đối với mỗi loại hình hội thảo sẽ có một cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm kiểm duyệt khác nhau. Dựa vào các văn bản luật đã ban hành như Nghị định 103/2009/NĐ-CP, 01/2012/NĐ-CP, 79/2012/NĐ-CP và Quyết định 76/2010/QĐ-TTg, có thể tóm tắt khái quát về thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo như sau:

• Thủ tướng Chính phủ

Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao mà tại đó người tham dự bao gồm những người đại diện cho nhiều quốc gia, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, có chức vụ ngang với Bộ trưởng trở lên, hoặc những hội nghị, hội thảo được mở ra để bàn luận về vấn đề trọng đại của đất nước như an ninh, quốc phòng, tôn giáo, …. hoặc các vấn đề bảo mật của tổ quốc sẽ do chính tay thủ tướng Chính phủ tiếp nhận và phê duyệt nếu đạt chuẩn tổ chức.

• Các Cục, Bộ ngành liên quan

Tùy thuộc vào vấn đề bàn luận của hội thảo, hội nghị cấp cao đề cập mà giấy xin cấp phép tổ chức sẽ được chuyển tới các ban ngành Cục tương ứng. Thông thường sẽ bao gồm Cục Nghệ thuật biểu diễn; Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông,… sẽ là điểm tiếp nhận những giấy tờ xin cấp phép này. Lưu ý đây chỉ là điểm tiếp nhận của những sự kiện hội nghị, hội thảo mang tính chất vĩ mô có sự góp mặt của các ban ngành đoàn thể hoặc yếu tố khách tham dự người nước ngoài. 

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ban ngành liên quan

Đối với những sự kiện hội nghị, hội thảo trong nước không có yếu tố nước ngoài thì căn cứ vào nội dung, lĩnh vực của hội nghị cũng như quy định của từng địa phương mà sẽ có một cơ quan trực tiếp tiếp nhận và xử lý những giấy tờ này. Có thể là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cao hơn là các Sở liên quan.

• Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao 

Nếu đây là những sự kiện hội nghị, hội thảo do Nhà hát, Đoàn văn công, Trung tâm Văn hóa và Thể thao, cơ quan văn hóa, nghệ thuật, truyền hình trực thuộc địa phương thì thẩm quyền xét duyệt bây giờ sẽ được chuyển tới tay của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao.

• Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh 

Nếu đây là chương trình sự kiện hội thảo, hội nghị được tổ chức bởi các cơ quan, cá nhân, tập thể mà được mời về từ nước ngoài và sẽ biểu diễn tại phạm vi địa phương thì chính tổ chức đứng ra gửi lời mời này sẽ cần liên hệ với Uỷ ban nhân dân tỉnh để xin cấp phép cho hội nghị, hội thảo được diễn ra.

Tham khảo: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo ấn tượng chi tiết nhất 2023

2. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo

Tổng hợp thông tin từ các điều khoản quy định luật đã được Nhà nước đề ra, hồ sơ thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo thông thường sẽ gồm các loại giấy tờ như sau:

• Văn bản pháp lý chứng thực tư cách pháp lý của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức đứng ra tổ chức hội thảo, hội nghị: Ban tổ chức sự kiện cần chuẩn bị một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy quyết định thành lập doanh nghiệp nếu đơn vị đứng ra tổ chức là các doanh nghiệp. Còn đối với các tổ chức đứng đầu thì cần chuẩn bị bản sao của Giấy chứng nhận thành lập.
• Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức hội thảo
• Bản sao tài liệu liên quan đến chương trình: kịch bản, danh sách khách mời, nội dung triển khai, kế hoạch tổ chức hội thảo, …
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức hội thảo, giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện(nếu có)

Trên đây là những giấy tờ cơ bản mà mỗi bộ hồ sơ xin cấp phép hội thảo nào cũng cần phải chuẩn bị. Dựa vào lĩnh vực của hội thảo mà sẽ cần bổ sung thêm các loại giấy tờ liên quan phù hợp khác. 

3. Thủ tục xin cấp phép tổ chức hội thảo

Các bước để xin cấp Giấy phép tổ chức hội thảo thông thường đều sẽ gồm các bước sau đây:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ các giấy tờ cần thiết: Ngoài những giấy tờ cơ bản mà sẽ có thêm những giấy tờ khác đi kèm tùy theo nội dung của hộ thảo diễn ra. 
• Nộp hồ sơ lên các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận để xin cấp phép: Sau khi chắc chắn rằng bộ hồ sơ của mình đã đầy đủ và đúng quy định, bạn hãy gửi chúng đến đúng cấp bậc cơ quan phù hợp. Hiện nay có nhiều cách thức để gửi hồ sơ đi, như:
• Đến tận cơ quan có thẩm quyền để nộp
• Gửi qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có tiếp nhận hình thức này.
• Nộp gửi online ngay trên trang của cơ quan có thẩm quyền
• Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định hồ sơ và quyết định cấp phép: 

• Sau khi tiếp nhận được hồ sơ gửi tới, các cơ quan thẩm quyền sẽ phải thực hiện việc xem xét hồ sơ trong thời gian quy định (thường từ 7 – 14 ngày). Nếu trong trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, các cơ quan thẩm quyền cần báo lại với cơ quan, tổ chức xin giấy để được biết và điều chỉnh, bổ sung sao cho hợp lệ.
• Khi xác nhận hồ sơ tiếp nhận đã hợp hệ, cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét kỹ nội dung của hồ sơ xin cấp phép ở tất cả mọi khía cạnh và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức hội thảo cho cơ quan, tổ chức có mong muốn. Nếu không được chấp thuận cấp phép, cơ quan có thẩm quyền cần có thông báo lại kết quả và lí do cho bên yêu cầu.
• Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền có thể đề xuất yêu cầu tham gia tổng duyệt chương trình hay xin ý kiến từ các lãnh đạo cấp cao hơn trước khi đưa ra kết luận cuối cùng là có cấp giấy hay không. 

Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm cho mình đơn vị hỗ trợ, mà ở đó họ có thể đứng ra tổ chức từ đầu đến cuối một hội thảo chuyên nghiệp thì LuxEvent là sự lựa chọn tuyệt vời nhất dành cho bạn. Chúng tôi luôn tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trọn gói chuyên nghiệp nhất và có độ phản hồi tốt nhất tới từ khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ. LuxEvent tự hào sở hữu đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm thực chiến, đã thực hiện rất nhiều chương trình cho hàng trăm khách hàng, đối tác lớn nhỏ. LuxEvent luôn cam kết sẽ mang tới cho bạn một kế hoạch tổ chức hội thảo thành công nhất chi phí tối ưu nhất. Tới với LuxEvent, bạn có thể có được:

• Sự tư vấn nhiệt tình bởi đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo.
• Được sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
• Làm việc đúng quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện.
• Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng 
• Sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Trên đây là những thông tin chúng tôi đưa tới để giải đáp cho bạn về vấn đề xin giấy phép tổ chức hội thảo cũng như cần làm những gì để có thể xin được giấy cấp phép này. Chúng tôi mong nó sẽ giúp ích được cho bạn, giúp bạn giảm thiểu công việc trong quá trình tổ chức hội thảo. Nếu cần thiết, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi – LuxEvent sẽ luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM